6 Tipps für Operations-Führungskräfte zur Optimierung der Technologieauswahl ihres Unternehmens
Zusammenfassung
Unternehmen kämpfen mit einer überwältigenden Anzahl von Tools – durchschnittlich 323 SaaS-Anwendungen –, was zu fragmentierten Arbeitstagen und verminderter Produktivität führt.
Das Problem begann in den letzten Jahren, als Businesses zu viel in Tools für die Zusammenarbeit investierten, um den Mangel an persönlichen Interaktionen auszugleichen. Aber das hat mehr geschadet als genützt. Laut einer Studie wechseln Angestellte von Fortune-500-Unternehmen etwa 1.200 Mal pro Tag zwischen Apps und Tools.
Jetzt brauchen Unternehmen Führungskräfte, insbesondere im operativen Bereich, die eine klare Position dazu einnehmen, welche neuen Tools erforderlich sind. Andernfalls gefährdet eine Technologieauswahl voller redundanter Tools die Effizienz der Angestellten und die finanzielle Gesundheit erheblich. Durch einen proaktiven Ansatz können Führungskräfte in der Betriebsführung Unternehmen dabei helfen, dieses Ergebnis zu vermeiden.
Indem sie die sechs folgenden Schritte befolgen, können sich Führungskräfte mit der Rationalisierung von Anwendungen befassen, einem Prozess, bei dem Sie strategisch ermitteln, welche der Anwendungen Ihres Unternehmens beibehalten, ersetzt, ausgemustert oder konsolidiert werden sollten. Das Ergebnis ist eine optimierte Technologieauswahl für Ihr Business. Und so legen Sie los:
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1. Führen Sie einen Tool-Audit durch
Tool-Redundanz ist eine enorme Belastung für Unternehmen. Die Zentralisierung von Arbeitsdaten auf so wenigen Plattformen wie möglich sollte die Priorität einer Operations-Führungskraft sein. Aber mit potenziell Hunderten von Tools in einem Tech-Stack ist es fast unmöglich, zu verfolgen, was jedes einzelne tut.
Führen Sie mit Ihren Operations-Teams eine gründliche „Tool-Überprüfung“ durch, um jede Software und Anwendung in Ihrem Unternehmen zu katalogisieren. Definieren Sie für jedes Tool eindeutig seinen Hauptzweck und den spezifischen Anwendungsfall, den es adressiert. Wenn Sie den Zweck eines Tools nicht artikulieren können, ist es ein erstklassiger Kandidat für die Eliminierung.
Stellen Sie diese Informationen in einem leicht zugänglichen Dokument oder auf einer internen Webseite zusammen. Teilen Sie es dann unternehmensweit, damit alle Teams und Abteilungen darüber informiert sind, wie diese Tools verwendet werden. Führen Sie dieses Audit jährlich oder halbjährlich durch, um Ihren Tool-Bestand aktuell und relevant zu halten.
2. Identifizieren Sie Tools, die funktionsübergreifende Arbeit fördern
In einer Welt, in der funktionsübergreifende Zusammenarbeit oft der Katalysator für Innovation ist, ist die Auswahl der richtigen Tools zur Förderung dieser Interaktionen unerlässlich. Die besten Tools dienen mehr als nur einer Person, einem Projekt oder einem Ziel – sie bauen Silos innerhalb von Teams und über Abteilungen hinweg ab.
Fragen Sie Ihre Operations-Teams und andere Abteilungen, welche Tools sie für eine effektivere funktionsübergreifende Zusammenarbeit benötigen. Verwenden Sie diese Informationen, um in Tools zu investieren, die den Betrieb besser mit dem gesamten Unternehmen verbinden.
Ziel ist es, ein Tool für die Zusammenarbeit auszuwählen, das Prozesse, Informationen und Tools in einer zentralen Arbeitsquelle zusammenführen kann. Denn je weniger Zeit Ihre Angestellten damit verbringen, zwischen Apps zu wechseln, desto mehr Zeit haben sie, sich auf die wirklich wichtige Arbeit zu konzentrieren.
3. Optimieren Sie Ihre Technologieauswahl, indem Sie Integrationen priorisieren
Eine überfüllte Technologieauswahl ist ein finanzielles und benutzerbezogenes Problem. Anstatt Angestellte dazu zu zwingen, zwischen Tools zu wechseln, um alles zu erhalten, was sie benötigen, sollten sich Operations-Führungskräfte für Tools einsetzen, die Integrationen nutzen, die einen gesamten Tech-Stack auf einer Plattform verbinden können.
Beginnen Sie mit der Ermittlung Ihrer wichtigsten Business-Tools und suchen Sie dann nach ergänzenden Apps, die zuverlässige Integrationen bieten. Sprechen Sie mit Ihren Operations-Teams und Abteilungen im gesamten Unternehmen, die diese Integrationen verwenden werden, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Teams erfüllen.
Bevor Sie Änderungen in Ihrem gesamten Unternehmen einführen, führen Sie ein kleines Pilotprojekt durch, um die Effizienz dieser neuen Integrationen zu testen und deren Auswirkungen auf Ihre Ziele zu messen. Nach erfolgreichen Tests dokumentieren Sie die neuen Prozesse und schulen Ihre Teams.
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4. Bewerten Sie die KI-Bereitschaft Ihres Unternehmens
KI-Technologien entwickeln sich ständig weiter und bieten jeder Abteilung beispiellose Möglichkeiten, Aufgaben zu automatisieren und Analytik zu betreiben. Aber unzusammenhängende Tools erzeugen unzusammenhängende Daten und schaffen eine schlechte Grundlage für KI.
Führen Sie eine KI-Bereitschaftsbewertung durch, um Ihrem Unternehmen zu helfen, KI strategischer in Ihre Technologieauswahl zu integrieren. Identifizieren Sie Lücken in der Datenqualität, Integration und den Fähigkeiten der Angestellten.
Sobald Sie Ihre Bereitschaft bewertet haben, beginnen Sie mit der Erprobung von KI-gesteuerten Tools, die mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Messen Sie die Auswirkungen durch spezifische KPIs wie Zeitersparnis, Aufgabenautomatisierungsrate oder verbesserte Datenanalyse. Nach erfolgreichen Pilotprojekten sollten Sie die KI-Tools in allen relevanten Abteilungen einführen und sicherstellen, dass angemessene Schulungs- und Change-Management-Protokolle vorhanden sind.
5. Reduzieren Sie Tool-Ermüdung
Die Bewertung der Technologie-Auswahl eines Unternehmens sollte eine datengesteuerte Entgiftung für das Business sein, die von Operations-Teams geleitet wird. Mit dem Feedback von Angestellten können Operations-Führungskräfte besser beurteilen, wie sich Tools auf Teams auswirken.
Erstellen Sie dazu eine Umfrage für Ihr Unternehmen, um Abteilungen und Teams nach den von ihnen verwendeten Tools zu fragen und ob sie zu Überlastung führen. Stellen Sie Fragen darüber, wie sich Angestellte bei der Verwendung bestimmter Tools fühlen. Versuchen Sie herauszufinden, welche Tools die Arbeit fördern und welche die mentale Kapazität erschöpfen. Mit diesen Informationen können Sie Duplikate, unnötige Tools und Bereiche identifizieren, in denen Tools zu Silos führen, die effektive Workflows behindern.
6. Lassen Sie Angestellte mitreden
Es ist zwar wichtig, dass Operations-Führungskräfte darüber informieren, welche Tools Ihr Unternehmen verwendet, aber dies sollte unter Berücksichtigung der Angestellten erfolgen. Schaffen Sie eine Feedbackschleife, in der Führungskräfte von Angestellten erfahren können, was für sie funktioniert und was sich ändern muss. Dies ermöglicht es Angestellten, eine aktive Rolle bei der Definition Ihrer Technologieauswahl zu übernehmen.
Machen Sie den ersten Schritt, indem Sie einen neuen Kanal im Messaging-Tool Ihres Unternehmens implementieren, in dem Angestellte Bedenken hinsichtlich technologischer Probleme äußern können. Überprüfen Sie dies im Rahmen Ihres jährlichen Planungszyklus und sammeln und analysieren Sie das Feedback im Laufe des Jahres, um wiederkehrende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dadurch fühlen sich Angestellte befähigt und Sie selbst sind bei der Entscheidungsfindung bezüglich Ihrer Technologieauswahl besser informiert.
Innovationen mit einer bewussten Technologieauswahl
Führungskräfte im operativen Geschäft stehen an einem kritischen Scheideweg, an dem die Entscheidungen, die sie heute in Bezug auf Technologie und Zusammenarbeit treffen, die Zukunft ihres Unternehmens bestimmen werden. Bei der Maximierung Ihrer Technologieauswahl geht es nicht darum, mehr Tools zu verwenden, sondern darum, die richtigen Tools auszuwählen – Tools, die die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und als zentrale Informationsquelle dienen können, wie z. B. eine kollaborative Work-Management-Plattform.
Wenn Sie diesen Weg gehen und Ihre Technologieauswahl konsolidieren, werden Sie Silos aufbrechen, die Erfahrung Ihrer Angestellten verbessern und Klarheit in Ihrem Unternehmen schaffen.
Maximieren Sie die Wirkung Ihrer Technologieauswahl im Jahr 2024
Bringen Sie Ihr Unternehmen im Jahr 2024 auf Erfolgskurs. Entdecken Sie die versteckten Kosten einer ineffizienten Technologieauswahl und erfahren Sie, wie Sie die Effizienz Ihrer eigenen Technologieauswahl bewerten können.
