6 Tipps für Operations-Führungskräfte zur Optimierung der Technologie-Auswahl ihres Unternehmens
Zusammenfassung
Unternehmen haben mit einer überwältigenden Anzahl von Tools zu kämpfen – durchschnittlich 323 SaaS-Anwendungen –, was zu fragmentierten Arbeitstagen und verminderter Produktivität führt.
Das Problem begann in den letzten Jahren, als Unternehmen übermäßig in Tools zur Zusammenarbeit investierten, um den Mangel an persönlichen Interaktionen auszugleichen. Doch dieses Vorgehen schadete mehr, als es nutzte. Laut einer Studie wechseln die Angestellten von Fortune-500-Unternehmen im Laufe des Arbeitstages etwa 1.200 Mal zwischen Apps und Tools.
Jetzt müssen Führungskräfte in Unternehmen, insbesondere in der Geschäftsoptimierung, eine klare Position dazu einnehmen, welche neuen Tools erforderlich sind. Andernfalls birgt eine Technologieauswahl voller redundanter Tools ein erhebliches Risiko für die Effizienz der Angestellten und die finanzielle Stabilität des Unternehmens. Durch einen proaktiven Ansatz können Operations-Führungskräfte Unternehmen dabei unterstützen, dieses Ergebnis zu vermeiden.
Indem sie die folgenden sechs Schritte befolgen, können Operations-Führungskräfte eine Anwendungsrationalisierung durchführen – einen Prozess, bei dem Sie strategisch festlegen, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen beibehalten, ersetzt, eingestellt oder konsolidiert werden sollen. Das Ergebnis ist eine optimierte Technologieauswahl für Ihr Business. Und so legen Sie los:
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1. Führen Sie einen Tool-Audit durch
Überflüssige Tools stellen für Unternehmen eine enorme Belastung dar. Die Zentralisierung von Arbeitsdaten auf so wenigen Plattformen wie möglich sollte für Operations-Führungskräfte Priorität haben. Bei einer Technologie-Auswahl, die möglicherweise Hunderte von Tools umfasst, ist es jedoch nahezu unmöglich, nachzuverfolgen, wofür jedes einzelne Tool eingesetzt wird.
Führen Sie gemeinsam mit Ihren Operations-Teams eine umfassende „Tool-Überprüfung“ durch, um alle Softwares und Anwendungen in Ihrem Unternehmen zu erfassen. Definieren Sie für jedes Tool eindeutig seinen Hauptzweck und den spezifischen Anwendungsfall, für den es eingesetzt wird. Wenn Sie den Zweck eines Tools nicht benennen können, ist es ein hervorragender Kandidat für die Eliminierung.
Fassen Sie diese Informationen in einem leicht zugänglichen Dokument oder auf einer internen Webseite zusammen. Teilen Sie es dann unternehmensweit, damit alle Teams und Abteilungen darüber informiert sind, wie diese Tools zu verwenden sind. Führen Sie diese Prüfung einmal oder zweimal pro Jahr durch, um Ihre Technologieauswahl auf dem neuesten Stand und relevant zu halten.
2. Ermitteln Sie Tools, die die bereichsübergreifende Arbeit fördern
In einer Welt, in der die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit häufig der Katalysator für Innovationen ist, ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Tools auszuwählen, um diese Interaktionen zu fördern. Die besten Tools dienen mehr als nur einer Person, einem Projekt oder einem Ziel – sie tragen dazu bei, dass isolierte Arbeitsweisen innerhalb von Teams und abteilungsübergreifend abgeschafft werden.
Fragen Sie Ihre Operations-Teams und andere Abteilungen, welche Tools sie für eine effektivere funktionsübergreifende Zusammenarbeit benötigen. Nutzen Sie diese Informationen, um in Tools zu investieren, die den operativen Bereich besser mit dem gesamten Unternehmen verknüpfen.
Versuchen Sie, ein Kollaborationstool auszuwählen, das Prozesse, Informationen und Tools in einer zentralen Arbeitsplattform zusammenführen kann. Denn je weniger Zeit Ihre Angestellten damit verbringen, zwischen Apps hin- und herzuwechseln, desto mehr Zeit haben sie, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
3. Optimieren Sie Ihre Technologieauswahl, indem Sie Integrationen priorisieren
Eine überbordende Technologieauswahl ist sowohl in finanzieller als auch in nutzertechnischer Hinsicht problematisch. Anstatt Angestellte dazu zu zwingen, zwischen verschiedenen Tools hin- und herzuwechseln, um alles zu erhalten, was sie benötigen, sollten Operations-Führungskräfte Tools fördern, die Integrationen nutzen, mit denen der gesamte Technologie-Stack auf einer Plattform verknüpft werden kann.
Beginnen Sie damit, Ihre wichtigsten Business-Tools zu ermitteln, und suchen Sie dann nach ergänzenden Apps, die zuverlässige Integrationen bieten. Sprechen Sie mit Ihren Operations-Teams und den Abteilungen im gesamten Unternehmen, die diese Integrationen nutzen werden, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Teams entsprechen.
Bevor Sie Änderungen in Ihrem gesamten Unternehmen einführen, führen Sie ein kleines Pilotprojekt durch, um die Effizienz dieser neuen Integrationen zu testen und ihre Wirkung im Hinblick auf Ihre Ziele zu messen. Dokumentieren Sie nach erfolgreichen Tests die neuen Prozesse und schulen Sie Ihre Teams.
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4. KI-Bereitschaft des Unternehmens bewerten
Da sich KI-Technologien ständig weiterentwickeln, bieten sie jeder Abteilung beispiellose Möglichkeiten, Aufgaben zu automatisieren und Analytik zu generieren. Isolierte Tools erzeugen jedoch isolierte Daten, was eine schlechte Grundlage für KI darstellt.
Führen Sie eine Bewertung der KI-Bereitschaft durch, um Ihrem Unternehmen zu helfen, KI strategischer in Ihre Technologieauswahl zu integrieren. Ermitteln Sie Lücken in Bezug auf Datenqualität, Integration und die Kompetenzen der Angestellten.
Nachdem Sie Ihre KI-Bereitschaft bewertet haben, starten Sie Pilotprojekte mit KI-gestützten Tools, die mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Messen Sie ihre Auswirkungen anhand spezifischer KPIs wie Zeitersparnis, Automatisierungsrate von Aufgaben oder verbesserte Datenanalyse. Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt führen Sie die KI-Tools in den relevanten Abteilungen ein und stellen dabei sicher, dass angemessene Schulungen und Change-Management-Protokolle vorhanden sind.
5. Reduzieren Sie Tool-Ermüdung
Die Bewertung der Technologie-Auswahl eines Unternehmens sollte eine datengestützte Entschlackung für das Business sein, die von den Operations-Teams geleitet wird. Mithilfe von Mitarbeiter-Feedback können Operations-Führungskräfte besser beurteilen, wie sich Tools auf Teams auswirken.
Erstellen Sie dazu eine Umfrage für Ihr Unternehmen, in der Sie Abteilungen und Teams zu den von ihnen verwendeten Tools befragen und fragen, ob diese zu Erschöpfung führen. Stellen Sie Fragen dazu, wie sich Angestellte bei der Nutzung bestimmter Tools fühlen. Versuchen Sie herauszufinden, welche Tools die Arbeit fördern und welche die mentale Kapazität belasten. Anhand dieser Informationen können Sie Duplikate, unnötige Tools und Bereiche identifizieren, in denen Tools zu isolierten Arbeitsbereichen führen, die effektive Workflows behindern.
6. Lassen Sie Angestellte zu Wort kommen
Es ist zwar wichtig, dass Operations-Führungskräfte darüber informieren, welche Tools in Ihrem Unternehmen verwendet werden, aber dies sollte unter Berücksichtigung der Angestellten geschehen. Schaffen Sie eine Feedbackschleife, in der Führungskräfte von Angestellten erfahren können, was für sie funktioniert und was sich ändern muss. Dadurch können Angestellte aktiv an der Gestaltung Ihrer Technologieauswahl mitwirken.
Mache den ersten Schritt, indem du im Messaging-Tool deines Unternehmens einen neuen Kanal einrichtest, über den Angestellte Bedenken zu Technologieproblemen äußern können. Überprüfen Sie diesen Kanal im Rahmen Ihres jährlichen Planungszyklus und sammeln und analysieren Sie das ganze Jahr über Feedback, um wiederkehrende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dadurch werden sich Ihre Angestellten stärker gefühlt und Sie selbst werden bei der Entscheidungsfindung bezüglich Ihrer Technologieauswahl besser informiert sein.
Innovationen mit einer durchdachten Technologieauswahl
Führungskräfte im Operations-Bereich stehen an einem entscheidenden Scheideweg, an dem die Entscheidungen, die sie heute in Bezug auf Technologie und Zusammenarbeit treffen, die Zukunft ihres Unternehmens prägen werden. Bei der Maximierung Ihrer Technologieauswahl geht es nicht darum, mehr Tools auszuwählen, sondern darum, die richtigen Tools auszuwählen – Tools, die die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und als zentrale Informationsquelle dienen können, wie z. B. eine Plattform für kollaboratives Work Management.
Indem Sie diesen Weg einschlagen und Ihre Technologieauswahl konsolidieren, werden Sie Kommunikationssilos abbauen, die Erfahrung Ihrer Angestellten verbessern und im gesamten Unternehmen für Klarheit sorgen.
Erzielen Sie im Jahr 2024 mit Ihrer Technologieauswahl maximale Ergebnisse
Gehen Sie als Unternehmen im Jahr 2024 auf Erfolgskurs. Erfahren Sie mehr über die versteckten Kosten einer ineffizienten Technologieauswahl und darüber, wie Sie die Effizienz Ihrer eigenen Technologieauswahl bewerten können.
