什麼是專案團隊？此外，您的企業為什麼需要專案團隊
摘要
在專案管理中，組建合適的團隊有點像組裝一件複雜的家具——需要遠見和仔細規劃，但如果做得對，就會帶來很大的不同。
不過，在組建專案團隊之前，您必須確切瞭解專案團隊的定義，以及需要填補的角色類型。 在本文中，我們將分析標準專案團隊的基礎知識，並為您介紹一個組織良好的團隊如何使您的員工能夠創造出最具影響力的工作。
什麼是專案團隊？
專案團隊是一群共同合作以完成專案的人員。 通常，專案團隊是跨職能的，這意味著它們由組織內不同群組或部門的個人組成，朝著共同目標努力。 專案團隊負責依據專案排程和整體專案目標成功完成專案。
通常，專案團隊由負責監督和管理團隊的專案經理，以及完成特定專案任務的個別團隊成員組成。 專案團隊成員可以是內部人員 (例如全職員工) 或外部人員 (例如自由職業者)。 專案團隊也可以由其他專案關係人組成，包括既不負責專案的日常管理，也不執行專案工作，但仍對專案的成功有利害關係，並具有不同程度決策能力的人員。
免費的跨職能專案範本專案團隊中的常見角色是什麼？
專案團隊並非一成不變。 您組織中的專案團隊可能會因專案的規模和目標等因素而略有不同。 無論最終目標為何，擁有適當組合的技能組合的團隊對於專案的成功至關重要。
以下是構成專案團隊的最常見團隊角色：
1. 專案經理
專案經理(也稱為專案負責人) 通常負責協調、監督和管理專案及專案團隊成員。 專案經理負責確保專案從啟動會議到專案事後分析都能順利進行。
專案經理透過設定期望、指派任務和協調工作來監督專案並指導團隊。 他們充當導師，指導個別貢獻者，並促進專案團隊成員之間的協作和溝通。
專案經理的主要職責包括：
與高階管理層合作制定專案計劃並勾勒專案目標。
分配專案資源並制定資源管理計劃。
與專案團隊成員溝通並進行管理。
指派專案任務並將專案工作委派給個別團隊成員。
當優先事項發生變化或出現障礙時，按時完成專案並制定解決方案。
追蹤專案 KPI ，並在專案未能按時達成目標時主動調整。
協調團隊成員之間的溝通，並解決任何團隊之間的衝突。
透過專案關係人管理，設定期望並向專案關係人傳達更新內容。
假設您的行銷機構正在進行網站重新設計。 對於此專案，專案經理將負責確定完成專案所需的時間和資源；監督重新設計的日常營運，包括提供回饋並使專案進展順利；以及管理專案的個別團隊成員。
2. 專案團隊成員
專案團隊成員是負責生產有助於成功完成專案的工作的個人。 一般而言，專案團隊成員是個人貢獻者，他們為團隊和專案帶來了專業、特定的技能組合。 他們可以是全職或兼職員工，在內部工作或作為外部承包商。
您可以將專案經理視為專案監督人，而專案團隊成員則是專案執行者。 請記住，專案團隊通常是跨職能的，因此專案團隊成員通常來自整個組織的不同部門。 這些孤立的團隊需要有效的技術來進行跨職能工作 (並產生高影響力的工作)，例如具有工具整合的工作管理平台。
專案團隊成員的主要職責包括：
產出有助於專案整體目標和成功的交付項目和個人工作。
根據其個人專業領域提供知識和回饋。
與其他團隊成員在專案工作上進行協作。
按時並按優先順序完成個人工作。
不妨繼續參考我們的網站重新設計範例。 對於此專案，專案團隊成員可能包括來自設計、文案和開發等部門的個人貢獻者。 他們的任務和交付項目可能包括為網站開發新的配色或排版方案、為首頁製作新設計、為網站製作線框、建立新的文案以及編寫最終網站的程式。
免費的跨職能專案範本3. 專案贊助人
專案贊助者(有時稱為高階主管贊助者) 是負責專案整體成功的人員。 專案贊助者通常是公司高階主管或資深管理人員。 他們是專案的倡議者，協助分配專案資源、宣傳專案並確保專案獲得支持。
在專案團隊的層級中，專案贊助人位於專案經理之上，充當專案經理和高階管理層之間的指導者和中間人。 專案經理參與專案的日常營運，而專案贊助者則可能會每天、每週、每月或每季度參與專案，以獲得回饋或狀態更新。
專案贊助者的主要職責包括：
在初始規劃階段倡導專案，以獲得支持並確保資金到位。
使專案與 Business 版的策略目標保持一致，並向專案關係人展示專案的成功將如何為公司帶來價值。
指派專案經理領導專案，並在整個專案生命週期中擔任專案經理的導師。
為高階決策提供指導或核准。
充當專案經理和資深領導團隊成員之間的橋樑。
讓高階主管隨時掌握專案進度和必要的狀態或交付項目更新。
結束專案，包括評估績效並確保成功交接。
為了完善我們的範例，網站重新設計專案的專案贊助人將是行銷機構的高階主管，例如資深創意總監。 他們可能是專案的倡議者，並帶頭負責重新設計該機構的網站。 重新設計專案啟動後，他們的主要角色將是指導專案經理，並讓高階管理層隨時掌握網站設計進度。
獎勵：其他專案角色
基本的專案團隊幾乎總是由專案經理、個別團隊成員和專案贊助人組成。 但專案的規模和範圍可能會有很大的不同，這意味著專案經理需要調整其團隊以滿足專案的需求。
以下是專案團隊可能會或不會包含的幾個角色，具體取決於專案的規模和目標：
Business 版分析師： Business 版分析師的主要職責是確保業務營運有效率，並找出有待改進的領域。 在專案團隊中，Business 版分析師有助於定義專案目標，並確保專案能為公司提供價值。
專案團隊主管：對於小型專案，由一名專案經理監督專案團隊成員就足夠了。 然而，在較大型的專案中，團隊的個人貢獻者可能會被組織成迷你團隊，使一個專案經理難以進行監督。 團隊主管是直接向專案經理匯報的人員，他們負責監督專案團隊層級中特定個人或小型團隊的工作。 一般而言，團隊領導者是專案經理和個別團隊成員之間的連結。
專案指導委員會：指導委員會是一群個人 (通常是資深經理或高階主管)，他們透過在專案生命週期中提供指導和支援來「指導」專案。 並非所有專案都需要指導委員會，但對於涉及許多專案關係人的專案而言，這可能很有用。
主題專家：主題專家(SME) 是在特定領域或專業領域擁有專業知識的個人。 SME 通常與專案經理、團隊成員和專案關係人合作，就與其知識領域相關的問題或流程提供專家意見或建議。 根據他們在專案中的角色，他們還可以協助制定程序、規劃訓練流程、協助確保支持並提供專案建議。
其他專案關係人：專案關係人是指與專案有利害關係或可能受到專案影響的任何人。 雖然這通常包括高階主管，但也可能是同儕或跨職能團隊，他們並未直接參與專案，但會受到專案結果的影響。 專案關係人也可以是外部人員，例如客戶、顧客、投資人，甚至股東。
您的企業需要專案團隊的 3 個原因
現在您已經瞭解專案團隊是什麼，您可能會想知道為什麼您的組織需要一個專案團隊。 專案團隊可以幫助各種規模的公司進行協作和創作，但對於大型企業組織尤其有幫助，因為團隊規模和孤立的溝通瓶頸可能會成為協作的障礙。
專案團隊透過以下方式幫助大型組織：
1. 促進跨職能協作
這只是常識——組織愈大，團隊和團隊成員就愈多。 這可能會造成瓶頸。 不妨這麼想：孤立的團隊通常有自己的「語言」，他們有既定的流程和工具；他們以特定於團隊的方式說話；他們在特定的地方儲存檔案並完成工作。 當團隊保持穀倉化時，這種做法就會奏效，但如果進行一些跨職能協作，例如要求行銷、銷售和工程團隊的成員一起工作，您可能會遇到不少障礙。
這就是跨職能協作如此重要的原因。 專案團隊透過設定明確的職責並使所有團隊成員在相同的策略目標上保持一致，有助於簡化團隊溝通和複雜的團隊合作。
2. 提高組織效率
隨著組織的發展，簡化和產生跨職能工作變得越來越困難。 透過連結團隊成員並減少孤島，專案團隊可最大限度地提高效率，並減少可能耗費時間和金錢的冗餘。 此外，由專案團隊領導的成功專案可以提供有關如何簡化流程和工作流程的深入解析，從而提高長期 Business 版效率。
3. 推動高影響力的工作
當團隊成員有明確的角色定義，並與策略成果保持一致時，他們就能夠專注於創造重要的工作。 透過減少由孤島團隊造成的摩擦，專案團隊使組織中的每個人都能發揮最大潛力，最終實現協作、競爭力強的企業。
免費的跨職能專案範本賦予專案團隊權能以交付高影響力工作的 7 種方法
在成功運作專案團隊方面，瞭解角色和責任很重要，但不僅如此。 優秀的專案團隊具有協作性、創造力，並能夠有效溝通。
以下說明如何建立優秀的專案團隊，並透過這樣做，讓團隊能夠交付高影響力、業務關鍵型的工作。
1. 瞭解如何選擇合適的團隊成員
建立專案團隊的第一步是選擇正確的團隊成員。 所需的綜合技能將取決於專案的目的和目標。 例如，如果您的公司正在為客戶建立網站，您的專案經理可能會希望吸引創意和技術團隊成員，以及面向客戶的員工，例如客戶帳戶經理。 另一方面，如果您的組織正在徹底改革其到職流程，則專案團隊可能由更多行政和以 Business 版為中心的角色組成，例如人力資源、Business 分析和人員營運。
除了硬技能之外，專案經理還必須考慮他們想要為團隊帶來的軟技能，例如適應性、溝通、批判性思維和激勵技能。 找到具有不同技能和風格的團隊成員是關鍵，因為這將使他們能夠建立一個充滿活力的團隊，從而使專案得以實現。
2. 協助明確定義並與專案計劃保持一致
明晰（度）是專案成功的關鍵。 在專案啟動之前，請務必明確定義專案的目標和成功指標。 這樣一來，您就可以讓專案團隊對這對他們意味著什麼達成共識。
以下是專案開始時需要釐清的幾個事項，以確保專案團隊為成功做好準備：
專案的目標，或他們希望透過專案實現的結果或成果。 例如，專案的主要目標可能是發佈公司部落格。
專案的目標，或專案團隊為實現整體專案目標而採取的步驟。 繼續我們的公司部落格範例，專案目標可能包括開發編輯行事曆、選擇內容管理系統，以及設計和開發部落格。
專案的時間軸，其中包括專案團隊將在其中工作並完成專案的大致時間範圍。
專案預算，即專案完成所需成本以及如何分配支出的概觀。
這應該是一個協作的過程，即在早期就讓專案團隊討論哪些工作是可行的、他們需要哪些資源，以及專案成功的樣貌，從而確保整個團隊保持一致。 這樣，整個專案團隊就能投入到專案中，感受到凝聚力和自信，而這是每個專案都需要的。
免費的跨職能專案範本3. 為團隊設定明確的角色和職責
在您協助制定專案計劃並定義專案的目標和目的後，就可以明確定義團隊的角色和職責了。 就像定義專案目標一樣，確定團隊職責有助於提高專案的明晰（度），這樣每個團隊成員都能確切地瞭解他們負責的內容以及何時完成。 這可以減少潛在的溝通不良和重複工作，同時鼓勵團隊協作。
例如，假設專案涉及設計工作，且專案團隊中有兩位平面設計師。 專案經理需要確定如何拆分設計任務，並將審查和核准職責指派給其他團隊成員。 對於責任感覺特別模糊的大型專案，建立RACI 表有助於定義和調整團隊的責任。
4. 協助引導開放式溝通
專案團隊是由關係構成的，就像任何良好的關係一樣，溝通是關鍵。 以下是一些有關如何在專案團隊中建立開放式溝通文化的提示。
溝通時保持透明。 專案經理為團隊的溝通方式奠定基調。 他們可以透過以身作則，促進團隊中的開放、透明溝通。 這意味著，如果他們需要調整專案或職責，就要對團隊保持誠實，以同理心領導，並信任團隊在沒有微觀管理的情況下完成任務。 這將有助於建立一個開放、以信任為基礎的團隊環境，這將轉化為團隊成員之間的溝通方式。
持續使用溝通工具。 Slack、Zoom 或 Gmail 等溝通工具是工作空間溝通的基礎。 不過，若要真正有效，團隊必須做的不僅僅是使用溝通工具，他們需要持續使用這些工具，並在整個團隊中遵循相同的溝通準則。 若要設定這些準則，專案經理可以與團隊合作建立溝通計劃，並在專案開始時確定團隊溝通的最佳作法。 影片應該用於什麼用途？ 什麼時候偏好使用快速、一次性的 Slack 訊息？ 透過設定並遵循這些準則，專案團隊可以更有效地協作。 這意味著更快、更好的工作。
鼓勵由下而上的溝通。 自下而上的溝通鼓勵團隊階層「底層」的團隊成員 (例如新團隊成員或個人貢獻者) 發表意見並分享他們的想法和想法，從而有助於營造一個包容、開放的環境。 為了幫助創造一個讓團隊成員感到自在的空間，專案經理應該向不同的團隊成員徵詢意見，並在他們分享時感謝他們。
有效管理團隊衝突。 團隊衝突可能會讓人感到不知所措，特別是如果專案經理相對較新，或以前沒有處理過很多團隊間的衝突。 但處理衝突不必令人害怕，透過正確的衝突解決策略，專案經理可以解決衝突，並鼓勵團隊學習和成長。 他們可以從與相關團隊成員進行一對一對話開始，找出衝突的根源並練習積極傾聽。 一旦確定衝突的原因，就可以朝著互惠互利的解決方案前進。
對回饋保持開放態度。 專案經理的領導方式會影響團隊的溝通和協作方式。 無論是在一對一會議、匿名調查還是團隊會議中，對回饋持開放態度，都能向專案團隊表明他們處於一個受歡迎的環境中，並鼓勵他們也向團隊成員提供回饋。
5. 確保團隊的辛勤工作得到認可
持續獲得回饋的員工更有參與感，也更有可能在工作空間中蓬勃發展。 為了確保個別團隊成員感受到被重視，請確保專案經理透過正面回饋來認可團隊的努力和成就。
專案經理只需讓團隊成員知道他們的表現很出色，就會受到讚賞，但有很多方法可以表彰成就，並讓團隊感受到認可。 以下是一些關於專案經理如何表揚團隊的建議。
傳送電子郵件或備註，說明他們對專案成功所做的貢獻。
在團隊 Slack 頻道中對他們的交付項目或貢獻表示讚賞。
分享客戶對他們或其工作的正面回饋。
帶他們去吃午餐或送上一份小小的感謝禮物，例如他們最喜歡的冰淇淋。
在專案會議期間安排時間分享每週的成功，並點名當週表現突出的員工。
與整個��隊一起慶祝團隊出遊或驚喜禮物。
認可並慶祝專案里程碑的完成。
針對特定績效指標提供特定專案獎金或金錢獎勵。
在全公司會議或類似的公開論壇上重點介紹團隊的工作，從而提高團隊的可見度。
6. 透過建設性回饋幫助團隊成長
建設性批評與正面認可同等重要。 兩者的目的不同，正面回饋提振員工士氣，讓團隊成員感受到被重視，而建設性批評則有助於員工學習和發展自己的角色。
聆聽建設性批評可能很困難，因此請確保團隊中的每個人在提出批評時都要直接、具體且可行動。 良好的建設性回饋為接收者提供了如何改進的具體範例。 這也應該是一場對話，讓團隊成員有時間提問和釐清。 如果可以的話，請與員工展現同理心，例如舉例說明您收到類似回饋的情況，以及這如何幫助您變得更好。
7. 鼓勵團隊在專案成功的基礎上再接再厲，並從挫折中學習
專案已完成並不代表工作已完成。 鼓勵您的下屬召開事後反思會議，討論專案的哪些方面進展順利，並確定哪些方面可以做得更好。
事後分析非常適合用來瞭解如何更有效地執行專案，例如如何更好地降低風險或主動規劃專案障礙。 但它們也可以成為從團隊凝聚力的角度收集團隊對專案進展感受的回饋的工具。 鼓勵團隊就哪些因素可以讓團隊更成功提供坦誠的回饋。
有效的專案團隊能建立成功的專案
專案團隊為專案成功奠定了基礎。 透過促進跨職能溝通、減少資訊孤島，並使團隊成員在專案成果上保持一致，成功的專案團隊能夠促進創意、協作和高影響力的工作。
免費的跨職能專案範本
