Quando se trata da criação de uma agenda semanal, é importante monitorar o que precisa ser feito. Mas sem atribuir uma prioridade, data de conclusão e descrição, essas tarefas podem acabar não sendo realizadas. 

É nisso que o modelo de agenda semanal pode ajudar.

O que é uma agenda semanal?

De modo geral, a agenda semanal é uma maneira de planejar o tempo para realizar todas as pendências da semana. Agendas semanais eficazes também ajudam a esclarecer a prioridade, data de conclusão, dificuldade e o estágio de trabalho de cada tarefa. Assim, em qualquer dia da semana, sabemos exatamente o que está na lista de pendências e o que fazer primeiro.

O que é um modelo de agenda semanal?

Também chamado de modelo de planejador semanal ou calendário semanal, um modelo de agenda semanal é uma forma padronizada de criar e organizar a programação para a semana. Ao usarmos um modelo para criar uma agenda semanal todas as semanas, podemos ir direto ao trabalho na segunda-feira pela manhã e dar início às atividades pendentes. 

Benefícios de um modelo digital de agenda semanal

Uma busca rápida no Google por “modelo de agenda semanal” mostrará dezenas de modelos imprimíveis em Excel ou agendas semanais em PDF para preencher. O problema desses tipos de calendários semanais é que eles permitem registrar apenas o mínimo de informações sobre cada tarefa. 

Na maioria das vezes, as tarefas são mais complexas do que o que cabe numa frase simples. Além de monitorar o trabalho da semana, também é necessário saber o prazo da tarefa, a sua importância e quais colaboradores ou contextos estão envolvidos. Quando usamos uma agenda semanal imprimível, perdemos todos esses detalhes. 

Criar uma agenda semanal simples em uma ferramenta de gestão de projetos, e não em um calendário semanal impresso, possibilita:

• Ver todas as suas pendências em um só lugar;

• Alternar entre um planejador diário e um calendário semanal;

• Monitorar a prioridade de cada entregável;

• Reorganizar as datas de conclusão quando as prioridades mudarem;

• Compartilhar o contexto com as partes interessadas;

• Anexar documentos relevantes, como Documentos ou Planilhas Google, às pendências;

• Colaborar com os membros da equipe;

• Acompanhar o progresso no mesmo lugar onde o trabalho acontece;

• Revisar as tarefas concluídas e listas de tarefas;

• Melhorar a gestão do tempo;

• Visualizar a programação semanal em tempo real.

O que incluir no modelo digital de agenda semanal

Para realizar os trabalhos mais importantes, é preciso saber qual trabalho é mais importante. Parece óbvio, não é? Mas sem as ferramentas certas, isso pode não ser tão simples. 

O seu modelo digital de agenda semanal deve possibilitar o registro de diversas informações em cada atividade, como a prioridade do trabalho ou quanto tempo levará. Assim, ao iniciar a sessão pela manhã, você perderá menos tempo analisando a sua programação de trabalho e poderá se dedicar a fazer o que precisa ser feito.

Recursos integrados

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar as prioridades em função disso. Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta já pode ser executada. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se também é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente. 

• Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma clara noção do tempo necessário para concluir cada tarefa. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

• Visualização de quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem uma variedade de informações relacionadas a elas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

Aplicativos recomendados

• Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa de consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa a si ou a um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Box. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Box, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Perguntas frequentes