Modelo de agenda semanal

Quando chegar a hora de criar uma agenda semanal, é importante monitorar o que precisa ser feito. Mas sem atribuir uma prioridade, data de conclusão e descrição, essas tarefas podem acabar não sendo realizadas. 

É nisso que o modelo de agenda semanal pode ajudar.

O que é uma agenda semanal?

De modo geral, a agenda semanal é uma maneira de planejar o tempo para realizar todas as pendências da semana. Agendas semanais eficazes também ajudam a esclarecer a prioridade, data de conclusão, dificuldade e o estágio de trabalho de cada tarefa. Assim, em qualquer dia da semana, sabemos exatamente o que está na lista de pendências e o que fazer primeiro.

O que é um modelo de agenda semanal?

Também chamado de modelo de planejador semanal ou calendário semanal, um modelo de agenda semanal é uma forma padronizada de criar e organizar a programação para a semana. Ao usarmos um modelo para criar uma agenda semanal todas as semanas, podemos ir direto ao trabalho na segunda-feira pela manhã e dar início às atividades pendentes. 

Os benefícios de um modelo digital de agenda semanal

Uma busca rápida no Google por “modelo de agenda semanal” mostrará dezenas de modelos imprimíveis em Excel ou agendas semanais em PDF para preencher. O problema desses tipos de calendários semanais é que eles permitem registrar apenas o mínimo de informações sobre cada tarefa. 

Na maioria das vezes, as tarefas são mais complexas do que uma simples frase. Além de monitorar o trabalho da semana, também é necessário saber o prazo da tarefa, a sua importância e quais colaboradores ou contextos estão envolvidos. Quando usamos uma agenda semanal imprimível, perdemos todos esses detalhes. 

Criar uma agenda semanal simples em uma ferramenta de gestão de projetos, e não em um calendário semanal impresso, possibilita:

• Ver todas as suas pendências em um só lugar.

• Alternar entre um planejador diário e um calendário semanal.

• Monitorar a prioridade de cada entregável.

• Reorganizar as datas de conclusão quando as prioridades mudarem.

• Compartilhar o contexto com as partes interessadas.

• Anexar documentos relevantes, como Documentos ou Planilhas Google, às pendências.

• Colaborar com os membros da equipe.

• Acompanhar o progresso no mesmo lugar onde o trabalho acontece.

• Revisar as tarefas concluídas e listas de tarefas.

• Melhorar a gestão do tempo.

• Visualizar a programação semanal em tempo real.

O que incluir no modelo digital de agenda semanal

Para realizar os trabalhos mais importantes, é preciso saber qual trabalho é mais importante. Parece óbvio, não é? Mas sem as ferramentas certas, isso pode não ser tão simples. 

O seu modelo digital de agenda semanal deve possibilitar o registro de diversas informações em cada atividade, como a prioridade do trabalho ou quanto tempo levará. Assim, ao iniciar a sessão pela manhã, você perderá menos tempo analisando a sua programação de trabalho e poderá se dedicar a fazer o que precisa ser feito.

Recursos integrados

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

Aplicativos recomendados

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa a si ou a um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Box. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Box, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Perguntas frequentes