Modelo de registro RAID

Os projetos têm maiores chances de se manter no prazo quando os seus riscos são identificados e atenuados de maneira proativa. Saiba como o desenvolvimento de um modelo de registro RAID na Asana pode ajudar nisso.

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[Product ui] Raid log project in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Pense no último projeto do qual você participou. Tudo ocorreu conforme os planos? Na maior parte dos casos, a resposta é “não”. Por mais perfeito que seja o planejamento, todos os projetos enfrentam riscos e obstáculos, que podem variar desde recursos escassos e perdas de prazos até desvios de escopo

Essas dificuldades podem parecer estressantes, mas há formas de contorná-las. Ao implementar estratégias de gestão de riscos, você pode ajudar a sua equipe a se preparar para qualquer risco que venha a surgir ao longo do projeto. 

É aqui que entram os modelos de registro RAID.

O que é um registro RAID?

O registro RAID é uma ferramenta para organizar e atenuar os riscos de um projeto. No começo do projeto, são documentados os possíveis riscos que podem ocorrer e, com o projeto já em andamento, são monitorados os problemas que venham a surgir. 

A sigla inglesa RAID significa riscos, suposições, problemas e dependências. De acordo com a forma de organização do registro RAID por parte da sua equipe, este também pode se referir a riscos, ações, problemas e decisões. 

Para saber mais sobre o que os registros RAID monitoram (e por que são úteis), confira o nosso artigo: Tudo o que você precisa saber para criar um registro RAID.

Não se preocupe se tudo isto parecer complexo e difícil de assimilar. O modelo de registro RAID pode otimizar o processo de criação e análise RAID para que você se concentre em monitorar, e controlar, os riscos dos seus projetos. 

O que é um modelo de registro RAID?

É uma versão reutilizável e copiável de um registro RAID para ajudar a monitorar, com agilidade, todos os riscos e problemas que o seu projeto venha a enfrentar. 

É fácil utilizar o modelo de registro RAID: no início de um novo projeto, basta copiar o modelo e usá-lo como base para documentar os RAID (riscos, suposições/ações, problemas e dependências/decisões) do seu projeto. Assim, você não precisará ficar se perguntando se alguma informação essencial foi esquecida. Os modelos de registro RAID também lhe oferecem mais tranquilidade porque padronizam o processo de análise e documentação dos RAID, de modo que toda a sua equipe monitore os riscos do projeto da mesma forma. 

Benefícios de um modelo digital de registro RAID

Há muitos aspectos dinâmicos no que tange à organização, ao monitoramento e à atenuação de riscos em um projeto. A gestão de riscos aos projetosé uma tarefa árdua que envolve desde a identificação de possíveis ameaças no início do projeto até o monitoramento minucioso do seu progresso para detectar e resolver problemas assim que surgirem. Justamente por isso você precisa de uma ferramenta que permita acompanhar os riscos e coordenar ações em tempo real e num mesmo lugar. 

Após criar um modelo de registro RAID em uma ferramenta de gestão de projetos, você terá facilidade para coordenar a sua equipe em relação aos riscos do projeto e às respectivas ações de atenuação. Além disso, como o modelo digital é armazenado no mesmo lugar em que se executa o trabalho, fica mais fácil verificá-lo e atualizá-lo diariamente, para que você sempre esteja a par da situação do seu projeto. 

Com um modelo digital de registro RAID, é possível:

  • Identificar possíveis riscos logo no início do projeto para providenciar os recursos necessários e os devidos planos de contingência

  • Registrar os problemas que venham a ocorrer durante o projeto e monitorar as ações de atenuação num ambiente central.

  • Alertar a equipe sobre problemas críticos e resolvê-los de imediato.

  • Atribuir itens realizáveis aos devidos responsáveis, para a sua equipe saber claramente quais são as expectativas e responsabilidades de cada um.

  • Identificar rapidamente os possíveis impactos adversos de um risco, suposição, problema ou dependência e tomar decisões em função disso.

  • Ter facilidade para comunicar informações essenciais às partes interessadas.

O que incluir no modelo de registro RAID

O modelo de registro RAID é o núcleo central de referência que você usará para qualquer risco, suposição (ou ação), problema e dependência (ou decisão) enfrentado pelo seu projeto.

Para começar a desenvolver o modelo de registro RAID, separe-o em duas seções: uma para os riscos, suposições e dependências identificados durante a fase de planejamento do projeto, e outra para os problemas, ações, dependências e decisões detectados ou realizados após dar início ao projeto. Depois, preencha o modelo com todos os detalhes dos quais você precisará para monitorar os riscos do projeto, incluindo:

  • A categoria RAID (risco, suposição/ação, problema ou dependência/decisão).

  • A descrição de cada elemento RAID (por exemplo, de um risco ao projeto).

  • O possível impacto de cada elemento RAID ao projeto.

  • O status de cada elemento RAID.

  • Etapas de acompanhamento ou medidas de atenuação de risco.

  • O responsável pela tarefa e o prazo, se pertinente.

Recursos integrados

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados 

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

  • Salesforce. Remova gargalos ao possibilitar que as equipes de vendas, serviços e sucesso do cliente se comuniquem diretamente com as suas respectivas equipes de suporte na Asana. Compartilhe anexos e crie tarefas práticas e monitoráveis para as necessidades pré-venda. Use o Service Cloud para conectar as suas equipes de implementação e serviços às equipes de suporte na Asana, proporcionando experiências incríveis para os clientes.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

Como usar o modelo de registro RAID

Uma vez criado, o modelo de registro RAID é fácil de usar. Basta seguir estes simples passos:

  1. Crie uma cópia do modelo de registro RAID ao início de cada novo projeto.

  2. Converse sobre os riscos, suposições e dependências iniciais durante a fase de planejamento do projeto e faça o seu registro. 

  3. Atualize o registro RAID com os novos problemas que ocorrerem no decorrer do projeto. Monitore as medidas de atenuação que a sua equipe venha a tomar. 

  4. Colabore com os membros da equipe no modelo digital de registro RAID, atribuindo datas de conclusão e responsáveis por tarefas conforme necessário.

  5. Use o modelo de registro RAID como ponto de partida para fazer uma análise retrospectiva do projeto quando este for concluído. 

Perguntas frequentes

Quem deveria usar o modelo de registro RAID?

Os modelos de registro RAID são úteis para todos os envolvidos no projeto, desde o gestor e as partes interessadas até cada um dos funcionários. Para começar, convide a equipe principal do projeto a participar da análise RAID do projeto. Assim, você se assegura de ter diferentes opiniões e perspectivas na hora de identificar os possíveis riscos ao projeto. Em seguida, use o modelo de registro RAID como um documento dinâmico para manter a sua equipe a par dos problemas do projeto e coordenar ações de atenuação de riscos. Também é possível compartilhar o modelo de registro RAID com as partes interessadas e os patrocinadores do projeto para que acompanhem o progresso do projeto.  

Quando se deve criar um modelo de registro RAID?

Recomendamos criá-lo durante a fase de planejamento do projeto, antes que este inicie oficialmente. Para identificar os riscos do projeto com eficácia, realize uma análise RAID: uma reunião no começo do projeto para identificar os possíveis riscos ao projeto. Depois, monitore os riscos previamente identificados (e outros que venham a surgir) com o registro RAID no decorrer do projeto.

O que significa a sigla RAID?

O significado da sigla inglesa RAID pode variar de acordo com a forma de organização do registro, referindo-se ou a riscos, suposições, problemas e dependências, ou a riscos, ações, problemas e decisões.

Qual é a diferença entre um modelo de registro RAID e um registro de riscos?

O modelo de registro RAID é semelhante a um registro de riscos, porém mais completo. Já que o principal objetivo do segundo é identificar e atenuar os riscos do projeto de forma proativa, pode-se dizer que este registro de riscos é o “R” do modelo de registro RAID, que, por sua vez, aprofunda-se no monitoramento de riscos ao identificar também as suposições/ações, os problemas e as dependências/decisões de um projeto. Se a sua equipe usa um registro de riscos, você pode adicionar os riscos identificados à seção “riscos” do modelo de registro RAID do seu projeto e desenvolvê-lo a partir disso. 

De que forma se pode usar o modelo de registro RAID em benefício dos próximos projetos?

Os modelos de registro RAID são mais do que uma forma de otimizar a gestão de riscos do projeto e o processo de atenuação dos riscos. Eles também ajudam a aperfeiçoar os seus próximos projetos. Após concluir um projeto, use o modelo de registro RAID como ponto de partida durante a sua reunião de retrospectiva para conversar sobre o que deu certo e o que poderia ter sido melhor. Por exemplo: vocês poderiam ter se planejado de forma proativa para algum dos problemas que surgiram?

Crie um modelo de registro RAID com a Asana

Entenda como o modelo de registro RAID pode ajudar a identificar e atenuar os riscos dos seus projetos de maneira proativa.

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