Modelo de plano operacional

O planejamento operacional é altamente interdisciplinar. Ele atinge todas as equipes e pode impulsionar mudanças reais, mas também requer muita coordenação. Para que funcione, você precisa reunir quase todas as equipes da empresa, incluindo a executiva, financeira, de produto, jurídica, de recursos humanos e muitas outras. 

Com tantos relacionamentos para gerir, os modelos de fluxos de trabalho são fundamentais. Eles dão aos envolvidos um plano de como trabalhar em conjunto, permitindo que, em vez de lidar com um constante vaivém de conversas, você faça planos e aja rapidamente. Na Asana, usamos fluxos de trabalho predefinidos para agilizar os nossos processos de planejamento operacional, desde o planejamento anual até as reuniões de planejamento de negócios. 

O que é um planejamento operacional?

O planejamento operacional é o processo de organizar como a sua empresa se reúne para tomar decisões estratégicas. É semelhante à gestão de projetos, exceto que, em vez de lidar com um único projeto, você está traçando o caminho para toda a empresa. O objetivo do planejamento operacional é trazer alinhamento e clareza para todas as divisões do negócio, de forma a que os líderes da empresa possam trabalhar juntos para tomar decisões, e o resto da empresa possa entendê-las e atuar a partir delas. 

Por exemplo, o planejamento operacional envolve: 

• Gerir a frequência de relatórios para KPIs de negócios (indicadores-chave de desempenho).

• Organizar revisões mensais e trimestrais de negócios.

• Planejamento anual.

• Gestão de projetos para iniciativas estratégicas.

O que é um modelo de plano operacional? 

Um modelo de plano operacional é um fluxo de trabalho predefinido para qualquer processo essencial de planejamento operacional, como planejamento anual ou análises trimestrais de negócios. O modelo expõe cada etapa do processo, para que as partes interessadas saibam exatamente como colaborar umas com as outras. Por exemplo, se você criar um modelo de planejamento anual, não precisará mais começar do zero a cada novo ciclo de planejamento. Em vez disso, bastará copiar o modelo e seguir o fluxo de trabalho predefinido.

Por que usar um modelo de plano de operações digital?

Como o planejamento operacional envolve um grande número de participantes, é comum deparar-se com elementos de risco como correntes de e-mail longas e confusas, reuniões em excesso e informações perdidas nesses vaivéns. Há muito que acompanhar, e ferramentas estáticas como e-mail e Documentos Google muitas vezes aumentam a confusão. 

O uso de uma plataforma de gestão do trabalho resolve esses problemas ao centralizar o seu processo de planejamento estratégico em um só lugar. Dessa forma, todos terão um ponto central de referência onde poderão se comunicar, compartilhar atualizações e fazer planos em tempo real. 

Saiba o que é possível fazer com um modelo de plano de operações digital:

• Criar um sistema de registros unificado para o trabalho de planejamento operacional. 

• Centralizar as conversas com as partes interessadas em um só lugar, para que nenhuma informação seja perdida.

• Compartilhar relatórios de status com os participantes do projeto sem agendar reuniões adicionais.

• Visualizar os relatórios e gráficos do projeto para entender rapidamente o desempenho das iniciativas. 

• Automatizar os fluxos de trabalho das operações para que as equipes gastem menos tempo coordenando o trabalho e mais tempo em iniciativas de alto impacto.

• Atualizar com facilidade os cronogramas, as tarefas e os responsáveis, conforme as circunstâncias mudam.

• Usar formulários para padronizar o modo como as equipes compartilham informações. 

• Alternar entre as visualizações do projeto para examinar os fluxos de trabalho de operações em diferentes formatos, incluindo listas de tarefas, diagramas de Gantt, calendários ou quadros Kanban. 

Tipos de modelos de planejamento operacional

Ao criar modelos de planejamento operacional, é melhor especializar-se em um único caso de uso de cada vez. A seguir, descreveremos dois casos de uso específicos que utilizamos na Asana, além dos principais elementos de cada um.

Modelo de planejamento anual

Com os processos simplificados e o trabalho de rotina automatizado, podemos nos concentrar no planejamento, na colaboração e na solução criativa de problemas, em vez da coordenação repetitiva do planejamento que nos faz desejar mais tempo para colaborar e pensar criativamente.”

O planejamento anual é um processo altamente multidisciplinar. Existem metas da empresa comunicadas de cima para baixo e planos de equipes e departamentos comunicados de baixo para cima, tudo se desenvolvendo ao mesmo tempo. Na Asana, a nossa equipe de planejamento estratégico usa fluxos de trabalho predefinidos para agilizar o processo de planejamento, compartilhar informações entre as equipes e encaixar tudo isso em um plano coerente e integrado. Veja a seguir como. 

1. Crie um sistema de registros unificado para todas as tarefas de planejamento anual. Durante o planejamento anual, você precisa coordenar tarefas entre muitas equipes diferentes. Certifique-se de que nada se perderá ao centralizar tudo em um único projeto, para que você possa ver pelo que cada equipe é responsável e quais são os prazos. 

2. Defina cada fase do planejamento anual. Na Asana, dividimos o processo de planejamento anual em fases, cada uma com um objetivo e prazo específicos. Ao desenvolver o seu modelo, crie uma seção na parte superior para definir as fases do planejamento anual, incluindo a meta de cada uma e quando elas irão ocorrer. Definindo claramente o que deseja alcançar e até quando, você possibilita que todos os envolvidos entendam como as suas tarefas individuais de planejamento anual contribuem para o processo global. 

3. Crie seções para cada departamento ou equipe. Organize as tarefas de cada equipe em uma única seção, para que seus membros possam ver facilmente o que devem realizar durante o ciclo de planejamento anual. 

4. Use tags personalizadas para incluir informações adicionais. Na Asana, usamos tags personalizadas para exibir detalhes importantes sobre cada tarefa. Por exemplo, usamos tags para identificar qual equipe é responsável pela tarefa, em qual fluxo de trabalho ela se enquadra, se a tarefa consiste em um entregável concreto ou uma decisão a ser tomada e se é necessária uma reunião. 

5. Identifique os principais marcos do seu plano. Crie marcos para identificar pontos de verificação importantes ao longo do processo de planejamento anual. Isso ajuda as equipes a entender em prol de que objetivo estão trabalhando e como ele se encaixa no roteiro geral do planejamento. 

Depois de criar o seu plano anual, compartilhe e acompanhe-o com o recurso de Metas da Asana. As metas são uma ferramenta que abrange toda a empresa e auxilia na definição, acompanhamento e comunicação desse tipo de objetivo.

Modelo de reunião de planejamento de negócios

É fundamental reunir os líderes de vendas, marketing, tecnologia de negócios, gestão de pessoas, sucesso do cliente e estratégia de negócios da nossa organização para assegurar que a clareza e o alinhamento entre as áreas sejam contínuos. Mas esse processo pode ser extremamente caro se não for feito com eficácia e eficiência.”

Os líderes empresariais precisam estar alinhados. Uma maneira de manter os executivos em sintonia é realizar reuniões regulares de planejamento de negócios, onde os líderes possam compartilhar atualizações, alinhar itens a serem realizados e criar planos. 

Na Asana, criamos um fluxo de trabalho padronizado para agilizar as reuniões de planejamento de negócios e garantir que estamos usando o tempo de reunião da maneira mais eficiente possível. Graças a esse fluxo de trabalho, eliminamos a correria e confusão de última hora para reunir e priorizar os tópicos certos. Em vez disso, os apresentadores têm muito tempo para apresentar e os participantes da reunião podem se concentrar no que é mais importante para o negócio, e não apenas nos primeiros assuntos que vêm à mente. Veja como fazer isso.

1. Crie uma fonte única de referência para o planejamento e subsequente acompanhamento das reuniões. Centralize as tarefas de planejamento em um só lugar, para que as partes interessadas possam ver facilmente o que está por vir e quem é responsável por cada apresentação. Crie uma única tarefa para cada item da pauta e, quando a reunião terminar, adicione essa mesma tarefa a outros projetos (como notas de reunião ou itens de ação) sem ter de repetir o trabalho. 

2. Utilize seções para organizar as informações. Facilite a localização de tarefas dividindo-as em seções, como tópicos futuros, novos envios de tópicos e pautas de reuniões. 

3. Envie novos tópicos para discussão com os formulários. Crie um formulário de solicitação de tópicos para padronizar como os novos itens são adicionados à pauta. Os formulários ajudam a assegurar que você tenha todas as informações necessárias para planejar os tópicos da pauta, como uma breve descrição do item, metas para a discussão, quem é o organizador e o tempo necessário.

4. Crie tags personalizadas para ver as principais informações rapidamente. Adicione tags personalizadas para obter uma visão rápida da categoria e do status de cada tarefa. Por exemplo, use tags personalizadas para identificar se os itens da pauta estão definidos ou se ainda estão em aberto. 

Integrações e recursos recomendados

À medida que criar os seus modelos de planejamento operacional, personalize os fluxos de trabalho da sua equipe com estes recursos e integrações de aplicativos. 

Recursos integrados

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

• Adicionar tarefas a vários projetos. O trabalho é uma atividade multidisciplinar por natureza. As equipes precisam ser capazes de trabalhar eficazmente em todos os departamentos. Mas se cada departamento tiver o seu próprio sistema de arquivamento, o trabalho ficará estagnado e incomunicado. A Asana facilita o monitoramento e a administração de tarefas em múltiplos projetos. Essa funcionalidade reduz trabalhos repetidos e aumenta a visibilidade entre equipes. Além disso, facilita que você veja as tarefas em contexto, saiba quem está trabalhando em quê e mantenha a equipe e as tarefas conectadas.

• Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser melhor utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

• Formulários. Quando um formulário é preenchido e enviado, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. O recebimento das informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder. Também é possível usar a lógica de ramificação, que modifica as perguntas de acordo com as respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e o esforço necessários para gerir as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para se concentrar nos trabalhos mais importantes.

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Além disso, crie, atribua e visualize tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar de abrir o navegador.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem precisar marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si mesmo(a), da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana criará automaticamente uma transcrição da gravação, permitindo que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

Perguntas frequentes