6 etapas para os líderes de operações criarem um plano anual melhor
Um plano anual eficaz é fundamental para manter as equipes, os departamentos e a empresa alinhados e trabalhando rumo às mesmas metas.
Como líder de operações, você supervisiona como a sua organização conduz os seus Business. Ao analisar o desempenho da sua empresa no ano passado, você e as equipes de operações podem identificar quais estratégias funcionaram e quais não alcançaram o objetivo, para criar um plano anual eficaz destinado a maximizar o impacto de cada departamento.
Veja o que é preciso saber sobre a criação de um plano anual bem-sucedido.
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Os planos anuais promovem clareza e responsabilização
O planejamento anual oferece ao seu Business um roteiro ou modelo necessário para o ano seguinte. Setenta e cinco por cento das empresas de sucesso têm um sistema formal e pré-estabelecido para informar e gerir a sua estratégia. Ele cria uma conexão entre as metas e o trabalho dos seus funcionários, facilitando a geração de resultados baseados em resultados e maximizando o impacto das suas equipes.
Com um plano anual, os departamentos podem começar o ano com uma forte compreensão da visão geral e de como o seu trabalho contribui para as metas empresariais mais amplas. Sem um plano abrangente, pode ser difícil entender como um projeto ou iniciativa específica impulsiona o Business.
Metas claras estabelecem benchmarks para o progresso do projeto
O seu plano anual não deve ser uma meta do tipo “definir e esquecer”. Em vez disso, compare periodicamente o progresso do projeto com o plano anual para ver como as equipes de operações estão se saindo. Fazer isso ao longo do ano não apenas lhe dará uma ideia de como as suas equipes estão progredindo em direção às metas gerais, mas também pode ajudar a entender se elas estão adiantadas ou atrasadas e a fazer os ajustes necessários.
Se você perceber que uma iniciativa específica não está no caminho certo para atingir as metas estratégicas descritas no plano anual da sua empresa, poderá usar esses dados para redirecionar, redobrar ou abandonar iniciativas específicas.
Estabeleça metas concretas para um período específico
Quanto mais específica for a sua meta, mais concreto será o seu plano de ação. Fornecer metas detalhadas e específicas dá aos seus funcionários uma compreensão clara de qual trabalho priorizar e por quais entregas eles são responsáveis.
Certifique-se de que as suas metas também sejam mensuráveis. KPIs e OKRs claros demonstram como o trabalho tangível se conecta às metas empresariais mais amplas.
Seis etapas para o planejamento anual de Business
O processo de planejamento anual geralmente ocorre perto do final do ano civil ou no final do ano fiscal da sua empresa. À medida que o momento do planejamento anual se aproxima, considere estas seis etapas do processo.
1. Reflita sobre as estratégias anteriores e desenvolva novas
Antes de começar a planejar para o próximo ano, pergunte a si mesmo, às partes interessadas e às equipes de operações: como nos saímos em relação às estratégias estabelecidas no plano anual do ano passado?
Independentemente da resposta, use esses dados recentes para orientar a sua tomada de decisões ao criar o próximo plano anual. Isso pode significar dobrar a aposta em grandes programas ou iniciativas nascidas no último ano, ou seguir uma direção totalmente diferente.
Um plano anual bem elaborado leva em conta a reflexão sobre o que funcionou e o que não funcionou, e se aprimora com base nisso.
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2. Transforme as maiores necessidades do seu negócio em metas
Depois de refletir sobre o desempenho do ano passado, concentre-se nas oportunidades de crescimento e melhoria mais significativas. Use isso como orientação ao definir metas para a empresa e para os departamentos.
É útil ter uma estrutura consistente para as metas em toda a empresa, acelerar o processo de definição de metas e garantir uma melhor compreensão das metas em todos os níveis da organização.
A estrutura de metas exata que você usa dependerá da sua empresa, mas algumas boas opções a considerar são:
O método de objetivos e principais resultados (OKR), que ajuda a sua empresa a definir metas usando a estrutura “Eu vou [objetivo], o que poderá ser mensurado por [principal resultado]”.
Indicadores-chave de desempenho (KPIs), que usam indicadores de tendência e de resultado para monitorar o desempenho em relação às metas.
A estrutura de metas SMART, que ajuda a garantir que as metas definidas pela sua organização sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos.
3. Crie um plano de ação para maximizar o impacto
O próximo passo é criar um plano de ação para que o seu Business atinja as metas descritas na etapa três. O plano de ação deve descrever a lista de etapas que as equipes precisam seguir para atingir as metas. Pense em um plano de ação como o mapa que você usará para chegar ao seu destino final.
A partir daí, delegue o trabalho estabelecido no plano de ação a equipes e departamentos específicos. Conectar o trabalho que as equipes de operações realizam às metas mais amplas da empresa facilita que cada equipe entenda o impacto que o seu trabalho tem no negócio.
4. Certifique-se de que o plano anual seja o plano de todos
Nem todos podem estar envolvidos na construção do plano anual da sua empresa, mas cada membro da equipe deve sentir que o seu trabalho é visto e contabilizado no plano.
À medida que o plano anual se concretiza, reúna-se com líderes e funcionários de toda a empresa para garantir que diferentes perspectivas e prioridades sejam levadas em conta no produto final. Esta etapa é fundamental para obter adesão e gerar entusiasmo em toda a empresa.
Você não quer estar em uma posição em que apenas diz a todos qual é o plano anual, mas sim levar todos os departamentos nessa jornada e deixá-los entusiasmados com o que estão trabalhando no próximo ano. Considere fazer uma apresentação não apenas para compartilhar o plano da empresa e por que ele é importante, mas também para descrever os cronogramas e como os departamentos o usarão para atingir as metas da empresa.
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5. Execute a estratégia, monitore as métricas e faça os ajustes necessários
Neste ponto, o plano anual da sua organização está concluído, mas nada é totalmente definitivo. À medida que o ano avança, certifique-se de monitorar continuamente as métricas de sucesso e os indicadores-chave de desempenho. Se os resultados das suas estratégias não estiverem se comportando como esperado, é importante fazer ajustes para que o seu negócio ainda atinja as metas descritas no seu plano anual.
6. Repita o processo para o ano seguinte
No final do ano, é hora de recomeçar o processo. Alinhe-se ao seu plano estratégico, analise os resultados do ano passado e crie outro plano para atingir essas metas de negócios.
O que um bom plano anual inclui?
Planos anuais eficazes devem conter componentes essenciais para concluir o trabalho descrito no próprio plano e o contexto para a eficácia desse plano. Aqui estão alguns exemplos de componentes que você encontraria em um plano anual:
Relatórios de desempenho do ano anterior: o plano anual da sua empresa para o próximo ano deve ser baseado nos dados de desempenho do ano anterior. Isso fornece contexto para as suas equipes sobre o que são capazes de fazer dentro de um ano civil.
Estimativas orçamentárias: um KPI comum que os investidores acompanham é o retorno sobre o investimento (ROI). Saber quanto dinheiro as diferentes equipes estão gastando facilita o cálculo do ROI e o ajuste das estratégias pela organização. Fornecer estimativas orçamentárias também dá aos departamentos o contexto de que precisam para a quantidade de recursos que têm à disposição para o ano.
Metas inteligentes: os planos anuais devem usar a estrutura de metas inteligentes para que a empresa possa medir facilmente o progresso e gerar relatórios posteriormente.
Marcos importantes: a sua empresa pode realizar muito trabalho em um ano, mas, para isso, cada departamento precisa saber como está se saindo. Os marcos funcionam como pontos de verificação, dando às equipes e aos departamentos um senso de direção e uma ideia de como estão progredindo em relação às metas anuais.
Reservas de projeto e planos de contingência: coisas inesperadas acontecem o tempo todo, e é melhor estar preparado do que ser pego de surpresa. Desenvolva um plano de contingência para que a sua organização possa retomar o rumo certo em caso de um obstáculo inesperado. Reserve também alguns recursos, como uma pequena parte do orçamento da sua empresa, para acomodar despesas inesperadas.
Prepare-se para o próximo ano
Depois de um ano de trabalho árduo, é hora de refletir e planejar mais coisas boas para o futuro. Embora o planejamento anual exija tempo, colaboração e estratégia cuidadosa, os esforços se manifestam na forma do sucesso do seu negócio.
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Ainda tem dúvidas? Nós temos as respostas.
O que é o planejamento anual?
O planejamento anual é o ato de desenvolver uma estratégia para o próximo ano com base nos aprendizados do desempenho do ano atual. Isso oferece uma oportunidade para as suas equipes de operações iterarem a estratégia do ano anterior e incorporarem esses aprendizados aos seus próximos planos.
Em essência, o seu plano anual deve conter:
As metas que o seu negócio precisa alcançar
Uma estratégia de como a sua organização atingirá essas metas
Táticas claras para o trabalho de cada departamento
Qual é a diferença entre o planejamento anual e o planejamento estratégico?
O planejamento estratégico e o planejamento anual são métodos importantes de planejamento de negócios que ajudam a definir a estratégia da sua equipe para o futuro. No entanto, a escala dessas estratégias de planejamento é diferente.
O planejamento estratégico é a estratégia de longo prazo para o seu Business. Ele engloba um roteiro básico de como o Business deve se desenvolver dentro de três a cinco anos. Você usará o seu processo de planejamento estratégico para informar o seu plano anual.
O planejamento anual representa todas as metas e estratégias que você deseja que a sua empresa alcance, semelhante a uma meta estratégica. A principal diferença aqui é que um plano anual abrange apenas um ano civil, em vez de alguns anos. Se você pensar nisso como uma torta, o planejamento anual é apenas uma fatia da torta maior do plano estratégico.
Quando as equipes de operações devem iniciar o planejamento anual?
Comece o processo de planejamento anual durante o quarto trimestre, para que você possa começar o primeiro dia do primeiro trimestre com o seu plano em mãos. Se isso não for possível, faça o seu planejamento anual o mais próximo possível do início do novo ano.
Há duas vantagens em planejar com antecedência. Em primeiro lugar, você evitará a correria e o estresse que tradicionalmente acompanham o fim do ano. Além disso, se você executar um processo de planejamento anual eficiente com a sua equipe de liderança, as equipes de operações ainda estarão livres para executar projetos de alto impacto durante o quarto trimestre.
