Planejamento anual

O planejamento anual é essencial para desenvolver uma estratégia clara e se assegurar de que a empresa, os departamentos e todas as equipes fiquem alinhados. Apesar de ocorrer todos os anos, esse tipo de planejamento pode ser caótico, considerando as diversas partes interessadas, prazos e decisões que precisam estar em sintonia. 

O modelo de planejamento anual simplifica o processo de planejamento para que você se dedique ao desenvolvimento de ótimas estratégias, e não à conciliação de diferentes tarefas de planejamento. 

O que é o planejamento anual?

O planejamento anual é o momento em que a liderança traça a estratégia da equipe para o ano a seguir, incluindo os grandes objetivos a serem atingidos. Durante esse período, os líderes definem um norte para o que desejam alcançar até o fim do ano, e criam um roteiro para pavimentar o caminho até lá. É também nesse momento que se alinham as iniciativas das equipes e dos departamentos à estratégia geral da empresa, para que todos na organização avancem na mesma direção.

O que é um modelo de planejamento anual? 

É um guia reutilizável que apresenta cada etapa do processo de planejamento anual. O modelo ajuda a esclarecer o planejamento ao definir exatamente o que precisa ser efeito, e em que momento, para criar um plano de negócios bem-sucedido. Ele pode incluir, por exemplo, um cronograma para sessões de estratégia, envios de orçamentos e solicitações de número de funcionários, finalização de objetivos departamentais, entre outros itens.

Os melhores modelos de planejamento anual também reservam espaço para registrar as metas da empresa, do departamento e da equipe para que as conquistas almejadas pela organização tenham prioridade no processo de planejamento anual. Com um plano de ação padronizado e visibilidade sobre objetivos de alto nível, você se assegura de que toda a hierarquia da organização esteja alinhada. 

Os benefícios de um modelo digital de planejamento anual

Geralmente, o planejamento anual é realizado pelos executivos da organização, mas nem sempre é comunicado a todos de forma eficaz. De acordo com a nossa pesquisa, apenas 16% dos trabalhadores do conhecimento dizem que a sua empresa é eficaz na definição e comunicação das metas corporativas, e apenas 26% dos trabalhadores entendem claramente como o trabalho individual de cada um contribui para essas metas corporativas. 

Um modelo digital de planejamento anual preenche essa lacuna de comunicação ao definir e monitorar as metas anuais no mesmo lugar em que se realiza o trabalho. Em vez de ficarem esquecidas numa planilha, as metas da sua equipe e da sua empresa estarão lado a lado com o trabalho que precisa ser feito para alcançá-las. Dessa forma, o planejamento anual não é apenas algo que acontece no nível executivo. É um exercício que ajuda cada pessoa — desde o diretor executivo até o estagiário temporário — a definir metas pessoais para o trabalho que sejam mensuráveis e que estejam alinhadas às outras equipes e aos objetivos da empresa. 

Com um processo de planejamento anual consolidado numa plataforma de gestão de trabalho, é possível: 

• Padronizar o processo de planejamento estratégico entre departamentos e equipes.

• Criar um sistema de documentação unificado para o processo de planejamento anual, para que todos fiquem em sintonia. 

• Assegurar-se de que as prioridades da empresa estejam em primeiro lugar quando os departamentos e equipes forem definir metas anuais para si mesmos.

• Mapear um cronograma específico para o processo de planejamento anual.

• Atribuir tarefas com datas de conclusão, para esclarecer quem é responsável pelo quê, e para quando.

• Alternar entre visualizações no projeto para examinar o seu plano de negócios anual em diferentes formatos, como uma lista padrão, diagrama de Gantt, calendário ou quadro Kanban.

Como criar um modelo de planejamento anual

O planejamento anual pode ser diferente para cada empresa. Para criar e personalizar o seu modelo, pense nestas perguntas: 

• Quem será envolvido no processo de planejamento anual? 

• Quais são as principais decisões que você precisa tomar e quais são os passos a ser dados? 

• Quem tomará essas decisões? 

• Em que ordem essas decisões precisam ser tomadas? 

Depois, use essas perguntas como base para criar o rascunho de um cronograma. Quando for mapear o processo de planejamento anual, lembre-se destas boas práticas para desenvolver o modelo: 

• Organize as tarefas por seções. Para manter a organização, separe as etapas do planejamento anual em diferentes seções, como planejamento da empresa, planejamento do departamento e solicitações de número de funcionários. 

• Crie tags personalizadas para visualizar as principais etapas. O planejamento anual costuma ocorrer por etapas, como por exemplo: pré-planejamento e criação da estratégia, definição de metas e então alocação de recursos para alcançar as metas. As tags personalizadas e coloridas ajudam a identificar em que ponto do planejamento anual está cada tarefa.

• Indique qual equipe é responsável por cada tarefa. Durante o planejamento anual, é importante saber quem é responsável por cada etapa do processo. Classifique cada tarefa de acordo com a equipe correspondente, como planejamento da empresa, finanças e RH. 

• Inclua metas para a sua equipe e para a empresa como um todo. Um planejamento anual bem-sucedido precisa oferecer visibilidade constante sobre os objetivos de alto nível da empresa. Reserve espaço no modelo para definir e monitorar as metas da equipe, do departamento e da empresa, a fim de assegurar o alinhamento entre cada nível hierárquico da organização. 

Recursos integrados

• Visualização de Cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com esta funcionalidade, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Ao definir os marcos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da sua equipe e as partes interessadas do projeto saibam como está o andamento rumo às metas definidas. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma clara noção do tempo necessário para concluir cada tarefa. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração com o Zoom já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam revê-la sempre que necessário.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Além disso, crie, atribua e visualize tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar de abrir o navegador.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Perguntas frequentes