Modelo de planejamento anual

O planejamento anual é essencial para desenvolver uma estratégia clara e se assegurar de que a empresa, os departamentos e todas as equipes fiquem alinhados. Apesar de ocorrer todos os anos, esse tipo de planejamento pode ser caótico, considerando as diversas partes interessadas, prazos e decisões que precisam estar em sintonia. 

O modelo de planejamento anual simplifica o processo de planejamento para que você se dedique ao desenvolvimento de ótimas estratégias, e não à conciliação de diferentes tarefas de planejamento. 

O que é o planejamento anual?

O planejamento anual é o momento em que a liderança traça a estratégia da equipe para o ano a seguir, incluindo os grandes objetivos a serem atingidos. Durante esse período, os líderes definem um norte para o que desejam alcançar até o fim do ano, e criam um roteiro para pavimentar o caminho até lá. É também nesse momento que se alinham as iniciativas das equipes e dos departamentos à estratégia geral da empresa, para que todos na organização avancem na mesma direção.

O que é um modelo de planejamento anual? 

É um guia reutilizável que apresenta cada etapa do processo de planejamento anual. O modelo ajuda a esclarecer o planejamento ao definir exatamente o que precisa ser efeito, e em que momento, para criar um plano de negócios bem-sucedido. Ele pode incluir, por exemplo, um cronograma para sessões de estratégia, envios de orçamentos e solicitações de número de funcionários, finalização de objetivos departamentais, entre outros itens.

Os melhores modelos de planejamento anual também reservam espaço para registrar as metas da empresa, do departamento e da equipe para que as conquistas almejadas pela organização tenham prioridade no processo de planejamento anual. Com um plano de ação padronizado e visibilidade sobre objetivos de alto nível, você se assegura de que toda a hierarquia da organização esteja alinhada. 

Os benefícios de um modelo digital de planejamento anual

Geralmente, o planejamento anual é realizado pelos executivos da organização, mas nem sempre é comunicado a todos de forma eficaz. De acordo com a nossa pesquisa, apenas 16% dos trabalhadores do conhecimento dizem que a sua empresa é eficaz na definição e comunicação das metas corporativas, e apenas 26% dos trabalhadores entendem claramente como o trabalho individual de cada um contribui para essas metas corporativas. 

Um modelo digital de planejamento anual preenche essa lacuna de comunicação ao definir e monitorar as metas anuais no mesmo lugar em que se realiza o trabalho. Em vez de ficarem esquecidas numa planilha, as metas da sua equipe e da sua empresa estarão lado a lado com o trabalho que precisa ser feito para alcançá-las. Dessa forma, o planejamento anual não é apenas algo que acontece no nível executivo. É um exercício que ajuda cada pessoa — desde o diretor executivo até o estagiário temporário — a definir metas pessoais para o trabalho que sejam mensuráveis e que estejam alinhadas às outras equipes e aos objetivos da empresa. 

Com um processo de planejamento anual consolidado numa plataforma de gestão de trabalho, é possível: 

• Padronizar o processo de planejamento estratégico entre departamentos e equipes.

• Criar um sistema de documentação unificado para o processo de planejamento anual, para que todos fiquem em sintonia. 

• Assegurar-se de que as prioridades da empresa estejam em primeiro lugar quando os departamentos e equipes forem definir metas anuais para si mesmos.

• Mapear um cronograma específico para o processo de planejamento anual.

• Atribuir tarefas com datas de conclusão, para esclarecer quem é responsável pelo quê, e para quando.

• Alternar entre visualizações no projeto para examinar o seu plano de negócios anual em diferentes formatos, como uma lista padrão, diagrama de Gantt, calendário ou quadro Kanban.

Como criar um modelo de planejamento anual

O planejamento anual pode ser diferente para cada empresa. Para criar e personalizar o seu modelo, pense nestas perguntas: 

• Quem será envolvido no processo de planejamento anual? 

• Quais são as principais decisões que você precisa tomar e quais são os passos a ser dados? 

• Quem tomará essas decisões? 

• Em que ordem essas decisões precisam ser tomadas? 

Depois, use essas perguntas como base para criar o rascunho de um cronograma. Quando for mapear o processo de planejamento anual, lembre-se destas boas práticas para desenvolver o modelo: 

• Organize as tarefas por seções. Para manter a organização, separe as etapas do planejamento anual em diferentes seções, como planejamento da empresa, planejamento do departamento e solicitações de número de funcionários. 

• Crie tags personalizadas para visualizar as principais etapas. O planejamento anual costuma ocorrer por etapas, como por exemplo: pré-planejamento e criação da estratégia, definição de metas e então alocação de recursos para alcançar as metas. As tags personalizadas e coloridas ajudam a identificar em que ponto do planejamento anual está cada tarefa.

• Indique qual equipe é responsável por cada tarefa. Durante o planejamento anual, é importante saber quem é responsável por cada etapa do processo. Classifique cada tarefa de acordo com a equipe correspondente, como planejamento da empresa, finanças e RH. 

• Inclua metas para a sua equipe e para a empresa como um todo. Um planejamento anual bem-sucedido precisa oferecer visibilidade constante sobre os objetivos de alto nível da empresa. Reserve espaço no modelo para definir e monitorar as metas da equipe, do departamento e da empresa, a fim de assegurar o alinhamento entre cada nível hierárquico da organização. 

Recursos integrados

• Visualização de Cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com esta funcionalidade, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Ao definir os marcos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da sua equipe e as partes interessadas do projeto saibam como está o andamento rumo às metas definidas. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma clara noção do tempo necessário para concluir cada tarefa. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração com o Zoom já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam revê-la sempre que necessário.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem precisar marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si mesmo(a), da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana criará automaticamente uma transcrição da gravação, permitindo que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim é possível dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Além disso, crie, atribua e visualize tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar de abrir o navegador.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Perguntas frequentes