Asana のワークマネジメントを使ったスムーズなクリエイティブ制作

Asana のクリエイティブオペレーション部門長である Tara Vajra 氏にとって、クリエイティブ制作は絶妙なバランスが求められる作業です。 彼女の役割では、新しいリクエストやより大きなマーケティング目標に対して、既存のリソースを常に測定することが求められます。 これは、グローバル企業では特に難しいことです。なぜなら、文化を越えて機能するアセットを制作し、世界中に住む関係者と提携する必要があるからです。

「私たちのタスクは、効率的に作業範囲を定義し、リクエストをトリアージし、大規模なプロジェクトの合間に単発のタスクを適切に組み込む方法を見つけることです」と Vajra 氏は言います。 "また、グローバルチームとして、さまざまな地域で共鳴し、マーケティング戦略に沿ったものを作る必要があります。 非常にデリケートなバランスであり、その調和を見つけることが最も難しい部分かもしれません。」

そうした課題にもかかわらず、Vajra さんのチームは、業務を合理化し、クリエイティブ性と同様にプロジェクトのインパクトも確実に高める方法を編み出しました。 Asana を使って、クリエイティブ作業の多面的な性質を、合理的で一貫したプロセスに変える方法をご紹介します。

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Asana を活用することで、マーケティングチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。

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クリエイティブ制作の課題

クリエイティブ制作は本質的に複雑なため、チームはリソースを調整し、関係者の意見を管理し、世界中のオーディエンスの心に響く魅力的なコンテンツを提供する必要があります。

そのためには、包括的なマーケティング戦略に沿った作業を行い、さまざまなツール間で断続的に行われるコミュニケーションを管理する必要があります。 社内チームと外部パートナー間の調整は、すぐに物流上の悪夢となり、誤解や遅延が生じる可能性があります。 さらに、さまざまなクリエイティブアセットにおいて、一貫したブランドボイスと美しさを維持する必要があります。

適切なサポートがなければ、対処すべき落とし穴がたくさんあることがわかります。 しかし、これは、オートメーションやAI 機能を備えた Asana のようなソフトウェアが、日々のタスクの煩わしさをどのように解消できるかを示す最適な例でもあります。

Asana のアートディレクターである Morgan Keys は、Asana を使う前の面倒なプロセスについて次のように説明しています。

「以前の職場では、プロジェクト管理に使用するシステムが人によって異なり、連携していませんでした」と Keys 氏は説明します。 「クリエイティブプロデューサーは、プロジェクトの進捗を追跡するためにスプレッドシートを使用することがあります。 デザイナーの私は、Personal のメモアプリに To-Do リストを作成し、重要なアクションアイテムを覚えておくために特定のメールを未読のままにしていました。 あまりにもバラバラで整理されていなかったので、何かを成し遂げられたのが不思議なくらいです。」

Asana を活用してクリエイティブ制作を効率化する 6 つの方法

1. フォームを使ってリクエストの受け付けを自動化する

多くの大企業では、チームはメールや会議など、つながりのないツールを介して新しいクリエイティブリクエストを提出します。 これはせいぜい頭痛の種にすぎません。 最悪の場合、制作が長引き、コストがかさみ、クリエイティブチームの時間が無駄になってしまいます。

Asana では、ブランドクリエイティブチームがカスタムメイドのフォームを使用してリクエストを収集しています。 これにより、以下のような必要な情報をすべて事前に収集できます。

• どのようなクリエイティブサポートが必要か

• 期日

• ターゲットオーディエンス

• プロジェクトのスコープ

• 関係者とその責任の一覧 (RACI 図)

• デザイン仕様

誰かがこのフォームに回答を送信すると、その回答は自動的に Asana プロジェクトに送られ、チームはそこでリクエストの確認、優先順位付け、リソースの割り当てを行うことができます。

2. カスタマイズ可能なプロジェクトテンプレート

新しい取り組みを開始する準備ができたら、Vajra さんは新しいAsana プロジェクトを作成して作業を開始します。 しかし、一から始める必要はありません。 情報のラベル付けや保存方法を指定できる、事前に作成されたプロジェクトテンプレートを使用します。

一般的なプロジェクトタイプ用のテンプレートを使用することで、セットアップとキックオフが合理化され、チームはクリエイティブプロセスにすぐに取り掛かれます。 たとえば、彼女はラベル (Asana では「カスタムフィールド」と呼んでいます) を使って、プロジェクトのステータス、担当者、どのグローバルマーケティングイニシアチブに沿った仕事であるかを示しています。 これにより、関係者は仕事の進捗状況や担当者をすばやく把握できます。

動画や制作のタイムラインを管理する場合は、撮影スケジュールテンプレートを使用して、シーンの計画、クルーの割り当て、制作日数の追跡をすべて同じ Asana プロジェクト内で行うこともできます。

3. 社内外のチーム間のコラボレーション

大規模な組織では、クリエイティブ作業の一部を外部委託するために、外部のエージェンシーに依頼することがよくあります。 しかし、社外の人々と仕事をするには課題がつきものです。 まず、情報の安全を確保するにはどうすればよいでしょうか？ また、メールスレッドや従来のコミュニケーションプラットフォームを使用するのは時間がかかり、非効率的です。

しかし、Asana を使えば、コミュニケーションから実際の作業まで、すべてを 1 つのスペースで安全に行えます。 社外パートナーをゲストとしてワークスペースに追加することで、Asana のクリエイティブチームは専用プロジェクトを通じてパートナーと連携できます。 専用プロジェクトは、社内チームと外部代理店がシームレスにやり取りし、フィードバックを共有し、依存関係をモニタリングできる一元的なコラボレーションスペースとして機能するため、プロジェクトを順調に予算内で進められます。

Asana でオーバーフローの代理店とプロセスを連携しているため、特定のプロジェクトを代理店に依頼することが決まった場合、他のツールを介して大量の引き継ぎを行うことなく、Asana で直接プロジェクトを開始できます。”

4. ワークフローの自動化

Asana の強力なオートメーションツールを活用することで、Vajra さんのチームは反復的なタスクに費やす時間を大幅に削減できました。 プロジェクトの種類に基づいたタスクの自動割り当てや承認リクエストの合理化など、オートメーションを使用することで、チームは反復的なタスクを自動化し、創造性を発揮するための時間を確保できます。

たとえば、Asana で期日を自動的に設定し、レビュータスクを割り当て、マネージャーに介入が必要なときに通知するワークフローを設計することで、レビュープロセスを大幅に簡素化できます。 承認リクエストのワークフローと組み合わせることで、プロジェクトを迅速かつ正確に進められます。

5. 信頼できる唯一の情報源

Figma、Adobe Creative Cloud、Google Suite などのクリエイティブツールとの連携により、Asana はワークフローとコミュニケーションを一元化したいクリエイティブチームにとって強力なツールとなります。

個々の関係者に個別のスレッドで文書を送信する代わりに、あらゆるアセットを Asana のタスクに直接添付できます。 これにより、関係者は即座にアクセスでき、プラットフォーム内でフィードバックを提供できます。 

主要なデザインツールやクラウドストレージソリューションとの連携により、Asana はすべてのクリエイティブアセットの信頼できる唯一の情報源として機能し、アクセスを容易にし、すべての素材にわたってブランドの一貫性を確保します。

6. リソース管理

クリエイティブプロジェクトに必要なリソースを正確に判断することは、バランスを取る難しい作業です。 誰に余力があるのか、いつその人が空いているのか？ 外部のツールや代理店は必要か？それらのコストはいくらか？

スプレッドシートのような静的なツールでこれらを管理しようとすると、手動で更新し、更新内容を作業パートナーと常に共有しなければなりません。 Asana のクリエイティブチームは、Asana のワークロードとポートフォリオ機能を使用することで、多くの時間を節約し、頭痛の種を減らしています。 進行中および今後のプロジェクトの全体像を把握できるため、クリエイティブチームのメンバーやリソースを最も必要な場所に効果的に割り当てることができます。

新しいリクエストが入ったら、クリエイティブチームは Asana で仕事量のダッシュボードを確認するだけで、 誰が何に取り組んでいるのか、現在および将来の状況をすばやく確認し、追加のタスクを引き受けられるメンバーを特定できます。 同様に、予算プロジェクトを使用して、新しい仕事に割り当てるべき資金を決定し、それに応じて優先順位を付けることもできます。

クリエイティブ制作の新たな形

クリエイティブ制作の複雑さに対応するには、特にグローバル規模で行われる場合、才能やビジョンだけでなく、プロセスを合理化し、コラボレーションを強化するための適切なツールも必要です。 

Tara Vajra さんと Asana のチームは、Asana のようなスマートで適応性の高いソフトウェアをクリエイティブオペレーションに統合することで、混乱を生産性のシンフォニーに変えることができることを示しています。 

Asana は、日常的なタスクを自動化し、国境を越えたシームレスなコミュニケーションを促進し、信頼できる唯一の情報源を維持することで、クリエイティブチームが革新的でインパクトのあるクリエイティブアセットを制作するという本来の業務に集中できるようにします。