Huit conseils d’Asana pour gagner en productivité

Qui n’a jamais eu besoin d’un peu plus de temps ? 

Souvent, nous manquons de place dans notre calendrier pour nos priorités quotidiennes, et encore plus pour réfléchir et planifier. Mais, si vous manquez de temps, Asana peut vous aider. Ces conseils pour gagner du temps peuvent vous aider à éliminer intelligemment les tâches répétitives pour maximiser l’impact de votre travail et agir plus rapidement. Après seulement quelques minutes à lire et à vous exercer, vous pourrez gagner de nombreuses heures de travail à l’avenir.

C’est parti !

1. Résumer les informations instantanément

L’IA Asana rejoint l’équipe pour vous aider à travailler plus intelligemment et plus rapidement. Nos résumés intelligents fonctionnent comme un assistant personnel, extrayant automatiquement les éléments clés et les actions à entreprendre des descriptions de tâches et des commentaires. Au lieu de passer du temps à parcourir de longs fils de discussion, utilisez l’IA pour résumer instantanément les points importants, consigner les prochaines étapes et vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet. 

Pour utiliser les résumés intelligents, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit d’une tâche. Sélectionnez ensuite « Résumer la tâche » ou « Créer des sous-tâches ». 

2. Faire appel à un éditeur IA

Avez-vous déjà passé trop de temps à essayer de rédiger la réponse parfaite ? L’IA peut aussi vous faire gagner du temps avec ce type de tâches. L’éditeur intelligent d’Asana peut ajuster votre écriture comme vous le souhaitez, avec le niveau de détail à inclure et le ton que vous souhaitez adopter.

Il vous suffit de saisir une version approximative de votre commentaire. Ensuite, vous cliquez sur le bouton pour générer automatiquement une réponse ajustée, et vous réglez les curseurs pour adapter les détails et le ton. 

3. Organiser le travail automatiquement

Lorsque vous organisez des projets, il peut être difficile de savoir par où commencer. Comment devez-vous intituler le travail ? De quels détails avez-vous besoin pour décrire chaque tâche ? Quelles informations clés doivent être visibles au premier coup d’œil ? 

Les champs intelligents d’Asana résolvent ce problème en suggérant les meilleurs champs personnalisés : des intitulés qui vous aident à trier, filtrer et générer automatiquement des rapports sur le travail, et que vous pouvez ajouter à votre projet. Ensuite, si vous souhaitez appliquer une suggestion, Asana peut remplir instantanément ces champs dans l’ensemble de votre projet. 

4. Convertir les tâches en projets

Vous avez déjà créé une tâche qui a donné lieu à une liste interminable de sous-tâches ? Nous sommes passés par là. Et nous pouvons vous aider. 

En quelques clics, vous pouvez convertir des tâches en projets. Il vous suffit de cliquer sur les trois points dans le coin supérieur droit d’une tâche, puis sur « Convertir en », et enfin « Projet ». Un projet sera alors créé avec le même titre, la même description et la même échéance que votre tâche, et les sous-tâches sont transformées en tâches au sein de ce projet. Vous disposez ainsi d’un plus grand espace pour organiser le travail, communiquer avec les parties prenantes et rendre compte de l'avancement du projet. 

5. Attribuer des copies d’une tâche

Vous avez déjà eu besoin d’attribuer le même type de tâches à plusieurs personnes à la fois ? Vous voulez peut-être vous assurer que tous les employés de votre entreprise ont terminé une formation sur la sécurité, ou vous avez besoin de plusieurs personnes pour relire un article de blog. Au lieu de copier et de coller chaque tâche manuellement, vous pouvez attribuer des copies à plusieurs collègues, ou même à une équipe entière, en quelques clics seulement, à partir du champ du responsable de la tâche. 

Pour attribuer des copies d’une tâche, cliquez sur le champ du responsable dans une tâche, puis sélectionnez l’icône « Attribuer des copies ». Ensuite, saisissez le nom des collègues ou équipes à qui vous souhaitez attribuer des copies de cette tâche. 

6. Modifier plusieurs tâches à la fois avec la sélection multiple

Vous utilisez certainement une fonction de sélection multiple dans d’autres programmes, et elle est tout aussi utile sur Asana. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse lorsque vous devez apporter des modifications à de nombreuses tâches à la fois et que vous ne souhaitez pas entrer dans chaque tâche pour les mettre à jour manuellement une par une. 

Voici comment cela fonctionne : 

1. Basculez vers la vue Liste

2. Cliquez sur une tâche

3. Maintenez le bouton Maj enfoncé

4. Cliquez sur une autre tâche ou appuyez sur les flèches vers le haut ou vers le bas

Lorsque vous sélectionnez plusieurs tâches à la fois, vous pouvez leur appliquer des actions communes, comme : 

• Les attribuer à une même personne

• Leur fixer la même échéance

• Les glisser-déposer quelque part

• Mettre à jour le même champ personnalisé dans chacune d’entre elles

• Toutes les ajouter à un projet

• Toutes les marquer comme terminé ou non terminé

• Ajouter un collaborateur

7. Créer des tâches de suivi depuis votre boîte de réception

Il n’y a rien de plus satisfaisant qu’une boîte de réception entièrement traitée, et ce conseil peut vous aider à y parvenir. Au lieu de marquer une notification en favori dans votre boîte de réception (dont vous vous souviendrez ou non d’assurer le suivi), créez une tâche de suivi en quelques clics pour vous rappeler concrètement de revenir sur cette information. Avec cette méthode, vous pouvez vider votre boîte de réception sans craindre de manquer des mises à jour importantes. 

Pour créer une tâche de suivi, ouvrez une notification dans votre boîte de réception et cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit. Sélectionnez ensuite « Créer une tâche de suivi ». Une tâche vous sera alors attribuée, avec un lien vers la notification d’origine.

8. Naviguer rapidement avec les raccourcis clavier

L’une des clés pour gagner du temps sur Asana consiste à apprendre les raccourcis clavier, afin de commander des actions instantanément en appuyant sur quelques boutons. Vous pouvez voir tous les raccourcis clavier ici ou en tapant Cmd+/ou Ctrl/sur Asana. 

Voici quelques-uns de nos raccourcis favoris pour gagner du temps : 

• Tabulation + Q : ajouter une tâche rapidement

• Tab + M : vous attribuer une tâche

• Tabulation + X : mode Zéro distraction (effectue un zoom avant sur une seule tâche et bloque tout le reste)

• Tabulation + S : ajouter une sous-tâche

• Tabulation + N : créer une section

• Tab + P : ajouter à un projet

• Tabulation + ↵ : accéder à la liste des tâches ou au volet principal

Ne perdez pas votre temps

Avec ces conseils pour gagner du temps, vous pouvez vous réapproprier votre journée et vous concentrer sur le travail qui compte le plus. Des résumés alimentés par l’IA aux outils d’édition intelligents en passant par les raccourcis clavier, Asana offre de nombreuses solutions pour rationaliser vos processus. Visitez notre page de tarification pour en savoir plus et vous inscrire à un essai gratuit. 

Ne laissez pas le chaos des tâches et des messages sans fin vous ralentir. Prenez quelques minutes pour explorer ces stratégies, et vous gagnerez un temps précieux à l’avenir.