Plantilla de plan operativo

La planificación operativa es sumamente interdisciplinaria. Incide en todos los equipos y puede impulsar un cambio real, pero también implica mucha coordinación. Para que funcione, prácticamente todos los equipos de la empresa, incluidos los ejecutivos y los equipos de finanzas, productos, asuntos legales, recursos humanos, etc., deben trabajar juntos. 

Con tantas relaciones para administrar, los flujos de trabajo con plantillas son muy importantes. Las plantillas brindan a las partes interesadas un plan sobre cómo trabajar juntas, así, en lugar de tener conversaciones interminables, se pueden hacer planes y tomar medidas rápidamente. En Asana, utilizamos flujos de trabajo predefinidos para agilizar nuestros procesos de planificación operativa, desde la planificación anual hasta las reuniones de planificación de negocios. 

¿Qué es la planificación operativa?

Este proceso consiste en organizar cómo tu empresa colabora para tomar decisiones estratégicas. Es similar a la gestión de proyectos, excepto que, en lugar de centrarte en un solo proyecto, defines el camino que debe seguir toda la empresa. El objetivo de la planificación operativa es mejorar la alineación y la claridad en todas las divisiones de la empresa para que los líderes puedan trabajar juntos y tomar decisiones, y el resto de la organización pueda comprender esas decisiones y tomar las medidas necesarias basándose en ellas. 

Por ejemplo, la planificación operativa implica lo siguiente: 

• Gestión de la cadencia de informes para KPI empresariales (indicadores clave de rendimiento)

• Organización de revisiones mensuales y trimestrales de negocios

• Planificación anual

• Gestión de proyectos para iniciativas estratégicas

¿Qué es una plantilla para planes operativos? 

Es un flujo de trabajo prediseñado para cualquier proceso esencial de planificación operativa, como la planificación anual o las revisiones trimestrales de negocios. La plantilla establece cada paso del proceso, para que las partes interesadas sepan exactamente cómo colaborar entre sí. Por ejemplo, si creas una plantilla de planificación anual, ya no tienes que empezar de cero en cada nuevo ciclo de planificación. Simplemente puedes copiar la plantilla y seguir un flujo de trabajo predefinido.

¿Por qué debo usar una plantilla digital?

Dado que la planificación operativa involucra a muchas partes interesadas, es común encontrarse con obstáculos como cadenas de emails largas y confusas, demasiadas reuniones e información que se pierde en el caos. Hay muchas tareas que se deben supervisar y las herramientas estáticas como el email y Documentos de Google a menudo aumentan la confusión. 

Usar una plataforma de gestión del trabajo resuelve estos problemas al centralizar el proceso de planificación estratégica en un solo lugar. De esta manera, todos tienen una única fuente de referencias para comunicarse, compartir actualizaciones y hacer planes en tiempo real. 

A continuación, descubre qué puedes hacer al usar una plantilla digital para tus planes operativos:

• Crea un único sistema de registros para el trabajo de planificación operativa. 

• Centraliza las conversaciones con las partes interesadas en un solo lugar, para que no se pierda información.

• Comparte informes de estado con las partes interesadas sin programar reuniones adicionales.

• Visualiza informes y gráficos del proyecto para saber rápidamente cómo progresan las iniciativas. 

• Automatiza los flujos de trabajo operativos para que los equipos puedan dedicar menos tiempo a coordinar el trabajo y más a las iniciativas de alto impacto.

• Actualiza fácilmente los programas, las tareas y los responsables del proyecto a medida que cambian las circunstancias.

• Usa los formularios para estandarizar cómo los equipos comparten información. 

• Cambia entre las vistas del proyecto para visualizar los flujos de trabajo operativos de diferentes maneras. Estas incluyen las listas de tareas, los diagramas de Gantt, los calendarios o los tableros Kanban. 

Tipos de plantillas de planificación operativa

Al crear plantillas de planificación operativa, lo mejor es centrarse en un solo caso de uso a la vez. A continuación, explora dos casos de uso específicos que utilizamos en Asana, junto con los elementos clave de cada uno.

Plantilla de planificación anual

Al simplificar las tareas y automatizar el trabajo repetitivo, podemos centrarnos en la planificación, la colaboración y la resolución creativa de problemas. Ya no es necesario centrarnos en el trabajo rutinario de coordinar la planificación, y tenemos más tiempo para colaborar y pensar de manera creativa.”

La planificación anual es un proceso muy interdisciplinario. Incluye objetivos de la empresa descendentes y planes de equipos y departamentos ascendentes. Y todos ocurren al mismo tiempo. En Asana, el equipo de planificación estratégica usa flujos de trabajo predefinidos para agilizar el proceso de planificación, compartir información entre los equipos y ayudar a que todo se combine en un plan coherente e integrado. A continuación te mostramos cómo hacerlo.

1. Crea un único sistema de registro para todas las tareas de planificación anual. Durante la planificación anual, debes coordinar las tareas entre muchos equipos diferentes. Asegúrate de que nada se pierda al centralizar todo en un proyecto, para saber de qué es responsable cada equipo y para cuándo. 

2. Define cada etapa de la planificación anual. En Asana, dividimos el proceso de planificación anual en etapas, cada una con un objetivo específico y un plazo. Al crear la plantilla, dedica una sección en la parte superior para definir cada etapa de la planificación anual, e incluye el objetivo de la etapa y cuándo ocurre. Al definir claramente qué deseas lograr y para cuándo, las partes interesadas pueden entender cómo sus tareas de planificación anuales específicas se relacionan con el proceso general. 

3. Crea secciones para cada departamento o equipo. Organiza las tareas de cada equipo en una sola sección, para que puedan ver fácilmente cuáles son sus responsabilidades durante el ciclo de planificación anual. 

4. Usa etiquetas personalizadas para agregar información adicional. En Asana, usamos etiquetas personalizadas para visualizar detalles importantes sobre cada tarea. Por ejemplo, usamos etiquetas para identificar qué equipo es responsable de una tarea, a qué flujo de trabajo de planificación pertenece, si se trata de un entregable concreto o una decisión que se debe tomar, y si se requiere una reunión. 

5. Identifica los hitos clave de tu plan. Define hitos para identificar puntos de verificación importantes a lo largo del proceso de planificación anual. Así será más fácil para los equipos comprender cuáles son sus objetivos y cómo se relacionan con la hoja de ruta de planificación general. 

Una vez que hayas creado tu plan anual, compártelo y haz un seguimiento con la función Objetivos de Asana. Los objetivos son una herramienta para toda la organización que permite establecer, monitorear y comunicar los objetivos.

Plantilla para reuniones de planificación de negocios

Alinear a los líderes de nuestra organización de los equipos de ventas, marketing, tecnología de negocios, operaciones de personas, éxito del cliente y estrategia de negocios es fundamental para garantizar la claridad y la colaboración interdisciplinaria. Pero, también puede ser extremadamente costoso si no se hace de manera efectiva y eficiente.”

Los líderes de negocios deben mantenerse alineados. Una forma de mantener a los ejecutivos informados es mediante reuniones periódicas de planificación empresarial, donde los líderes pueden compartir actualizaciones, alinearse en las acciones y crear planes. 

En Asana, creamos un flujo de trabajo estandarizado para agilizar las reuniones de planificación empresarial y asegurarnos de aprovechar el tiempo de reunión de la manera más eficiente posible. Gracias a este flujo de trabajo, ya no resulta difícil identificar y priorizar los temas correctos. Los organizadores tienen tiempo suficiente, y los asistentes a las reuniones pueden centrarse en lo más importante para el negocio, no solo en lo urgente. Así es cómo lo logras.

1. Crea una fuente única de referencias para la planificación y el seguimiento de reuniones. Centraliza las tareas de planificación en un solo lugar, para que las partes interesadas puedan ver fácilmente qué deben hacer a continuación y quién es responsable de cada presentación. Crea una sola tarea para cada punto de la agenda y, luego, cuando finalice la reunión, agrega esa tarea a otros proyectos, por ejemplo, las notas de la reunión o acciones concretas, sin duplicar el trabajo. 

2. Usa secciones para organizar la información. Haz que las tareas sean más fáciles de encontrar al agruparlas en secciones, como los próximos temas, las presentaciones de nuevos temas y las agendas de las reuniones. 

3. Envía formularios con los nuevos temas que quieres abordar. Crea un formulario de solicitud de temas para estandarizar cómo se agregan los nuevos temas de la agenda. Con los formularios te aseguras de tener toda la información necesaria para planificar sobre qué se hablará, como una breve descripción del tema de la agenda, los objetivos para la charla, el moderador o líder de la reunión y el tiempo necesario.

4. Crea etiquetas personalizadas para ver la información clave de un vistazo. Agrega etiquetas personalizadas para obtener una vista rápida de la categoría y el estado de cada tarea. Por ejemplo, usa etiquetas personalizadas para saber si los elementos de la agenda se resolvieron o siguen abiertos. 

Funciones e integraciones recomendadas

A medida que crees plantillas para la planificación operativa, personaliza los flujos de trabajo de tu equipo con estas funciones e integraciones de aplicaciones. 

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Agregar tareas a varios proyectos. El trabajo, por naturaleza, es interdisciplinario. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Y si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en múltiples proyectos. Esto no solo reduce el trabajo duplicado y aumenta la visibilidad entre equipos, también permite al equipo ver las tareas en contexto, saber quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

• Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites sin salir de Teams. Relaciona fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que abrir un navegador.

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación para que puedas leerla y encontrarla en las búsquedas. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

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