El progreso del proyecto y las actualizaciones de estado

Resumen

La sección de Progreso del proyecto te aporta una vista en profundidad del estado de cualquier proyecto con el que trabajes. Con los informes de estado es mucho más fácil crear actualizaciones de estado viables, repetibles y enriquecidas, y también lo es compartirlas con otros involucrados clave.

resumen del progreso

Captura de progreso del proyecto

Cuando hagas clic en la pestaña Progreso de tu proyecto, verás una captura del estado actual de avance de tu proyecto.

estado del progreso

Desde la vista de Progreso, puedes hacer lo siguiente:

  1. Controlar si el proyecto está En curso, En riesgo o Con retraso.
  2. Ver la cantidad de tareas Finalizadas, Sin finalizar o Atrasadas.
  3. Configurar el recordatorio de estados.
  4. Actualizar el estado del proyecto.
  5. Ver o cambiar el encargado del proyectoencargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee más o ver o cambiar la fecha de entrega del proyecto o el rango de fechas.
  6. Ver la actualización de estadoestado Es una manera de actualizar a los miembros de un proyecto sobre el progreso del proyecto. El estado incluye un color (rojo, amarillo, verde) y un breve resumen. Lee más más reciente.

Resumen sobre los Logros, los Portafolios y los Campos personalizados

Desde la pestaña Progreso también puedes ver los Logros, los Portafolios y los Campos personalizados asociados con tu proyecto.

resumen de logros

Desde la vista Progreso puedes hacer lo siguiente:

  1. Ver o agregar un Logro nuevo con el ícono del signo +.
  2. Ver los Portafolios asociados con el proyecto.
  3. Ver cualquier Campo personalizado asociado con el proyecto.

Solamente se mostrarán los Portafolios a los que tengas acceso. Los Portafolios están disponibles para todos los usuarios de los planes Business.

Resumen sobre análisis y actualizaciones de estado recientes

En la pestaña Progreso puedes ver rápidamente el historial de actualizaciones de estado con el diagrama de puntos.

Con el gráfico burn-up (de trabajos terminados de un proyecto) puedes ver las tareas que se finalizaron comparadas con las tareas sin finalizar a lo largo del tiempo. Aporta una representación visual de la evolución del proyecto.

resumen del análisis

Desde la pestaña Progreso puedes hacer lo siguiente:

  1. Ver las actualizaciones de estado recientes en el diagrama de puntos.
  2. Ver el gráfico Burn-up (de trabajos terminados de un proyecto) en el que aparecen las tareas que se finalizaron comparadas con las sin finalizar a lo largo del tiempo.

Cómo crear una actualización de estado

Cualquier miembro del proyecto puede configurar un estado para informar a otros miembrosmiembros Un miembro puede ser un miembro de la organización, un miembro del proyecto o un miembro del equipo. Lee más acerca del progreso de ese proyecto.

La estructura de bloques como plantilla te permite incorporar el trabajo real que se hace en Asana con contexto narrado para explicar el estado de ese trabajo.

Crea tu actualización de estado

creación de actualización de estado

Para crear una actualización de estado nueva:

  1. haz clic en el ícono para Actualizar estado en la vista de Progreso de tu proyecto.

La posibilidad de agregar campos personalizados en tu actualización de estado es una función del plan Business.

pantalla de actualización de estado

Desde la ventana de actualización de estado puedes hacer lo siguiente:

  1. Agregar un título.
  2. Completar los detalles de tu actualización de estado; incluidos el progreso, el nombre, el responsable y las fechas del proyecto.
  3. Elegir qué campos personalizados se deberían incluir en la actualización.
  4. Agregar una sección nueva.
  5. Incluir un resumen.
  6. Determinar los próximos pasos.
  7. Trazar los principales logros desde la última actuación.
  8. Arrastrar los puntos destacados hasta tu actualización para poder contar tu historia.
  9. Cuando hayas ingresado una actualización, deberás hacer clic en el botón azul para Publicar.

Ten en cuenta que para poder publicar una actualización de estado, antes debes haber seleccionado un estado para el proyecto: En curso, En riesgo o Retrasado.

Destaca tu actualización de estado

Puedes arrastrar y soltar lo que quieras destacar, como los logros alcanzados o las tareas atrasadas, dentro de tu actualización de estado para poder narrar tu historia. Al destacar estos elementos obtienes detalles visuales de los logros recientes o de los bloqueos potenciales para tu equipo.

Una vez que hayas agregado lo que quieres destacar y que hayas publicado tu estado, Asana recordará el orden y la estructura del bloque para futuras actualizaciones.

orden de los elementos a destacar

También puedes reordenar tus secciones Resumen, Qué logramos y Próximos pasos si las arrastras y las sueltas a tu gusto.

Cómo agregar gráficos a una actualización de estado

Puedes agregar gráficos a las actualizaciones de estado para ver una representación gráfica del trabajo que se lleva a cabo.

gráficos

Recordatorios de actualización del estado

El encargado de cada proyecto recibirá una tarea semanal cada jueves para actualizar el estado de su proyecto el viernes. Si eres el encargado del proyecto y no deseas recibir estos recordatorios, puedes desactivarlos.

desactivar los recordatorios de actualización de estado

Para desactivar los recordatorios de actualización de estado:

  1. ve a la vista de Progreso;
  2. haz clic en la opción Recordarme actualizar el estado cada viernes.

Las actualizaciones de estado aparecerán en la vista de Progreso y en la vista de Conversaciones del proyecto.

Imprimir o eliminar una actualización de estado

eliminar estado

Para imprimir o eliminar una actualización de estado:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra junto a la actualización del estado;
  2. haz clic en Imprimir actualización de estado o Eliminar actualización de estado.

Solamente puedes eliminar tus propios estados de proyecto, no los publicados por otras personas.

Una nota sobre las capturas de pantalla

El objetivo de las actualizaciones de estado es capturar el estado de un proyecto en un momento dado. Esos datos se muestran congelados como se encuentran al momento de la publicación. Se incluyen elementos como el nombre del proyecto, los campos personalizados, los nombres de las tareas, las fechas de entrega y los responsables.

Significa que si el nombre o la fecha de entrega de una tarea cambian después de la publicación, el aspecto de esa tarea en la actualización permanecerá igual para que puedas mirar hacia atrás en el tiempo y ver el relato completo del estado de un proyecto en un momento específico.

Privacidad

Quienquiera que sea agregado como colaborador en una actualización de estado podrá ver todo el contenido del informe, incluso aunque no tenga acceso al proyecto.

Significa que podrá ver cualquiera de los detalles o texto de la tarea que estén incluidos en el informe. Sin embargo, si hace clic en una tarea, logro, etc., que son parte de un proyecto al que no tiene acceso verá la página de solicitud de acceso y no podrá ingresar a donde se encuentran los datos.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.