6 pasos para que los líderes de operaciones creen un mejor plan anual
Un plan anual efectivo es fundamental para mantener a tus equipos, departamentos y empresa unidos, trabajando hacia los mismos objetivos.
Como líder de operaciones, supervisas cómo tu organización gestiona su negocio. Al revisar el desempeño de tu empresa en el último año, tú y tus equipos de operaciones pueden identificar qué estrategias funcionaron y cuáles no para crear un plan anual eficaz diseñado para maximizar el impacto de cada departamento.
A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber para crear un plan anual exitoso.
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Los planes anuales fomentan la claridad y la responsabilidad
La planificación anual le brinda a tu empresa una hoja de ruta o plantilla necesaria para el próximo año. El 75 % de las empresas exitosas tienen un sistema formal y preestablecido para informar y gestionar su estrategia. Crea una conexión entre los objetivos y el trabajo de tus empleados, lo que les facilita generar resultados basados en resultados y maximizar el impacto de sus equipos.
Con un plan anual, los departamentos pueden comenzar el año con una sólida comprensión de la visión general y de cómo su trabajo contribuye a los objetivos más amplios de la empresa. Sin un plan general, puede ser difícil entender cómo un proyecto o iniciativa específicos hacen avanzar al negocio.
Los objetivos claros establecen puntos de referencia para el progreso del proyecto
Tu plan anual no debe ser un objetivo que estableces y luego olvidas. Por el contrario, debes verificar periódicamente el progreso del proyecto en relación con tu plan anual para que puedas ver cómo les está yendo a tus equipos. Hacer esto durante todo el año no solo te dará una idea de cómo tus equipos están avanzando hacia sus objetivos generales, sino que también puede ayudarte a comprender si están adelantados o retrasados, y hacer los ajustes necesarios.
Si notas que una iniciativa específica no está en curso para cumplir con los objetivos estratégicos descritos en el plan anual de tu empresa, puedes usar estos datos para redirigir y duplicar (o desinvertir) iniciativas específicas.
Establecer objetivos concretos para un período específico
Cuanto más específico sea tu objetivo, más concreto será tu plan de acción. Proporcionar objetivos detallados y específicos les da a tus empleados una comprensión clara de qué trabajo priorizar y de qué entregables son responsables.
Asegúrate de que tus objetivos también sean medibles. Los KPI y los OKR claros demuestran cómo el trabajo tangible se relaciona con los objetivos más amplios de la empresa.
6 pasos para la planificación anual de negocios
El proceso de planificación anual a menudo se lleva a cabo cerca del final del año calendario o al final del año fiscal de tu empresa. A medida que se acerca el momento de la planificación anual, ten en cuenta estos seis pasos del proceso.
1. Reflexiona sobre las estrategias anteriores y desarrolla otras nuevas
Antes de que tu empresa pueda comenzar a planificar para el próximo año, pregúntate a ti mismo, a las partes interesadas y a los equipos de operaciones: ¿Cómo nos fue con las estrategias establecidas en el plan anual del año pasado?
Independientemente de la respuesta, usa estos datos recientes para guiar tu toma de decisiones al crear tu próximo plan anual. Eso podría significar duplicar los grandes programas o iniciativas creadas el año pasado, o tomar una dirección completamente diferente.
Un plan anual bien construido tiene en cuenta la reflexión sobre lo que funcionó y lo que no, y mejora a partir de ello.
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2. Convierte las necesidades más importantes de tu empresa en objetivos
Después de reflexionar sobre el desempeño del año pasado, enfócate en las oportunidades de crecimiento y mejora más importantes. Usa esto como guía a medida que construyes objetivos para toda la empresa y el departamento.
Es útil tener un marco coherente para los objetivos en toda la empresa, para acelerar el proceso de establecimiento de objetivos y garantizar una mayor comprensión de los objetivos en todos los rincones de la organización.
El marco de objetivos exacto que utilices dependerá de tu empresa, pero algunos buenos para considerar son:
El método de objetivos y resultados clave (OKR), que ayuda a tu empresa a establecer objetivos utilizando el marco “Realizaré [objetivo] medido por [resultado clave]”.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI), que usan indicadores de tendencias y de resultados para dar seguimiento al desempeño en relación con los objetivos.
El marco de objetivos inteligentes, que ayuda a garantizar que los objetivos que establece tu organización sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada.
3. Crea un plan de acción para maximizar el impacto
El siguiente paso es crear un plan de acción para que tu empresa logre los objetivos descritos en el paso tres. El plan de acción debe incluir la lista de pasos que los equipos deben seguir para lograr sus objetivos. Piensa en un plan de acción como el mapa que usarás para llegar a tu destino final.
A partir de ahí, delega el trabajo establecido en el plan de acción a equipos y departamentos específicos. Conectar el trabajo que finalizan tus equipos de operaciones con los objetivos más amplios de la empresa hace que sea más fácil para cada equipo comprender el impacto que tiene su trabajo en el negocio.
4. Asegúrate de que el plan anual sea el plan de todos
No todos pueden participar en la creación del plan anual de tu empresa, pero todos los miembros del equipo deben sentir que su trabajo se ve y se tiene en cuenta en el plan.
A medida que se elabora el plan anual, reúnete con los líderes y empleados de toda la empresa para asegurarte de que se tengan en cuenta las diferentes perspectivas y prioridades en el producto final. Este paso es fundamental para obtener la aceptación y generar entusiasmo en toda la empresa.
No querrás estar en una posición en la que solo les digas a todos cuál es el plan anual. Quieres que todos los departamentos participen en el proceso y que se entusiasmen con los objetivos para los que trabajarán el próximo año. Considera hacer una presentación no solo para compartir el plan de la empresa y por qué es importante, sino también para describir el cronograma y cómo los departamentos lo usarán para lograr los objetivos de la empresa.
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5. Ejecuta tu estrategia, supervisa las métricas y realiza los ajustes necesarios
En este punto, el plan anual de tu organización está finalizado, pero nada es definitivo. A medida que avanza el año, asegúrate de supervisar continuamente las métricas de éxito y los KPI. Si los resultados de tus estrategias no se comportan como esperabas, es importante que hagas los ajustes necesarios para que tu empresa aún pueda alcanzar los objetivos descritos en tu plan anual.
6. Repite el proceso para el próximo año
Al final del año, es hora de comenzar el proceso de nuevo. Alinea tu plan estratégico, revisa los resultados del año pasado y crea otro plan para alcanzar esos objetivos de negocios.
¿Qué incluye un buen plan anual?
Los planes anuales efectivos deben contener componentes que son esenciales para finalizar el trabajo descrito en el plan en sí, y el contexto de por qué este plan será efectivo. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de componentes que encontrarías en un plan anual:
Informes del rendimiento del año anterior: el plan anual de tu empresa para el próximo año debe basarse en los datos del rendimiento del año anterior. Esto proporciona contexto a tus equipos sobre lo que son capaces de hacer en un año calendario.
Estimaciones presupuestarias: un KPI común que los inversores controlan es el retorno sobre la inversión (ROI). Saber cuánto dinero gastan los diferentes equipos hace que sea más fácil para tu organización calcular el ROI y ajustar las estrategias. Proporcionar estimaciones presupuestarias también brinda a los departamentos el contexto que necesitan para la cantidad de recursos que tienen a disposición para el año.
Objetivos claros y específicos: los planes anuales deben usar el marco de objetivos SMART para que tu empresa pueda medir fácilmente el progreso e informar al respecto más adelante.
Hitos importantes: tu empresa puede realizar mucho trabajo en un año, pero para hacerlo, cada departamento debe saber cómo le está yendo. Los hitos funcionan como puntos de verificación, brindan a los equipos y departamentos una sensación de dirección y una idea de cómo avanzan con respecto a los objetivos anuales.
Márgenes de proyectos y planes de contingencia: siempre surgen imprevistos y es mejor estar preparado que ser tomado por sorpresa. Desarrolla un plan de contingencia sobre cómo tu organización volverá a ponerse en marcha en caso de un obstáculo inesperado. También reserva algunos recursos, como una pequeña parte del presupuesto de tu empresa, para cubrir gastos inesperados.
Prepárate para el próximo año
Después de un año de arduo trabajo, es hora de reflexionar y planificar más cosas geniales para el futuro. Si bien la planificación anual requiere tiempo, colaboración y una estrategia bien pensada, el esfuerzo se refleja en el éxito de tu empresa.
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¿Aún tienes dudas? Tenemos las respuestas.
¿Qué es la planificación anual?
La planificación anual es el acto de desarrollar una estrategia para el próximo año en función de los aprendizajes del desempeño del año actual. Esto brinda una oportunidad para que tus equipos de operaciones repitan la estrategia del año pasado e incorporen esos aprendizajes en tus próximos planes.
En esencia, tu plan anual debe contener:
Los objetivos que tu empresa necesita alcanzar
Una estrategia sobre cómo tu organización alcanzará esos objetivos
Tácticas claras sobre en qué trabajará cada departamento
Cualquier hito importante que sea un punto de referencia para el progreso
¿Cuál es la diferencia entre la planificación anual y la planificación estratégica?
La planificación estratégica y la planificación anual son métodos importantes de planificación de negocios que ayudan a establecer la estrategia de tu equipo para el futuro. Sin embargo, la escala de estas estrategias de planificación es diferente.
La planificación estratégica es la estrategia a largo plazo para tu empresa. Incluye una hoja de ruta básica de cómo debe desarrollarse el negocio en un plazo de tres a cinco años. Utilizarás tu proceso de planificación estratégica para informar tu plan anual.
La planificación anual representa todos los objetivos y estrategias que deseas que logre tu empresa, de manera similar a un objetivo estratégico. La principal diferencia es que un plan anual solo abarca un año calendario, en lugar de varios años. Si lo piensas como un pastel, la planificación anual es solo una rebanada del pastel más grande del plan estratégico.
¿Cuándo deben comenzar los equipos de operaciones a planificar el año?
Comienza el proceso de planificación anual durante el cuarto trimestre, para que puedas comenzar el primer día del primer trimestre con el plan listo. Si eso no es posible, haz tu planificación anual lo más cerca posible del comienzo del nuevo año.
Planificar con anticipación tiene dos beneficios. En primer lugar, superarás la crisis de fin de año y evitarás el estrés que tradicionalmente viene con el fin de año. Además, si ejecutas un proceso de planificación anual eficiente con tu equipo de liderazgo, tus equipos de operaciones seguirán siendo libres de ejecutar proyectos de alto impacto durante el cuarto trimestre.
