Plantilla de planificación anual

La planificación anual es esencial para desarrollar una estrategia clara y garantizar que la empresa, los departamentos y todos los equipos individuales estén alineados. Si bien la planificación anual se realiza todos los años, puede ser un proceso un tanto caótico, ya que involucra a muchas partes interesadas, plazos y decisiones que se deben tomar.

Una plantilla de planificación anual te ayuda a optimizar este proceso, para que puedas centrarte en desarrollar una estrategia efectiva en lugar de perder el tiempo haciendo malabarismos con diferentes tareas de planificación.

¿Qué es la planificación anual?

La planificación anual es cuando los líderes establecen la estrategia del equipo para el año siguiente, incluidos los principales objetivos que desean lograr como equipo. Durante la planificación anual, los líderes establecen los objetivos que desean alcanzar al final del año y desarrollan una hoja de ruta para llegar allí. También se alinean las iniciativas del equipo y del departamento con la estrategia general de la empresa, para que todos en la organización avancen en la misma dirección.

¿Qué es una plantilla de planificación anual? 

Una plantilla de planificación anual es una guía reutilizable en la que se detalla cada paso del proceso de planificación anual. Ayuda a que la planificación sea más clara al describir exactamente lo que debe hacerse y cuándo debe realizarse para elaborar un plan de negocios exitoso. Por ejemplo, tu plantilla puede incluir un cronograma para las sesiones estratégicas, el envío de presupuestos y las solicitudes de personal, el cumplimiento de los objetivos del departamento y más.

Una buena plantilla de planificación anual también debe brindar espacio para documentar los objetivos corporativos, departamentales y de equipos, de modo que los objetivos que la empresa desea alcanzar se tengan presente durante todo el proceso de planificación anual. Con un plan de acción estandarizado y una mayor visibilidad de los objetivos generales, puedes asegurarte de que la empresa esté alineada de principio a fin.

Las ventajas de una plantilla digital de planificación anual

La planificación anual se suele realizar en los niveles más altos de la organización y no siempre se comunica de manera eficaz a todos los empleados. Según nuestra investigación, solo el 16 % de los trabajadores del conocimiento manifiestan que su empresa es eficaz a la hora de establecer y comunicar sus objetivos, y solo el 26 % de los trabajadores afirman que comprenden claramente cómo su trabajo individual contribuye a esos objetivos de la empresa. 

Una plantilla de planificación anual digital cierra esta brecha de comunicación al establecer y realizar un seguimiento de los objetivos anuales sin salir del flujo de trabajo. En lugar de acumular polvo en una hoja de cálculo, los objetivos de tu equipo y de la empresa se encuentran junto al trabajo que se debe realizar para alcanzarlos. De esa manera, la planificación anual no es solo algo que sucede a nivel ejecutivo. Es un ejercicio que ayuda a todos, desde el CEO hasta el pasante de verano, a establecer objetivos medibles para su trabajo, alineados con las metas de otros equipos y de la empresa. 

Al consolidar tu proceso de planificación anual en una plataforma de gestión del trabajo, puedes lograr lo siguiente: 

• Estandarizar el proceso de planificación estratégica en todos los departamentos y equipos.

• Crear un único sistema de registros para el proceso de planificación anual, para que todos estén alineado. 

• Garantizar que los departamentos y equipos tengan presente las prioridades de la empresa al momento de establecer sus propios objetivos anuales para el próximo año.

• Establecer un cronograma concreto para el proceso de planificación anual.

• Asignar tareas con fechas de entrega específicas, para que todos sepan exactamente quién es responsable de qué y para cuándo deberá realizarlo.

• Cambia entre las vistas del proyecto para visualizar tu plan de negocios anual de diferentes maneras: como una lista estándar, un diagrama de Gantt, un calendario o un tablero Kanban.

Cómo crear una plantilla de planificación anual

Cada empresa tiene su propio proceso de planificación anual. Para crear tu propia plantilla personalizada, pregúntate lo siguiente: 

• ¿Quién participará en el proceso de planificación anual? 

• ¿Cuáles son las principales decisiones que debes tomar y los pasos que debes seguir? 

• ¿Quién tomará esas decisiones? 

• ¿En qué orden se deben tomar esas decisiones? 

Luego, usa esas preguntas para crear un cronograma aproximado. Al crear tu plantilla de planificación anual, ten en cuenta estas mejores prácticas: 

• Usa secciones para organizar las tareas. Mantén los pasos de planificación anual organizados al agruparlos en diferentes secciones, como la planificación de la empresa, la planificación del departamento y las solicitudes de personal. 

• Crea etiquetas personalizadas para visualizar las etapas clave. La planificación anual a menudo ocurre en etapas, como la planificación previa y la elaboración de estrategias, la definición de objetivos y la asignación de recursos para lograr esas metas. Las etiquetas personalizadas codificadas por colores ayudan a visualizar el lugar de cada tarea dentro de cada etapa de planificación anual.

• Indica qué equipo es el responsable de cada tarea. Durante la planificación anual, es importante saber quién es responsable de cada paso del proceso. Etiqueta cada tarea con su equipo correspondiente, como el equipo de planificación empresarial, de finanzas o de recursos humanos. 

• Incluye los objetivos de tu equipo y de toda la empresa. Para que la planificación anual sea eficaz, debes tener visibilidad en todo momento de los objetivos generales de la empresa. Incluye una sección en tu plantilla para la definición y el seguimiento de los objetivos corporativos, departamentales y de equipo para asegurarte de que todas las áreas de la empresa estén alineadas. 

Funciones integradas

• Vista de cronograma. La vista de cronograma permite visualizar proyectos como un diagrama de Gantt con todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también se muestran las dependencias. Con la vista de cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando visualizas todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos con las dependencias antes de que surjan. Así, podrás cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Hitos. Los hitos representan puntos de verificación importantes del proyecto. Al definir hitos a lo largo del proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto. 

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación para que puedas leerla y encontrarla en las búsquedas. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites sin salir de Teams. Relaciona fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que abrir un navegador.

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

Preguntas frecuentes