PR-Plan-Vorlage

Ziel Ihrer PR-Bemühungen ist es, bei Ihrer Zielgruppe ein Bewusstsein und Vertrauen in Ihre Marke zu schaffen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre PR einheitlich und strukturiert durchführen und Ihren Kunden gegenüber nicht unorganisiert oder gar chaotisch wirken. Doch wie können Sie in großen Unternehmen für Einheitlichkeit sorgen, wenn doch jeder weiß, dass zu viele Köche den Brei verderben? Die Antwort ist ganz einfach: Indem Sie einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Ihren PR-Planungsprozess erstellen, nämlich eine PR-Plan-Vorlage.

Was ist eine PR-Plan-Vorlage?

Eine PR-Plan-Vorlage ist eine wiederverwendbare Vorlage für Ihre PR-Planung. Diese Vorlage dient als Schritt-für-Schritt-Anleitung und stellt sicher, dass jede Person in Ihrem Team einen PR-Plan erstellen kann, bei dem kein Detail übersehen wird.

Betrachten Sie Ihre PR-Plan-Vorlage als Maßnahmenplan für sämtliche Aspekte einer erfolgreichen PR-Kampagne. Wenn Sie Ihren PR-Plan in Form einer Vorlage erstellen, wird dadurch sichergestellt, dass auch Ihre Pläne für die Zusammenarbeit mit Medien alle wichtigen Details umfassen, zum Beispiel das Festlegen von Embargos, die Verleger und Journalisten, mit denen Sie zusammenarbeiten, und vieles mehr.

Welche Vorteile bietet eine PR-Plan-Vorlage?

PR findet in der Regel funktionsübergreifend statt. Auch wenn Sie als PR-verantwortliche Person für die Medienarbeit und die Erstellung eines Kommunikationsplans verantwortlich sind, werden Sie sich in der Regel auch auf die Unterstützung anderer Teams verlassen. Dies umfasst zum Beispiel die Abstimmung mit den Verantwortlichen für die Marketingstrategie oder Content-Marketing-Teams als Teil Ihrer PR-Kampagnen. Vielleicht müssen Sie sich auch mit Ihrem Produktteam abstimmen, wenn es um bestimmte technische Anforderungen geht. Egal für welche Art von Unternehmen Sie arbeiten: PR ist nichts, was man im Alleingang erledigt.

Bei den einzelnen Schritten im PR-Prozess gibt es oft viel zu beachten. Zum Beispiel sollten Sie die Rechtsabteilung alle Pressemitteilungen vor deren Veröffentlichung sichten lassen oder vielleicht wollen Sie die Inhalte mit einem Embargo bis 06:00 Uhr am darauffolgenden Tag belegen. Wenn Sie all diese kleinen, aber wichtigen Details an einem zentralen Ort nachverfolgen können, sinkt die Chance, dass diese Schritte unter den Teppich fallen – und das unabhängig davon, wer die PR-Kampagne gerade betreut.

Aus diesem Grund brauchen Sie einen soliden Prozess, auf den Sie sich verlassen können. Wenn Sie eine Vorlage für Ihre PR-Planung verwenden, können Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit besser koordinieren und dafür sorgen, dass keine Details außen vor bleiben. Wenn Sie Ihre PR-Plan-Vorlage in einer Work-Management-Plattform erstellen, können Sie diese direkt mit der Arbeit Ihres Teams verknüpfen und erhalten eine klare Übersicht über alle laufenden Vorgänge. Auf diese Weise sehen Sie deutlich, wenn Arbeitsschritte übersehen wurden.

Was gehört in Ihre PR-Plan-Vorlage?

Ihre PR-Plan-Vorlage sollte die spezifischen Anforderungen Ihres Teams umfassen. Wenn Sie eine solche Vorlage erstellen, beginnen Sie mit den folgenden Abschnitten und passen Sie die Vorlage anschließend an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams an.

• Ressourcen: Dazu gehören bisher eingeholte Informationen über Ihre Zielgruppe, Marktforschung und Ihre PR-Strategie. Dies ist auf zwei Arten nützlich: Sie erhalten schnellen Zugriff auf Dokumente, die Sie für Ihre PR-Kampagne brauchen werden, und es zeigt, wie Ihr Plan sich in die übergeordneten PR-Ziele und -Vorhaben einordnen lässt.

• Verantwortliche Person: Weisen Sie bestimmte Abschnitte und Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zu, damit Stakeholder genau wissen, wer für welchen Arbeitsschritt verantwortlich ist. So können Stakeholder Fragen an die richtigen Personen stellen und kommen schneller an Antworten.

• Medienkanäle: Führen Sie hier die Plattformen auf, mit denen Sie im Rahmen Ihrer Kampagne zusammenarbeiten. Dazu gehören wahrscheinlich traditionelle Medien, doch Sie können auch ausgefallener werden: Sie leiten eine Social-Media-Kampagne? Werben Sie mit Influencern. Sie arbeiten mit externen Marketing-Kommunikationsteams? Auch diese sollten Sie in diesem Abschnitt aufnehmen. 

• Berichterstattung: Der letzte Teil Ihrer PR-Plan-Vorlage sollte zeigen, wie Sie den Erfolg messen werden. Seien Sie dabei spezifisch. Geht es Ihnen um Rankings, Auszeichnungen oder kurzfristige Umsatzsteigerungen? Jedes Ziel ist anders und erfordert daher auch eine andere Art der Berichterstattung.

So verwenden Sie eine PR-Plan-Vorlage

Ihre PR-Plan-Vorlage ist mehr als nur eine grobe Orientierung: Es handelt sich um ein lebendiges Dokument, mit dem sichergestellt wird, dass Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit keine schwerwiegenden Fehler begeht. Die wichtigste Funktion Ihrer Vorlage ist also, als eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den PR-Prozess Ihres Unternehmens zu fungieren.

Je nach Ihrer individuellen Situation könnte diese Anleitung zum Beispiel die folgenden Schritte umfassen:

• Kontaktaufnahme zu Kunden vor der Veröffentlichung, um Angebote zu bestätigen.

• Abstimmung mit der Rechtsabteilung oder der Geschäftsleitung, wenn erforderlich.

• Kontaktaufnahme mit Journalisten für Beiträge in den Medien.

• Koordinierung eines Medienembargos für alle Nachrichten, damit Informationen zum passenden Zeitpunkt veröffentlicht werden.

• Verwendung einer Vorlage für Pressemitteilungen, um wichtige Botschaften für neue Ankündigungen zu erstellen.

• Gegebenenfalls die Erstellung eines auf die Minute genau abgestimmten Zeitplans für die Veröffentlichung, damit die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Personen geteilt werden.

• Weiterleitung eventueller Rückfragen nach größeren Ankündigungen an die zuständigen Führungskräfte.

• Erfassen von Kennzahlen, um den allgemeinen Erfolg einer Kampagne zu messen. 

Egal ob PR für Sie noch Neuland ist oder Sie bereits umfassende Erfahrungen gesammelt haben: Eine PR-Plan-Vorlage hilft Ihnen dabei, jedes Mal die bestmögliche PR-Kampagne zu erstellen.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der all Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, all Ihre Ziele termingerecht umzusetzen. 

• Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit der jeweiligen Arbeit verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich ist. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, zu sehen, worauf sie hinarbeiten. Leider sind die Zielvorgaben und die zugrundeliegende Arbeit in vielen Unternehmen immer noch voneinander getrennt, doch indem Sie Ihre Team- und Unternehmensziele mit der damit verbundenen Arbeit verknüpfen, verschaffen Sie Ihren Teammitgliedern einen Echtzeit-Einblick darin, wie ihre Arbeit zum Erfolg des gesamten Teams – und Unternehmens – beiträgt. So erhalten Teams eine bessere Entscheidungsgrundlage und sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensmission zuträglich sind, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

Empfohlene Apps

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Canva. Mit der Integration von Canva für Asana können Sie atemberaubende Canva-Designs mühelos einbetten und Ihre Asana-Projekte so zum Leben erwecken. Von Präsentationen über Social-Media-Assets und Wireframes bis hin zu Videos erlaubt Ihnen die Canva-Integration, all Ihre Ideen und Designs an einem Ort zu sammeln, damit Sie nahtlos kommunizieren und zusammenarbeiten können.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Box. Hängen Sie mit der Box-Dateiauswahl, die im Aufgabenfenster von Asana eingebettet ist, Dateien direkt an Aufgaben in Asana an.

FAQs