Vorlage für Projekt-Nachbesprechungen

Nach einem erfolgreichen Projekt beginnen viele Teams direkt mit der nächsten Aufgabe, ohne darüber nachzudenken, was funktioniert hat und was nicht. Ohne einen strukturierten Nachbesprechungsprozess gehen Aktionspunkte verloren, Kennzahlen werden nicht überprüft und Stakeholder erhalten nie eine vollständige Zusammenfassung. Das lässt das Projektteam raten, wie es das nächste Projekt angehen soll.

Eine Vorlage für eine Projektbesprechung gibt Ihrem Team eine Schritt-für-Schritt-Tagesordnung für die Überprüfung der Projektergebnisse. Sie können gewonnene Erkenntnisse protokollieren, Verantwortliche für Verbesserungen zuweisen und eine Vorlage für Projektberichte in Echtzeit mit allen Beteiligten teilen. Diese Vorlage verwandelt ein abgeschlossenes Projekt in ein Sprungbrett für kontinuierliche Verbesserungen.

Wer profitiert von Vorlagen für Projekt-Nachbesprechungen?

Bei Asana verwendete ein Projektteam nach dem Start einer Marketingkampagne eine einfache Vorlage für eine Projekt-Nachbesprechung. Durch die Erfassung von Erfolgen und Herausforderungen an einem Ort konnten sie wiederholte Fehler um die Hälfte reduzieren und drei neue Workflows identifizieren, um das nächste Mal effizienter zu arbeiten.

Projektmanager

Projektmanager führen strukturierte Meetings zur Nachbesprechung mit einer klar definierten Tagesordnung durch. Sie verfolgen Ziele, Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse und verwandeln Feedback in Aktionspunkte für das nächste Projekt.

Teammitglieder

Teammitglieder geben Feedback zur Zusammenarbeit und zur Ausgewogenheit der Arbeitsbelastung. Ihre Analytik wird in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen umgewandelt, was beweist, dass ihr Input zu echten Verbesserungen führt.

Marketingteams überprüfen Kampagnenmetriken, Operations-Teams bewerten die Logistik und gemeinnützige Organisationen fassen Fundraising-Events zusammen. Die kostenlose Vorlage für Projektbesprechungen von Asana passt sich jeder Art von abgeschlossenem Projekt an.

Wichtige Beteiligte

Stakeholder sehen die Projektleistung an einem Ort. Sie überprüfen die erreichten Ziele, die erfassten Herausforderungen und die nachverfolgten Verbesserungsmöglichkeiten, was das Vertrauen in den Projektbesprechungsprozess stärkt.

Warum die Asana-Vorlage für Projektbesprechungen verwenden?

Ein Operations-Team führte den Workflow für Projektbesprechungen von Asana ein und reduzierte die Vorbereitungszeit für Retrospektiven um 40 %. Anstatt Notizen in Google Docs oder PowerPoint zu sammeln, verwendeten sie ein System, um Tagesordnungen zu erstellen, Aktionspunkte zuzuweisen und Updates zu teilen.

Mit Asana verwandelt die Vorlage für Projekt-Nachbesprechungen eine Post-Mortem-Analyse in eine lebendige Aufzeichnung. Sie können Feedback zentralisieren, gewonnene Erkenntnisse dokumentieren und Verbesserungen direkt mit bevorstehenden Workflows verknüpfen.

Zu den Vorteilen unserer Vorlage für Projekt-Nachbesprechungen gehören:

• Erfassen Sie gewonnene Erkenntnisse und weisen Sie Teammitgliedern Aktionspunkte mit Fälligkeitsdaten zu.

• Optimieren Sie den Nachbesprechungsprozess in einen wiederholbaren Workflow.

• Verfolgen Sie Kennzahlen, Meilensteine und Projektziele in einem Projekt.

• Teilen Sie eine einfache Vorlage für Projekt-Nachbesprechungen mit allen Beteiligten, um Updates zu erhalten und Projekte zu überwachen.

So verwenden Sie diese Vorlage für Projekt-Nachbesprechungen

Die Vorlage für Projekt-Nachbesprechungen organisiert den Nachbesprechungsprozess in strukturierte, schrittweise Abschnitte mit detaillierten Anweisungen. Auf der linken Seite führen Sie die Abschnitte von der Festlegung der Tagesordnung für das Meeting über die Protokollierung der gewonnenen Erkenntnisse bis hin zur Zuweisung der nächsten Schritte. Oben erfassen Felder die moderierende Person, die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und die Priorität.

So verwenden Sie diese Vorlage, um effektive Nachbesprechungen durchzuführen.

1. Fassen Sie die Projektübersicht zusammen

Beginnen Sie die Nachbesprechung mit einer Zusammenfassung des Projekts. Fügen Sie das Projekt-Briefing, die Ziele und die ursprünglichen Erwartungen in den Abschnitt „Projektübersicht“ ein. Zusammenfassungen helfen jedem Teammitglied, Stakeholder oder Moderator, von demselben Punkt aus zu beginnen.

Verwenden Sie die Felder oben, um die Verantwortung für die Zusammenfassung zuzuweisen und ein Fälligkeitsdatum festzulegen, bis zu dem die Übersicht fertig sein soll. Erfassen Sie hier die Projektkomplexität, um einen Kontext dafür zu geben, ob die Ergebnisse für die Größe und den Umfang der Initiative angemessen waren.

2. Überprüfen Sie die Zeitleiste und die Planung

Protokollieren Sie unter „Zeitleiste und Planung“, ob das Projekt wichtige Meilensteine rechtzeitig erreicht hat. Identifizieren Sie, wo der Plan gut funktioniert hat und wo Teammitglieder Anpassungen vorgenommen haben. Die Dokumentation hilft dem Team zu verstehen, wie sich die Planung auf die Ergebnisse auswirkt.

Verwenden Sie „Risikostufe“, um Verzögerungen zu kennzeichnen, die größere Probleme verursacht haben. Fügen Sie Kommentare zu Verbesserungsbereichen hinzu, damit zukünftige Projekte genauere Schätzungen erstellen können. Indem Sie die Planung als messbares Element behandeln, helfen Sie dem Projektteam, Workflows für das nächste Mal zu optimieren.

3. Analysieren Sie die Budgetleistung

Das Budget bestimmt oft, ob ein Projekt als Erfolg gewertet wird. Erfassen Sie das geplante Budget im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben im Abschnitt „Budgetanalyse“. Fügen Sie Aufgaben für unerwartete Ausgaben oder Einsparungen hinzu.

Verwenden Sie Felder wie „Stakeholder-Zufriedenheit“, um zu beurteilen, wie die Führungsebene auf das endgültige Budget reagiert hat. Heben Sie Erfolgsfaktoren wie Verhandlungen mit Anbietern oder die Ressourcenverteilung hervor, die die Kosten unter Kontrolle gehalten haben. Diese Informationen geben Ihnen Aufschluss darüber, wie Sie zukünftige Projekte planen können.

4. Bewerten Sie die Teamleistung

Erfassen Sie, wie das Projektteam während des Projekts zusammengearbeitet hat. Fügen Sie Aufgaben hinzu, die eine starke Zusammenarbeit sowie Lücken in der Kommunikation oder im Ressourcengleichgewicht hervorheben. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Feedback zur Verteilung der Arbeitsbelastung hinzuzufügen.

Verwenden Sie die Felder „Gewonnene Erkenntnisse“ und „Verbesserungsmöglichkeiten“, um dieses Feedback umsetzbar zu machen. Wenn Teammitglieder mit Übergaben zu kämpfen hatten, dokumentieren Sie dies hier und weisen Sie einen Aktionspunkt für eine klarere Verantwortlichkeit im nächsten Projekt zu.

5. Bewerten Sie Marketing und Logistik

Projekte mit öffentlichen Komponenten sind oft stark auf Marketing und Logistik angewiesen. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um die Kampagnenausführung, das Eventmanagement oder die Koordination von Anbietern zu bewerten. Erfassen Sie sowohl die Erfolge als auch die Herausforderungen, damit Sie den Prozess weiter optimieren können.

Wenn die Logistik Hindernisse geschaffen hat, weisen Sie Aktionspunkte für neue Workflows oder Automatisierung zu. Fügen Sie Erfolgsfaktoren wie effektive Kanäle oder leistungsstarke Kampagnen hinzu, um sie weiterzuentwickeln. Die Bewertung stellt sicher, dass externe Arbeit genauso genau geprüft wird wie interne Bemühungen.

6. Erfassen Sie wichtige Erkenntnisse und Aktionspunkte

Im Abschnitt „Wichtige Erkenntnisse und Aktionspunkte“ werden Diskussionen in Verantwortlichkeiten umgewandelt. Erfassen Sie gewonnene Erkenntnisse, fügen Sie Verbesserungsbereiche hinzu und weisen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten zu, damit nach dem Meeting nichts übersehen wird.

Ein Moderator sollte diesen Prozess leiten und sicherstellen, dass jeder Aktionspunkt eine verantwortliche Person hat. Verwenden Sie das Feld „Erfolgsfaktoren“, um Praktiken hervorzuheben, die es wert sind, wiederholt zu werden, wie intensive Kick-off-Meetings oder praktische Kommunikationstools.

7. Erfassen Sie Risiken, Erkenntnisse und Erfolgsfaktoren

Verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder oben, um subjektives Feedback in strukturierte Daten umzuwandeln. Erfassen Sie das „Risikoniveau“ für Einträge, die zu Herausforderungen geführt haben, protokollieren Sie „Gewonnene Erkenntnisse“, um kontinuierliche Verbesserungen zu unterstützen, und heben Sie „Erfolgsfaktoren“ hervor, die zum Projekterfolg beigetragen haben.

Die Risikobewertung macht Ihre Nachbesprechung zu mehr als nur einem Gespräch. Es wird zu einer Vorlage für Projektberichte, die Sie mit Stakeholdern teilen und für zukünftige Projekte wiederverwenden können.

8. Teilen Sie den Bericht über die Nachbesprechung

Wenn die Nachbesprechungssitzung endet, erstellen Sie einen Bericht aus der Vorlage. Filtern Sie nach Feldern wie „Verbesserungsbereiche“ oder „Zufriedenheit der Stakeholder“, um die Ergebnisse klar zu präsentieren. Exportieren Sie den Bericht in Microsoft oder Google Docs, um eine ausgefeilte Zusammenfassung zu erhalten, oder teilen Sie das Live-Projekt, damit Stakeholder Aktualisierungen in Echtzeit sehen können.

Das Teilen von Ergebnissen schließt den Kreis. Die Stakeholder sehen, wie ihr Input die Diskussion geprägt hat, und das Projektteam hat eine Aufzeichnung der Verpflichtungen, die in das nächste Projekt einfließen werden.

Asana-Funktionen, die Sie in Kombination mit Ihrer Vorlage für Projektbesprechungen verwenden können

Eine Projektbesprechung ist nur dann hilfreich, wenn das Feedback erfasst, zugewiesen und umgesetzt wird. Die Funktionen von Asana machen dies möglich, indem sie Gespräche in strukturierte Aufgaben umwandeln. Sie können gewonnene Erkenntnisse zentralisieren, Nachverfolgungen automatisieren und den Fortschritt in Richtung Verbesserungen messen. In unserer Sammlung von Funktionen finden Sie weitere Vorschläge.

KI-gestützte Smart Fields

Die KI von Asana kann helfen, das Feedback aus Nachbesprechungen in Aktionspunkte umzuwandeln. Wenn Teammitglieder beispielsweise lange Kommentare zu Kommunikationsproblemen hinterlassen, können KI-Smart Fields eine prägnante Notiz wie „Workflow für Übergaben verbessern“ erstellen und sie der richtigen verantwortlichen Person zuweisen. Dies stellt sicher, dass Feedback nicht in textlastigen Zusammenfassungen untergeht.

Formulare

Verwenden Sie Formulare, um strukturierte Informationen vor einer Nachbesprechung zu sammeln. Senden Sie ein Formular an die Stakeholder, um Informationen über ihr Budget, ihren Zeitplan und ihre Erfolgsfaktoren zu sammeln. Ihre Antworten fließen direkt in das Projekt ein, sodass der Moderator mit organisierten Daten anstatt mit verstreuten Notizen beginnt.

Zeitleistenansicht

Eine Zeitleiste hilft Teams, die besprochenen Aktionspunkte mit bevorstehenden Projekten zu verknüpfen. Wenn Ihr Team beispielsweise „Kick-off-Prozess überarbeiten“ als nächsten Schritt identifiziert, können Sie diese Aufgabe auf einer Zeitleiste zuordnen, sodass sie mit dem nächsten Projektstartdatum übereinstimmt. 

Ziele

Verknüpfen Sie Aktionspunkte aus Ihrer Nachbesprechung mit Unternehmenszielen. Wenn das Team einen Bedarf für „schnellere Kampagnenstarts“ identifiziert, können Sie dies mit einem unternehmensweiten Ziel für die Markteinführungszeit verknüpfen. Dies macht Nachbesprechungen zu einem Teil der langfristigen Leistungsüberwachung und nicht zu isolierten Meetings.

Portfolios

Mit Portfolios können Führungskräfte mehrere Vorlagen für Nachbesprechungen gleichzeitig überprüfen. Eine Führungskraft könnte vergleichen, wie verschiedene Teams bei der „Stakeholder-Zufriedenheit“ abschneiden, und abteilungsübergreifende Muster erkennen. Diese Gesamtansicht unterstützt kontinuierliche Verbesserungen in großem Maßstab.

Integrationen für Ihre Vorlage für Projekt-Debriefings

Integrationen erweitern die Vorlage für Nachbesprechungen, indem sie sie mit den Tools verknüpfen, die Ihr Team bereits verwendet. Anstatt Daten in separate Systeme zu exportieren, können Sie Nachweise anhängen, Ergebnisse teilen und Verbesserungen direkt in Asana visualisieren. Die vollständige Integrationsgalerie finden Sie unter asana.com/apps.

Slack

Senden Sie Echtzeit-Updates aus der Vorlage für Nachbesprechungen in Slack-Kanäle. Wenn ein Teammitglied einen neuen Verbesserungsbereich protokolliert, sieht das Projektteam diesen sofort und die Diskussion wird außerhalb des Meetings fortgesetzt.

Dropbox

Fügen Sie Projekt-Briefings, Berichte oder Budget-Tabellen aus Dropbox hinzu. Wenn das Team während der Nachbesprechung eine PowerPoint-Präsentation überprüft, können Sie diese mit der entsprechenden Aufgabe verknüpfen, sodass alle unterstützenden Dateien mit der Diskussion verbunden bleiben.

Microsoft Teams

Bringen Sie Notizen und Aufgaben in Teams ein, um Diskussionen und Aktionen zu synchronisieren. Zum Beispiel kann eine Führungskraft „Wichtige Erkenntnisse und Aktionspunkte“ in Teams überprüfen, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen, und dann Folgemaßnahmen in Asana zuweisen.

Tableau

Visualisieren Sie Projektleistungsdaten mit Tableau-Dashboards, die mit Ihrer Vorlage für Nachbesprechungen verknüpft sind. Sie können zeigen, wie sich die Ergebnisse des „Risikoniveaus“ über mehrere Projekte hinweg verändert haben oder ob Verbesserungen die Zufriedenheit der Stakeholder erhöht haben. Dies begründet Ihre Nachbesprechung in harten Metriken.

Google Drive

Verknüpfen Sie freigegebene Dateien wie Tagesordnungen für Meetings, Stakeholder-Umfragen oder zusammenfassende Dokumente, die in Google Docs gespeichert sind. Wenn diese Materialien miteinander verbunden sind, bleibt die Vorlage für die Nachbesprechungsberichte die zentrale Informationsquelle für Ihre Projektergebnisse.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für Projekt-Nachbesprechungen