Vorlage für Meetingprotokolle

Nur allzu oft fragt man sich, „Hätte dieses Meeting nicht auch eine E-Mail sein können?“ Um das zu vermeiden, sollten Sie eine Vorlage für Meetingprotokolle in Asana erstellen, mit der Sie Besprechungen wieder zielgerichtet und handlungsorientiert gestalten können.

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[Produkt-UI] Projekt für Meetingprotokolle in Asana, Projektansicht im Tabellenformat (Liste)

Wie sieht Ihre kommende Woche aus? An wie vielen Meetings werden Sie teilnehmen? Auf welche davon freuen Sie sich? Und noch wichtiger: Was glauben Sie, wie viele davon tatsächlich produktiv oder relevant für Ihre weitere Arbeit sein werden? 

Wenn Sie genug von unnötigen, unproduktiven Meetings haben, sind Sie damit nicht allein. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit 2022 zeigte, dass Arbeitnehmer durchschnittlich fast drei Stunden pro Woche in unnötigen Meetings vergeuden. 

Wie also lassen sich ineffiziente, zeitaufwändige Meetings in produktive, zielführende Besprechungen verwandeln? Eine Möglichkeit ist die Nutzung von Vorlagen für Meetingprotokolle. 

Was sind Meetingprotokolle?

Meetingprotokolle dienen als formale Dokumentation der Tagesordnung sowie der Diskussionsthemen und -ergebnisse von Meetings. Der Zweck dieser Meetingprotokolle ist es, wichtige Entscheidungen und daraus resultierende Aktionspunkte festzuhalten. 

Auch wenn der Name und die Funktion ähnlich sind, unterscheiden sich Meetingprotokolle von Meetingnotizen, die informell sind und keine feste Struktur haben. In der Regel nutzen Sie detaillierte Meetingprotokolle für formellere Meetings (z. B. unternehmens- oder teamweite Updates) und Meetingnotizen für zwanglosere Zusammenkünfte, wie beispielsweise regelmäßige Einzelgespräche. Grundsätzlich bleibt es jedoch Ihnen und den anderen Teilnehmern Ihrer Meetings überlassen, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden. Wenn Ihnen die Struktur von Protokollen genauso gut gefällt wie uns, können Sie das Format so anpassen, dass es für die meisten Arten von Meetings geeignet ist. 

Standardvorlagen für Meetingprotokolle sollten Folgendes enthalten:

  • Datum und Uhrzeit des Meetings

  • Teilnehmer, sowohl anwesende als auch abwesende Mitglieder

  • Wichtige Gesprächspunkte 

  • Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden

  • Daraus resultierende Aktionspunkte und nächste Schritte

  • Datum und Uhrzeit des nächsten Meetings 

Was genau beinhaltet eine Vorlage für ein Meetingprotokoll?

Die Vorlage für ein Meetingprotokoll ist eine wiederverwendbare Ressource, mit der Sie Meetingprotokolle auf einfache Weise organisieren, nachverfolgen und gemeinsam im Unternehmen nutzen können. Vorlagen für Meetingprotokolle erleichtern die Erstellung von Besprechungsnotizen, strukturieren Ihre Meetings und ermöglichen Transparenz für das gesamte Team. Mit Vorlagen für Meetingprotokolle haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Meetings den Projektfortschritt gewährleisten und nicht in die Kategorie „Eine E-Mail hätte auch gereicht“ fallen. 

Die Vorteile einer Vorlage für Meetingprotokolle

Wenn Sie den Eindruck haben, in Meetings Zeit zu vergeuden, stehen die Chancen hoch, dass genau das auch der Fall ist. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen Arbeitnehmer jährlich 129 Stunden in überflüssigen Meetings. Und das gilt nur für die reine Besprechungszeit, was bedeutet, dass in dieser Statistik die Arbeit rund um die Arbeit noch gar nicht berücksichtigt wurde. Arbeit rund um die Arbeit meint unter anderem die Planung der Meetings, die Erstellung der Tagesordnungen und die Abstimmung mit anderen Teilnehmern. 

Die Erstellung einer Vorlage für ein Meetingprotokoll kann dazu beitragen, den Aufwand für die Planung und Vorbereitung von Meetings zu verringern. Vom Notizzettel über Dokumentenvorlagen bis hin zu Tabellen gibt es viele Möglichkeiten, ein Meetingprotokoll zu erstellen. Die Nutzung eines Projektmanagement-Tools verschafft Ihnen jedoch den größten Vorteil, da Sie damit eine Vorlage für Ihr Meetingprotokoll anlegen können, die Sie dann einfach für alle Teams und Meetings duplizieren und anschließend anpassen können. 

Darüber hinaus sind digitale Vorlagen für Meetingprotokolle stets auf dem neuesten Stand, denn eine veraltete Version existiert de facto nicht. Auch sind sie für das gesamte Team leichter zugänglich und bedürfen keiner manuellen Nachbearbeitung, was den Arbeitsaufwand für die Vorbereitung von Meetings und die Aufzeichnung von Notizen weiter reduziert. 

Eine digitale Vorlage für Meetingprotokolle ermöglicht Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

  • Nachverfolgung aller Tagesordnungen und Besprechungsnotizen an einem zentralen Ort

  • Speichern der Meetingprotokolle an einem für alle Teammitglieder leicht zugänglichen Ort

  • Mehr Transparenz für Stakeholder, die vielleicht nicht an jedem Meeting teilnehmen können

  • Aktionspunkte können in Aufgaben umgewandelt und die jeweils zuständigen Teammitglieder markiert werden 

  • Wichtige Entscheidungen werden festgehalten und bei Bedarf können Sie schnell auf vergangene Meetingprotokolle zugreifen 

  • Der Fortschritt der aus den Meetings resultierenden Aufgaben kann nachverfolgt werden, damit nichts übersehen wird

Wie nutze ich Vorlagen für Meetingprotokolle am besten?

Vorlagen für digitale Meetingprotokolle sind schnell und einfach zu erstellen und können genauso bequem eingesetzt werden. Zuerst erstellen Sie eine einfache Vorlage mit den folgenden Elementen: 

  • Grundlegende Informationen zum Meeting: Name des Projekts oder des Teams, Zweck des Meetings, Datum des Meetings, Teilnehmer des Meetings und alle relevanten logistischen Informationen 

  • Tagesordnungspunkte: Zu besprechende Themen, Moderation und die für das jeweilige Thema vorgesehene Zeit

  • Aktionspunkte: Alle Ergebnisse und Aktionspunkte, die sich aus dem Meeting ergeben haben, einschließlich Aufgaben, verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten 

  • Informationen zu bevorstehenden Meetings: Relevante Informationen über das nächste Meeting, einschließlich Uhrzeit und Datum

Von hier aus können Sie Ihre Vorlage der jeweiligen Art des Meetings, für das Sie sie nutzen, anpassen. Haken Sie im Verlauf des Meetings die besprochenen Themen ab und fügen Sie handlungsorientierte Entscheidungen in den Abschnitt „Aktionspunkte“ ein. Weisen Sie diese Aufgaben im Anschluss an das Meeting den Verantwortlichen zu und lassen Sie so den Worten Taten folgen.

Lesenswert: Was ist ein After Action Review (AAR)?

Enthaltene Funktionen

  • Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

  • Meilensteine: Meilensteine stellen wichtige Checkpoints für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Gelegenheit, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

  • Abhängigkeiten: Wenn Sie eine Aufgabe als abhängig markieren, wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur durch Teamwork funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann einfach einsehen, wer auf welche Aufgabe von wem wartet. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

  • Mehrfachzuordnung. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeit reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen: Es hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die verantwortlichen Personen für die Aufgaben zu erhalten und Ihr Team und die Aufgaben miteinander zu verknüpfen.

Empfohlene Apps

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

  • Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und verschaffen Sie sich Zeit, um Ihre Arbeit zu erledigen.

  • Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang Asana-Aufgaben erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen. Möchten Sie beim Entwerfen einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, nutzen Sie Asana-Add-on für Gmail, um einfach und direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang nach dieser Aufgabe zu suchen.

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

FAQs

Bei welchen Arten von Meetings empfiehlt sich die Nutzung von Vorlagen für Meetingprotokolle?

Herkömmlicherweise wird eine Vorlage für Meetingprotokolle eher für formelle Meetings verwendet, wie beispielsweise unternehmensweite Zusammenkünfte, Vorstandssitzungen oder Stakeholder-Meetings. Die Struktur einer Vorlage für Meetingprotokolle ist jedoch auch für informelle Meetings wie Teambesprechungen oder zweckbezogene Meetings wie Kick-off-Meetings, Projekt-Nachbesprechungen und Standup-Meetings sinnvoll. Passen Sie Ihre Vorlage für Meetingprotokolle also einfach den Erfordernissen entsprechend an.

Wie schreibe ich eine effektive Tagesordnung für Meetings?

Eine effiziente Vorlage für ein Meetingprotokoll bildet die Grundlage für eine effektive Tagesordnung. Fügen Sie der Tagesordnung Informationen hinzu, die den Zweck des Meetings definieren und Ihrem Team verdeutlichen, was sie vom Meeting erwarten können. Sorgen Sie für die Umsetzbarkeit der Tagesordnung, indem Sie die Gesprächsthemen verantwortlichen Personen zuweisen und genügend Zeit für jeden Tagesordnungspunkt einplanen. Und zu guter Letzt sollten Sie die Tagesordnung sowie alle relevanten Unterlagen im Voraus an die Teilnehmer versenden, damit Ihre Teammitglieder Zeit haben, sich entsprechend vorzubereiten. 

Welche Inhalte sollte ich in meine Vorlage für ein Meetingprotokoll aufnehmen?

Alle Vorlagen für Meetingprotokolle sollten die gleichen grundlegenden Elemente enthalten: Informationen zum Meeting, Gesprächsthemen, Aktionspunkte sowie Informationen zu bevorstehenden Meetings. Anschließend können Sie Ihre Vorlage um weitere spezifische Informationen erweitern, wie beispielsweise den Anlass des Meetings und die angestrebten Ziele. Wenn die Vorlage dann zum Einsatz kommt, fügen Sie den Tagesordnungspunkten die Gesprächsthemen hinzu und erstellen Sie Aktionspunkte auf Grundlage dessen, was im Meeting besprochen wird. 

Wie erstelle ich Aufgaben auf Grundlage der Aktionspunkte?

Bestimmt ist Ihnen das auch schon mal passiert: Sie halten ein produktives Meeting ab, Sie treffen wichtige Entscheidungen und besprechen die weiteren Schritte. Sie verlassen das Meeting mit einem guten Gefühl, und dann – nichts. Kein Follow-up gesendet, keine Maßnahmen ergriffen. Und die Dynamik, von der Sie dachten, dass Sie sie aufgebaut hätten, ist verpufft. So etwas kommt bei ineffizienten Meetings ziemlich häufig vor. Vorlagen für Meetingprotokolle können das allerdings ändern. Mit einer digitalen Vorlage für Meetingprotokolle können Sie Aufgaben auf der Grundlage von Aktionspunkten erstellen und gewährleisten, dass Entscheidungen auch tatsächlich umgesetzt werden. Dazu fügen Sie einfach eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum in den Abschnitt „Aktionspunkte“ Ihres Meetingprotokolls ein und weisen diese der Person zu, die für dessen Umsetzung zuständig ist. 

Wie kann mir eine Vorlage für ein Meetingprotokoll dabei helfen, Meetings effizienter und effektiver zu gestalten?

Meetings können sich aus vielerlei Gründen wie eine Zeitverschwendung anfühlen. Möglicherweise sind sie nicht zielgerichtet, dauern zu lange oder finden zu häufig (oder zu selten) statt. In jedem Fall kann eine Vorlage für das Meetingprotokoll sehr hilfreich sein, wenn Sie Meetings immer wieder mit der Frage verlassen, worüber Sie die letzte halbe Stunde eigentlich gesprochen haben – oder warum es überhaupt ein Meeting dazu gab. Indem Sie den Zweck und das Ziel eines jeden Meetings definieren, die richtigen Personen einladen und Aktionspunkte in Echtzeit zuweisen, geben Sie Ihren Meetings eine Struktur und Zweckmäßigkeit, die auch noch lange nach Beendigung des Meetings Wirkung zeigen wird. 

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