Vorlage für einen Event-Kalender

Ein Eventmanager bei einer wachsenden gemeinnützigen Organisation hat früher alles mit Haftnotizen, einem Monatsplaner und mehreren Excel-Dateien nachverfolgt. Wichtige Ereignisse überschneiden sich, Fristen wurden nicht eingehalten und Freiwillige hatten keine Ahnung, was wann passierte. Eine Vorlage für einen Veranstaltungskalender behebt das!

Egal, ob Sie Schulveranstaltungen planen, Konferenzen planen oder Event-Marketingkampagnen verwalten, eine Vorlage für die Eventplanung bringt alle Termine, Aufgaben und Details an einem Ort zusammen. Anstatt mit altmodischen Microsoft Word-Dokumenten oder druckbaren Kalendern zu jonglieren, haben Sie ein dynamisches System, das sowohl für tägliche Updates als auch für die Jahresplanung funktioniert.

Wer profitiert von Vorlagen für Veranstaltungskalender?

Vorlagen für Veranstaltungskalender helfen Einzelpersonen, Teams und Unternehmen, mehrere Veranstaltungen gleichzeitig zu koordinieren. Sie funktionieren am besten, wenn Sie einen vollständigen Überblick über Termine, Fristen und unterstützende Aufgaben über Wochen oder Monate hinweg benötigen.

Wenn Sie nur eine kurze Liste von Aktionspunkten verwalten müssen, ist eine einfache To-do-Listenvorlage möglicherweise besser geeignet. Und wenn Sie sich auf den Zeitplan eines einzelnen Veranstaltungstages konzentrieren, kann eine Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung mehr Präzision bieten als unsere umfassendere Kalendervorlage für Event-Marketing.

Eventplaner und -koordinatoren

Planer verwenden eine monatliche Eventkalendervorlage, um Meilensteine, Fristen und Ergebnisse zuzuordnen. Dies hilft, Überschneidungen zu vermeiden und Anbieter, Veranstaltungsorte und Mitarbeiter zu koordinieren.

Marketing-Teams

Marketingexperten verlassen sich auf eine Kalendervorlage für Event-Marketing, um Kampagnen mit Startdaten und Werbeaktionen zu synchronisieren. Eine Vorlage erleichtert die Verwaltung von Content-Kalendern, Social-Media-Kampagnen und kanalübergreifenden Veranstaltungen.

Schulen und Universitäten

Pädagogen und Administratoren verwenden Vorlagen für jährliche Veranstaltungskalender, um Schulveranstaltungen, Versammlungen und akademische Meilensteine zu planen. Ein zentraler Jahreskalender hilft Schülern, Eltern und Mitarbeitern, auf dieselbe Zeitleiste zu verweisen.

Business und gemeinnützige Organisationen

Unternehmen verwenden eine Kalendervorlage für die Eventplanung, um Meetings, Konferenzen und Community-Programme zu verfolgen. Es vereinfacht die Ressourcenzuweisung und bietet allen Beteiligten einen Überblick über bevorstehende Verpflichtungen.

Warum die Vorlage für einen Veranstaltungskalender von Asana verwenden?

Ein Marketingteam eines kleinen Unternehmens tauschte Google Sheets und Papierkalender gegen die bearbeitbare Vorlage für Veranstaltungskalender von Asana aus. Sie identifizierten schnell überlappende Ereignisse und passten die Fristen proaktiv an, um Konflikte zu vermeiden.

Mit Asana ist Ihr Kalender mehr als nur eine Liste von Terminen. Er wird zu einem dynamischen Planungstool, das Zeitpläne organisiert, Erinnerungen automatisiert und Aufgaben mit Zielen verknüpft.

Zu den Vorteilen gehören:

• Verwalten Sie alle wichtigen Termine an einem Ort, von täglichen Updates bis hin zu jährlichen Meilensteinen.

• Verwenden Sie Erinnerungen und Automatisierungen, um sicherzustellen, dass keine Fristen versäumt werden.

• Visualisieren Sie Ereignisse in verschiedenen Formaten, von der Liste über den Kalender bis hin zur Zeitleiste.

• Passen Sie Workflows für verschiedene Arten von Veranstaltungen an, von Schulaktivitäten bis hin zu Konferenzen.

• Teilen Sie Kalender sofort mit Teamkollegen, Kunden oder Stakeholdern.

So verwenden Sie diese Vorlage für einen Veranstaltungskalender

Die Vorlage für den Veranstaltungskalender organisiert Ihre Planung in Abschnitte und Felder, damit alles strukturiert bleibt. Auf der linken Seite sehen Sie Bereiche für bevorstehende Veranstaltungen, Planung, Werbung und Abgeschlossen. Oben zeigen Felder Fälligkeitsdaten, Eventverantwortliche, Kategorien und Status an.

1. Fügen Sie bevorstehende Veranstaltungen hinzu

Beginnen Sie mit der Protokollierung jedes Ereignisses im Abschnitt „Anstehende Ereignisse“. Geben Sie das Datum, die verantwortliche Person und die Kategorie an, damit Ihre Teamkollegen genau wissen, was geplant ist. Erfassen Sie beispielsweise „Jährliche Spendenaktion – 12. Oktober“ und weisen Sie sie dem Koordinator zu.

2. Planen Sie Aufgaben und Fristen

Verschieben Sie Events in den Abschnitt Planung, sobald Details bearbeitet werden müssen. Weisen Sie Aufgaben für die Buchung von Veranstaltungsorten, die Gestaltung von Flyern oder die Verwaltung von Budgets zu. Mit einer monatlichen Kalendervorlage können Sie Fristen ganz einfach nebeneinander anzeigen.

3. Planen Sie Werbeaktionen

Verschieben Sie Events in den Abschnitt „Promotion“, um Marketingaufgaben zu planen. Verwenden Sie Felder, um Kampagnentyp, Kanal und Inhaltsfristen zu erfassen. Dies funktioniert wie eine Mischung aus einem Veranstaltungskalender und einem Social-Media-Kalender und hilft, Kampagnen reibungslos durchzuführen.

4. Verfolgen und abhaken

Markieren Sie Ereignisse als „Erledigt“, sobald sie abgeschlossen sind. Erfassen Sie die gewonnenen Erkenntnisse im Notizenfeld, damit Sie den Prozess für das nächste Mal verbessern können. Mit der Zeit dient Ihre Vorlage als Aufzeichnung vergangener Ereignisse, auf die Sie schnell zugreifen können.

5. Überprüfen Sie die Jahresplanung

Wechseln Sie zu einer jährlichen Kalendervorlage für Veranstaltungen, um Ihren vollständigen Zeitplan auf einen Blick zu sehen. Dies hilft Ihnen, Veranstaltungen über das Jahr hinweg auszugleichen und Ressourcenengpässe zu vermeiden. Teams, die Jahresberichte oder Community-Updates erstellen, profitieren am meisten von dieser Ansicht.

Planungsfunktionen von Asana

Funktionen in Asana verwandeln einen statischen Kalender in ein dynamisches Planungstool. In unserer vollständigen Liste der Funktionen finden Sie weitere Vorschläge.

Projektansichten

Mit Projektansichten können Sie Ereignisse in verschiedenen Formaten anzeigen, sei es ein Wochenkalender oder eine minimalistische Zeitleiste, die zeigt, wie sich die Arbeit überschneidet. Wechseln Sie zwischen den Ansichten, um Konflikte frühzeitig zu erkennen und Pläne anzupassen, ohne den Überblick zu verlieren.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder verfolgen Kategorien wie „Intern“ im Vergleich zu „Extern“, Prioritätsstufen oder Kampagnentyp. Sie filtern Felder nach „Akademisch“ oder „Community“, um das, was Sie sehen, zu vereinfachen und sich auf die wichtigen Details zu konzentrieren.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren Erinnerungen für wiederkehrende Ereignisse wie wöchentliche Meetings oder vierteljährliche Konferenzen. Sie sparen Zeit, indem Sie nicht immer wieder die gleiche Arbeit neu erstellen.

KI-Zusammenfassungen

KI hebt Muster wie aufeinanderfolgende Fristen oder unausgewogene Arbeitsbelastungen hervor. Sie passen Zeitpläne mit weniger Unsicherheiten an und treffen fundiertere Entscheidungen.

Workflows

Workflows verbinden Schritte, sodass die Eventplanung reibungslos von der Idee zur Umsetzung übergeht. Um manuelle Arbeit zu reduzieren, erstellen Sie Regeln, die Aufgaben zuweisen, Teamkollegen benachrichtigen und Felder automatisch aktualisieren.

Empfohlene Integrationen für Ihre Vorlage für Eventkalender

Integrationen verbinden Ihren Kalender mit den Tools, die Sie bereits verwenden. In unserem Integrations-Hub finden Sie die Softwareanwendungen und Tools, die Sie regelmäßig verwenden.

Google Kalender

Synchronisieren Sie Ihre Veranstaltungen mit Google Kalender, damit Fristen und Meetings neben Ihrem persönlichen Zeitplan angezeigt werden. Sie sehen alles an einem Ort und vermeiden Doppelbuchungen.

Slack

Senden Sie automatische Updates von Asana an Slack-Kanäle. Sie halten Ihre Teamkollegen über Veranstaltungsdaten auf dem Laufenden und werden über Änderungen benachrichtigt, ohne Ihre Unterhaltungen verlassen zu müssen.

Dropbox

Hängen Sie Verträge, Veranstaltungsflyer oder Präsentationsfolien aus Dropbox direkt an Ihre Veranstaltungen an. Sie verknüpfen Dateien mit den richtigen Aufgaben und machen sie für Teamkollegen leicht zugänglich.

Microsoft Teams

Bringen Sie Aktualisierungen des Veranstaltungskalenders in Microsoft Teams. Sie überprüfen bevorstehende Fristen und bestätigen die nächsten Schritte, während Sie mit Kollegen chatten.

Zapier

Automatisieren Sie Verbindungen zwischen Asana und Hunderten anderer Apps. Sie richten Regeln ein, die neue Registrierungen protokollieren, Erinnerungen senden oder Tabellen ohne zusätzlichen Aufwand aktualisieren.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für Eventkalender