4 Tipps für die erfolgreiche Planung und Durchführung Ihres redaktionellen Kalenders

Einprägsame Texte. Überschriften, die zum Klicken einladen. Ansprechende Inhalte in Langform. Unabhängig davon, welche Form Ihre Inhalte annehmen, ist es wahrscheinlich, dass sie ein großer Teil Ihrer umfassenderen Marketingstrategien sind. Angesichts der großen Menge an Inhalten, die online konsumiert werden, ist es wichtiger denn je, Inhalte vom Konzept bis zur Veröffentlichung fachkundig zu verwalten, damit sich Autoren auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren können, die ihre Zielgruppe lesen möchte.

Und nicht nur das, der Produktionsprozess ist kompliziert: Teams haben selten Klarheit oder Verantwortlichkeit, was bedeutet, dass Entwürfe und visuelle Assets verloren gehen. Fristen werden nicht eingehalten.

Die Planung und Umsetzung Ihrer Content-Strategie muss jedoch nicht kompliziert sein. Hier sind vier Tipps zum Erstellen eines redaktionellen Kalenders, mit dem Sie Ihre bisher besten Inhalte planen, schreiben und bereitstellen können.

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1. Arbeiten Sie rückwärts und erstellen Sie eine Liste

Erstellen Sie einen Zeitplan für gängige Inhaltstypen, die Sie produzieren, indem Sie jeden Schritt des Prozesses von Anfang bis Ende aufschlüsseln und einen Zeitplan erstellen. Was muss passieren, damit ein Inhalt von der Idee bis zur Veröffentlichung kommt? Planen Sie die Schritte, wie zum Beispiel:

• Kreativ-Briefing verfassen

• Brainstorming zu Ideen

• Durchführung von Recherchen

• Interview mit Experten

• Keyword-Recherche für SEO

• Eine Gliederung erstellen

• Ersten Entwurf verfassen

• Feedback von wichtigen Beteiligten einholen

• Genehmigung des Redakteurs einholen

• Bildmaterial oder Fotos vom Designteam anfordern

• Inhalt bereitstellen

• Veröffentlichen

• Auf Social Media teilen

Auf diese Weise können Sie abschätzen, wie lange der Produktionsprozess dauern wird, und die Verantwortlichkeiten aufteilen.

Die Vorlage dieses Workback-Zeitplans erleichtert es Ihrem Team, die gleiche Aufgabe für jeden Inhalt zu verwenden, und stellt sicher, dass niemand Schritte übersieht. Hier ist ein Beispiel für eine Vorlagenaufgabe für ein Content-Element mit einem Workback-Zeitplan:

2. Setzen Sie alles auf den redaktionellen Kalender

Mit einem Standardprozess und einer Möglichkeit, Veröffentlichungstermine vorherzusagen, besteht der nächste Schritt darin, alles in einen Kalender aufzunehmen. Durch die Erstellung präziser Fälligkeitsdaten weiß jeder, wer für was verantwortlich ist, und Sie haben eine klare Vorstellung von allen Vorgängen, vom Status bis zum Veröffentlichungsdatum.

Egal, ob Sie für das Verfassen von Inhalten oder die Verwaltung der umfassenderen Strategie verantwortlich sind, Ihr Redaktionskalender ist der richtige Ort, um Erwartungen zu setzen und die Arbeitsbelastung des Teams zu verstehen. Alternativ kann eine Vorlage für einen Veranstaltungskalender für Teams, die mehrere Kampagnen oder Meilensteine verwalten, dem gleichen Zweck dienen.

3. Verschieben Sie Fristen und Verantwortlichkeiten bei Bedarf

Wenn Sie alles in einem Kalender haben, erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre umfassendere Strategie und Roadmap. Und da alles zentralisiert ist, ist es einfacher, Dinge bei Bedarf zu verschieben und ein zusammenhängenderes Erlebnis für Ihr Publikum zu schaffen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie sich Ihren redaktionellen Kalender ansehen:

• Gibt es Lücken in unserem Kalender, die gefüllt werden müssen?

• Entspricht unser gesamtes Content-Erlebnis den Bedürfnissen unserer Zielgruppe?

• Sind unsere Inhalte gut über den Kalender verteilt?

• Haben wir eine gute Mischung aus verschiedenen Arten von Inhalten?

• Hat jemand in unserem Team gerade weniger Kapazitäten? Müssen wir Verantwortlichkeiten oder Fälligkeitsdaten anpassen?

Da sich alles an einem Ort befindet, können Sie Inhalte einfach verschieben oder die Verteilung der Verantwortlichkeiten ändern.

4. Kommunizieren Sie mit allen – und zwar regelmäßig

Die Kommunikation mit Content-Erstellern, Designern und Distributoren ist für die Umsetzung einer erfolgreichen Content-Strategie unerlässlich. Die Zentralisierung der Kommunikation (zusammen mit Ihrem Kalender) bietet jedem den Kontext, den er benötigt, und macht ihn effizienter und effektiver.

• Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team, um umfassendere Strategie-Updates bereitzustellen, Ihren Kalender zu überprüfen und die Kapazitäten des Teams zu überprüfen. Richten Sie ein Projekt für Ihre Besprechungsnotizen ein, in dem Sie die Tagesordnung und die Aktionspunkte nachverfolgen können.

• Beteiligen Sie Stakeholder frühzeitig und regelmäßig. Legen Sie fest, wer die wichtigsten Stakeholder für jeden Inhalt sind, wenn dieser zum ersten Mal zum Kalender hinzugefügt wird, und stellen Sie sicher, dass sie an wichtigen Punkten eingebunden sind, um den Genehmigungsprozess reibungsloser zu gestalten.

• Verknüpfen Sie die Kommunikation mit den Inhalten, um die es geht. Die zentrale Verwaltung der Kommunikation, unabhängig davon, ob es sich um Texte oder begleitende Materialien handelt, bedeutet, dass die Beteiligten wissen, wo sie nach dem aktuellsten Status suchen müssen und mit wem sie jederzeit kommunizieren können. Kommentieren Sie Aufgaben oder posten Sie in Teamgesprächen, anstatt sich auf Chat oder E-Mail zu verlassen, damit alle von derselben Informationsquelle aus arbeiten.

• Kommunizieren Sie funktionsübergreifend, um die Wirkung Ihrer Inhalte zu maximieren. Binden Sie andere Teams, die von den Inhalten Ihres Teams profitieren könnten, in den Erstellungs- und Verteilungsprozess ein. Fügen Sie Personen als Follower zu Ihren Projekten oder Aufgaben hinzu, damit sie in Echtzeit über Aktualisierungen informiert werden.

Die Erstellung und Verwaltung einer Inhaltsstrategie kann eine entmutigende Aufgabe sein – schließlich steckt viel Arbeit in der Produktion von Inhalten aller Längen und Formate. Durch die Erstellung eines Plans, die Einhaltung eines Kalenders und die Einbeziehung aller, die zur Umsetzung Ihres Plans benötigt werden, ist es wahrscheinlich, dass jeder Inhalt ein Erfolg wird. Wenn der Prozess optimiert ist, kann sich Ihr Team auf die Qualität der Inhalte und deren Wirkung konzentrieren.