4 tips for successfully planning and executing your editorial calendar

Eingängige Texte. Überschriften, die zum Klicken einladen. Ansprechende Inhalte in Langform. Unabhängig davon, welche Form Ihre Inhalte annehmen, ist es wahrscheinlich, dass sie ein großer Teil Ihrer umfassenderen Marketingstrategien sind. Bei so vielen Inhalten, die online konsumiert werden können, ist es wichtiger denn je, Inhalte vom Konzept bis zur Veröffentlichung fachmännisch zu verwalten, damit sich Autoren darauf konzentrieren können, Inhalte zu erstellen, die ihre Zielgruppe lesen möchte.

Nicht nur das, der Produktionsprozess ist kompliziert: Teams haben selten Klarheit oder Verantwortlichkeit, was bedeutet, dass Entwürfe und visuelle Assets verloren gehen. Fristen werden verschoben.

Die Planung und Umsetzung Ihrer Content-Strategie muss jedoch nicht kompliziert sein. Hier sind vier Tipps, um einen redaktionellen Kalender zu erstellen, der Ihnen hilft, Ihre besten Inhalte zu planen, zu schreiben und zu liefern.

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1. Arbeiten Sie rückwärts und erstellen Sie eine Liste

Erstellen Sie einen Zeitplan für gängige Inhaltstypen, die Sie produzieren, indem Sie jeden Schritt des Prozesses von Anfang bis Ende aufschlüsseln und einen Zeitplan erstellen. Was muss geschehen, damit ein Beitrag von der Idee bis zur Veröffentlichung gelangt? Erstellen Sie eine Übersicht der einzelnen Schritte, wie zum Beispiel:

• Kreativ-Briefing verfassen

• Brainstorming zu Ideen

• Durchführung von Recherchen

• Experten befragen

• Keyword-Recherche für SEO durchführen

• Eine Übersicht erstellen

• Ersten Entwurf verfassen

• Feedback von wichtigen Beteiligten einholen

• Genehmigung des Redakteurs einholen

• Bildmaterial oder Fotos vom Designteam anfordern

• Inhalt inszenieren

• Veröffentlichen

• Auf Social Media teilen

Auf diese Weise können Sie abschätzen, wie lange der Produktionsprozess dauern wird, und die Verantwortlichkeiten aufteilen.

Die Vorlage dieses Workback-Zeitplans macht es Ihrem Team leicht, die gleiche Aufgabe für jeden Inhalt zu verwenden, und stellt sicher, dass niemand Schritte verpasst. Hier ist ein Beispiel für eine Vorlageaufgabe für einen Inhalt mit einem Workback-Zeitplan:

2. Alles in den redaktionellen Kalender aufnehmen

Mit einem Standardprozess und einer Möglichkeit, Veröffentlichungstermine vorherzusagen, besteht der nächste Schritt darin, alles in einen Kalender zu übertragen. Durch die Erstellung genauer Fälligkeitsdaten weiß jeder, wer für was verantwortlich ist, und Sie haben eine klare Vorstellung von allem, was im Prozess ist, vom Status bis zum Veröffentlichungsdatum.

Unabhängig davon, ob Sie für das Verfassen von Inhalten oder die Verwaltung der umfassenderen Strategie verantwortlich sind, ist Ihr Redaktionskalender der richtige Ort, um Erwartungen zu setzen und die Arbeitsbelastung des Teams zu verstehen. Alternativ kann eine Vorlage für einen Veranstaltungskalender den gleichen Zweck für Teams erfüllen, die mehrere Kampagnen oder Meilensteine verwalten.

3. Fristen und Verantwortlichkeiten im Handumdrehen verschieben

Wenn Sie alles in einem Kalender haben, erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre umfassendere Strategie und Roadmap. Und da alles zentralisiert ist, ist es einfacher, Dinge bei Bedarf zu verschieben und ein kohärenteres Erlebnis für Ihr Publikum zu schaffen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie sich Ihren Redaktionskalender ansehen:

• Gibt es Lücken in unserem Kalender, die gefüllt werden müssen?

• Entspricht unser gesamtes Content-Erlebnis den Bedürfnissen unserer Zielgruppe?

• Sind unsere Inhalte gut über den Kalender verteilt?

• Haben wir eine gute Mischung aus Inhaltstypen?

• Hat jemand in unserem Team zu wenig Kapazitäten – müssen wir Verantwortlichkeiten oder Fälligkeitsdaten verschieben?

Da sich alles an einem Ort befindet, können Sie Inhalte einfach verschieben oder die Verteilung der Verantwortung ändern.

4. Kommunizieren Sie mit allen – oft

Die Kommunikation mit Erstellern, Designern und Verteilern von Inhalten ist für die Umsetzung einer erfolgreichen Inhaltsstrategie unerlässlich. Die Zentralisierung der Kommunikation (zusammen mit Ihrem Kalender) bietet jedem den Kontext, den er benötigt, und macht ihn effizienter und effektiver.

• Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team, um umfassendere Strategie-Updates bereitzustellen, Ihren Kalender durchzugehen und die Kapazität des Teams zu überprüfen. Richten Sie ein Projekt für Ihre Meeting-Notizen ein, in dem Sie die Tagesordnung und die Aktionspunkte nachverfolgen können.

• Beteiligte frühzeitig und häufig einbeziehen. Legen Sie fest, wer die wichtigsten Stakeholder für jeden Inhalt sind, wenn er zum ersten Mal in den Kalender aufgenommen wird, und stellen Sie sicher, dass sie an wichtigen Punkten eingebunden werden, um den Genehmigungsprozess reibungsloser zu gestalten.

• Verbinden Sie die Kommunikation mit dem Inhalt, um den es geht. Wenn Sie die Kommunikation zentral halten, unabhängig davon, ob es sich um Textinhalte oder ein begleitendes Asset handelt, wissen die Stakeholder, wo sie nach dem aktuellsten Status suchen müssen und mit wem sie jederzeit kommunizieren können. Kommentieren Sie Aufgaben oder posten Sie in Teamdiskussionen, anstatt sich auf Chat oder E-Mail zu verlassen, damit alle mit den gleichen Informationen arbeiten.

• Kommunizieren Sie funktionsübergreifend, um die Wirkung Ihrer Inhalte zu maximieren. Beziehen Sie andere Teams, die von den Inhalten profitieren könnten, die Ihr Team erstellt, in den Erstellungs- und Verteilungsprozess ein. Fügen Sie Personen als Follower zu Ihren Projekten oder Aufgaben hinzu, damit sie in Echtzeit über Updates informiert werden.

Die Erstellung und Verwaltung einer Content-Strategie kann eine entmutigende Aufgabe sein – schließlich steckt viel Arbeit in der Produktion von Inhalten aller Längen und Formate. Indem Sie einen Plan erstellen, sich an einen Kalender halten und alle einbeziehen, die für die Umsetzung Ihres Plans erforderlich sind, wird jeder Inhalt wahrscheinlich ein Erfolg. Wenn der Prozess optimiert ist, kann sich Ihr Team auf die Qualität der Inhalte und deren Wirkung konzentrieren.