Die 5 W-Fragen

Eine Projektfrist wird nicht eingehalten. Eine Kampagne läuft nicht so gut wie erwartet. Ein Kunde kündigt unerwartet. Dies sind alltägliche Herausforderungen für Teams in allen Branchen. Die Behandlung der sichtbaren Symptome bedeutet jedoch oft, dass das eigentliche Problem nicht erkannt wird und weiterhin auftritt. Hier kommt die 5-Why-Methode ins Spiel. Indem Sie fünfmal „Warum“ fragen, können Sie die einzelnen Schichten eines Problems aufdecken und zu seiner Ursache vordringen.

Unsere Vorlage für die 5-Why-Methode vereinfacht Problemlösungsprozesse, damit Sie nicht mehr raten müssen und mit der Fehlerbehebung beginnen können. Egal, ob Sie ein technisches Problem beheben, Team-Workflows verbessern oder Kundenfeedback berücksichtigen möchten: Diese Vorlage hilft Ihnen, tiefer zu gehen, Ihre Gedanken zu strukturieren und dauerhafte Änderungen zu implementieren. Die Vorlage ist schnell, einfach zu bedienen und in Asana integriert, sodass Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und sofort Maßnahmen ergreifen können.

Wer profitiert von den 5-Why-Vorlagen?

Einer unserer Produktmanager hat kürzlich berichtet, wie er eine 5-Warum-Vorlage verwendet hat, um herauszufinden, warum eine Produkteinführung immer wieder verzögert wurde. Es war nicht nur die Zeitleiste des Entwicklungsteams. Die Analyse führte das Problem auf unklare Vorgaben der Stakeholder zurück.

Die 5-Why-Methode ist ideal für alle, die die Ursache eines Problems aufdecken müssen, nicht nur die oberflächlichen Symptome. Dazu gehören:

• Produkt- und Entwicklungsteams, die komplexe Probleme lösen müssen.

• Operations- und QS-Leiter, die Ursachenanalysen durchführen, nachdem KPIs nicht erreicht wurden.

• Kundensupportteams, die wiederkehrende Beschwerden bearbeiten.

• Agile Teams, die die 5-Whys-Methode für Sprint-Retrospektiven verwenden.

• Teams in den Bereichen Gesundheitswesen, Finanzen und Fertigung, die sich auf kontinuierliche Verbesserungen konzentrieren.

Wenn Ihr Team komplexe Probleme angeht und langfristige Lösungen priorisiert, ist diese Vorlage genau das Richtige für Sie.

Warum die 5-Why-Vorlage von Asana verwenden?

Während eines unserer Sprint Reviews verwendete das Designteam diese Vorlage, um zu bestimmen, warum Mockups ständig zu spät kamen. Es stellte sich heraus, dass der Grund für die Verzögerungen in der unklaren Formulierung der Anfragen lag, was sich sofort beheben ließ.

Die 5-Ursachen-Analyse-Vorlage von Asana macht diesen Prozess nicht nur schneller, sondern auch teamübergreifend einfacher zu verwalten. Sie brauchen kein separates Whiteboard oder Tool. Alles befindet sich dort, wo Ihre Arbeit bereits stattfindet.

Hier erfahren Sie, warum Teams diese Vorlage verwenden:

• Befolgen Sie einen klar definierten, wiederholbaren Prozess, um die zugrundeliegenden Ursachen aufzudecken

• Fügen Sie Kontext und Organisation mit verknüpften Aufgaben, Dateien und Verantwortlichen hinzu.

• Verfolgen Sie Muster und wiederkehrende Probleme im Laufe der Zeit.

• Beteiligen Sie die richtigen Stakeholder, ohne zusätzliche Meetings.

So verwenden Sie die 5-Warum-Vorlage

Die 5-Why-Vorlage ist einsatzbereit. Duplizieren Sie sie einfach und beginnen Sie mit der Diagnose der Ursachen des Problems. Weitere Vorlagen finden Sie in der Vorlagensammlung von Asana, um jeden Teil Ihres Projektmanagementprozesses zu unterstützen.

1. Definieren Sie Ihre Problemstellung

Beginnen Sie mit einer klar definierten Beschreibung des spezifischen Problems, das Sie lösen möchten. Ziel ist eine sachliche Zusammenfassung des Problems, keine Vermutung über die Ursache. Zum Beispiel: „Der Kunde hat seinen Bericht nicht rechtzeitig erhalten.“

In der Vorlage sehen Sie diesen Schritt unter „Problem definieren“. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Ihr Team über das Problem zu informieren und relevante Hintergrunddetails in die Aufgabenbeschreibung aufzunehmen. Sie können diesem Schritt auch eine verantwortliche Person zuweisen.

2. Fragen Sie, warum das Problem aufgetreten ist

Beginnen Sie mit dem ersten „Warum“, indem Sie fragen, was das ursprüngliche Problem verursacht hat. Ermutigen Sie Ihr Team, sachlich zu denken. Zum Beispiel: „Warum hat der Kunde den Bericht nicht erhalten? Weil er einen Tag zu spät geliefert wurde.“

Die 5-Ursachen-Analyse-Vorlage von Asana unterteilt diesen Prozess in fünf klare Aufgaben mit der Bezeichnung „Frage nach der Ursache 1“ bis „Frage nach der Ursache 5“. Klicken Sie für jeden Schritt in die Aufgabe, um Ihre Antwort hinzuzufügen und alle erforderlichen Links oder Dokumentationen bereitzustellen. Weisen Sie die Aufgabe einem Moderator oder einem Experten zu, um die Richtigkeit zu bestätigen.

3. Fragen Sie mindestens vier weitere Male nach dem „Warum“

Bauen Sie auf jeder Antwort auf, indem Sie erneut nach dem „Warum“ fragen, um ein tieferes Verständnis zu erreichen. Stellen Sie sich als Ziel, mindestens fünf Fragen zu stellen. Auf diese Weise können Sie die zugrunde liegenden Ursachen aufdecken und vermeiden, dass Sie sich auf oberflächliche Lösungen verlassen.

Geben Sie für jedes „Warum“ die nächste Ebene der Argumentation unter dem entsprechenden Abschnitt „Warum fragen“ ein. Mit den Aufgabenbeschreibungen können Sie jede Antwort erweitern und gleichzeitig die Konversation an einem Ort verfolgen. Während dieses Analysetool standardmäßig mit fünf Warums ausgestattet ist, können Sie bei Bedarf jederzeit weitere Aufgaben oder Abschnitte hinzufügen.

4. Zusammenarbeit und Dokumentation

Binden Sie Teammitglieder ein, indem Sie Kommentare und Aufgabenbeschreibungen verwenden, um wichtige Analytik zu erfassen. Sie können sogar Verantwortliche für bestimmte Folgeeinträge zuweisen, um die nächsten Schritte zu klären.

Verwenden Sie die in der Listenansicht sichtbaren Felder wie Ursache, Auswirkungsgrad und Verantwortliche Partei, um wichtige Erkenntnisse zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Erwähnen Sie Teamkollegen in Kommentaren, um Feedback einzuholen oder andere Personen mit Kenntnissen über das Problem einzubeziehen.

5. Setzen Sie Ihre Analytik in die Tat um

Nachdem Sie die Ursache eines Problems identifiziert haben, weisen Sie Aufgaben zu, legen Sie Fristen fest und verwenden Sie die Automatisierungsfunktionen von Asana, um Korrekturmaßnahmen zu implementieren, die ein erneutes Auftreten verhindern.

Schließen Sie die Analyse ab, indem Sie den Abschnitt „Lösungen entwickeln“ der Vorlage ausfüllen. Hier können Sie vorgeschlagene Korrekturen erfassen, den Status der Lösung nachverfolgen und Erinnerungsaufgaben mithilfe von integrierten Spalten wie Lösungsstatus, Geschätzter Aufwand und Erinnerungsplan zuweisen. 

Funktionen von Asana zur Problemlösung

Vorlagen sind erst der Anfang. Asana-Funktionen verwandeln eine einfache Problemlösungstechnik in ein leistungsstarkes Tool für systemische Verbesserungen. Funktionen helfen Ihnen, an einem zentralen Ort zusammenzuarbeiten, zu dokumentieren und Maßnahmen zu ergreifen. Hier einige der beliebtesten Funktionen:

Projektansichten

Visualisieren Sie Ihre Vorlage für die 5-Why-Methode in dem Format, das am besten zum Stil Ihres Teams passt. Sie können eine Liste für die Schritt-für-Schritt-Verfolgung, ein Kanban-Board für die agile Zusammenarbeit oder eine Zeitleiste für die Zuordnung von Abhängigkeiten auswählen. Flexible Ansichten ermöglichen es Stakeholdern und Moderatoren, unabhängig von ihrem bevorzugten Arbeitsstil effektiv zu verstehen und beizutragen.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen, Ursachen zu kategorisieren, Risikostufen zuzuweisen oder Probleme nach Abteilung zu kennzeichnen. Eine gut strukturierte Feldeinrichtung sorgt für Klarheit und erleichtert die Trendanalyse im Laufe der Zeit. Wenn Sie beispielsweise die Ursachen als Prozess, Personen oder Tools kennzeichnen, werden wiederkehrende Themen in allen Teams sichtbar.

Aufgabenabhängigkeiten

Einige Ursachen hängen von anderen ab, um vollständig verstanden zu werden. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie logische Verknüpfungen zwischen den einzelnen Schritten der 5-Why-Analyse herstellen. Die Zuordnung dieser Beziehungen unterstützt eine transparentere RCA-Struktur und verbessert den Projektablauf.

Kommentar-Threads und Erwähnungen

Verwenden Sie Kommentare, um Analytik aus jedem Schritt zu erfassen, insbesondere wenn Sie team- oder zeitzonenübergreifend arbeiten. Erwähnen Sie bestimmte Teammitglieder, um ihr Fachwissen oder Feedback einzuholen. Die Schaffung eines detaillierten, kollaborativen Bereichs stellt sicher, dass Ihre Ursachenanalyse sowohl nachvollziehbar als auch transparent bleibt.

Vorlagen und Duplizierung von Aufgaben

Sie können Ihren Ansatz zur Ursachenanalyse standardisieren, indem Sie ein fertiges 5-Warum-Projekt duplizieren oder mit der ursprünglichen Vorlage beginnen. Die Verwendung einheitlicher Formate hilft Teams, schnell zu handeln und einen zuverlässigen Prozess zur Lösung wiederkehrender Probleme zu entwickeln.

Berichts-Dashboards

Wenn Ihr Team mehrere 5-Why-Methoden durchführt, bieten Berichts-Dashboards Einblick in langfristige Trends. Verwenden Sie sie, um zu verfolgen, welche Ursachen am häufigsten auftreten, gefährdete Abteilungen zu identifizieren und die Wirksamkeit Ihrer Korrekturmaßnahmen im Laufe der Zeit zu überwachen.

Empfohlene Integrationen

Integrationen ermöglichen es Asana, sich mit anderen Apps zu verbinden, die Ihr Team bereits verwendet, wie Slack, Google Drive oder Jira, sodass alles, was Sie zur Lösung eines Problems benötigen, an einem Ort ist.

Integrationen reduzieren den Kontextwechsel, indem relevante Dateien, Updates und Diskussionen direkt in Ihren Workflow integriert werden. Die vollständige Liste finden Sie in unserer App-Galerie.

Slack

Verbinden Sie Slack mit Ihrem 5-Whys-Projekt, um alle Beteiligten in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten. Sie können automatisch Updates an relevante Kanäle senden, wenn Fortschritte erzielt, neue Aufgaben hinzugefügt oder eine Ursache identifiziert wird. Mit integrierter Kommunikation wird es viel einfacher, das Team auf dem Laufenden zu halten.

Google Arbeitsbereich

Fügen Sie wichtige Dokumente, Tabellen und Nachweise aus Google Drive direkt an Ihre Asana-Aufgaben an. Wenn Sie dieses Referenzmaterial genau dort haben, wo sich Ihre Analyse befindet, reduzieren Sie die Zeit, die Sie für die Suche nach Informationen aufwenden. Das Ergebnis ist ein sauberer, besser organisierter Workflow.

Lucidchart

Erstellen und integrieren Sie visuelle Diagramme wie Fischgrätendiagramme oder Prozessmodelle, um Ihre 5-Why-Methode zu ergänzen. Die Bereitstellung von visuellen Kontexten hilft Teams, komplexe Probleme leichter zu verstehen. Diese Diagramme unterstützen auch eine transparentere Kommunikation während Teamüberprüfungen oder Post-Mortems.

Zoom

Führen Sie Brainstorming-Sitzungen oder Folge-Meetings durch, ohne Asana verlassen zu müssen. Mit der Zoom-Integration können Sie Anrufe planen, Meeting-Links zu Aufgaben hinzufügen und Anrufprotokolle und Aufzeichnungen automatisch mit Ihrem Projekt verknüpfen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Echtzeit-Diskussionen mit Ihrer Ursachenanalyse zu verknüpfen.

Jira Cloud

Integrieren Sie Jira mit Asana, um technische Untersuchungen mit umfassenderen RCA-Aufgaben zu verknüpfen. Entwickler können sich auf die Fehlerverfolgung konzentrieren und gleichzeitig Analytik zum 5-Whys-Prozess beitragen. Die Verbindung beider Tools stellt sicher, dass Ihre Analyse den gesamten Umfang des Problems widerspiegelt.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für die 5-Why-Methode zur Ursachenanalyse