Vorlage für Problemprotokolle

Es macht nie Spaß, wenn man während des Projektmanagements über Probleme stolpert. Wenn Sie diese Probleme jedoch dokumentieren, kann Ihnen dies dabei helfen, zu verhindern, dass sie in der Zukunft erneut auftreten.

An dieser Stelle kommt das Fehlerprotokoll ins Spiel. Diese Protokolle können Ihnen beim Nachverfolgen – und Lösen – von Problemen helfen, sobald diese in Erscheinung treten. Erfahren Sie, wie eine Fehlerprotokoll Vorlage Ihr Team dabei unterstützen kann, Probleme im Verlauf eines Projekts schnell zu erfassen und zu lösen.

Was ist eine Fehlerprotokoll Vorlage?

Eine Fehlerprotokoll Vorlage ist eine Übersicht für Probleme, die Sie nutzen können, um Probleme nachzuverfolgen, sobald sie während eines Projekts auftreten. Dieses Tool hilft Ihnen, einen Prozess dafür festzulegen, wie Probleme im Verlauf Ihres Projekts dokumentiert und nachverfolgt werden können. Und da es sich um eine Vorlage handelt, können Sie sie auch zukünftig für neue Projekte wiederverwenden.

Fehlerprotokolle sind im Projektmanagement von großer Wichtigkeit, da sie Ihnen einen zentralen Ort bieten, an dem Fehler bzw. Probleme – und Lösungen für diese – dokumentiert werden können, sobald sie auftreten. Somit wird das Protokoll zu einer wertvollen Ressource für zukünftige Projekte, da Ihr Team einen dokumentierten Nachweis für das Lösen von Problemen hat. Wenn einem zukünftigen Projektmanager ein ähnliches Problem widerfährt, wird Ihr Fehlerprotokoll zu dem Dokument, das die Lösung für genau dieses Problem bietet.

Was ist ein Fehlerprotokoll?

Ein Fehlerprotokoll (oder Fehlerbericht) ist ein Dokument, das Projektmanager nutzen, um alle sich negativ auf das Projekt auswirkenden Probleme zu dokumentieren. Als Projektmanager können Sie dieses Tool verwenden, um Probleme bzw. Fehler nachzuverfolgen und Lösungen festzuhalten. Dazu zählt auch die Dokumentierung der Fehlerart und das Analysieren der Fehlerursachen.

Die wichtigsten Funktionen einer Fehlerprotokoll Vorlage

Fehlerprotokoll Vorlagen gibt es in allen Formen und Größen und Sie können sie abhängig von den Eigenheiten Ihres Geschäftsbetriebs auf unterschiedliche Weise einsetzen. Zum Beispiel mag eine Marketingagentur eine Fehlerprotokoll Vorlage verwenden, um die während der Migration einer Webseite auftretenden Probleme nachzuverfolgen, während ein IT-Team dieselbe neue Vorlage für seine tägliche Arbeit nutzen kann, um technische Probleme und Fehlermeldungen im Blick zu behalten.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Fehlerprotokoll Vorlage zu verwenden gedenken, sollte sie stets diese fünf wichtigsten Komponenten enthalten:

1. Den Namen der Person, die das Problem gemeldet hat

2. Das Datum, an dem das Problem gemeldet wurde

3. Eine Beschreibung des Problems

4. Die Priorität des Problems

5. Das Ausmaß oder die Auswirkung des Problems

Sie können sogar noch gründlicher vorgehen und Informationen wie folgende beinhalten:

• Die Art von Problem

• Das Teammitglied oder Projektteam, das für die Lösung des Problems verantwortlich ist

• Wo genau Sie sich auf dem Weg zur Problemlösung befinden

• Das Zieldatum für die Lösung des Problems

• Das Fälligkeitsdatum für die Problemlösung

Bewährte Methoden für das Erstellen eines Fehlerprotokolls

Es ist weder komplex noch eine Herausforderung, ein Fehlerprotokoll zu verwenden. Dennoch gibt es einige bewährte Methoden, die Ihnen helfen können, ein Problemprotokoll für Ihr Projekt optimal einzusetzen.

• Geben Sie allen Teammitgliedern Zugriff auf Ihr Protokoll. Eine einfache Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre Fehlerprotokoll Vorlage für alle Teammitglieder verfügbar ist, besteht darin, sie so zu aufzubewahren, dass sie mit Leichtigkeit für zukünftige Projekte dupliziert werden kann. Probieren Sie es einmal mit einer digitalen Projektmanagement-Software, damit Teammitglieder immer dann, wenn sie das Fehlerprotokoll benötigen, Zugriff darauf haben.

• Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Lösungen zu. Wenn Sie einem bestimmten Teammitglied ein Problem zuweisen, können Sie sicherstellen, dass es für die Lösung des Problems eine Kontaktperson gibt. Diese Person ist dann dafür verantwortlich, das Problem zu dokumentieren, Lösungsansätze zu identifizieren und die Ergebnisse ihrer Lösung festzuhalten.

• Markieren Sie Prioritäten farblich. Indem Sie Probleme farblich markieren, können Sie auf einen Blick identifizieren, welche Probleme am wichtigsten sind. Die gängigste Form eines solchen Farbsystems ist die Verwendung der Ampelfarben Rot, Gelb und Grün.

Wie erstelle ich eine Fehlerprotokoll Vorlage?

Es gibt viele verschiedene Arten von Fehlerprotokollen: von Tabellen mit mehreren Registerkarten bis hin zu druckbaren PDFs und Arbeitsblättern. Diese eignen sich zwar durchaus für die Arbeit an einmaligen Projekten, die keine funktionsübergreifende Zusammenarbeit voraussetzen, sind jedoch nicht wirklich ideal für komplexe Projekte oder Projekte mit mehreren Teams.

Wenn Sie eine digitale und für die Zusammenarbeit geeignete Fehlerprotokoll Vorlage verwenden, ermöglichen Sie Ihrem Team, Informationen in Echtzeit zu aktualisieren. Indem Sie Ihre Protokollvorlage in einer Software zur Zusammenarbeit statt einer Excel-Vorlage hinterlegen, kann Ihr Team sie mit Einfachheit für zukünftige Projekte duplizieren und einen Standard setzen, was die unternehmensweite Verwendung der Vorlage betrifft.

Enthaltene Funktionen

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsvorgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu verringern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So hat Ihr Team mehr Zeit für die Arbeit, auf die es wirklich ankommt.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Projekt-Statusaktualisierungen. Verabschieden Sie sich vom Durchsuchen mehrerer Tools, um Informationen zum Projektstatus zu finden, und von langatmigen Meetings, die auch durch eine einfache E-Mail hätten ersetzt werden können. Projekt-Statusaktualisierungen in Asana sind nicht nur einfacher anzuwenden – sie stehen auch im unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeit, die Ihr Team ausführt. So wird es Teammitgliedern erleichtert, auf zusätzliche Projektinformationen zuzugreifen, wie z. B. auf Ihren Projektplan, Kommunikationsplan, Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und mehr. Im Endeffekt reduzieren Projekt-Statusaktualisierungen Ihre manuelle Arbeit, zentralisieren Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Empfohlene Apps

• Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack in nachverfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Verwandeln Sie kurze Fragen und Aktionspunkte in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack verloren gehen.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben direkt in ihren Zendesk-Tickets schnell und einfach erstellen. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

Häufig gestellte Fragen