Behindert Mikromanagement Ihre Arbeit?

Erfolgreiche Führungskräfte haben eines gemeinsam: Sie verlassen sich darauf, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Und das hat einen guten Grund: Egal, wie produktiv Sie auch sind, es ist unmöglich, alles selbst zu bewältigen.  

Wenn es Führungskräften aber schwerfällt, anderen dieses Vertrauen entgegenzubringen, beginnen sie mit dem Mikromanagement. Sie glauben, dadurch kontrollieren zu können, wie To-dos erledigt werden. Es ist natürlich unumstritten, wie schwierig es sein kann, loszulassen und Aufgaben zu delegieren. Aber es ist auch unabdingbar, wenn Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder (und Sie selbst) wachsen und sich verbessern können. 

Was ist Mikromanagement?

Unter Mikromanagement versteht man einen Management-Stil, bei dem Führungskräfte die täglichen Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in einem hohen Maß kontrollieren. Mikromanager versuchen, alle laufenden Vorgänge im Auge zu behalten und zu kontrollieren, anstatt Verantwortlichkeiten an ihr Team zu delegieren. In vielen Fällen bestehen sie auch darauf, alle Entscheidungen selbst zu treffen, ganz gleich, wie klein diese auch sein mögen. 

Mikromanagement vs. Makromanagement

Mikromanagement und Makromanagement bilden ein gegensätzliches Begriffspaar. Während bei ersterem der Fokus auf den kleinen Details liegt, steht bei letzterem der Blick auf das große Ganze im Mittelpunkt. 

Mikromanager spezifizieren für gewöhnlich ganz genau, wie und wann Aufgaben erledigt werden müssen und setzen während des gesamten Arbeitsprozesses vor allem auf eines: Perfektionismus. Im Vergleich dazu konzentrieren sich Makromanager vor allem auf die größeren Ergebnisse und legen keinen großen Wert darauf zu wissen, wie genau Aufgaben erledigt werden. Sie sind auch nicht in jeden kleinen Schritt involviert, vielmehr delegieren sie und unterstützen ihre Teammitglieder dabei, selbst zu entscheiden, wie sie an Aufgaben herangehen. 

Langfristiges vs. kurzfristiges Mikromanagement

Kurzfristig kann Mikromanagement eine hilfreiche Strategie sein, zum Beispiel bei der Einschulung neuer Mitarbeiter oder beim Umgang mit Problemen, die ein hohes Risiko für ein Projekt bergen. So ist es im Zuge der Einführung völlig normal, neue Mitarbeiter genauer zu beaufsichtigen und ihnen Unterstützung zu bieten. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder ihre Zuständigkeiten genau kennen. Auch in Situationen mit hohem Risiko sollte eine Person die absolute Kontrolle übernehmen, denken wir beispielsweise an ein Bauteam, das ein Gebäude abreißt. 

Aber während Mikromanagement für bestimmte Situationen kurzfristig sinnvoll ist, kann es als langfristige Strategie zu Problemen führen. Wenn neue Mitarbeiter selbstbestimmt und eigenständig werden sollen, sind Sie gefordert, Kontrolle abzugeben und darauf zu vertrauen, dass sie ihre Aufgaben zufriedenstellend erfüllen werden. Tappen Sie auch nicht in die Falle, alle Situationen zu behandeln, als wären Sie entscheidend für Ihre Unternehmensmission. Das würde die Dauer eines jeden Projekts sprengen und Wachstum verhindern. 

Warum greifen Führungskräfte auf Mikromanagement zurück?

Selbst Personen mit den besten Absichten können leicht ins Mikromanagement verfallen. Der Wunsch nach Kontrolle ist ganz normal – und das gilt besonders für Menschen, die Angst davor haben, Fehler zu machen, und bei allem nach Perfektion streben. Es ist schwierig, loszulassen und Ihrem Team bei seinen Entscheidungen zu vertrauen – aber dadurch können Sie Ihre Mitarbeiter oft am besten in ihrem Wachstum fördern. 

Menschen werden zu Mikromanagern aus unterschiedlichen Gründen, zu den häufigsten zählen die folgenden:

• Perfektionismus: Perfektionisten haben hohe Standards und oft eine ganz genaue Vorstellung davon, wie Dinge erledigt werden sollten. Fehler sind für sie schlicht keine Option – weshalb das Delegieren von Aufgaben, das naturgemäß mit Fehlern einhergeht – für Perfektionisten eine besonders schwierige Herausforderung sein kann. 

• Mangelnde Erfahrung im Management: Wenn Mitarbeiter befördert werden, aber für die neue Position keine ausreichende Schulung und Unterstützung erhalten, versuchen sie oft auch weiterhin in jene Aufgaben involviert zu bleiben, die sie bereits kennen. Der Übergang von früheren Zuständigkeiten zum neuen Fokus auf das große Ganze kann manchen sehr schwerfallen. 

• Leitung eines unqualifizierten Teams: Wenn Sie Teammitglieder haben, die nicht ausreichend ausgebildet oder qualifiziert sind, ist der Griff zum Mikromanagement besonders verlockend, weil Sie natürlich möchten, dass die Arbeit ordnungsgemäß erledigt wird. Die Schulung von unqualifizierten Mitarbeitern ist oft schwierig und erfordert zu Beginn viel Einsatz Ihrerseits. Letzten Endes zahlt sich diese Investition in Ihre Angestellten aber aus, da sie dadurch langfristig viel Zeit sparen können.  

Die langfristigen Auswirkungen von Mikromanagement

Das Wort „Mikromanagement“ hat oft einen negativen Beigeschmack, und das aus gutem Grund. Studien zeigen, dass Mikromanagement einer der drei häufigsten Kündigungsgründe für Mitarbeiter ist. Gerade bei langfristigem Einsatz dieses Management-Stils wird Angestellten nämlich ein Mangel an Vertrauen vermittelt und ihre Selbstbestimmung geschwächt. Das wiederum hindert Teams daran, kreativ zu werden, Probleme zu lösen und mit Selbstvertrauen an ihre Aufgaben heranzugehen. Das Gefühl, ständig beobachtet und kontrolliert zu werden, führt zu einem erhöhten Stressempfinden am Arbeitsplatz, Burnout und einer schlechten Arbeitsmoral. Mit der Zeit kann das Selbstvertrauen der Teammitglieder so stark bröckeln, dass sie eine Abhängigkeit vom Mikromanagement entwickeln. 

Mikromanagement wirkt sich aber auch auf Manager negativ aus. Je größer Teams und Projekte werden, desto schwieriger ist es für sie, das Ausmaß an Kontrolle beizubehalten, was zu Überlastung und in weiterer Folge möglicherweise auch zu Burnout führt. Und da sich Mikromanagement kaum skalieren lässt, können Engpässe entstehen und Teams daran gehindert werden, ihr volles Potenzial zu entfalten. 

Letztendlich ist es wichtig, sich die Ziele eines Managers in Erinnerung zu rufen. Er möchte ein Coach für seine Mitarbeiter sein, Hindernisse aus dem Weg räumen und die großen strategischen Entscheidungen treffen. Als Manager möchten Sie Ihren Mitarbeitern mit Ressourcen und Unterstützung zur Seite stehen, damit Ihr Team selbstbestimmt arbeiten und kleine Entscheidungen selbst treffen kann. Wenn Sie sich nämlich zu sehr in den Einzelheiten verlieren, wird es schwierig, den Blick auf das große Ganze und die umfassende Strategie beizubehalten. 

Anzeichen für Mikromanagement

Mikromanagement kann sich je nach Person unterschiedlich zeigen. Wenn Sie Mikromanagement bei Ihrem Manager oder einem Teamkollegen vermuten, gibt es einige Anzeichen, auf die Sie achten können. Zum Beispiel: 

• Die Person hat Schwierigkeiten beim Delegieren von Aufgaben

• Sie übernimmt bereits delegierte Aufgaben, wenn es zu Fehlern kommt

• Sie fokussiert sich auf kleine Details anstatt auf das große Ganze

• Sie möchte bei allen Entscheidungen konsultiert werden

• Die Person ignoriert die Meinungen und Erfahrungen anderer

• Sie gibt genau vor, wie Aufgaben zu erledigen sind

• Sie will in alles involviert und bei jeder Nachricht in CC gesetzt werden

• Sie verlangt häufige Updates, Statusberichte und Überprüfungen

• Sie verbringt viel Zeit mit Korrekturen und überprüft ständig die Arbeit von Kollegen/Mitarbeitern

• Die Person setzt unrealistisch hohe Maßstäbe

• Sie konzentriert sich immer darauf, was verbessert oder geändert werden sollte, und drückt niemals Anerkennung für bereits erledigte Aufgaben und Erfolge aus

7 Maßnahmen zur Vermeidung von Mikromanagement

Es ist nicht einfach, Mikromanagement in den Griff zu bekommen, aber wir haben eine gute Nachricht: Die folgenden Schritte helfen Ihnen, besser mit Mikromanagement umzugehen und es in Ihrem Team zu verhindern. So geht’s:

1. Üben Sie sich im Delegieren

Delegieren ist schwierig, besonders für Personen, die zum ersten Mal die Rolle eines Managers bzw. einer Führungskraft übernehmen. Sie fühlen sich dafür verantwortlich, dass die Arbeit ordentlich erledigt wird, und da erscheint es Ihnen zu Beginn natürlich seltsam, wichtige Aufgaben in die Hände einer anderen Person zu legen. Denn wem außer sich selbst trauen Sie schon zu, dass Arbeitsvorgänge richtig erledigt werden? Wenn solche Gedanken aufkommen, sollten Sie sich daran erinnern, dass das Delegieren – und Loslassen – eine grundlegende Kompetenz von Managern ist. Sie sind nur eine Person und müssen sich daher auf die Fähigkeiten und die Expertise Ihres Teams verlassen, um Ihre Ziele zu erreichen. 

Wenn es Ihnen sehr schwerfällt, Aufgaben zu delegieren, können Sie mit kleinen To-dos üben, bevor Sie auch größere Projekte anderen anvertrauen. Diese Herangehensweise lässt auch Vertrauen entstehen und ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, Schritt für Schritt ihre Kompetenzen zu erweitern. Denken Sie immer an diese zwei Punkte: Die Fähigkeit zum Delegieren entsteht nicht über Nacht und es absolut normal, dass Teammitglieder für Aufgaben, die Sie delegiert haben, länger brauchen als Sie. 

2. Erinnern Sie sich: Fehler sind normal

Die Grundlage für Mikromanagement ist für gewöhnlich Perfektionismus: Manager versuchen alles zu kontrollieren, um Fehler zu vermeiden. In Wahrheit sind Fehler aber nichts, vor dem man Angst haben müsste, ganz im Gegenteil. Aus Fehlern können wir lernen, wir wachsen daran und können sie nutzen, um uns immer weiter zu verbessern. Der Versuch, stets alles perfekt zu machen, fordert seinen Tribut. Einerseits ist es eine Belastung für Ihre mentale Gesundheit, andererseits brauchen Sie viel länger, um Ergebnisse zu liefern. Nicht zuletzt deuten auch Studien darauf hin, dass diese extreme Form des Perfektionismus mit einem höheren Risiko für Burnout, Unzufriedenheit im Job und Depression einhergeht. 

Für Sie als Manager ist es wichtig anzuerkennen, dass Fehler als ganz gewöhnlicher Teil des Delegierens einfach dazugehören. Anstatt zu versuchen, mit Mikromanagement Fehler zu verhindern, sollten Sie Ihren Mitarbeitern alle notwendigen Tools an die Hand geben, damit sie mit Problemen umgehen und Fehler selbst lösen können. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern erlauben, Fehler zu machen und sie auch selbst zu beheben, helfen Sie ihnen, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen und Selbstvertrauen aufzubauen. Auf diese Weise werden sie in Zukunft auch mit größeren Schwierigkeiten umgehen können. 

3. Sorgen Sie für klare Zuständigkeiten

Häufig sind auch unklare Grenzen und Zuständigkeiten der Grund für Mikromanagement. Wenn Sie nicht genau wissen, wofür Mitarbeiter und wofür Manager zuständig sind, ist es für Ihre Teammitglieder schwierig zu erkennen, für welche Aufgaben sie Verantwortung übernehmen sollen. Außerdem fehlt ihnen die nötige Basis, um selbstbewusst eigene Entscheidungen zu treffen. 

Es gibt einige Möglichkeiten, um die Zuständigkeiten in Ihrem Team zu klären: 

• Schreiben Sie die Rollen und Zuständigkeiten eines jeden Teammitglieds auf. Kommunizieren Sie diese Zuständigkeiten bereits während der Einstellungs- und Einführungsphasen klar und deutlich und bleiben Sie stets im Austausch mit Ihren Mitarbeitern, damit alle eine genaue Vorstellung von Ihrer Rolle im Team entwickeln.

• Erstellen Sie ein RACI-Diagramm, um festzuhalten, wer bei einem bestimmten Projekt Responsible (verantwortlich) und Accountable (rechenschaftspflichtig) ist und wer Consulted (konsultiert) und Informed (informiert) werden muss. 

• Verteilen Sie das Entscheidungsrecht. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, in bestimmten Bereichen selbst die endgültigen Entscheidungen zu treffen. Bei Asana unterstützen wir unsere Mitarbeiter zum Beispiel durch die Schaffung von Verantwortungsbereichen (Areas of Responsibility, AoRs). Für jeden Bereich im Unternehmen (z. B. interne Kommunikation, Personal oder Marketing) gibt es einen AoR-Verantwortlichen. Diese Person bezieht zwar immer das Feedback von Stakeholdern ein, hat allerdings das letzte Wort, wenn die Meinungen auseinandergehen oder wenn es keine klare Antwort gibt. 

4. Nutzen Sie Ziele, um das große Ganze im Blick zu behalten

Ziele geben Ihrem Team eine klare Richtung vor. Sie definieren genau, welches Ergebnis am Ende Ihrer Arbeit stehen soll, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Arbeiten konzentrieren können (und sich getrost von den kleinen Details und Mikromanagement verabschieden können). 

Der Vorteil von Zielen ist, dass Sie damit ohne Mikromanagement kontrollieren können, woran Ihr Team arbeitet. Mit Zielen können Sie genau vorgeben, was Ihre Mitarbeiter erreichen sollen und sich zurücknehmen, während sie sich um die Erledigung der dafür notwendigen Aufgaben kümmern. Indem Sie messbare Ziele festlegen, können Sie die Verantwortlichkeiten klar zuweisen und darauf vertrauen, dass Fortschritte bezüglich Ihrer wichtigen Ziele gemacht werden. 

Sind Sie noch unsicher, wo Sie beginnen sollen? Wenn das Festlegen von Zielen für Sie noch Neuland ist, empfehlen wir Ihnen unsere folgenden Ressourcen: SMART-Ziele, Objectives and Key Results (OKRs) und Key Performance Indicators (KPIs). 

5. Richten Sie einen umfassenden Einführungsprozess ein

Der Einführungsprozess ist eine strukturierte Herangehensweise an die Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, damit diese schnell mit ihrer Arbeit beginnen können. Bei der richtigen Umsetzung erhalten Mitarbeiter bei der Einführung alle Tools und Informationen, um ihre neue Rolle im Team erfolgreich übernehmen zu können. In dieser Einführungszeit bekommen Teammitglieder besonders viel Unterstützung – das gibt ihnen die Möglichkeit, Fehler zu machen, Fragen zu stellen und in ihre neuen Aufgaben hineinzuwachsen. 

Die Einführung verlangt gleich zu Beginn viel Einsatz, aber dieser lohnt sich, da dadurch Mikromanagement verhindert wird. Manager können darauf vertrauen, dass Mitarbeiter nach einem umfassenden Einführungsprozess selbstständig mit Herausforderungen umgehen – oder bei Bedarf um Hilfe bitten. Das bedeutet, dass Manager die Arbeit ihrer Mitarbeiter nicht laufend kontrollieren müssen, denn sie haben schon zu Beginn gelernt, wie sie Aufgaben ordnungsgemäß erledigen. 

6. Führen Sie Meeting-freie Tage ein

Laut einer Studie aus dem Jahr 2022 kann die Einführung von Meeting-freien Tagen (bestimmten Tagen, an denen keine Meetings abgehalten werden dürfen) Mikromanagement und Stress deutlich senken. Während ein qualitativer Austausch zwar unerlässlich für den Aufbau von Vertrauen im Team ist, eignen sich ständige Meetings nicht unbedingt dafür. Interaktionen sollten nämlich nicht durch Meetings erzwungen werden. Vielmehr sollten Mitarbeiter selbstbestimmt und in ihrer eigenen Geschwindigkeit arbeiten können und dann mit Kollegen zusammenarbeiten, wenn es sich von selbst ergibt. 

Die Einführung von Meeting-freien Tagen ist eine gute Übung. Sie erfordert von Managern Vertrauen in ihre direkt unterstellten Mitarbeiter: Vertrauen darin, dass sie ihre Aufgaben autonom erledigen. Manager bieten ihren Teammitgliedern damit Raum, Bestleistungen zu erbringen – anstatt mit Mikromanagement jeden Handgriff zu kontrollieren und jeden Schritt zu überwachen. 

7. Schaffen Sie Vertrauen

Im Grunde geht es bei Mikromanagement immer um (mangelndes) Vertrauen. Um Aufgaben delegieren und Ihren Mitarbeitern wirklich Raum geben zu können, müssen Sie vertrauen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Sie sich auf den Aufbau von Vertrauen und einer positiven Arbeitsplatzkultur konzentrieren sollten, um Mikromanagement zu verhindern. 

Der Aufbau von vertrauensvollen Arbeitsbeziehungen braucht zwar Zeit, aber ist durchaus machbar. Bedenken Sie zu Beginn am besten folgende Punkte:

• Üben Sie, sich auch als Führungskraft verletzlich zu zeigen und über Ihre eigenen Unsicherheiten zu sprechen. 

• Fördern Sie das Gemeinschaftsgefühl mithilfe von Teambuilding-Spielen. 

• Fördern Sie Ihre emotionale Intelligenz, um ein gutes Verhältnis zu Ihrem Team aufzubauen und noch empathischer mit ihnen umgehen zu können. 

• Hören Sie aktiv zu, um Ihren Teammitgliedern zu zeigen, dass es Ihnen wirklich wichtig ist, was sie zu sagen haben. 

• Lernen Sie, konstruktive Kritik zu geben und anzunehmen.  

Mikromanagement ist nicht skalierbar

Wenn Sie möchten, dass Ihr Team wächst, dann ist Mikromanagement kein effektiver Führungsstil. Diese Form des Managements kann kurzfristig sinnvoll sein, führt bei langfristigem Einsatz aber zu Engpässen und unzufriedenen Mitarbeitern. Und vor allem lassen Sie sich beim Mikromanagement durch kleine Details vom großen Ganzen und den wichtigen Zielen ablenken. 

Anstatt auf Mikromanagement zurückzugreifen, empfehlen wir Ihnen, robuste Prozesse in Ihrem Team aufzubauen und klar zu definieren, wer wofür bis wann verantwortlich ist. Auf diese Weise müssen Sie laufende Arbeitsvorgänge nicht ständig überwachen und kontrollieren: Sie führen diese Prozesse ein und vertrauen darauf, dass Ihre Teammitglieder ihre Aufgaben fristgerecht erledigen.