6 Tipps für den erfolgreichen Einstieg in das Makromanagement

Mikromanagement kennt jeder – aber haben Sie auch schon von Makromanagement gehört? 

Ein Makro-Manager gibt seinen Mitarbeitern die Zügel in die Hand. Diese Managementstrategie kann die Eigenständigkeit, die Eigenverantwortung und die Einsatzbereitschaft im Team stärken. Doch trotz der zahlreichen Vorteile braucht es Zeit und Aufwand, um zu lernen, wie man ein Makro-Manager wird. Sind Sie bereit? Dann erfahren Sie im Folgenden, wie es Ihnen gelingt. 

Was ist Makromanagement? 

Makromanagement ist ein interventionsfreier Führungsstil, der den Mitarbeitern Kontrolle über die Aufgaben und Eigenständigkeit bei ihrer Arbeit ermöglicht. Das Ziel eines Makro-Managers ist es, den ihm unterstellten Mitarbeitern zu helfen, selbständig zu lernen, anstatt sie zu sehr anzuleiten oder gar zu kontrollieren. Dazu konzentrieren sich Makro-Manager auf Ergebnisse und Ziele und überlassen es ihren Mitarbeitern, zu entscheiden, wie sie diese Ziele am besten erreichen können. 

Was macht ein Makro-Manager? 

Makro-Manager haben den Blick für das große Ganze. Sie überlassen den Mitarbeitern die Kontrolle über Entscheidungen und ermöglichen ihnen so, ihre Kreativität zu nutzen, um ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Das bedeutet nicht, dass Makro-Manager nicht präsent sind – diese Führungskräfte sind immer bereit, um bei Bedarf zu helfen. Allerdings warten sie in der Regel, bis die Teammitglieder um Unterstützung und Orientierung bitten, bevor sie diese anbieten.

Hier finden Sie die wichtigsten Fähigkeiten, die ein Makro-Manager erlernen sollte:

• Arbeit delegieren

• Den Mitarbeitern Kontrolle überlassen

• Mit gutem Beispiel vorangehen

• Vertrauen aufbauen

Makromanagement vs. Mikromanagement

So wie Makro und Mikro Gegensätze sind, so sind es auch Makromanagement und Mikromanagement. Makro-Manager sind ergebnisorientierte Führungskräfte, die sich auf langfristige Ziele konzentrieren. Sie geben ihrem Team die Möglichkeit, die Führung zu übernehmen, und stellen sicher, dass die Teammitglieder die nötige Unterstützung erhalten, um Bestleistungen erbringen zu können. 

Mikromanager sind genau das Gegenteil – diese Führungskräfte legen den Schwerpunkt auf kurzfristige Details. Mikromanager sind ergebnisorientiert und geben in der Regel sehr genau vor, wie und wann die Arbeit erledigt werden soll. Trotz einiger Vorteile kann Mikromanagement bei unvorsichtigem Vorgehen zu folgenden Problemen führen:

• Überlastung

• Fehlende Eigenständigkeit

• Übermäßige Überwachung

• Geringere Arbeitsmoral im Team

• Burnout

Vor- und Nachteile des Makromanagements

Die Einführung von Makromanagement kann entmutigend sein. Einer anderen Person die Kontrolle über die Arbeit zu überlassen, für die Sie verantwortlich sind, ist zunächst unangenehm. Das erfordert ein hohes Maß an Vertrauen – vor allem, weil Ihre Teammitglieder oft anders an eine Sache herangehen, als Sie es vielleicht vorhatten.

Makromanagement bedeutet, dass Sie die Verantwortung mit Ihrem Team teilen und eher als Coach und Mentor auftreten. Das ist sowohl für Sie als auch für das Teammitglied spannend, bringt jedoch auch einige Nachteile mit sich.

Häufige Fallstricke beim Makromanagement

• Für angehende Manager mag dieser Stil unangenehm oder ungewohnt sein.

• Es kann zu vielen verschiedenen Ansätzen bei der Entscheidungsfindung kommen.

• Die Wahrscheinlichkeit, dass Teammitglieder Fehler machen, ist größer.

• Es erfordert ein eher langfristiges Denken des Managers.

• Es ist nicht geeignet für kurzfristige Ergebnisse.

• Manager sind weniger direkt an den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter beteiligt.

• Teammitglieder, die zu sehr an Mikromanager gewöhnt sind, haben unter einem Makro-Manager unter Umständen Schwierigkeiten.

Die Vorteile des Makromanagements

• Eigenständigkeit für die Mitarbeiter.

• Teammitglieder haben die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu entfalten.

• Es steigert die Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter.

• Es verstärkt die intrinsische Motivation.

• Es kann zu mehr Kreativität und unkonventionellem Denken führen.

• Es eignet sich besser für eine langfristige Strategie.

Makromanagement im Vergleich zu anderen Managementstilen

Es gibt eine Vielzahl von Führungsstilen und jeder hat seine Vor- und Nachteile. Die besten Führungskräfte passen ihren Führungsstil an das jeweilige Teammitglied und die Situation an. 

Das erfordert Zeit und Übung. Lesen Sie unseren Artikel über die 11 klassischen Führungsstile, um Ihren eigenen Führungsstil zu ermitteln. Wahrscheinlich wenden Sie einige dieser Praktiken bereits an, während andere eine sinnvolle Ergänzung Ihrer alltäglichen Gewohnheiten darstellen. 

Makromanagement bei einem ortsunabhängigen Team

Die COVID-19-Pandemie beschleunigte die Verlagerung auf hybride Arbeitsformen, wobei wir festgestellt haben, dass immer mehr Teams auf virtuelle Zusammenarbeit setzen. Genau wie ein Präsenzteam können auch virtuelle Teams von einer Vielzahl von Managementstilen profitieren. Makromanagement bringt jedoch eine Reihe von Vorteilen für ortsunabhängige Teams mit sich. 

Teammitglieder in virtuellen oder hybriden Teams legen in der Regel Wert auf Flexibilität – einer der Hauptvorteile des Makromanagements. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit gaben ganze 35 % der Wissensarbeiter an, dass ein flexibler Ansatz bei den Arbeitszeiten für die Verbesserung der Work-Life-Balance beim ortsunabhängigen Arbeiten entscheidend sei.

Mit Makromanagement bei ortsunabhängigen Teams können Sie Ihren Teammitgliedern zeigen, wie sehr Sie ihnen vertrauen, und Ihren Mitarbeitern verdeutlichen, welche Bereicherung sie für das Team sind – auch wenn Sie nicht regelmäßig persönlich zusammenkommen. Die Mitglieder ortsunabhängiger Teams arbeiten womöglich in verschiedenen Zeitzonen oder haben flexible Arbeitszeiten. Wenn Sie ihnen also die Zügel in die Hand geben, können sie ihre Arbeit so planen, wie es für sie am sinnvollsten ist.

6 Tipps für einen guten Makro-Manager

Makromanagement ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre Mitarbeiter zu bestärken und ihnen mehr Eigenständigkeit zu geben. Viele Teamleiter stellen fest, dass Makromanagement die Kreativität und die Einsatzbereitschaft des Teams steigert. Doch bevor Sie diesen Führungsstil ausprobieren, sollten Sie sich anhand dieser sechs Tipps ansehen, wie Sie den Makromanagement-Ansatz effektiv umsetzen können. 

1. Kontext bereitstellen

Ein wesentliches Element des Makromanagements besteht darin, dass Sie Ihren Mitarbeitern ein präzises Bild von Ihrem Endziel vermitteln. Wenn Sie ihnen das Steuer in die Hand geben, müssen sie natürlich wissen, wohin die Reise geht. 

Bei Asana nennen wir diesen Punkt die Pyramide der Klarheit, da auf diese Weise alle Teammitglieder über den übergeordneten Zweck der Arbeit, die sie leisten, informiert werden. Damit Ihre Mitarbeiter effektiv arbeiten können, während Sie das Team auf der Makroebene leiten, müssen sie genau wissen, wer was bis wann erledigt. Wenn die Teammitglieder verstehen, welche Maßnahmen sie mit ihrer Arbeit unterstützen und auf welche Ziele diese Maßnahmen hinarbeiten, können sie ihre Arbeitsabläufe effektiver priorisieren und ausführen. 

Achten Sie insbesondere darauf, dass alle Teammitglieder wissen:

• Wie sie mit ihren Aufgaben zu den übergeordneten Team- und Unternehmenszielen beitragen

• Welche Aufgaben am wichtigsten sind

• Welche Fälligkeitsdaten sie unbedingt einhalten müssen

• Welche Arbeits- oder Fälligkeitsdaten womöglich flexibel sind 

2. Präsent sein

Als Makro-Manager sind Sie für Ihr Team eine Art Cheerleader, Ansprechpartner und Coach. Das Makromanagement gibt Ihren Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Arbeit, trotzdem müssen Sie bei Bedarf für Problemlösungen und Unterstützung zur Verfügung stehen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und setzen Sie Maßstäbe für die Arbeit in Ihrem Team. 

Eine hervorragende Möglichkeit, um Ihr Team zu unterstützen, ist die Einrichtung eines Systems zur Verwaltung und Koordinierung der Arbeitsabläufe. Wenn jeder weiß, wer was bis wann erledigt, genießen die Teammitglieder Transparenz und Klarheit darüber, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer dafür verantwortlich ist. Dieser Aspekt ist für die meisten Teammitglieder von entscheidender Bedeutung – laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit würden sich fast 70 % der Teammitglieder besser gerüstet fühlen, um ihre persönlichen Ziele zu erreichen, wenn es klare Prozesse zur Verwaltung der Aufgaben gäbe.

Und an diesem Punkt kommt das Work Management ins Spiel. Work Management Tools sorgen dafür, dass alle Aufgaben, Projekte und Prozesse Ihres Teams übersichtlich strukturiert sind, damit Sie und Ihr Team stets auf dem Laufenden bleiben und Ihre Fristen einhalten. Indem Sie die für den Erfolg notwendigen Informationen an Ihre Teammitglieder weitergeben, können Sie Abstand gewinnen und ihnen die Prozesse anvertrauen. 

3. Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Oftmals sind es die Manager, die ihr Team anleiten und die Führung übernehmen. Ein Makro-Manager sollte genau das Gegenteil tun – nämlich seine Mitarbeiter Projekte vorantreiben lassen und sie bei Bedarf unterstützen. Damit ein Team aber wirklich effektiv arbeiten kann, muss es ganz genau wissen, wer wofür verantwortlich ist. 

Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen kostet Zeit, doch am Ende überwiegen die Vorteile. Laut unseren Untersuchungen kann der einzelne Mitarbeiter durch verbesserte Prozesse jede Woche 6 Stunden und 5 Minuten – das sind 290 Stunden pro Jahr – einsparen. Zu diesen verbesserten Prozessen zählt auch eine klare Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten.

Falls Sie das nicht bereits gemacht haben, legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten auf Team-, Projekt- und abteilungsübergreifender Ebene fest. Für jede Aufgabe sollte jeweils nur eine Person zuständig sein, damit die Teammitglieder genau wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Halten Sie diese Rollen und Verantwortlichkeiten in einem gemeinsamen Dokument fest – zum Beispiel in einem RACI-Diagramm, damit die Teammitglieder Unterlagen zum Nachschlagen haben. 

4. Platz für Konzentration und Flow schaffen 

Als Makro-Manager sollten Sie bereit sein, Ihren Teammitgliedern die Kontrolle über ihre Zeit zu überlassen. Regen Sie sie insbesondere dazu an, Zeitblöcke einzuteilen, in denen sie sich konzentrieren können, und Benachrichtigungen bei Bedarf stumm zu schalten. 

Das ist ein Punkt, der im Moment fehlt. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeitgeben acht von zehn Befragten (80 %) an, dass sie bei der Arbeit immer die Inbox oder andere Kommunikations-Apps im Blick haben. Wegen dieser ständigen Ablenkungen berichten fast drei von vier Arbeitnehmern (72 %), dass sie sich zu Multitasking gezwungen fühlen.

Wer seine Mitarbeiter dazu anhält, Benachrichtigungen zu deaktivieren, wenn sie sich im Flow-Zustand befinden, gibt ihnen nicht nur mehr Zeit, um sich zu konzentrieren, sondern zeigt auch, dass er ihnen vertraut. Sie müssen nicht den ganzen Arbeitstag über in Kontakt sein, um zu wissen, dass Ihre Teammitglieder gute Arbeit leisten. 

Dabei ist Klarheit der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie darauf, dass Ihre Kommunikations-Tools eine Möglichkeit bieten, Benachrichtigungen nicht nur zu deaktivieren; Ihr Team sollte zudem sehen können, wenn jemand Benachrichtigungen für einen bestimmten Zeitraum deaktiviert. So wissen Sie, dass Sie nicht mit einer sofortigen Antwort rechnen können, und haben sogar eine ungefähre Vorstellung davon, wann das Teammitglied wieder online und verfügbar sein wird. 

5. Sich einen detaillierten Überblick über die Arbeit des Teams verschaffen

Der größte Nachteil des Makromanagements besteht darin, dass sich Ihre Mitarbeiter womöglich nicht unterstützt fühlen. Ein effektiver Makro-Manager muss wissen, wann er sich zurückziehen muss, sollte jedoch sicherstellen, dass sein Team weiß, dass es sich jederzeit an ihn wenden kann, wenn es Hilfe braucht. 

Bevor Sie eine Aufgabe übergeben oder zuweisen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team versteht, wie seine Arbeit zu übergeordneten strategischen Zielen beiträgt. Kennen die Teammitglieder die Ziele, auf die sie mit ihren Aufgaben hinarbeiten, sind sie eher in der Lage, Prioritäten zu setzen und die Arbeit effektiv zu erledigen.

Sobald Sie Arbeitsvorgänge übergeben haben, können Sie mit Projekt-Portfolio-Management (PPM) die Projekte Ihres Teams auf einen Blick sehen. PPM ist die zentralisierte Verwaltung mehrerer Projekte. Es gibt Ihnen einen Überblick über die Arbeit Ihres Teams, ohne sich in Details zu verzetteln. Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:

• Wie weit sind die Projektpläne entwickelt? (Haben die Projekte eine Ausrichtung?)

• Wie klar sind die Ziele und Erfolgskennzahlen? (Ist die geleistete Arbeit quantifizierbar?)

• Wie werden die Beteiligten eingebunden? (Sind die richtigen Personen über die Arbeit informiert?)

• Wie entwickeln sich die einzelnen Projekte? (Ist der Projektstatus im Zeitplan, gefährdet oder nicht im Zeitplan?)

6. Das Thema „Burnout“ angehen

Als Vorgesetzter haben Sie die Aufgabe, den Maßstab für das Verhalten Ihrer Teammitglieder zu setzen. Dazu gehört auch, dass Sie ihnen klar machen, dass sie sich Zeit für sich selbst nehmen und Überlastung vermeiden sollten. Wiederholte Überlastung und Stress führen zu Burnout, das derzeit ein Rekordhoch erreicht hat. Im Jahr 2019 stufte die Weltgesundheitsorganisation Burnout als ein berufliches Phänomen ein, das durch chronischen Stress am Arbeitsplatz entsteht. Und 2020 haben 7 von 10 Befragten (71 %) angegeben, dass sie in diesem Jahr mindestens einmal unter Burnout-Symptomen gelitten haben.

Ermuntern Sie Ihre Teammitglieder nicht nur, sich Zeit zu nehmen, wenn es notwendig ist, sondern stellen Sie auch sicher, dass die Mitarbeiter ausschließlich ihre wichtigsten Aufgaben bearbeiten. Eine gute Möglichkeit hierfür ist eine Eisenhower-Matrix. Damit sortieren Sie die Arbeit nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und teilen Aufgaben in vier Kategorien ein: 

• Dringend und wichtig

• Dringend jedoch nicht wichtig

• Nicht dringend, jedoch wichtig

• Weder dringend noch wichtig

Um Burnout entgegenzuwirken und zu verhindern, sollten Sie Ihren Teammitgliedern deutlich machen, dass Sie ihnen zutrauen, die Aufgaben zu erledigen, die für sie am wichtigsten sind. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Aufgaben, die erledigt werden müssen, nach Prioritäten zu ordnen, Aufgaben zu delegieren, die ein Kollege erledigen kann, und Arbeiten mit geringer Priorität aufzuschieben. 

Das „Makro“ beim Makromanagement 

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder nicht nur verstehen, woran sie zu arbeiten haben, sondern auch, warum diese Aufgabe wichtig ist. Wenn Sie den Teammitgliedern Aufgaben übertragen, wollen Sie schließlich sicherstellen, dass diese alle Informationen haben, um ihre Arbeit erfolgreich erledigen zu können. 

Work Management Software wie Asana erhöht die Transparenz, schafft Klarheit und gibt den Teammitgliedern die Werkzeuge an die Hand, die sie für den Erfolg benötigen. Wenn Sie bereit sind, mit dem Makromanagement zu beginnen, probieren Sie Asana noch heute aus.