Eisenhowers matris

Ibland kan man inte göra allt – och det är okej. Att lyckas handlar mer om prioritering än att ta itu med varje enskild uppgift på din att göra-lista. Med rätt prioriteringstekniker kan du ta itu med de viktigaste uppgifterna först, schemalägga andra till senare och sedan delegera och ta bort resten. Det är en win-win-situation – de viktiga sakerna blir fortfarande gjorda, men du blir inte utmattad på vägen.

En mall för Eisenhower-matrisen gör tidshanteringen enkel. Du kan använda den varje dag, varje vecka eller när din att göra-lista känns utom kontroll. 

Vad är en Eisenhower-matris?

En Eisenhower-matris är ett prioriteringsverktyg som hjälper dig att organisera uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är. Den beskriver specifika åtgärder som ska vidtas beroende på var en uppgift hamnar i prioriteringsmatrisens kvadranter: 

• Brådskande och viktigt: Gör

• Brådskande men inte viktigt: Delegera

• Inte brådskande men viktigt: Schemalägg

• Inte brådskande och inte viktigt: Ta bort

När din att göra-lista känns överväldigande visar Eisenhower-matrisen vilka uppgifter du ska arbeta med först – och hur du delar upp och hanterar allt annat. 

Vad är en mall för en Eisenhower-matris? 

En Eisenhower-matris-mall är en återanvändbar guide som låter dig snabbt skapa en Eisenhower-matris när du behöver prioritera din uppgiftslista. Om du vill skapa en matris varje morgon eller i början av varje vecka är det inga problem – kopiera bara mallen, lägg till dina uppgifter och börja prioritera. Med en färdig mall behöver du inte slösa tid på att skapa din Eisenhower-matris om och om igen. Det enda du behöver göra är att fylla i tomrummen och följa ett fördefinierat arbetsflöde för att prioritera varje uppgift. 

Fördelarna med en digital mall för en Eisenhower-matris

En Eisenhower-matris är tänkt att förenkla uppgiftshanteringen, inte skapa mer arbete åt dig. Men lyckligtvis innebär det att du inte behöver krångla med kalkylark eller kopiera din uppgiftslista manuellt varje gång om du skapar din matris i ett digitalt formulär. Det enda du behöver göra är att lägga till dina uppgifter i matrisen, välja deras brådska och betydelse och dra och släppa dem i rätt avsnitt. Och om prioriteringarna ändras senare kan du enkelt uppdatera matrisen i realtid i stället för att kopiera om allt. 

Med en digital mall för Eisenhowers matris kan du: 

• Förenkla beslutsfattandet genom att följa en fördefinierad process för att prioritera uppgifter.  

• Snabbt lägga till uppgifter i mallen för Eisenhower-matrisen i stället för att kopiera uppgifterna om och om igen. 

• Se en central referenskälla för varje uppgift – uppgifterna i matrisen är inte dubbletter, utan finns både i uppgiftslistan och i matrisen. 

• Lägga till kontextuell information, dokument, bilder eller videor till varje uppgift. 

• Dela din matris med projektets intressenter för att illustrera hur du prioriterar arbetet.

• Ange slutdatum för uppgifter som du delegerar eller schemalägger till senare. 

• Dra och släpp uppgifter i olika avsnitt i matrisen.

• Uppdatera enkelt matrisen om prioriteringarna ändras senare. 

Skapa en digital mall för en Eisenhower-matris

Din mall för en Eisenhower-matris bör åtminstone innehålla följande information om varje uppgift: 

• Brådskande: brådskande eller inte brådskande

• Betydelse: Viktigt eller inte viktigt

• Rekommenderad åtgärd: Gör, delegera, schemalägg, ta bort

Det bästa sättet att göra det på är att lägga till två anpassade taggar i mallen – en för brådska och en för betydelse. På så sätt kan du snabbt välja och se hur brådskande och viktig varje uppgift är. Skapa sedan avsnitt i mallen för varje rekommenderad åtgärd: gör, delegera, schemalägg eller ta bort. När du har valt hur brådskande och viktig varje uppgift är kan du dra och släppa den i rätt avsnitt. 

Integrerade funktioner

• Lägg till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden.

Rekommenderade appar

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail.

• Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber om att granska arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt för att koppla den till annat relevant arbete.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack.

Så här använder du din Eisenhower-matris

När du väl har skapat mallen är den enkel att använda. Så här går det till: 

1. Gör en kopia av din Eisenhower-matris-mall.

2. Lägg till varje uppgift i din att göra-lista i mallen.

3. Välj hur brådskande och viktig varje uppgift är. Om du inte är säker på hur du ska skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter kan du läsa vår artikel om Eisenhower-matrisen. 

4. Dra och släpp varje uppgift i respektive avsnitt: gör, delegera, schemalägg eller slopa. 

5. Uppdatera slutdatum och tilldelad person för varje uppgift enligt den åtgärd du har valt. 

Vanliga frågor