Как отдел сопровождения сделок может улучшить поток продаж

Чтобы быть успешными, компании должны получать прибыль, а это значит, что им нужно находить потенциальных клиентов и заключать сделки. Эта ответственность часто ложится на команду продаж, но разве при таких высоких ставках не должны участвовать и другие члены команды? 

Стол переговоров — это совместный подход к оценке сложных сделок и увеличению доходов компании. В этом процессе сотрудники из разных отделов работают вместе, чтобы привлекать лучших лидов и направлять их по воронке продаж. Читайте дальше и узнайте, как создать отдел сопровождения сделок, который улучшит ваши операции по продажам. 

Что такое отдел сопровождения сделок?

Стол сделок — это межфункциональная команда, которая работает вместе, чтобы быстро и эффективно проводить крупные сделки через воронку продаж. В то время как торговые представители работают в одиночку над большинством сделок компании, отдел сопровождения сделок фокусируется на сложных или дорогостоящих сделках. Использование отдела сопровождения сделок для оптимизации операций по продажам может сократить время цикла продаж до 40% и повысить производительность продаж до 20%.

Функции и обязанности аналитика отдела сопровождения сделок

Хотя большинство участников отдела сопровождения сделок выполняют и другие функции и обязанности, необходимо назначить аналитика или специалиста, который будет заниматься операционной деятельностью отдела и обеспечивать бесперебойную работу.

Аналитик отдела сопровождения сделок не работает с клиентами. Он сосредоточен на процессе заключения сделок, и его основные обязанности могут включать:

• Работа с участниками отдела по сопровождению сделок для выполнения индивидуальных обязанностей в процессе продаж

• Обеспечение согласованности действий команды по сопровождению сделок

• Подготовка сделок 

• Совершенствование процессов и отслеживание эффективности работы отдела сделок

Аналитик отдела сопровождения сделок является важным участником команды, поскольку он служит основным контактным лицом для всех. Он управляет рабочим процессом по обработке любых дорогостоящих, сложных или требующих особого внимания сделок.

Другие команды, которые можно привлечь к работе в отделе сопровождения сделок

Создание межфункциональной команды для работы с крупными сделками может повысить их эффективность. Рассмотрите возможность включения в команду специалистов из следующих отделов:

• Маркетинг: участники маркетинговой команды могут использовать данные для анализа вашей целевой аудитории, составления списка потенциальных клиентов и оценки их болевых точек.

• Продажи: в сделке участвуют торговые представители, которые заключают убедительные сделки для клиентов или заказчиков.

• Юридический отдел: сотрудник юридического отдела может присоединиться к команде, чтобы проверять сделки и обеспечивать их юридическую обоснованность. 

• Финансовый отдел: сотрудник финансового отдела может анализировать цены сделок и содействовать обмену денежными средствами после их заключения.

Как создать эффективный отдел сопровождения сделок

Чтобы ваш отдел сопровождения сделок функционировал должным образом, заранее настройте надежный поток процессов. У участников команды, работающих в совете по сделкам, будут задачи, не связанные с соглашениями, поэтому важно, чтобы все были на одной волне и расставляли приоритеты соответствующим образом.

Следуя приведённым ниже шагам, создайте эффективный отдел сопровождения сделок, который будет легко продвигать нестандартные сделки по воронке.

1. Определите ожидания

Каждая компания использует свой отдел сопровождения сделок по-разному, и первое, что нужно сделать, это определить цели вашего отдела. Пр��анализируйте свои операции по продажам и посмотрите, какие пробелы необходимо заполнить. Задайте следующие вопросы:

• В чём нуждается команда продаж?

• Какие слабые места есть в нашем нынешнем процессе продаж?

• Как мы можем увеличить продолжительность цикла продаж и повысить показатели выигрыша?

Используйте свои ответы, чтобы определить ожидания в отношении того, чего должен достичь ваш отдел сопровождения сделок. Например, если команда по продажам испытывает трудности с дорогостоящими сделками, потому что они требуют больше времени и усилий, то отдел сопровождения сделок может взять их на себя от начала до конца. Таким образом, этим сделкам будет уделяться больше внимания и поддержки, а у других будет больше времени, чтобы сосредоточиться на сделках с меньшей стоимостью.

2. Определите состав команды

Как только вы поймете, чего ожидаете от отдела сопровождения сделок, вам будет легко определить, какие сотрудники вам нужны. Если вы решили, что ваш отдел будет заниматься крупными сделками от начала до конца, вам понадобится команда, которая сможет управлять каждой частью процесса продаж, включая:

• Торговый представитель

• юрист;

• финансист;

• Участник команды маркетинга

• Специалист по сопровождению клиентов

Эти люди будут заниматься привлечением потенциальных клиентов, заключением договоров, ценообразованием, структурированием сделок и взаимодействием по крупным сделкам, в то время как команда продаж будет заниматься сделками меньшей стоимости. 

3. Установите критерии сделки

Теперь, когда у вас есть команда, готовая работать в отделе сопровождения сделок, установите критерии, по которым сделки классифицируются как высокоценные. Критерии, определяющие, что считается высокоценной (или сложной) сделкой, могут включать:

• Клиенты с определённым уровнем известности

• Клиенты с бюджетом выше определённого уровня

• Клиенты с несколькими контактными лицами

• Клиенты, требующие активного взаимодействия

Если вы хотите, чтобы ваш отдел сопровождения сделок занимался крупными сделками от начала до конца, то команда продаж должна передавать ему всех лидов, соответствующих критериям. Однако отдел сопровождения сделок может подключаться на любом этапе процесса продаж. Например, вы можете решить, что более эффективно отправлять ценных лидов в отдел сопровождения сделок только после того, как торговый представитель поработает с ними и убедится, что они действительно заинтересованы. 

4. Определите стратегию работы

Каждой команде нужна стратегия для выполнения работы. Определив рабочий процесс с самого начала, вы убедитесь, что, когда участники команды соберутся вместе, они точно знают, что и как делать.

Стратегия каждого отдела сопровождения сделок будет отличаться. Но, продолжая наш пример, передача сделки в отдел сопровождения может выглядеть так:

• Торговый представитель отправляет ценного лида в отдел сопровождения сделок

• Это сигнал для участника маркетинговой команды оценить лида и его потребности.

• Торговый представитель разрабатывает индивидуальную структуру сделки для лида

• Сотрудник юридической команды оценивает сделку

• Сотрудник отдела по работе с клиентами взаимодействует с лидом, чтобы повысить его вовлеченность и заинтересованность в ходе сделки

• Финансовая команда завершает сделку

Поскольку ваша команда может не встречаться лично, структура передачи дел помогает каждому знать, когда наступает его очередь участвовать.

5. Анализ успеха

Как и большинство рабочих процессов, создание центра сопровождения сделок не является разовым мероприятием. После запуска центра заключения сделок стремитесь к постоянному совершенствованию. Посмотрите, что работает, а что нет. Используйте программное обеспечение для продаж, чтобы оценить, увеличивает ли ваш отдел сделок прибыль. Вы можете заметить следующее:

• Увеличение количества крупных сделок, проходящих через воронку продаж.

• Сокращение времени цикла продаж.

• Повышение продуктивности команды как в рамках, так и за пределами центра сделок.

• Увеличение числа сделок с низкой стоимостью благодаря поддержке отдела сопровождения сделок. 

Вы также можете заметить области, которые всё ещё нуждаются в доработке. Например, ваша команда по сопровождению сделок может поначалу испытывать трудности с коммуникацией. Поскольку участники команды раньше не работали вместе, им может потребоваться время, чтобы привыкнуть друг к другу. Попробуйте организовать семинары или мероприятия по налаживанию контактов вне процесса работы центра и постарайтесь улучшить динамику команды на рабочем месте. 

6. Пересматривайте стратегию по мере необходимости

Используйте аналитику для пересмотра стратегии дилерского центра. Хотя дил-деск часто улучшает поток продаж, плохо функционирующая команда может привести к падению прибыли. Чтобы избежать негативных последствий, проводите анализ отдела сопровождения сделок во время любого пересмотра процесса продаж, желательно на регулярной основе. Таким образом вы будете отслеживать прогресс и эффективность команды.

Преимущества отдела сопровождения сделок

При эффективном использовании отдел сопровождения сделок приносит пользу как вашей команде продаж, так и вашей компании. Объединив участников команды из разных отделов и используя их уникальные навыки, вы сможете удовлетворять потребности клиентов и чаще заключать сделки, особенно высокоценные.

Другие преимущества отдела сопровождения сделок:

• Более быстрые сделки: две головы лучше одной, а четыре головы лучше двух. Когда команда понимает свои роли и эффективно сотрудничает для закрытия каждой сделки, вы будете заключать сделки быстрее.

• Лучшая аналитика потребностей клиентов: межфункциональная команда обладает более разнообразным набором навыков, чем команда, состоящая только из торговых представителей. Это позволяет лучше понимать потребности клиента с разных точек зрения.

• Более согласованные предложения: наличие чёткого процесса облегчает вашей команде создание предложений, которые более последовательны с точки зрения размера, качества и структуры.

• Более слаженные команды: поскольку в состав центра сопровождения сделок входят сотрудники из разных отделов, это, естественно, служит способом информирования участников межфункциональной команды. Эти люди могут вернуться в свои отделы и сообщить о прогрессе компании в продажах без необходимости проведения совещания по статусу или долгой презентации.

• Снижение рисков: наличие успешного отдела сопровождения сделок может снизить риски за счёт увеличения прибыли компании и создания стабильного потока высокоценных сделок. 

Используйте отдел сопровождения сделок для привлечения клиентов и заключения сделок

Сильный отдел сопровождения сделок — это команда, обладающая навыками и поддержкой, необходимыми для превращения потенциальных клиентов в лояльных. Используйте программное обеспечение для управления работой, чтобы закрепить рабочий процесс для вашего отдела по сопровождению сделок, чтобы все шло гладко по воронке, а члены команды выполняли свои задачи без промедления.