Szablon planu kampanii PR-owej

Działania public relations zwiększają rozpoznawalność marki i budują zaufanie wśród klientów. Dlatego też bardzo ważne jest, aby Twoje kampanie wizerunkowe były spójne i uporządkowane. Jak jednak osiągnąć taki efekt w dużych organizacjach, w których relacjami z opinią publiczną zajmuje się wiele różnych osób? Odpowiedzią może być utworzenie szczegółowego przewodnika procesu planowania PR, czyli szablonu planowania kampanii PR-owej.

Czym jest szablon planowania kampanii PR-owej?

Szablon planowania kampanii PR-owej to innymi słowy zarys procesu jej planowania. Szablon stanowi szczegółowy przewodnik, dzięki któremu każdy członek Twojego zespołu może stworzyć kompletny plan kampanii.

Pomyśl o swoim szablonie jako o planie wszystkich działań, które należy wykonać, aby przeprowadzić pomyślną kampanię budującą relacje z opinią publiczną. Rozpoczynanie planowania od szablonu pozwala upewnić się, że kampania będzie uwzględniać wszystkie kluczowe dane, takie jak plan embarga medialnego, publikacje i dziennikarzy, z którymi należy się skontaktować i więcej.

Dlaczego warto korzystać z szablonu kampanii PR-owej?

Działania public relations często wymagają współpracy międzyfunkcyjnej. Nawet, jeśli to Ty jesteś osobą odpowiedzialną za PR i zarządzasz relacjami z mediami oraz tworzysz plany komunikacji, z pewnością polegasz również na pomocy innych zespołów. Często na przykład należy wziąć pod uwagę strategię oraz plan marketingowy firmy, aby właściwie wybrać moment na działania PR-owe lub współpracować z zespołem produktowym, żeby zweryfikować dane techniczne produktu. Niezależnie od rodzaju firmy, dla której pracujesz – działania public relations rzadko wykonuje się całkiem samodzielnie.

Poprawne wykonanie elementów procesu PR często ma kluczowe znaczenie. Przykładowo, konieczne może być udostępnienie komunikatów prasowych pracownikom działu prawnego lub ograniczenie publikacji nowych treści do 6 rano. Monitorowanie tych niewielkich, ale ważnych szczegółów w jednym miejscu pozwala upewnić się, że żaden z nich nie zostanie pominięty niezależnie od tego, kto prowadzi kampanię.

Dlatego też ważne jest przygotowanie niezawodnego procesu. Szablon planowania działań public relations pozwoli skoordynować pracę różnych działów i upewnić się, że wszystkie ważne elementy zostały wzięte pod uwagę. Utworzenie szablonu na platformie do zarządzania pracą umożliwia również bezpośrednią komunikację z innymi zespołami oraz przegląd ważnych terminów i działań, a co za tym idzie – szybkie wykrycie braków.

Co powinien zawierać szablon planu kampanii PR-owej

Szablon działań w ramach kampanii PR-owej powinien brać pod uwagę konkretne potrzeby danego zespołu. Rozpocznij pracę dodając do niego poniższe sekcje, a następnie dostosuj szablon do wymagań Twojego zespołu.

• Zasoby: uwzględnij tutaj wszystkie informacje dotyczące odbiorców, badania rynkowe i strategię public relations. Ma to dwie zalety: po pierwsze, wszystkie te dokumenty są łatwo dostępne w trakcie całej kampanii, a po drugie ilustrują one w jaki sposób bieżąca kampania przyczynia się do realizacji większych celów i inicjatyw z zakresu public relations.

• Osoba odpowiedzialna: przypisz zadania oraz sekcje do członków zespołu, aby interesariusze wiedzieli, kto jest odpowiedzialny za konkretne działania. Ułatwi to komunikację, ponieważ interesariusze będą od razu wiedzieli, do kogo kierować swoje pytania.

• Środki masowego przekazu: tutaj umieść informacje o wszystkich platformach, z którymi kontaktujesz się w ramach kampanii. Prawdopodobnie będzie to obejmować tradycyjne publikacje, ale nie tylko. Prowadzisz kampanię w mediach społecznościowych? Skontaktuj się z influencerami. Kontaktujesz się z zespołami ds. komunikacji marketingowych w innych firmach? Napisz, z kim konkretnie. 

• Raportowanie: ostatnia część szablonu planu PR powinna pokazywać, w jaki sposób zmierzysz jej sukces. Uwzględnij tu konkretne informacje – czy chcesz otrzymać jakąś nagrodę, znaleźć się w rankingu czy odnieść sukces krótkoterminowy? Każdy cel jest inny i dlatego wymaga raportowania innego typu.

Jak korzystać z szablonu kampanii PR-owej

Szablon planu kampanii public relations to coś więcej, niż zarys działań. Jest to żywy dokument, którego zadaniem jest zapobieganie krytycznym błędom podczas kontaktów z opinią publiczną. Z tego powodu, najważniejszym przykładem zastosowania dla Twojego szablonu jest zapewnienie szczegółowych wytycznych dotyczących procesu public relations w Twojej firmie.

W zależności od wymagań konkretnej sytuacji, kroki te mogą obejmować:

• Skontaktowanie się z klientami przed rozpoczęciem kampanii, aby potwierdzić dokładność cytowanych opinii.

• W razie potrzeby uzyskanie zatwierdzenia od kierownictwa lub działu prawnego.

• Skontaktowanie się z dziennikarzami odnośnie artykułów.

• Wprowadzenie „ciszy medialnej”, dzięki czemu informacje udostępnione są we właściwym momencie.

• Skorzystanie z szablonu komunikatu prasowego w celu przygotowania kluczowych elementów wiadomości.

• Jeśli to konieczne wyznaczenie czasu wydania oświadczenia co do minuty, aby upewnić się, że informacje są udostępniane odpowiednim osobom i we właściwym momencie.

• Po wydaniu większego oświadczenia przekazywanie dalszych pytań właściwym członkom kierownictwa.

• Gromadzenie danych, które umożliwią analizę ogólnej reakcji na kampanię. 

Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynasz pracę z public relations czy też masz doświadczenie w tym zakresie, szablon planu PR pozwoli Ci za każdym razem przeprowadzić idealną kampanię public relations.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który pokazuje wszystkie Twoje zadania na poziomym wykresie słupkowym. Widać na nim nie tylko datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, ale również zależności między zadaniami. Dzięki widokowi osi czasu możesz w łatwy sposób śledzić to, czy wszystkie elementy Twojego planu pasują do siebie. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie oderwane od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki. 

Polecane aplikacje

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Canva. Dzięki integracji Canva + Asana możesz łatwo osadzić w projektach Asany piękne projekty z Canva. Od prezentacji, treści na media społecznościowe i makiet stron internetowych aż po filmy – integracja z Canva umożliwia zebranie wszystkich pomysłów i projektów w jednym miejscu, umożliwiając płynną komunikację i współpracę.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Box. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Box, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania