Szablon raportu o projekcie

„Jaki jest status tego projektu?”

To pytanie często słyszy każdy kierownik projektu. Aby udzielić na nie odpowiedzi, zazwyczaj trzeba przejrzeć pulpity nawigacyjne z raportami, sprawdzić skrzynkę odbiorczą i poprosić członków zespołu o dodatkowe informacje. Wyobraź sobie jednak, że istnieje na to prostszy sposób – jedno źródło wiedzy, w którym możesz szybko sprawdzić, jakie działania zostały ukończone, co jeszcze należy zrobić i czego brakuje do osiągnięcia celów projektu.

W tym właśnie pomoże Ci szablon raportu o projekcie. 

Czym jest szablon raportu o projekcie?

Szablon raportu o projekcie to narzędzie do wielokrotnego użytku, które umożliwia szybkie utworzenie raportu o projekcie, takiego jak tygodniowy raport o statusie czy miesięczny raport o postępach. Zapewnia strukturę, którą możesz wprowadzić na początku każdego projektu, aby w każdej chwili wiedzieć, jakie informacje należy monitorować. Wystarczy, że skopiujesz szablon, wypełnisz go danymi dotyczącymi projektu i możesz rozpocząć pracę.

Raporty o projekcie są ważne nie tylko po to, aby informować interesariuszy o statusie prac. Umożliwiają one również utrzymanie prac na właściwych torach, wykrycie i usunięcie blokad oraz terminową realizację zadań. Szablon raportu o projekcie pozwala łatwo sprawdzić, co jeszcze należy zrobić oraz śledzić postępy w realizacji celów projektu.

Korzyści z cyfrowego szablonu raportu o projekcie

Żadnego projektu nie sposób zaplanować w stu procentach. Priorytety i ramy czasowe często się zmieniają, a w miarę dostarczania produktów końcowych projektu Twój zespół zbliża się do realizacji jego głównych założeń. W przeciwieństwie do statycznych dokumentów, cyfrowy szablon raportu o projekcie umożliwia łatwe wprowadzanie zmian. Jest on na bieżąco aktualizowany, więc zawsze dokładnie wiesz, co zostało ukończone i jakie są kolejne kroki. A jeśli priorytety ulegną zmianie, możesz łatwo zaktualizować szablon, aby poinformować o tym interesariuszy.

Dzięki cyfrowemu szablonowi raportu o projekcie możesz:

• Śledzić status ukończenia zadań w czasie rzeczywistym.

• Stworzyć jedno źródło wiedzy na temat statusu projektu i udostępnić je interesariuszom. 

• Szybko sprawdzić postępy w realizacji założeń projektu. 

• Łatwo aktualizować szablon po zmianie terminów lub priorytetów. 

• Śledzić cele, kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), produkty końcowe projektu oraz status projektu w jednym miejscu. 

• Przedstawić szablon raportu w formie wizualnej dzięki niestandardowym pulpitom nawigacyjnym, bez konieczności wykonywania dodatkowych działań. 

• Przypisywać zadania i terminy, aby czytelnie przedstawić kto, co i na kiedy musi wykonać.

• Dołączać dokumenty Google, arkusze kalkulacyjne, obrazy i więcej. 

Z jakich elementów powinien składać się cyfrowy szablon raportu o projekcie?

W podstawowej wersji szablon raportu o projekcie powinien zawierać następujące informacje: 

• Aktualny status postępów w realizacji celów projektu.

• Zadania, które są obecnie priorytetowe. 

• Problemy lub blokady, które mogą opóźnić realizację projektu. 

• Ukończone zadania lub kamienie milowe. 

Utwórz osobną sekcję w swoim szablonie dla każdej z tych kategorii:

Postępy w realizacji celów

Umieść w tej sekcji ogólne cele projektu, kluczowe wskaźniki efektywności, których użyjesz, aby określić, czy zostały one osiągnięte oraz bieżące postępy w ich realizacji.

Aby monitorować te informacje, utwórz następujące kolumny:

• Cel: rezultat, który chcesz osiągnąć po zakończeniu projektu, przykładowo „zwiększyć liczbę odwiedzin na stronie głównej”.

• Kluczowe wskaźniki efektywności: wskaźniki, dzięki którym sprawdzisz postępy w realizacji swojego celu. Możesz na przykład śledzić liczbę odwiedzin na stronie. 

• Bieżące wyniki: bieżąca wartość wybranego wskaźnika, na przykład „1,2 mln odwiedzin na stronie”.

• Pożądany wynik docelowy: docelowa wartość wybranego kluczowego wskaźnika efektywności, którą należy osiągnąć, aby uznać projekt za zakończony sukcesem. Na przykład „2 mln odwiedzin na stronie”.

• Data wykonania: szacowane ramy czasowe dla każdego celu. 

• Osoba odpowiedzialna: osoba odpowiedzialna za monitorowanie statusu każdego celu i jego realizację. 

Zadania, które są obecnie priorytetowe. 

Możliwość sprawdzenia bieżących zadań pomoże Ci proaktywnie usuwać blokady, które mogą mieć wpływ na nadchodzące działania. Co więcej, widok priorytetowych zadań pozwala także prześledzić rozwój projektu. Ta sekcja będzie wyglądać inaczej dla różnych rodzajów projektów. Przykładowo, jeśli chcesz utworzyć szablon tygodniowego raportu o statusie projektu, może ona obejmować zadania znajdujące się na liście rzeczy do zrobienia dla danego tygodnia.

Ukończone zadania lub kamienie milowe

Ta sekcja obrazuje to, co zostało już osiągnięte. Przedstawia ona konkretne postępy dla każdego produktu końcowego projektu i pozwala uporządkować kolejne zadania. Możesz dostosować ją do potrzeb konkretnego projektu, na przykład dodając do tej sekcji zadania ukończone w ubiegłym tygodniu lub wszystkie kamienie milowe osiągnięte od rozpoczęcia projektu.

Problemy lub blokady

W tej sekcji możesz udokumentować wszystkie blokady lub wąskie gardła, które mogą mieć wpływ na nadchodzące działania. Pomaga to proaktywnie rozwiązywać problemy, zanim spowodują one poważne opóźnienia. Można też udostępnić ją interesariuszom w celu wyjaśnienia, dlaczego dostarczenie niektórych produktów końcowych projektu zajmuje dłużej, niż oczekiwano.  

Dodatkowe funkcje i aplikacje

Wypróbuj poniższe funkcje i integracje, aby w pełni wykorzystać możliwości swojego szablonu raportu o projekcie:

Zintegrowane funkcje

• Raportowanie. Funkcja raportowania w Asanie przekłada dane projektu na przystępne i łatwe do zrozumienia wykresy i diagramy. Tworząc raporty tam, gdzie wykonywana jest praca, możesz uniknąć powielania pracy i ograniczyć niepotrzebne przełączanie się między różnymi aplikacjami. A ponieważ cała praca Twojego zespołu znajduje się już w Asanie, możesz pobrać informacje z dowolnego projektu lub zespołu, aby uzyskać dokładny obraz tego, co się dzieje w jednym miejscu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

Często zadawane pytania