仕事へのモチベーションを下げる知られざる要因

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年9月21日00
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概要

モチベーションを感じる時、人は楽しく仕事ができ、生産性も高くなります。なかなかモチベーションが上がらないときは、やる気アップがテーマのポッドキャストが一番?いいえ、必要なのは、見える化です。自分の担当する仕事がどう役立っているかが見えると、モチベーションが上がって仕事がはかどります。この記事では、モチベーションを高めたい人向けのヒントを、チームメンバー向けに 10 個、マネージャー向けに 5 個ご紹介します。

モチベーションが上がらないまま仕事を続けるのは、非常に難しいことです。慣れているはずの作業でさえ、ぬかるみを歩いているかのように感じられることでしょう。 

さて、ここで種明かしです。実はそれは、やる気のなさではないのです。足りないのは見える化です。自分の仕事について、その役割やチーム全体の仕事との関係性、そして、全社的な目標に自分がどう貢献できているのかが明確でなければなりません。自分の仕事が果たす役割を実感できなければ、仕事をやり遂げたいという気持ちにはなれません。 

何よりもまず大切なツール選び

一見すると無関係にも見えるツールとモチベーションですが、 

関係は大いにあります。 

モチベーションが上がらない原因は、見える化ができていないからです。実際、Asana の調査によると、自分の仕事が会社の目標にどのように関連しているかをしっかりと理解している社員は 26% しかいません。これは、自分の仕事が果たす役割が簡単に確認できる手段がないために起こる現象です。そんなチームに必要なのは、目標追跡ツールです。 

目標追跡の典型例

目標追跡によく使われるのは、スライド デッキ、スプレッドシートや、メールのスレッドなどです。年初に数日から数週間かけてチームが目標を設定する、というのが典型的でしょう。スライド デッキは目を引きますし、スプレッドシートは行き届いています。ですが、作ったが最後、年末まで目標を再確認することはありません。 

目標のはずなのに日々の業務から切り離されているだけでなく、何を目指して仕事しているのかチームメンバーが認識できません。必要なのは、達成したい目標と、チームが担当する日々の業務とを明確に関連付ける手段です。

目標追跡でモチベーションを高める

目標と、目標達成のために行われる仕事が関連付けられていないと、チームのモチベーションは下がってしまいます。自分の仕事が果たす役割や、どのような取り組みに貢献しているかが明確でないからです。 

この問題を解決するために作られたのが、Asana のようなワークマネジメントツールです。自分のチームや他の部署の情報から切り離されたサイロ状態ではなく、すべてが 1 か所にまとまった状態で仕事をするのです。目標追跡ツールを使えば、日々の業務とその業務の最終目標とを直接関連付けることができます。個人のタスクがより大きな取り組みにどう貢献し、その取り組みがチームや会社全体の大きな目標にどうつながっているのかを、チームの全員が明確に把握することができます。 

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モチベーションに関する通説と誤解

モチベーションについては、さまざまな通説や誤解があります。ここでは、代表的な 3 つの例と、その背景にあるモチベーションの実態をご紹介します。

モチベーションの仕組み

通説: やる気さえ出れば、タスクに取りかかるのは簡単。

現実: モチベーションを、フロー状態 (ゾーンに入った時の仕事がどんどんはかどる感覚) と混同するのはよくあることです。モチベーションがあっても、楽に仕事がはかどるとは限りません。事実、Merriam Webster の定義によると、モチベーションとは、「行動や仕事に意欲的な状態」とあります。 

やる気を感じるには、ゾーンに入る必要はありません。むしろ、モチベーションとは、仕事に着手することや、目標を達成しようとすることの邪魔になるものが何もない感覚です。着手することが難しい場合が多いですが、それでかまいません。着手する理由があり、この作業を完了させることが重要である理由を理解していれば、邪魔になるものはなく、すぐに始められます。 

原動力となるもの

通説: モチベーションを持つには、自分にとって原動力となる何かを見つけ、それを追求する必要がある。やる気が起こる作業や、やる気が持てる業界で職を得ることを目指すこと。 

現実: 個人的なやりがいが感じられる職につくことは、非常に価値のあることです。しかし、そのような職についたとしても、毎日もれなく充実しているわけではありません。事務的作業がほとんどの日もあれば、好きではないプロジェクトもあるでしょうし、退屈に感じることも月単位であるでしょう。だからといって、仕事への意欲を失ったわけではありません。誰にでもあることです。 

その日の作業があまり面白くなくても、自分の仕事が果たす役割を明確に理解していれば、モチベーションは維持することができます。自分の仕事が大局的にどう関連しているのかを理解していれば、大変な日々でもモチベーションを維持できます。自分の仕事の重要性についての背景を明確にできているからです。 

ポジティブなモチベーションとネガティブなモチベーション

通説: ポジティブなモチベーションとネガティブなモチベーションは別物。恐怖心からくるネガティブなモチベーションは、やがて問題のもととなる。

現実: モチベーションは 2 種類に分けられますが、「ポジティブとネガティブ」という分け方ではなく、内発的と外発的の 2 種類です。内発的動機づけとは、自分の内側から起こるモチベーションで、本質的な欲求によって引き起こされます。一方、外発的動機づけは、何かを達成するためや、罰を避けるために仕事を完成させたいなど、結果指向です。 

内発的動機づけは、自分自身やチームのモチベーションを長期的に維持するのに特に適しています。個人的な満足感、好奇心、エンゲージメントを重視する種類のモチベーションです。動機付けが内発的な場合は、周囲の行動に影響されることはなく、自分のために何かを達成することに意識を注ぎます。 

もちろん、外発的動機付けにもメリットはあります。特に新任マネージャーにとっては、外発的な動機付けや報酬を与えるタイミングを見極めることは重要です。たとえば、キャリア上の目標をチームメンバーが達成できるよう、内発的動機づけを促すサポートをしてあげたいとします。そこで、グループ内での評価や公の場での感謝など、外発的な報酬を与えることで、チームメンバーは自分の方向性が正しいと実感することができます。このような外発的な動機付けが、プロジェクトの初期段階でなされる場合はなおさらです。 

記事: 内発的動機づけとは何か、その仕組みとは?

モチベーションを高める 10 のヒント

チームメンバーの方も、管理職の方も、ここでご紹介する個人的なモチベーションを高めるための 10 のヒントをお試しください。 

1. 仕事と目標を結びつける

仕事に対するモチベーションを上げたいなら、自分の仕事が果たす役割を理解することが最も重要です。そのためには、日々の業務と、チームや会社の大きな目標とのつながりを明確にする必要があります。自分の日々の業務が、より大きな取り組みにどう貢献しているかを理解すると、仕事の完成度を高めようとするモチベーションに欠かせない中核を見つけることができます。 

ところがこれは、チームによっては、簡単にできる場合とそうでない場合があります。たとえば、セールスチームの場合、メンバーの業務は会社の収益という大きな目標に直結しています。他のチームはというと、この関連付けが難しい場合があるのです。そこで活躍するのが目標追跡ツールです。 

大企業のヘルプデスクで働いているとしましょう。毎日の主な業務は、チケット処理とお客様対応です。一見、会社の大きな目標とは関係なさそうな業務内容ですが、重要な役割を担っています。お客様のニーズに迅速に対応すれば、お客様満足度に直結します。お客様満足度はビジネスチーム全体がネットプロモータースコア (NPS) で追跡しています。 

目標追跡ツールを使えば、日々の仕事と上述のような全社的な目標との間に関連性を持たせることができます。 

2. さまざまなタイプの目標を設定する

目標を設定することは重要ですが、一つだけでは不十分です。モチベーションを維持するには、さまざまな目標を設定することが大切です。設定する目標は、人生のさまざまな側面に関するものであること、達成までの時間もさまざまであることも重要です。 

たとえば、「3 年以内にソーシャルメディアでフォロワーを 10 万人獲得する」など、長期的な目標を設定しましょう。その最終目標を達成するとなると、段階的に進めるための短期目標も必要になります。こちらに、その例をご紹介します。 

大きな目標: 3 年以内に、ソーシャルメディア (Instagram と Twitter) でフォロワーを 10 万人獲得する。 

短期目標: 

  • 6 種類のスタイルで 2 か月間のテスト投稿を行ない、どの投稿が最もエンゲージメントが高いかを確認する。

  • 本年度末までに、従業員によるシェアプログラムを設ける。

  • 今後 12 か月以内に、自社のスペースで インフルエンサー 10 人と提携する。

設定する目標の種類にかかわらず、Specific (具体的)、Measurable (測定可能)、Achievable (達成可能)、Realistic (現実的)、Time-bound (期限がある) がそろった、SMART な目標を設定するようにしてください。ビジネス目標の場合は、KPI OKR のような目標設定の手法を用いて、最終目標に向けての進行状況を測定することもできます。

3. 仕事のための仕事を減らす

仕事のための仕事とは、文書の検索、複数の承認待ちへの対応、状況報告だけの会議、アプリの切り替えなどの作業のことです。仕事のための仕事は、モチベーションを低下させる大きな要因です。このような反復する手作業は、無駄に感じますよね。実際に無駄なんです。Asana の調査によると、ナレッジワーカーは、勤務時間の 13% をすでに完了した仕事に費やしています。合計すると、勤務日数の半分以上 (60%) を仕事のための仕事に費やしているのです。 

この状況は避けることができます。仕事のための仕事を減らすと、スキルを要し、戦略的でインパクトの大きな仕事に時間を割くことができます。決して勤務時間を増やすわけではありません。自分やチームにとって重要な仕事に専念する時間が増えるということです。

仕事のための仕事を減らすには、1 つのアプリに情報をまとめるのが一番です。1 日に 25 回も 10 種類のアプリを切り替えるのはやめて、情報を一元化すると、誰がいつまでに何をしているかについて一目でインサイトを確認することができます。 

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4. To-Do を把握する

自分がすべきことは何か、はっきりしない状態では、モチベーションは上がりません。成功のための準備として、自分がすべきことを日々把握する必要があります。さらに、自分のすべきことを頭の中で管理するだけでは不十分です。人生の断捨離に最良の方法は、To-Do リストツールに To-Do をすべて落とし込むことです。 

David Allen 氏の Getting Things Done (GTD) メソッドにおいても、これは重要な要素です。GTD メソッドは、仕事を外部のツールに保存することで、やるべき作業が何なのかを覚えておくことに脳の力を取られずに、こなすべき作業に費やす時間を増やすことを目的としています。このメソッドについては、GTD メソッドの 5 つのステップをマスターしましょうの記事をご覧ください。

記事: To-Do リストを作って終わりにしないための 15 の秘訣

5. マルチタスクの解消

残念ながら、人間にマルチタスクはできません。マルチタスクをしているつもりでも、実際には 2 つのタスクを驚くほどのスピードで切り替えているだけです。頭の中でタスクの切り替えを続けるほど、疲労感の増大、生産性の低下、仕事の失敗といった弊害が起こります。 

やる気が出ないときほど、人はマルチタスクをしがちです。たいした内容でもないのに、多くをこなしているかのように感じられるからです。今すぐそんなことはやめて、一度に一つのことに集中しましょう。そうすることで、やるべきことに注意を向け、インパクトの大きな仕事をすることにモチベーションを活用するのです。

6. 先延ばしにしない

先延ばし。経験のない人はいないでしょう。意外なことに、先延ばしは怠惰の証拠ではありません。モチベーションと同じく、先延ばしの原因もまた、仕事での明確性の欠如にあります。先延ばしをせず、モチベーションを取り戻す方法を、いくつかご紹介します。

  • 仕事を小さな単位に分ける。先延ばしは、無意識のうちに将来得られる可能性のある報酬よりも目先の報酬を好むという、時間的不整合性の一種です。有効な対策は、すぐに完了できる小さなタスクに仕事を分割することです。そうすれば、タスクを完了するたびに心地よい達成感を得ながら、同時に大きな目標に向かって進むことができます。

  • 優先順位を明確にする。 やるべきことがたくさんありすぎてどこから手をつけていいかわからない状態も、モチベーションを下げて先延ばしにしてしまう原因です。優先順位を明確に理解していれば、最も重要なタスクに集中して、最もインパクトの高い仕事をこなすことができます。

  • 明確な締め切りを設定する。パーキンソンの法則とは、仕事は与えられた時間を満たすように拡大していくというものです。期限がはっきりしていないと、モチベーションが下がり、締め切りがまだだからという理由で先延ばしにしてしまいがちです。先延ばしにしたり、パーキンソンの法則どおりにならないよう、正確な締め切りを設定しましょう。

記事: 仕事を先延ばしにしないための秘訣

7. フロー状態を活用する

モチベーションと混同されがちですが、フロー状態とは、仕事が難なく進み、時間が経つのも忘れてしまうような感覚のことです。モチベーションについて考えるときにフロー状態を思い浮かべる人が多いのは、仕事が嘘のように難なく進むためです。楽に進むことならば、そもそも着手するのにモチベーションはいりません。 

フロー状態は始めることに苦がない状態にしてくれるのではなく、始めたことが楽に継続できる状態である点が、モチベーションと異なります。簡単にフロー状態に入れるようにするのではなく、フロー状態に入ったらその状態を維持し続けることが重要です。 

通知をオフにする、サイレントモードなどの機能を使うなどして、タスクに集中できるようにするとよいでしょう。ライブにしておく、つまりオンタイムで応答する必要があるか、非同期でよいものか、コミュニケーションを明確に区分けします。フロー状態を保ちやすいのは非同期コミュニケーションです。フローの合間に返信することで、チームへの返信もタイムリーに行なえます。 

8. タイムマネジメントを試してみる

タイムマネジメントを行うと、仕事の優先順位付けが簡単になり、こなすべき仕事を適切な時にこなすことができます。タイムマネジメントにより、気が散らないだけでなく、一定の時間内に一定量の仕事をすることに気持ちを集中させることになり、いわゆる「ゾーン」に入りやすくなります。 

タイムマネジメントを試したことがない方は、以下のいずれかを試してみましょう。

  • タイムブロッキング: タイムブロッキングとは、1 日のすべての時間をスケジュール化するタイムマネジメントの手法です。To-Do を物理的にカレンダーに書き込んで、ある時間帯に類似するタスクをまとめ、確実に ToDo をこなせるように 1 日を過ごします。

  • パレートの法則: 80 対 20 の法則としても知られるパレートの法則は、20% の行動からおよそ 80% の成果が生まれるというものです。この法則を用いると、最も重要な仕事を見極めて取り組み、一日を最大限に活用することができます。

  • ポモドーロテクニック: ポモドーロテクニックは、仕事を 25 分間の作業時間に分け、間に 5 分の休憩をはさむタイムマネジメントの手法です。短時間の作業で高い集中力を発揮し、生産性を向上させるとともに、スプリントの合間にはリラックスする時間も確保されています。

  • 時間区切り: 時間区切りとは、特定のタスクを一定の時間内に終わらせるという目標です。タスクに時間区切りを設けると、タスクが拡大したり、先延ばしするのを防ぎます。

記事: 最高の成果を出すためのタイムマネジメントのコツ、タイムマネジメント術、クイックウィン (すぐできる改善) 18 選

9. スキルを向上させる

停滞ほどやる気をそぐものはありません。長期持続するモチベーションを持つには、職務上の専門性を高めることに力を注ぐのが効果的です。長期的な目標を設定するのと同様、大きな成果に向けて努力することで将来の展望が開け、進むべき方向がはっきりします。 

身につけるスキルを何にするかは、あなた次第です。これから始める方は、プロジェクト管理スキルの構築、チーム管理スキルの習得、リーダーシップスキルの強化の記事をご覧ください。

10. 自分を大切にする

体調が整っていないときはやる気も出ません。仕事を始める前に、自分の心身の健康をケアしましょう。 

何が有効かは人によって異なりますが、次の点に注意してみてください。

  • 十分な睡眠をとる

  • ストレスを解消する

  • 運動する

  • バランスよく食事する

  • 仕事以外に楽しみを持つ

  • マインドフルネスを実践する

  • サポートネットワークとつながる

マネージャーに効果的な 5 つのモチベーション戦略

チームリーダーとは、チームメンバーが直面する障壁を取り払い、サポートする立場です。チームメンバーのモチベーションや貢献意欲を高める、以下の 5 つの戦略を試してみましょう。 

1. 個人の目標とチーム目標を区別する

各自の仕事と目標を関連付けることは、チームメンバーが自分の力でできることです。チームリーダーは、目標の明確さを次の次元に高めるよう取り組んでください。チームの仕事がどんな目標に貢献しているのかを常に問うよう、チームメンバーに促しましょう。また使用しているツールについて、チームが取り組んでいるプロジェクトと目標の関連性を明確にできているかを確認してください。 

また、使用する目標追跡ツールが適切かどうかに加え、チーム全員が重要業績評価指標 (KPI) を少なくとも 1 つ持ち、自分の進捗状況を把握するようにします。チームの各メンバーに KPI を少なくとも 1 つ割り当てることで、個人の仕事がチームの大きな目標にどう貢献しているかが明確になります。 

2. 効率性と有効性を区別する

ものごとの実施方法が正しいと効率性に、実施内容が正しいと有効性につながります。最高のチームには効率性と有効性の両方が備わっているものです。そして、この 2 つを区別できることが、チームメンバーのモチベーションを高める鍵となります。 

有効性に疑問がある何かに取り組むことは、チームメンバーにとってモチベーション低下の原因となります。仕事の有効性を知ってもらうには、その仕事がどんな目標の達成につながっているのかを示す必要があります。しかし、チームメンバーにとって最も優先度の高い仕事に合わせて、期日を変える猶予も与えるようにします。自分の仕事が大きな目標にどう貢献しているかが明確になれば、チームメンバーは、何に時間を使うべきかについてより根拠のある判断ができ、効率性有効性も最大化することができます。

記事: ビジネスにおける効率と効果の違い: チームに両方が必要な理由

3. 定期的に感謝の気持ちを伝える

チームの頑張りを認めていることを示すことは、優れたチーム管理の重要な要素です。感謝されることは、外発的動機付けではありますが、チームがモチベーションを持ち、維持していくのに重要な要素となります。 

今後は是非、1on1 ミーティングやチームミーティングで感謝の気持ちを表す場を設けましょう。たとえば、チームメンバーの仕事ぶりを褒めたり、他のチームメンバーが仕事を褒める発言をしていたと伝えたり、目立つ業績に対して何らかの報奨を与えるといった簡単なことでかまいません。 

4. チームの士気のために力を注ぐ

チームの士気とチームの満足度は直結しています。チームメンバーの幸福度や貢献意欲が高いと、士気も高まり、モチベーションや生産性が向上します。一方、チームの士気が低いチームは、先延ばし、生産性の低下、離職率の上昇などが見られます。 

チームの士気を高めるには、以下の 3 つのヒントを参考にしてください。 

  1. 模範を示し、チームの仕事に参加して、チームが取り組んでいるプロジェクトを重要視していることを示しましょう。

  2. チームメンバーに仕事を任せると同時に、重要な決定をする権限を与えることで、チームとの信頼関係を築きましょう。

  3. チームメンバーが、休暇を取って仕事以外の生活を楽しむよう奨励しましょう。これは、バーンアウトを減少させるだけでなく、貢献意欲の向上にもつながります。

5. より大きな問題を探す

上記の 4 つの戦略を実行しても、チームメンバーのモチベーションが上がらない場合は、原因は他にあるかもしれません。仕事や家庭で問題を抱えている場合、結果的にモチベーションに影響がでます。 

マネージャーがとるべき最善の対応は、チームをサポートする気持ちを示し、共感と理解ある態度であらゆる状況にアプローチすることです。働き過ぎインポスター症候群にはくれぐれも気をつけてください。このような状況が発生し、対応しなければならない事態はままあるものです。そのための準備をしておき、チームメンバーをサポートできる良い方法の 1 つは、紛争解決スキルを身につけることです。 

記事: チームの燃え尽き症候群を防ぐためにマネージャーができること

モチベーションをアップする

モチベーションを上げたいからといって、新年の抱負を立てる必要はありません。自分の仕事が果たす役割、そしてそれが全社的な目標にどう関連しているのかが明確になれば、何を優先すべきで、どう着手すべきかがわかります。 

数ある目標を完全に把握したいなら、Asana のような目標追跡ソフトウェアを。会社のかかげる目標、その目標に貢献する仕事、すべてを 1 か所にまとめます。

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