Gestion de projet d’entreprise : présentation et mise en place

Les projets sont à la base de toute réussite d’entreprise. Pour les traiter efficacement sans effort, les entreprises doivent miser sur la gestion de projet.

Les grandes structures qui ont plusieurs projets sur le feu en même temps peuvent faire évoluer leur gestion de projet traditionnelle en gestion de projet d’entreprise (Enterprise Project Management ou EPM).

Un chef de projet d’entreprise supervise plusieurs projets réalisés en parallèle par différents services de façon à s’assurer qu’ils répondent aux attentes et objectifs de l’entreprise.

D’un point de vue stratégique, l’adoption de cette pratique offre différents avantages dans bien des domaines : bénéfices, productivité, pratiques de gestion de projet, etc.

Le passage à une gestion de projet d’entreprise peut demander toute une organisation. C’est pourquoi, pour vous aider à mieux comprendre le processus, ce guide va vous expliquer son fonctionnement, ses avantages, en quoi elle affecte différentes phases de la gestion de projet et comment l’implémenter pour améliorer la collaboration d’équipe.

Qu’est-ce que la gestion de projet d’entreprise ?

Comme son nom l’indique, cette pratique consiste à gérer plusieurs projets à l’échelle de toute une entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire de développer des processus normalisés afin de rationaliser la gestion de projet au sein de toute la structure.

La gestion de projet d’entreprise a pour finalité de faire le lien entre les buts et objectifs d’entreprise d’un côté, et les projets en cours de l’autre. C’est donc un moyen pour l’entreprise d’assurer l’allocation judicieuse de ses ressources, au moment opportun.

Il s’agit également de gérer les éléments interdépendants entre projets et de veiller à ce que ces derniers soient terminés dans les temps, sans dépassement de budget.

Les hiérarchies et structures d’entreprise prennent bien des formes, mais dans tous les cas, le bureau de gestion de projet d’entreprise (EPMO) devrait se situer au niveau de la planification stratégique. La supervision de ce bureau pourra être assurée par des chefs de projet d’entreprise ou des chargés de livraison. Cet EPMO rend compte de ses activités auprès des hauts dirigeants (directeur des opérations ou directeur de programme, par exemple).

Outre la gestion d’un portefeuille de projets, l’EPMO peut aussi :

• Assurer l’encadrement des chefs de projet

• Veiller à ce que les projets participent aux objectifs commerciaux généraux

• Superviser et coordonner les efforts des bureaux de gestion de projet (PMO)

• Résoudre ou atténuer les problèmes rencontrés au cours des projets

• Passer régulièrement les projets en revue

• Établir les directives et bonnes pratiques applicables aux équipes de gestion de projet

• Optimiser la gestion des ressources

En bref, la gestion de projet d’entreprise vise à proposer une gestion de projet qualitative, plus efficace à grande échelle, ainsi qu’à s’assurer que les projets sont profitables à l’entreprise.

Les composants de la gestion de projet d’entreprise

D’après le Project Management Institute (PMI), le modèle de la gestion de projet se construit autour de sept éléments. Certains processus sont issus de la gestion de projet traditionnelle et simplement adaptés à plus grande échelle, tandis que d’autres sont spécifiques à l’EPMO.

1. L’analyse des risques

Cette activité consiste à identifier et évaluer l’impact des risques sur un projet, tant sur le plan qualitatif que quantitatif, afin de prendre les mesures adéquates pour s’en prémunir.

L’analyse des risques peut être difficile à réaliser dans la mesure où elle demande un certain niveau d’expérience, sans compter une excellente connaissance du portefeuille de projets et de l’entreprise. Pour la rendre plus facilement gérable, vous pouvez y appliquer des normes de gestion de projet d’entreprise de ce type :

• Faire en sorte que le chef de produit de l’entreprise attribue aux chefs de projet la responsabilité des plans d’atténuation des risques.

• Définir un indicateur qui permettra d’évaluer les risques éventuels, les risques en cours et les réserves pour imprévus.

• Faire appel à une technique d’estimation de projet permettant d’atténuer les risques grâce à la mise en place de plans d’urgence.

L’intégration de l’analyse des risques au sein des processus de gestion de projet d’entreprise peut donner à l’équipe de direction davantage de contrôle au moment de décider du degré de risque acceptable eu égard aux bénéfices du projet.

2. L’estimation structurée

L’estimation de projet est l’un des éléments clés de la gestion de projet. Elle calcule notamment les coûts et ressources engagés, ou encore la durée. La gestion de projet d’entreprise établit les critères à respecter par les chefs de projet pour réaliser une estimation structurée. Par exemple, l’EPMO définit le cycle de vie standard pour l’exécution des projets et fournit des exemples de projets antérieurs aux chefs de projet à titre de référence.

L’EPMO forme également les PMO à des stratégies d’estimation comme l’estimation en trois points et la méthode Delphi.

3. Les évaluations de projets

Les évaluations périodiques de projets ont pour but d’analyser l’avancement des projets en cours, mais aussi les risques potentiels. Dans ce cadre, l’EPMO peut réaliser des évaluations dans quatre types de domaines : l’engagement, le démarrage, la progression et la clôture du projet. Ces évaluations ont pour but de s’assurer du respect des normes, contrôler le statut et repérer les problèmes, ainsi que déterminer s’il est nécessaire d’actualiser le plan d’atténuation des risques.

Pour les réaliser, vous avez la possibilité d’attribuer des couleurs à différents aspects d’un projet (livraison, client, équipe, budget...) de façon à signaler leur degré d’importance (rouge/jaune/vert). Vous pourrez ainsi aborder les points les plus urgents en réunion de gestion, et les traiter en priorité.

4. Le coaching en gestion de projet

En l’absence d’une formation et de ressources adaptées, la gestion de projet peut devenir une occupation stressante. Les EPMO s’engagent auprès des PMO en formant leurs chefs de projet à développer les compétences techniques et managériales nécessaires à leurs activités. Cette formation peut se faire en interne ou être confiée à des experts en gestion de projet extérieurs à l’entreprise.

Par ailleurs, les EPMO attribuent aux chefs de projet des mentors qui les accompagnent dans la planification et l’exécution des projets, mais aussi dans la prise de décisions et la résolution des problèmes.

5. La gestion des problèmes à faire remonter

Dans le domaine de la gestion de projet, faire remonter un problème revient à lui attribuer un degré de priorité plus élevé. Ce type de problèmes peut nécessiter l’intervention de l’équipe de direction. Pour améliorer le système de gestion des problèmes, l’EPMO a pour responsabilité d’établir des règles et processus communs, à faire appliquer par tous les services lorsqu’il s’agit de faire remonter différents problèmes.

À l’occasion des réunions de gestion, l’EPMO passe en revue la liste des problèmes signalés en cours afin d’identifier les causes communes et de proposer les améliorations nécessaires sur le plan de l’organisation, des services ou des systèmes.

6. Le gestion du temps

Au cours du cycle de vie d’un projet, le temps peut être une donnée essentielle. Pour évaluer précisément combien de temps prennent les différents aspects d’un projet, vous devez disposer d’un système de suivi du temps adéquat. L’EPMO peut s’appuyer sur les données issues des feuilles de calcul de chaque équipe afin d’établir des recommandations pour mieux planifier et estimer vos prochains projets.

7. Le système d’information

Nous en arrivons maintenant à un essentiel de toute bonne gestion de projet d’entreprise, le système d’information. Un logiciel de gestion de projet pourra vous faire gagner un temps précieux à tous les niveaux : planification, rapports, suivi des projets, etc.

Par exemple, l’outil de génération de rapports proposé par Asana vous permet de suivre très facilement la progression de vos projets, en temps réel. Vous avez également la possibilité de recueillir les informations voulues et de les partager avec différents services et équipes.

Vous pouvez ensuite utiliser les données de projet ainsi obtenues pour produire ces quatre types de rapports :

1. Utilisation des ressources

2. Traitement des ressources

3. Progression du projet

4. Activité du projet

En prenant connaissance des données issues de ces rapports, votre équipe pourra faire le nécessaire pour produire un travail de meilleure qualité au fil du temps.

Une méthode pour adopter la gestion de projet d’entreprise

Vos équipes rencontrent des difficultés à assurer le suivi des projets en cours et à superviser progression et résultats efficacement ? La gestion de projet d’entreprise devrait pouvoir vous aider.

Pour commencer, la structure de l’entreprise doit être adaptée à un système de gestion de projet d’entreprise, ce qui pourrait entraîner certains bouleversements. Avant de procéder à ces changements, l’équipe de gestion devra analyser la structure actuelle de l’entreprise, identifier les obstacles potentiels d’un point de vue opérationnel et décider de l’intérêt de la stratégie à long terme.

Une fois l’entreprise prête à mettre en place ce système, commencez par suivre ces étapes :

1. Définissez l’utilité de la gestion de projet d’entreprise

La première étape consiste à déterminer à quoi vous servira la gestion de projet d’entreprise. Pour ce faire, observez les processus actuels et identifiez les problèmes, en vous posant des questions de ce type :

• Quelles sont les responsabilités de l’EPMO ?

• Quelles sont les ressources nécessaires à ce changement ?

• Comment la gestion de projet d’entreprise participera-t-elle aux objectifs stratégiques de l’entreprise ?

• Qui aura cette ou ces nouvelles responsabilités à gérer ?

Chacune de ces questions vous aidera à implémenter un processus de gestion de projet d’entreprise pertinent et efficace.

2. Impliquez les différents acteurs

Lors de la prochaine étape, vous communiquerez votre plan aux parties prenantes ou aux membres du conseil d’administration. Vous expliquerez les avantages de la gestion de projet d’entreprise et comment tout sera mis en place.

3. Déployez vos processus de gestion de projet d’entreprise

Pour commencer à pratiquer la gestion de projet à cette échelle, il vous faudra établir une liste des besoins et phases à mettre en œuvre, qui constitueront votre plan d’implémentation. Cette liste devrait détailler les changements à apporter aux équipes et technologies actuelles, ainsi que la formation convenue avec les concernés. Le déploiement peut être échelonné dans le temps ou organisé à une date précise.

4. Surveillez leur implémentation

Surveillez régulièrement le déroulement de la mise en place des processus. Faites le point sur le nouvel EPMO, vérifiez son intégration aux côtés des autres PMO et identifiez les défis éventuels à relever au fil de la transition. Si vous devez faire part de certains problèmes à l’équipe de gestion et actualiser le plan de déploiement, c’est le moment idéal.

Les équipes étant en pleine mutation, le service des ressources humaines devra peut-être lui aussi revoir ses processus pour s’adapter au nouveau modèle de gestion de projet d’entreprise. Quant aux membres de l’équipe EPMO, ils pourraient également avoir besoin de ressources supplémentaires (équipement, logiciels spécifiques, formation adéquate...).

Les méthodologies de gestion de projet d’entreprise

Dans la mesure où votre gestion de projet d’entreprise dépendra de vos ressources, processus et objectifs, il n’existe pas de solution toute faite. Toutefois, nous vous présentons ici plusieurs pistes pour intégrer ce système à vos processus de gestion de projet actuels.

La sélection du projet

Au cours de ce processus, vous examinez différentes idées de projet et donnez la priorité à celles qui vous rapprochent de l’objectif global de l’organisation. Les projets doivent avoir été approuvés et contribuer à la réussite de l’entreprise, sans quoi vous pourriez gaspiller des ressources.

Planification de projet

Avant de vous lancer dans un projet, vous devez absolument établir un plan de projet le plus clair possible, qui en listera toutes les étapes. Ce type de plan est d’autant plus essentiel dans le cadre de projets complexes, qui impliquent des délais plus longs ou s’organisent autour de plusieurs services. Pour bien planifier votre projet, vous pouvez faire appel à des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban afin de créer des tâches planifiables. L’EPMO a pour responsabilité d’établir les normes de création pour ces plans de projet, ainsi que d’effectuer des prévisions budgétaires.

La clôture du projet

Tous les projets sélectionnés ne seront pas une réussite ni ne parviendront aux résultats attendus. Les chefs de projet d’entreprise doivent être en mesure de différencier les projets susceptibles de donner les résultats escomptés, des projets peu performants auxquels il convient de mettre fin rapidement. L’EPMO doit également prévoir des plans de clôture pour tous types de projets, qu’ils soient un échec ou une réussite.

Les processus de contrôle du projet

Les processus de contrôle permettent de recueillir des données et de suivre la progression du projet. Parmi ces activités, on peut citer le suivi des coûts, la création d’un organigramme des tâches afin d’accroître la visibilité sur les livrables, et l’élaboration de stratégies visant à améliorer les performances du projet.

Standardisez vos processus de gestion de projet en vous appuyant sur ce système pour rationaliser le cycle de vie de vos projets à venir : les PMO, mais aussi toute l’entreprise, vous en seront reconnaissants.

EPMO vs PMO

Gestion de projet d’entreprise et gestion de projet traditionnelle ont certaines responsabilités en commun. En revanche, elles se distinguent par leur finalité et leur portée. Vous trouverez ci-dessous une comparaison plus détaillée de ces deux systèmes.

La gestion de projet traditionnelle

Selon Paul Dinsmore, du Project Management Institute (PMI), la gestion de projet repose sur cette question : comment réaliser un projet de la façon la plus efficace et efficiente possible ?

• Son fonctionnement : un bureau de gestion de projet (PMO) est chargé de planifier, gérer et mettre en œuvre les projets pour répondre à certains besoins, sans forcément se concentrer sur les objectifs généraux de l’entreprise. Les PMO agissent sur les plans tactique et opérationnel, et rendent compte de leurs activités aux EPMO.

• Qualités nécessaires : les chefs de projet doivent avoir de bonnes aptitudes à diriger, communiquer et résoudre les problèmes. Ils doivent aussi être rompus à l’exercice de la feuille de route de projet, et doivent savoir planifier et gérer des tâches. Enfin, ils doivent être habitués à différents styles de management, notamment Agile, Scrum et Waterfall.

La gestion de projet d’entreprise

D’après Paul Dinsmore, ce type de gestion de projet cherche plutôt à répondre à cette question : dans un environnement évoluant rapidement et impliquant de nombreux projets, comment rendre l’entreprise plus adaptable, réactive et donc plus rentable ?

• Son fonctionnement : outre des responsabilités similaires à celles des PMO, les EPMO doivent également faire coïncider les portefeuilles de projets avec les objectifs d’entreprise. Les EPMO agissent eux aussi sur le plan stratégique.

• Qualités nécessaires : les chefs de projet d’entreprise doivent avoir le souci du détail, savoir jongler entre les dépendances de différents projets et avoir une excellente connaissance de l’entreprise et de son secteur d’activité. Ce type de poste peut nécessiter une formation spécialisée pour acquérir certaines compétences techniques supplémentaires.

Indépendamment de leurs différences, PMO et EPMO travaillent de concert à améliorer la visibilité sur les projets réalisés dans toute l’entreprise.

Les avantages de la gestion de projet d’entreprise

L’atout numéro un de la gestion de projet d’entreprise, c’est qu’elle peut grandement optimiser les pratiques de gestion de projet afin de mieux les intégrer aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Ci-après, nous vous expliquons en quoi ce système peut aider votre équipe.

Obtenez les ressources dont vous avez besoin

L’EPMO se charge de l’allocation des ressources et veille à ce que vous disposiez de toutes les ressources nécessaires pour vos projets. Il est aussi en mesure de repérer et d’attirer l’attention sur des projets qui présentent du potentiel, mais ne disposent pas d’un budget suffisant. À l’inverse, il peut demander à réaliser certains changements au sein de projets moins performants, de façon à limiter les pertes.

Soutenez davantage votre équipe

Si jamais vous rencontrez des problèmes qui sortent du cadre de vos fonctions, vous pouvez demander de l’aide à l’EPMO. L’équipe pourra vous conseiller et vous donner des pistes pour les résoudre ou demander à l’équipe de direction d’intervenir, le cas échéant. Par ailleurs, l’EPMO peut vous proposer des mentorats et des formations pour vous accompagner dans votre évolution professionnelle.

Obtenez de meilleurs taux de réussite sur vos projets

Chaque semaine, les équipes perdent 30 % de leur temps sur des tâches redondantes. Faites appel à un système de gestion de projet d’entreprise pour mieux résoudre ce problème et gagner en efficacité : vous pourrez analyser les données enregistrées par votre équipe, trouver des solutions pour rationaliser le processus de projet et ainsi optimiser l’utilisation du temps disponible.

Établissez de meilleures normes générales de gestion de projet

Ce système centralise la gestion des projets et tâches, tout en exigeant la mise en place d’un cadre cohérent pour la création des rapports, ainsi que des processus de gestion des risques. Si vous suivez ces recommandations, vous devriez pouvoir mieux vous organiser, coordonner vos projets et rendre compte de vos activités à l’EPMO.

Faites passer votre gestion de projet à la vitesse supérieure

L’adoption d’une gestion de projet d’entreprise est une initiative majeure pour toute entreprise, qui s’accompagne d’une restructuration profonde. Toutefois, votre gestion de projet dans son ensemble ne s’en portera que mieux à long terme.

Au moment de définir de nouveaux processus de gestion de projet, tirez pleinement parti d’outils spécialisés, notamment des logiciels de gestion de projet, pour planifier vos projets et créer des rapports en toute simplicité.

Gérer les projets de toute une entreprise peut représenter un travail titanesque. Consultez notre guide et découvrez 9 stratégies à appliquer pour bien gérer plusieurs projets à la fois.