Plantilla de análisis pre mortem

Pensar en las diferentes maneras en las que un proyecto puede salir mal antes de que siquiera empiece no parece una buena forma de iniciarlo, pero en realidad es una estrategia inteligente para ayudarte a identificar los posibles riesgos y resultados futuros. De este modo, tendrás un plan en caso de que esos problemas se presenten y no te tomarán por sorpresa. Esta es la idea básica de realizar una lluvia de ideas pre mortem de un proyecto. Una plantilla pre mortem puede ayudarte a empezar.

¿Qué es el pre mortem de un proyecto?

El análisis pre mortem de un proyecto es un tipo de lluvia de ideas que tu equipo realiza antes de que un proyecto empiece para anticipar las maneras en las que podría fallar. Se basa en el concepto de retrospectiva prospectiva: reflexionar sobre un posible evento futuro como si ya hubiese ocurrido. La idea es buscar posibles fallas y usarlas para identificar mejor los posibles riesgos del proyecto y planificarlo mejor.

¿Qué es una plantilla pre mortem de un proyecto?

Una plantilla pre mortem es una herramienta duplicable que puedes usar cada vez que realizas el análisis pre mortem de un proyecto para organizar las ideas clave y los elementos de acción que surjan de la reunión pre mortem. Una plantilla pre mortem es más útil si se usa en una herramienta de gestión colaborativa del trabajo. De ese modo, los miembros del equipo del proyecto pueden contribuir con la lluvia de ideas en tiempo real y todos pueden usarla como pizarra virtual.

¿Qué debes incluir en una plantilla de análisis pre mortem?

Una buena plantilla pre mortem contiene todos los elementos importantes que se requieren para realizar una reunión pre mortem exitosa. Entre ellos se incluyen:

• Trabajo previo o lecturas previas: es importante brindar contexto en una reunión pre mortem para que los miembros del equipo del proyecto puedan realizar su propio minianálisis pre mortem y llevar esas reflexiones a la lluvia de ideas.

• Agenda de la reunión: compartir la agenda de la reunión con anticipación le brinda a tu equipo tiempo para la lluvia de ideas individual y para analizar los temas que se espera que debatan durante la sesión.

• Categorías de lluvia de ideas: hay dos cosas que esperas que tu equipo plantee durante el análisis pre mortem: los posibles riesgos futuros y las posibles soluciones futuras a esos riesgos.

• Probabilidad de que ocurra: para los posibles riesgos, es una etiqueta o identificador que ayuda a indicar la probabilidad de que el riesgo ocurra. Esto puede ayudarte a priorizar mejor y a planificar tu proyecto de una manera que minimice el riesgo. 

• Prioridad: es la clasificación de los riesgos por orden de importancia para tu proyecto. No todos los riesgos son iguales, por lo que priorizar puede ayudar a tu equipo a centrarse en los problemas más importantes. 

Beneficios de usar una plantilla pre mortem

El uso de una plantilla pre mortem puede proporcionar a tu equipo algunos beneficios importantes. Aquí nombramos algunos de ellos:

• Brinda uniformidad: el uso de una plantilla garantiza que todos realicen las reuniones pre mortem de la misma manera. Con el uso consistente, todos se familiarizan con el proceso y la reunión pre mortem se vuelve una parte integral del proceso de planificación. 

• Mitiga los riesgos del proyecto: practicar la retrospectiva prospectiva significa buscar regularmente posibles fallas. En definitiva, esto evita que esos futuros resultados negativos ocurran porque tu equipo está preparado para eso.

• Fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos antes de que el proyecto comience: cuando todos los integrantes del equipo del proyecto completen un ejercicio pre mortem juntos, podrás estar seguro de que todos estarán en la misma sintonía. El uso de un software de gestión del trabajo como Asana puede ayudar a los equipos a conectarse en tiempo real, de modo que los equipos remotos puedan realizar la lluvia de ideas juntos. 

Funciones integradas

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

• Brief del proyecto. El brief te permite comunicar detalles y fechas importantes al equipo del proyecto más amplio. Asegúrate de que tu equipo pueda acceder fácilmente al brief al agregarlo en una fuente central de información como Asana.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

• Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes. 

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

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