Plantilla para plan de comunicación

Siempre ocurren errores de comunicación. En la vida, los errores de comunicación pueden significar que llegues a un restaurante con 10 minutos de retraso o que olvides que es tu turno de organizar una cena semanal. En la gestión de proyectos, los errores de comunicación pueden tener otras consecuencias más graves, lo que lleva a la corrupción del alcance del proyecto, al incumplimiento de los plazos y a la insatisfacción de las partes interesadas.

Para reducir los errores de comunicación y mantener a todos en la misma sintonía, necesitas una plantilla para planes de comunicación. En una plantilla para planes de comunicación se describe cómo tu equipo se comunicará con las partes interesadas durante el proyecto. Al establecer expectativas, estas plantillas mantienen a tu equipo alineado para reducir el trabajo innecesario y los errores de comunicación y garantizar que todos reciban la información correcta del proyecto en el momento justo.

¿Qué es un plan de comunicaciones?

En la gestión de proyectos, un plan de comunicación es una descripción general de cómo tu equipo planea comunicar información importante del proyecto a las partes interesadas clave. Los planes de comunicación efectivos incluyen información sobre cómo y cuándo comunicarse durante un proyecto, como la frecuencia con la que tu equipo compartirá las actualizaciones del proyecto y qué canales utilizará. Al proporcionar un resumen de lo que las partes interesadas deben saber (y cuándo deben saberlo), estos planes reducen el trabajo innecesario y garantizan que todos estén en sintonía al compartir los detalles del proyecto.  

¿Qué es una plantilla para planes de comunicaciones?

Una plantilla para planes de comunicación es un esquema de un plan básico de comunicación del proyecto. Esta plantilla proporciona una estructura estándar que tu equipo puede usar para crear planes de comunicación para cada proyecto en el que trabaja, de modo que los equipos siempre sigan los mismos pasos y no pasen nada por alto. 

Puedes verlo de esta manera: sin una plantilla, tu equipo tendría que crear un plan de comunicación desde cero cada vez que comience un nuevo proyecto. Con una plantilla, tu equipo simplemente necesita hacer una copia para crear su estrategia de comunicación del proyecto basada en la estructura descrita.

¿Por qué es útil una plantilla para planes de comunicaciones?

Un plan de comunicación estratégica es imprescindible para todos los proyectos, ya que reduce los errores de comunicación y garantiza que todos reciban la información correcta del proyecto en los canales adecuados. Las plantillas para planes de comunicación llevan esto un paso más allá al crear una estructura estandarizada que puedes usar una y otra vez, sin importar el proyecto.

Además, con una plantilla digital, puedes hacer lo siguiente: 

• Garantizar que todos estén informados sobre cómo y dónde comunicar la información del proyecto a las partes interesadas.

• Definir un responsable para cada parte de la información, de modo que todos comprendan sus responsabilidades.

• Reducir el trabajo repetitivo al estandarizar dónde se comparte la información.

• Reducir las brechas de comunicación y el trabajo innecesario, como las reuniones improductivas que podrían haber sido un mensaje asincrónico.

• Delinear pautas de comunicación para todo el equipo, así podrán compartir información de forma clara y seguir adelante con el trabajo.

• Fomentar la transparencia para los miembros internos del equipo y las partes interesadas externas.

• Reducir el cambio de herramientas gracias a las funciones integradas y aplicaciones de negocios, para que puedas centrarte en el trabajo más importante.  

• Crear una estructura estandarizada para las actualizaciones.

• Ofrecer a las partes interesadas un lugar para dejar comentarios y colaborar con tu equipo durante todo el proyecto.

• Alinear las expectativas de los miembros internos del equipo y las partes interesadas externas, a fin de reducir la corrupción del alcance y mantener el proyecto en curso. 

¿Qué se incluye en una plantilla para planes de comunicaciones?

Una plantilla para planes de comunicaciones proporciona una estructura que puedes usar para desarrollar tu plan de comunicación para cualquier proyecto. A grandes rasgos, una plantilla para planes de comunicaciones debe incluir lo siguiente:

• Una descripción de la información que planeas compartir (por ejemplo, actualizaciones sobre los hitos o los entregables del proyecto).

• La frecuencia con la que compartirás esta información (por ejemplo, actualizaciones semanales del proyecto).

• El formato o los canales de comunicación que usarás para comunicar la información (por ejemplo, Zoom para las reuniones del equipo o las lluvias de ideas y Slack para contactos rápidos y asincrónicos).

• El público objetivo con el que interactuarás (por ejemplo, partes interesadas externas).

• El miembro del equipo del proyecto responsable de compartir la información. 

¿Cómo se usa una plantilla para planes de comunicaciones?

Tu plantilla para planes de comunicaciones no debe ser estática. Es una herramienta dinámica que puedes actualizar y personalizar para garantizar que tu equipo pueda satisfacer las necesidades de comunicación del proyecto. Una vez que hayas hecho una copia de la plantilla básica del plan de comunicaciones, puedes comenzar a personalizarla para tu proyecto específico. Estos son algunos pasos que puedes incluir: 

• Identificar a las partes interesadas clave que necesitan recibir actualizaciones del proyecto.

• Establecer los medios de comunicación tanto para la comunicación sincrónica como para la asincrónica. 

• Delinear un plan de acción para actualizar a los grupos de partes interesadas sobre los diferentes detalles del proyecto.

• Determinar los tipos de actualizaciones del proyecto que compartirás y a quién debes incluir en cada actualización.

• Trabajar con las partes interesadas para identificar su método de comunicación ideal para recibir la información del proyecto.

• Determinar la frecuencia de las actualizaciones para satisfacer mejor las necesidades de las partes interesadas y mantener el proyecto en curso. 

• Asignar un responsable a las tareas de intercambio de información, para que tu equipo se alinee con respecto a las responsabilidades. 

• Configurar etiquetas personalizadas para resaltar los detalles esenciales, como la frecuencia de las actualizaciones y dónde las compartirá tu equipo.  

• Usar tareas recurrentes para mantener tu plan de comunicación al día. 

Funciones integradas y aplicaciones recomendadas para tu plantilla para plan de comunicación 

Una plantilla para plan de comunicación genera transparencia para tu equipo y reduce la falta de comunicación al definir claramente qué información se comparte y qué miembro de tu equipo es responsable de compartirla. Nuestras funciones sincronizadas y las aplicaciones de negocios facilitan aún más la comunicación con funciones que reducen la alternancia entre aplicaciones y agilizan el intercambio de información. 

Funciones integradas

1. Vista de lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

2. Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

3. Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

4. Agregar tareas a varios proyectos. El trabajo, por naturaleza, es interdisciplinario. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Y si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en múltiples proyectos. Esto no solo reduce el trabajo duplicado y aumenta la visibilidad entre equipos, también permite al equipo ver las tareas en contexto, saber quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

1. Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

2. Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

3. Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana guarda las transcripciones y grabaciones de la reunión en Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

4. Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail. 

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