Vorlage für ein Projektdiagramm

Ziele, Budgets, Meilensteine, Kommunikationspläne – der Beginn eines neuen Projekts kann selbst für die erfahrensten Projektmanager eine Herausforderung darstellen. 

Doch glücklicherweise brauchen Sie nicht jedes Mal bei Null anzufangen. Mit einer Vorlage für ein Projektdiagramm verfügen Sie über eine Blaupause, die Sie immer wieder nutzen können, wenn Sie ein neues Projekt beginnen. So brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, wichtige Aspekte zu übersehen.  

Was ist ein Projektdiagramm?

Ein Projektdiagramm ist eine visuelle Darstellung Ihres Projektplans. Darin werden alle zu erledigenden Aufgaben an einem zentralen Ort dargestellt, und es wird veranschaulicht, wie sich die einzelnen Ergebnisse in die übergeordnete Projektzeitleiste einfügen. Projektdiagramme werden meist auch Gantt-Diagramme genannt und sind in der Regel als horizontale Balkendiagramme gestaltet. 

Projektdiagramme nutzen Aufgabenbalken, um die Starttermine und Fristen der einzelnen Projektergebnisse darzustellen, während Verbindungslinien dazu beitragen, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu visualisieren. In diesen Diagrammen können auch wichtige Projektmeilensteine sowie die für die jeweiligen Aufgaben zuständigen Teammitglieder dargestellt werden. 

Was genau versteht man unter einer Vorlage für ein Projektdiagramm?

Eine Vorlage für ein Projektdiagramm (oder ein Gantt-Diagramm) ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, der es Ihnen ermöglicht, in kürzester Zeit ein Projektdiagramm für ein beliebiges neues Vorhaben zu erstellen. Sie bietet eine Blaupause für alle Schritte, die Sie für die erfolgreiche Planung, Durchführung und Fertigstellung Ihres Projekts benötigen. So fangen Sie bei einem neuen Projekt nicht bei Null an oder müssen befürchten, wichtige Aspekte zu übersehen. Diese Vorlage liefert einen Entwurf, in den Sie die spezifischen Angaben für Ihr aktuelles Projekt nur noch einfügen müssen. 

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für ein Projektdiagramm

Als Projektmanager benötigen Sie mehr als nur eine statische Excel-Tabelle, um den Überblick über die zu erbringenden Projektergebnisse zu behalten. Vielmehr braucht es ein lebendiges, dynamisches Dokument, welches sich mit der Erledigung von Aufgaben durch Ihr Team fortlaufend aktualisiert, sodass alle Beteiligten den Fortschritt der Arbeit genau nachvollziehen können. 

Die Erstellung einer digitalen Vorlage für ein Projektdiagramm verringert den Zeitaufwand für das Aktualisieren der Projektdokumentation und verschafft Ihnen somit mehr Zeit für die eigentlichen Projektziele. Und dank der Projektmanagement-Software entfällt auch die Notwendigkeit, einen separaten Projektplan und ein Diagramm zu erstellen. Stattdessen handelt es sich um ein und dasselbe Dokument, das auf unterschiedliche Weise visualisiert wird.

Wenn Sie eine Vorlage für ein Projektdiagramm in einem Projektmanagement-Tool anstelle eines statischen Dokuments erstellen, ergeben sich die folgenden Möglichkeiten für Sie: 

• Visualisieren Sie Ihren Projektplan und speichern Sie Projektinformationen an einem zentralen Ort.

• Passen Sie Ihr Diagramm fortlaufend an und aktualisieren Sie Fälligkeitsdaten und den Status, wenn sich die Prioritäten verändern sollten. 

• Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Projekts in Echtzeit. 

• Teilen Sie den Projektzeitplan, den Status und die Ergebnisse mit den beteiligten Stakeholdern auf eine unkomplizierte Art und Weise.

• Vermeiden Sie Doppelarbeit, da Ihr Projektdiagramm auch als Projektplan dienen kann. 

• Arbeiten Sie gemeinsam dort an den Projektergebnissen, wo Sie diese auch nachverfolgen. 

• Stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Projektschritte mehr verpassen. 

• Hängen Sie relevante Dokumente, Bilder oder Tabellen an. 

Was gehört in Ihre Vorlage für ein Projektdiagramm?

Eine effektive Vorlage für ein Projektdiagramm erleichtert den Stakeholdern die Orientierung und liefert eine Fülle von kontextbezogenen Details. Im Idealfall sollte Ihre Vorlage über Funktionen verfügen, die es den Stakeholdern erlauben, jede Aufgabe anzuklicken und bei Bedarf ausführlichere Informationen abzurufen. So dient Ihr Diagramm nicht nur der Visualisierung von Aufgaben, sondern ist auch eine zentrale Informationsquelle, in der alle Akteure auf die wichtigsten Projektinformationen zugreifen können.

Und so erstellen Sie Ihre Vorlage für ein Projektdiagramm:

• Unterteilen Sie Ihre Vorlage in Abschnitte für jede Projektphase, also Projektinitialisierung, Planung, Ausführung, Projektleistung und Projektabschluss. So sehen die Stakeholder auf einen Blick, in welcher Phase sich Ihr Projekt gerade befindet. Außerdem hilft es Ihrem Team, die verschiedenen Projektphasen besser einzuordnen und sicherzustellen, dass für jede Phase ausreichend Zeit eingeplant wird. 

• Tragen Sie vorab Standardaufgaben für jedes Projekt ein, doch lassen Sie noch genügend Platz für zusätzliche Vorhaben. Ihre Vorlage für ein Projektdiagramm sollte die wichtigsten Schritte für jedes Projekt vorgeben, wie die Erstellung eines Projekt-Briefings und die Festlegung der Projektziele. So erhalten Sie einen genauen Plan, an dem Sie sich auch bei künftigen Projekten orientieren können. Da jedes Vorhaben anders ist, können Ihre Teammitglieder bei Bedarf zusätzliche Vorhaben hinzufügen, wenn sie die Vorlage nutzen. 

• Stellen Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben dar. Abhängigkeiten zeigen, wenn eine Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen Aufgabe abhängt. Die Einbeziehung von Abhängigkeiten in Ihre Vorlage hilft Ihnen dabei, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu planen. So können Sie Engpässe vermeiden und sicherstellen, dass Ihr Team die erforderlichen Ressourcen hat, um die jeweiligen Arbeitsschritte zu beginnen. 

• Erstellen Sie Meilensteine für wichtige Ereignisse wie Projekt-Kick-Off-Meetings oder Produkteinführungstermine. Meilensteine dienen Ihrem Team als wichtige Etappenziele im Projektmanagementprozess. So wissen Sie immer, wann eine Phase abgeschlossen ist oder wann eine neue Phase oder Aktivität beginnt. 

Integrierte Features

• Zeitleistenansicht: Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

• Abhängigkeiten: Eine „abhängig“-Markierung zeigt an, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur mit Teamwork funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann leicht sehen, wer auf welche Aufgabe vom wem wartet. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Checkpoints für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Gelegenheit, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks an.

• Dropbox: Mit der im Aufgabenfenster von Asana integrierten Dropbox-Dateiauswahl können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Hubspot. Erstellen Sie Asana-Aufgaben automatisch, indem Sie HubSpot-Workflows verwenden. Damit können Sie alle Kundendaten im CRM von HubSpot nutzen, um automatisierte Prozesse zu erstellen. Diese Integration sorgt für eine reibungslose Übergabe zwischen Teams, zum Beispiel, wenn Deals oder Tickets sich in HubSpot dem Ende nähern.

• Lucidchart. Wenn aus Sehen Tun wird: Die Integration von Lucidchart und Asana bettet Diagramme, Fließbilder, Prozessmodelle und Wireframes in Ihr Asana-Projekt ein. Jetzt sehen Sie wichtige Projektinformationen dort, wo Sie sie brauchen: in Asana. Teams können einfach während der Arbeit auf die nötigen Informationen zugreifen – ohne zwischen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen.

FAQs