Richtlinien- und Verfahrensplan

Der Versuch, Richtlinien ohne Plan zu schreiben oder zu aktualisieren, kann sich anfühlen, als würde man ohne Karte in ein Labyrinth gehen. Aufgaben können doppelt ausgeführt werden, Schritte können übersehen werden und es kann schwierig sein, zu bestimmen, welche Version die aktuellste ist. Und genau hier kommt eine Vorlage für Richtlinien und Verfahren ins Spiel. Sie bietet Ihrem Team einen strukturierten Prozess zum Schreiben, Überarbeiten und Implementieren effektiver Richtlinien und Verfahren.

Diese Vorlage ist Teil der Work-Management-Plattform von Asana, die es einfacher macht, sie für neue Richtlinien wiederzuverwenden, verwandte Aufgaben zu organisieren und Aufgaben teamübergreifend zuzuweisen. Anstelle von statischen PDFs und isolierten Google Docs erhalten Sie kollaborative Schritt-für-Schritt-Anleitungen vom Entwurf bis zur Einführung. Unabhängig davon, ob Sie einen Social-Media-Workflow dokumentieren, eine Richtlinie zur Verhinderung von Belästigung überarbeiten oder Einführungsverfahren entwickeln, hilft Ihnen diese Vorlage für Richtlinien und Verfahren, einen wiederholbaren und gemeinsamen Prozess zu erstellen.

Wer profitiert von Vorlagen für Richtlinien und Verfahren?

Bei Asana haben wir gesehen, wie wichtig es ist, Teams eine einfache Möglichkeit zu bieten, die Erstellung von Richtlinien zu verwalten. Ohne sie landen Richtliniendokumente auf verschiedenen Laufwerken und in E-Mails, und niemand weiß, wer für Aktualisierungen verantwortlich ist.

Diese Richtlinienvorlage eignet sich für alle, die für das Verfassen oder Verwalten interner Verfahren verantwortlich sind:

• Personalteams, die Stellenbeschreibungen, Sicherheitsrichtlinien für Büros oder Prozesse zur Leistungsbeurteilung standardisieren.

• Teams, die Arbeitszeiten, Kleiderordnung oder Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für den Arbeitsplatz dokumentieren.

• Rechts- und Compliance-Teams, die Sicherheitsrichtlinien und Disziplinarmaßnahmen erstellen oder aktualisieren.

• Kleine Unternehmen, die ihre ersten Unternehmensrichtlinien und Workflows organisieren.

• Gemeinnützige Organisationen, die Leitfäden für Change Management, Interessenkonflikte oder das Verhalten von Angestellten erstellen.

• Abteilungsleiter, die Erwartungen mit neuen Mitarbeitern und langjährigen Angestellten teilen.

Warum Sie die Vorlage für Richtlinien- und Verfahrenspläne von Asana verwenden sollten

Die Umsetzung von Richtlinien erfordert mehr als nur das Schreiben von Dokumenten. Sie benötigen eine Möglichkeit, Feedback zu sammeln, Entwürfe zur Überprüfung zu markieren, Überarbeitungen zu verfolgen und die nächsten Schritte zuzuweisen. Diese Vorlage hilft Ihnen dabei, all das in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zu erledigen.

Verwenden Sie diese Richtlinien- und Verfahrensvorlage, um:

• Erstellen Sie einen Standardprozess für die Erstellung und Aktualisierung von Richtlinien in Ihrem Team.

• Die Verantwortlichkeit für jeden Teil des Prozesses zuzuweisen, von der Erstellung bis zur Genehmigung.

• Den Versionsverlauf und das Gültigkeitsdatum für jede Richtlinie zu dokumentieren.

• Neue und bestehende Angestellte durch integrierte Workflows und Prozesse auf dem Laufenden zu halten.

• Verknüpfen Sie verwandte Richtlinien oder Verfahrenshandbücher, damit nichts übersehen wird.

So verwenden Sie diese Vorlage für Richtlinien- und Verfahrenspläne

Eine Vorlage für Richtlinien- und Verfahrenspläne hilft Ihrem Team, Richtlinien mit einem einheitlichen Prozess zu erstellen, zu überarbeiten und einzuführen. Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen können:

1. Duplizieren Sie die Vorlage

Klicken Sie in Asana auf „Vorlage verwenden“, um Ihr Richtlinienprojekt zu erstellen. Benennen Sie es nach der Richtlinie, die Sie entwickeln, z. B. „Richtlinie für Remote-Arbeit“ oder „Update zur Arbeitsplatzsicherheit“.

2. Definieren Sie den Geltungsbereich und die verantwortliche Person

Klären Sie im Tab „Übersicht“, wofür die Richtlinie gilt, für wen sie bestimmt ist und wann sie erforderlich ist. Weisen Sie eine verantwortliche Person zu, um den Entwurf zu verwalten und die Implementierung voranzutreiben.

3. Unterteilen Sie die Arbeit in Schritte

Verwenden Sie Aufgaben für die wichtigsten Phasen: Recherche, Entwurf, rechtliche Überprüfung, Feedback von Stakeholdern, Formatierung, Genehmigung und Veröffentlichung. Fügen Sie Unteraufgaben für Details wie das Schreiben der Grundsatzerklärung, die Auflistung geltender Gesetze oder die Festlegung des Datums des Inkrafttretens hinzu.

4. Zentral an einem Ort zusammenarbeiten

Verwenden Sie Kommentare, um Feedback von Stakeholdern zu sammeln und Teamkollegen mit Fragen zu versehen, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Fügen Sie Hintergrunddokumente, Flowcharts oder frühere Versionen hinzu, um den Kontext zu verdeutlichen.

5. Verfolgen Sie Überarbeitungen und Genehmigungen

Markieren Sie Aufgaben wie „Rechtsprüfung abgeschlossen“ oder „Vom Vorstand genehmigt“ als Meilensteine. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um den Status der Richtlinie anzuzeigen (Entwurf, Überprüfung, endgültig).

6. Veröffentlichen und benachrichtigen

Laden Sie das Richtliniendokument nach Abschluss hoch oder betten Sie es über Google Drive ein. Erstellen Sie eine Aufgabe, um Teams zu benachrichtigen, Handbücher zu aktualisieren oder Onboarding-Materialien hinzuzufügen.

7. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest, um Richtlinien basierend auf Geschäftsanforderungen, Gesetzesänderungen oder der sich entwickelnden Unternehmenskultur zu überprüfen.

Funktionen von Asana für Richtlinien und Verfahren

Asana enthält integrierte Tools, die es einfacher machen, jeden Schritt des Richtlinien-Workflows zu verwalten, von der Erstellung und dem Feedback bis hin zu Genehmigungen und der Veröffentlichung. Sie können die vollständige Liste der Asana-Funktionen erkunden, um zu sehen, was verfügbar ist.

Aufgaben und Unteraufgaben: Unterteilen Sie Richtlinien in kleinere Teile, damit Sie Aufgaben wie das Schreiben, Überprüfen und Veröffentlichen separat zuweisen können.

Benutzerdefinierte Felder: Verfolgen Sie den Richtlinientyp, das Überarbeitungsdatum oder den Status (Entwurf, in Überprüfung, endgültig) mit Dropdown- oder Textfeldern.

Projektansicht: Wählen Sie aus mehreren Layoutoptionen, um die Arbeit an der Richtlinienentwicklung zu planen und zu verfolgen, einschließlich einer Listenansicht für Aufgabendetails, einer Boardansicht für Workflow-Phasen, einer Kalenderansicht für wichtige Fristen und einer Zeitleistenansicht für die Reihenfolge der Schritte.

Genehmigungen: Fügen Sie Genehmigungsfelder zu Aufgaben hinzu, damit Prüfer Entwürfe vor der Veröffentlichung offiziell genehmigen können.

Formulare: Erfassen Sie neue Richtlinienanfragen oder Überarbeitungsvorschläge von Angestellten in einem strukturierten Format, das in den Workflow einfließt.

Anhänge: Speichern Sie zugehörige Dokumente, Flussdiagramme oder frühere Versionen direkt in Aufgabenkarten, damit Ihr Richtlinienverlauf zentral bleibt.

Empfohlene Asana-Integrationen

Asana Connect lässt sich mit Ihren bevorzugten Tools verknüpfen, um das Schreiben, Überprüfen und Teilen von Richtlinien zu vereinfachen. Sehen Sie sich die vollständige Liste der Integrationen an, um Apps zu finden, die Ihre Richtlinien unterstützen, von der Speicherung bis zur Kommunikation.

Google Drive: Hängen Sie Dokumente mit Richtlinien an, damit Ihr Team immer auf die neueste Version zugreifen kann.

Slack: Senden Sie automatische Asana-Updates an Slack-Kanäle, wenn eine neue Richtlinie veröffentlicht oder Feedback angefordert wird.

Dropbox: Teilen und organisieren Sie Dokumente zu Arbeitsabläufen und zugehörige Assets, damit sie leicht zugänglich sind.

Microsoft Teams: Arbeiten Sie gemeinsam an der Richtlinienplanung, indem Sie Asana-Aufgaben mit Teamgesprächen synchronisieren.

Gmail: Wandeln Sie E-Mails über Richtlinienänderungen in Asana-Aufgaben um, damit die Arbeit vorankommt.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für Richtlinien und Verfahrenspläne