Überlastung im Job erkennen und bekämpfen!

Jeder fühlt sich ab und an mal überfordert. Heutzutage kann Arbeit hektisch und intensiv sein – eine typische Voraussetzung für eine Überlastung im Job mit engen Fristen, Meetings und Benachrichtigungen aus allen Richtungen. Bei all den Ablenkungen ist es schwierig, sich zu konzentrieren und seine Aufgaben zu erledigen – vor allem dann, wenn Sie wegen Ihres Arbeitspensums auch noch gestresst sind.

Aber Arbeit muss sich nicht so anfühlen, als würden Sie komplett die Kontrolle verlieren. Wenn Sie Mühe haben, mit dem täglichen Geschehen Schritt zu halten, ist das oft ein Zeichen für eine Überlastung im Job – doch es gibt konkrete Vorgehensweisen, die Sie befolgen können.

Was bedeutet es, sich mit der Arbeit überfordert zu fühlen?

Überforderung am Arbeitsplatz und Überlastung im Job sind Gefühle der Angst in Bezug auf die Menge oder Schwierigkeit der Arbeit. Wenn Sie sich überfordert fühlen, haben Sie oft den Eindruck, mit dem Arbeitspensum nicht mithalten zu können oder nicht über die Fähigkeiten bzw. die Unterstützung zu verfügen, die Sie gerade brauchen.

Fühlen auch Sie sich mit Ihrer Arbeit überfordert? Dann sind Sie nicht alleine. Untersuchungen haben gezeigt, dass sich 80 % der Wissensarbeiter weltweit überarbeitet und dem Burnout nahe fühlen, während 62 % unter dem Hochstapler-Syndrom leiden, also an Selbstzweifeln in Bezug auf berufliche Errungenschaften. Das bedeutet, die meisten Arbeitnehmer erleben eine Überlastung im Job, weil sie das Gefühl haben, zu viel Arbeit zu haben und ihren Job nicht gut genug zu machen. In anderen Worten: Sie fühlen sich überfordert.

Wie entsteht Überlastung im Job?

Wenn Sie sich mit Ihrer Arbeit überfordert fühlen, gibt es dafür einen Grund. Hier listen wir Ihnen ein paar häufige Ursachen für diese Art von Stress auf:

Wie zeigt sich Überforderung bei der Arbeit?

Manchmal ist Überforderung am Arbeitsplatz ganz deutlich erkennbar, andere Male kann es schwierig sein, zu verstehen, womit Sie gerade zu kämpfen haben und wie hoch Ihr Stresslevel ist. Falls es Ihnen zurzeit nicht gut geht, finden Sie hier einige häufige Anzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Sie machen sich ständig Sorgen um Aufgaben, Meetings oder Fristen. 

• Sie denken ständig über die Arbeit nach – auch abends und am Wochenende – was zu Schlafstörungen führen kann.

• Sie haben das Gefühl, durch ständige Mehrarbeit Ihre Aufgaben gerade noch bewältigen zu können.

• Sie entwickeln vielleicht eine regelrechte Angst vor der Arbeit, was sich in körperlichen oder emotionalen Symptomen zeigen kann.

• Sie sind pessimistisch in Bezug auf die Zukunft und Ihre beruflichen Fähigkeiten. 

• Sie schieben Aufgaben auf. 

• Sie fühlen sich körperlich, mental oder emotional erschöpft.

• Es fällt Ihnen schwer, sich durch den Tag zu kämpfen. 

• Eine andauernde Arbeitsüberlastung führt oft dazu, dass Betroffene sich isoliert und hilflos fühlen.

Überforderung am Arbeitsplatz ist ein ernstes Problem und kann sich auf alle Bereiche Ihres Lebens auswirken. Wenn Sie eines der oben genannten Anzeichen bei sich bemerken, handelt es sich womöglich um eine beginnende Überlastung im Job – gestehen Sie sich dieses Gefühl ein und setzen Sie sich aktiv damit auseinander. Viele Menschen ignorieren ihre negativen Gefühle und machen sich direkt an die nächste Aufgabe. Doch Dauerstress kann nicht nur zu Burnout führen, sondern beeinträchtigt auch langfristig die Qualität Ihrer Arbeit. Treten Sie stattdessen innerlich ein paar Schritte zurück, gestehen Sie sich Ihre Gefühle ein und nehmen Sie das Ruder wieder in die Hand, indem Sie die Gründe für Ihre Überforderung angehen.

Was tun bei Überlastung auf der Arbeit?

Wenn Sie sich überfordert fühlen, ist es schwierig, klar zu denken und beste Arbeit zu leisten – und das ist auch vollkommen normal. Wir können nicht einfach einen Schalter umlegen und negative Gefühle verschwinden lassen, aber wir können innerlich ein paar Schritte zurücktreten, um einen Blick auf das Gesamtbild zu werfen, und unser Arbeitsleben dann mit konkreten Aktionen verbessern. Und so geht's:

1. Identifizieren Sie Ihre unterschwelligen Gedanken

Wenn Sie wegen Ihrer Arbeit gestresst oder besorgt sind, liegt dieser Angst meist ein unterschwelliger Gedanke zugrunde. Das kann ein Glaubenssatz sein oder etwas, das Sie sich selbst einreden und das Ihre negativen Gefühle verstärkt. Das bedeutet nicht, dass es keinen echten Grund für Ihre Überforderung gäbe (wie beispielsweise zu viele Aufgaben oder zu wenig Unterstützung), dennoch ist es wichtig, den zugrundeliegenden Gedanken zu identifizieren, der Ihren Stress verstärkt, um einer Lösung näher zu kommen.

Sie könnten zum Beispiel einen oder mehrere der folgenden Gedanken in Bezug auf Ihre Arbeitssituation haben:

• „Ich bin mit meiner Arbeit im Rückstand und werde das nie wieder aufholen.“

• „Ich muss zu allem ja sagen, sonst bin ich ein Versager.“

• „Wenn ich die Frist nicht einhalten kann, bedeutet das, dass ich gescheitert bin.“

• „Wenn ich keine gute Arbeit leiste, werde ich gefeuert.“

• „Wenn ich um Hilfe bitte, sieht es so aus, als hätte ich keine Ahnung.“

2. Betrachten Sie das große Gesamtbild

Es ist völlig normal, dass man manchmal negative Gedanken hat, aber wenn man sie hat, sollte man stets im Kopf behalten, dass diese Gedanken nicht immer die Wahrheit widerspiegeln – und dass es möglicherweise noch andere Aspekte gibt, an die Sie gerade nicht denken. Um Überforderung am Arbeitsplatz frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren, sollten Sie das Gesamtbild reflektieren.

Beginnen Sie am besten damit, sich Antworten zu den folgenden Fragen aufzuschreiben. Das Ziel dahinter ist, Ihre Perspektive zu erweitern und sowohl die positiven als auch die negativen Seiten Ihrer Situation zu betrachten. Es geht nicht darum, chronischem Stress mit oberflächlichen Techniken zu begegnen – sondern um langfristige Lösungen.

• Was ist der Beweis dafür, dass mein unterschwelliger Gedanke wahr bzw. nicht wahr ist? 

• Gibt es noch eine andere mögliche Erklärung? 

• Was ist das Schlimmste, was passieren könnte? Wie könnte ich damit zurechtkommen? Was ist das Beste, was passieren könnte? Was ist am realistischsten? 

• Was sollte ich tun? 

• Was würde ich meinem besten Freund sagen, wenn er in dieser Situation wäre? 

Beispiel

Hier ein Beispiel, wie jemand diese Fragen beantworten könnte.

Unterschwelliger Gedanke: Ich bin mit meiner Arbeit im Rückstand und werde das nie wieder aufholen.

Was ist der Beweis dafür, dass mein unterschwelliger Gedanke wahr bzw. nicht wahr ist?

Dafür spricht:

• Ich habe heute eine Frist verpasst.

• Ich muss bis Freitag zwei Projektanträge fertig bekommen.

• Die neuen Aufgaben überfordern mich, weil ich mit Projektanträgen noch keine Erfahrung habe.

• Wegen all meinen Meetings habe ich keine Zeit, meine Arbeit zu erledigen. 

Dagegen spricht:

• Das letzte Mal, dass ich eine Frist verpasst habe, war vor über zwei Monaten. 

• Meine Kollegen haben auch schon Fristen verpasst, und das war in Ordnung. 

• Ich war immer erfolgreich auf Arbeit – selbst dann, wenn ich mich überfordert gefühlt habe.

• In der Vergangenheit konnte ich auf Arbeit neue Fähigkeiten erlernen. 

• Ich kann jemanden bei meinen Projektanträgen um Hilfe bitten.  

• Ich kann meine Managerin fragen, ob sie mir mit der Delegation und Priorisierung von Aufgaben hilft. 

• Ich kann diese Woche einige der weniger wichtigen Meetings verschieben oder absagen. 

• Ich habe kein negatives Feedback zu meiner Leistung erhalten. 

Gibt es noch eine andere mögliche Erklärung? 

Vielleicht setze ich mich selbst zu sehr unter Druck. Ich möchte alles perfekt machen, wodurch ich nicht erkenne, dass ich bereits gute Arbeit leiste.

Was ist das Schlimmste, was passieren könnte? Wie könnte ich damit zurechtkommen? Was ist das Beste, was passieren könnte? Was ist am realistischsten? 

Das Schlimmste: Ich könnte dauerhaft mit meiner Arbeit im Rückstand bleiben und gefeuert werden.

Wie ich damit zurechtkommen könnte: Ich war schon früher in der Lage, einen Jobwechsel erfolgreich zu bewältigen.

Das Beste: Nach dieser Woche wird mein Arbeitspensum weniger, sodass ich schnell aufholen kann.

Das Realistischste: Es wird eine Weile dauern, bis ich mich in meiner neuen Position wohlfühle, da ich noch viel zu lernen habe und meine Kollegen noch häufig um Hilfe bitten muss. Aber im Laufe der Zeit werde ich selbstbewusster.

Was sollte ich tun? 

• Ich sollte meinen Manager wissen lassen, dass ich mich überfordert fühle, und darum bitten, ein paar Fristen zu verschieben, damit ich Zeit aufholen und die notwendigen Fähigkeiten erlernen kann. 

• Ich sollte jemanden bei meinen Projektanträgen um Hilfe bitten. 

• Ich sollte meine Aufgaben priorisieren und die wichtigsten zuerst erledigen. 

• Ich sollte so viele Aufgaben wie möglich delegieren. 

• Ich sollte diese Woche ein paar meiner weniger wichtigen Meetings verschieben oder absagen. 

Was würde ich meinem besten Freund sagen, wenn er in dieser Situation wäre? 

„Es mag vielleicht lange dauern und du musst andere häufig um Hilfe bitten, aber du kannst die Zeit wieder aufholen und die Fähigkeiten erlernen, die du brauchst, um dich auf der Arbeit selbstsicher zu fühlen.“

3. Handeln Sie 

Nun, da Sie sich einen Moment Zeit genommen haben, Ihre Gefühle zu analysieren und das große Gesamtbild zu betrachten, ist es an der Zeit, zu handeln. Unter der Frage „Was sollte ich tun?“ haben Sie bereits die nächsten Schritte aufgelistet, die Sie jetzt nur noch umzusetzen brauchen.

Die Maßnahmen, die Sie ergreifen, hängen natürlich von Ihrer persönlichen Arbeitssituation und dem Grad der Überlastung im Job ab. Doch falls Sie einmal nicht wissen, was Sie als Nächstes tun sollen, haben wir hier ein paar mögliche Lösungsvorschläge für Sie:

• Sprechen Sie mit Ihrem Manager: Wenn Sie unter einer Überlastung im Job leiden, ist Kommunikation der Schlüssel. Sprechen Sie daher ehrlich mit Ihrem Manager über Ihr Arbeitspensum. Lassen Sie ihn wissen, wenn Sie mit Ihrer Arbeit im Rückstand sind und Hilfe bei der Priorisierung und der Anpassung der Fristen brauchen. Schließlich sind Manager da, um zu helfen, und es besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Manager sich in seiner Vergangenheit auch schon einmal überfordert gefühlt hat. 

• Bitten Sie um Hilfe oder delegieren Sie Aufgaben: Der Wille, anderen zu helfen, liegt uns in den Genen. Das bedeutet, Menschen sind hilfsbereiter, als Sie vielleicht denken. Bitten Sie Ihre Kollegen um Hilfe und bauen Sie damit eine starke Beziehung zu ihnen auf. Wenn Sie Aufgaben delegieren, achten Sie darauf, dass Sie genügend Kontext liefern, die Priorität der Aufgabe deutlich machen und Ihrem Teammitglied dann auch vertrauen, dass die Person die Aufgabe gut erledigen wird. 

• Priorisieren Sie: Eine klar strukturierte To-do-Liste ist die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst angehen. Versuchen Sie, eine Eisenhower-Matrix zu erstellen, die Ihre Aufgaben in vier Kästchen unterteilt: Aufgaben mit hoher Priorität, die Sie zuerst angehen, Aufgaben, die Sie später erledigen, Aufgaben, die Sie delegieren, und Aufgaben, die Sie „löschen“ können.

• Brechen Sie größere Aufgaben auf mehrere kleinere herunter: Wenn Sie sich durch die schiere Größe eines Projekts eingeschüchtert fühlen, versuchen Sie, es auf kleinere Aufgaben herunterzubrechen. Das macht es Ihnen leichter, zu erkennen, wie Sie Ihre Initiative erfolgreich abschließen können. Darüber hinaus helfen Ihnen kurzfristige Ziele dabei, loszulegen, gegen Perfektionismus anzukämpfen und schnelle Erfolge zu erzielen.

• Fangen Sie an, nein zu sagen: Wenn Sie so viele Anfragen annehmen, dass Sie sich überfordert fühlen, dann ist es an der Zeit, auch einmal nein zu sagen. Es kann schwer sein, Anfragen von Stakeholdern zurückzuweisen, ist aber oftmals wichtig, um ein vernünftiges Arbeitspensum aufrechtzuerhalten. Seien Sie zu Stakeholdern offen und ehrlich, wenn Sie merken, dass eine Überlastung im Job Ihre Kapazitäten übersteigt. Bitten Sie im Zweifelsfall Ihren Manager darum, einzuschreiten und für Sie einzustehen. 

• Passen Sie Fristen an: Jeder verpasst mal eine Frist. Wenn Ihnen das passiert, ist es am wichtigsten, die Frist so anzupassen, dass Sie die Aufgabe realistischerweise erledigen können. Dann haben Sie einen konkreten Plan, den Sie Ihren Stakeholdern mitteilen können, und keine überfällige Aufgabe, die herumliegt und Sie stresst. 

• Setzen Sie sich Grenzen: Viele Menschen, die sich auf der Arbeit überfordert fühlen, neigen dazu, ihre Bemühungen zu verdoppeln und länger zu arbeiten, um aufzuholen. Das kann allerdings schnell zu Burnout führen und Sie am Ende dann langfristig sogar noch mehr Zeit kosten. Setzen Sie sich stattdessen Grenzen, damit Ihre Arbeit nicht in Ihr Privatleben greift, und denken Sie daran, dass eine gesunde Work-Life-Balance und Auszeiten wichtig sind, um die leeren Akkus wieder aufzuladen. 

• Fokussieren Sie sich auf nur eine Sache gleichzeitig: Zunächst einmal schürt Multitasking die Hoffnung, in weniger Zeit mehr erledigt zu bekommen. Doch diese Hoffnung ist trügerisch, denn in Wahrheit wird durch Multitasking mehr Zeit verloren als gewonnen, da das Gehirn große Anstrengungen vollbringen muss, um zwischen den verschiedenen Aufgaben hin- und herzuwechseln. Anstelle von Multitasking sollten Sie sich viel eher ablenkungsfreie Zeitblöcke einrichten, um sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Denken Sie daran, auch kleine Pausen in Ihre Arbeit einzubauen, in denen Sie sich etwas erholen können. 

4. Seien Sie gnädig zu sich selbst

Eine Überforderung kann auch auf tiefere psychische Belastungen hinweisen – ein klarer Hinweis, dass eine Pause notwendig ist. Ihre psychische Gesundheit sollte immer oberste Priorität haben – nur so können Sie langfristig leistungsfähig bleiben. Also nehmen Sie sich Zeit, um sich zu erholen und Ihre Akkus wieder aufzuladen. Machen Sie eine Pause, nehmen Sie ein paar tiefe Atemzüge, gehen Sie nach draußen oder sprechen Sie mit einem Freund. Und denken Sie daran: Selbst wenn Sie sich nach diesen Schritten immer noch überfordert fühlen, heißt das nicht, dass Sie mit der Situation schlecht umgehen. Sie tun alles, was nötig ist, um mit Ihrer aktuellen Überforderung im Job bewusst und lösungsorientiert umzugehen.

Ein Rat für Manager: Was können Sie tun, wenn Ihre Mitarbeiter sich überfordert fühlen?

Für Sie als Manager kann es enttäuschend sein, wenn einer Ihrer Mitarbeiter sich überfordert fühlt. Sie fragen sich vielleicht, ob es etwas gibt, was Sie dagegen tun können, und die Wahrheit ist: Sie als Manager sind eigentlich sogar in der besten Position, um zu helfen.

Das können Sie tun:

Hören Sie zu

Es ist schwer, zuzugeben, wenn man unter Angst vor der Arbeit leidet – aktives Zuhören kann hier ein erster Schritt sein. Vermeiden Sie es also, Ihr Teammitglied zu unterbrechen oder über die Person zu urteilen, und senden Sie positive nonverbale Signale, zum Beispiel durch Blickkontakt und durch Nicken. Sobald Ihr Mitarbeiter mit Reden fertig ist, fassen Sie noch einmal in eigenen Worten zusammen, was Sie gehört haben, um zu zeigen, dass Sie es verstanden haben.

Zeigen Sie Mitgefühl

Wenn man mit seiner Arbeit überfordert ist, fühlt man sich oft alleine – besonders dann, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Untersuchungen haben gezeigt, dass 41 % der Arbeitnehmer sich isolierter fühlen, wenn sie ortsunabhängig arbeiten.

Sorgen Sie also dafür, dass Ihr Teammitglied sich nicht mehr ganz so alleine fühlt, indem Sie die Perspektive der Person bestätigen. Wenn Sie sich damit wohlfühlen, können Sie ihr auch gerne sagen, dass Sie am Anfang auch Schwierigkeiten hatten. Bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie absolutes Verständnis haben. Ihre Mitarbeiter müssen nicht hyperproduktiv und effizient sein – vor allem nicht auf Kosten ihres eigenen Wohlbefindens. Räumen Sie stattdessen ihrem Wohlbefinden höchste Priorität ein, damit sie sich ermutigt und unterstützt fühlen.

Denken Sie daran, dass eine Überlastung im Job bei verschiedenen Teammitgliedern zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen führen kann. Wenn ein Mitarbeiter Ihnen erzählt, dass er überfordert ist, bedeutet das nicht, dass er einfach nur faul ist, sondern es handelt sich um eine ernst zu nehmende Sorge, auf die Sie eingehen sollten. Vergleichen Sie Ihren Mitarbeiter nicht mit sich selbst oder anderen Mitarbeitern. Geben Sie ihm stattdessen die nötigen Werkzeuge an die Hand, um erfolgreich arbeiten zu können.

Bieten Sie Hilfe an

Sie als Manager haben viele Möglichkeiten, Ihr Teammitglied darin zu unterstützen, das Arbeitspensum zu bewältigen. Dazu gehören die Priorisierung von Aufgaben, die Anpassung des Arbeitspensums Ihres Teammitglieds und das Zurückweisen von Anfragen aus anderen Abteilungen im Namen der Person.

Dennoch können Sie Ihrem Mitarbeiter manchmal nicht alles abnehmen, weil Sie vielleicht gerade etwas Wichtiges zu erledigen haben. In dieser Situation sollten Sie schauen, ob Sie irgendetwas anderes tun können. Gibt es Aufgaben oder Aspekte im Arbeitsumfeld, die angepasst oder anders verteilt werden könnten? Sie können ihren Mitarbeiter auch darin unterstützen, seinen Terminkalender zu überprüfen und zu schauen, ob Sie nicht irgendwelche persönlichen Meetings durch asynchrone Updates ersetzen können. Und wenn Ihr Teammitglied neue Fähigkeiten erlernen muss, bieten Sie an, dabei zu unterstützen, oder beziehen Sie die entsprechenden Personen oder Ressourcen ein.

Definieren Sie Zuständigkeiten

Klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass Ihr Mitarbeiter keine Zeit damit verliert, herauszufinden, wer was zu erledigen hat. Ihre Teammitglieder bleiben innerhalb ihrer Zuständigkeit, anstatt zusätzliche Arbeit zu erledigen, was sie vor Überforderung und Burnout schützt. Wir bei Asana, zum Beispiel, weisen unseren Mitarbeitern klar definierte Verantwortlichkeitsbereiche (Areas of Responsibility, AORs) zu, von denen jeder Bereich genau auflistet, für was die jeweilige Person verantwortlich ist. Darüber hinaus sind die Verantwortlichkeiten dokumentiert und für jeden im Unternehmen zugänglich.

Feedback geben

Wenn Mitarbeiter sich überfordert fühlen, haben sie oft den Eindruck, sie würden scheitern oder einen schlechten Job machen. Gehen Sie dagegen an, indem Sie ihren Mitarbeitern ihre Stärken aufzeigen, und zwar durch positives Feedback. Erklären Sie ihnen, wie das Team von ihren Beiträgen profitiert, und würdigen Sie all die abgeschlossenen Aufgaben, die ihre Mitarbeiter bis hierhin erfolgreich gemeistert haben. Listen Sie spezifische Errungenschaften auf, um Ihren Mitarbeitern konkrete Beweise dafür zu liefern, dass sie gute Arbeit leisten.

Manchmal kann es aber auch sein, dass überforderte Mitarbeiter tatsächlich schlechte Arbeit leisten. Dafür kann es unzählige Gründe geben. Hier listen wir Ihnen einige auf:

• Sie haben solche Angst, schlechte Arbeit zu leisten, dass ihre Leistung dadurch umso schlechter wird.

• Sie verfügen nicht über die notwendigen Tools und Fähigkeiten, um gute Arbeit zu leisten, oder es fehlt ihnen an Unterstützung.

• Irgendetwas anderes, zum Beispiel persönliche oder gesundheitliche Probleme, bedrückt sie. 

Falls nötig, arbeiten Sie zusammen mit Ihrem Mitarbeiter an einem Plan zur Leistungsverbesserung (Performance Improvement Plan, PIP), in dem Sie durchführbare Schritte, Ziele und unterstützende Kennzahlen festhalten, damit Ihr Teammitglied wieder zurück zu seiner gewohnten Leistung finden kann.

Fragen Sie regelmäßig nach

Es kann eine Weile dauern, bis sich Ihr überfordertes Teammitglied wieder erholt und zu seiner gewohnten Leistung zurückfindet. Nehmen Sie sich also Zeit für wöchentliche oder zweiwöchentliche Einzelgespräche, in denen Sie nachfragen, wie es Ihrem Mitarbeiter geht. Fragen Sie, wie sich die Person mit dem derzeitigen Arbeitspensum fühlt, wie die Projekte laufen und wie Sie weiter unterstützen können. Wenn Ihr Mitarbeiter immer noch Schwierigkeiten hat, arbeiten Sie weiterhin daran, das Arbeitspensum anzupassen, Aufgaben zu priorisieren und das Zeitmanagement zu verbessern.

Vereinfachen Sie Ihre Aufgabenliste mit Projektmanagementsoftware

Eine Projektmanagementsoftware wie Asana kann Ihr Team dabei unterstützen, die Zusammenarbeit zu vereinfachen, Arbeit zu organisieren und sich weniger überfordert zu fühlen. Anstatt während des Arbeitstages zwischen mehreren Apps hin- und herwechseln zu müssen, können Sie in Asana alles an einem Ort speichern und mit Ihrem Team kommunizieren. Dadurch entstehen weniger Verwirrung, weniger verlorene Zeit und mehr Klarheit für das Team.

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