So verwenden Sie Vorlagen für einen Plan zur Leistungsverbesserung

Grundsätzlich ist es keine angenehme Aufgabe, einen Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass seine Arbeitsleistung unzureichend ist. Ehrlich währt jedoch am längsten: Wenn jemand tatsächlich nicht die erwartete Leistung erbringt, muss dies früher oder später angesprochen werden. Wenn Sie dieser Person jedoch konkret umsetzbare Schritte zur Verbesserung ihrer Arbeitsweise aufzeigen, eröffnen sie ihr eine Möglichkeit, (erneut) ein erfolgreicher Teil des Teams zu werden.

Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist die perfekte Möglichkeit, Teammitglieder mit Verbesserungspotenzial wieder auf den richtigen Pfad zu lenken. Hier erfahren Sie, was in einem solchen Plan zur Leistungsverbesserung nicht fehlen sollte und wie Sie damit Ihr Team zu neuen Leistungen beflügeln können.

Was genau ist ein Leistungsverbesserungsplan?

Ein Plan zur Leistungsverbesserung liefert Mitarbeitern individuelle und umsetzbare Schritte, um Leistungsziele besser zu erreichen. Wenn es in Ihrem Team jemanden gibt, der die Leistungsanforderungen nicht erfüllt, bietet ein PIP dieser Person mit speziell auf sie zugeschnittenen Maßnahmen die Möglichkeit, sich zu verbessern.

In der Regel wird der PIP gemeinsam mit einzelnen Teammitgliedern entwickelt und die Bereiche mit Verbesserungspotenzial werden besprochen. Am Ende sollte ein Plan entstehen, der eine klare Struktur zum Erreichen zukünftiger Ziele darstellt.

Vielleicht stellen Sie sich gerade die Frage, ob es nicht einen formloseren Ansatz für dieses Problem gibt. Vielleicht suchen Sie aber auch nach einem Weg, dem Teammitglied den Ernst der Lage zu verdeutlichen. Zum Glück ist ein PIP sehr vielseitig und kann unter anderem in folgenden Situationen eingesetzt werden:

• Ein Teammitglied verfehlt die Leistungsziele regelmäßig

• Die Leistung eines Teammitglieds könnte Ihrer Meinung nach durch einen konkreten Maßnahmenplan gesteigert werden

• Sie haben bereits zahlreiche Versuche unternommen, die Leistung des Teammitglieds zu steigern

• Sie haben dem Mitglied die volle Bandbreite an Schulungen angeboten, doch die Leistung liegt weiterhin unter dem Durchschnitt

Oftmals können Teammitglieder am Arbeitsplatz nicht die volle Leistung erbringen, weil ihnen Struktur fehlt. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie dies jedoch beheben – und genau das ist der Sinn und Zweck eines Plans zur Leistungsverbesserung.

Diese Tipps sollten Sie beachten, bevor Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung erstellen

Bevor Sie einen PIP erstellen, sollten Sie sich erneut vor Augen führen, dass ein solcher Plan Ihre Teammitglieder unterstützen soll. Hierbei sollten Sie vor allem auf konstruktives Feedback setzen und klare, umsetzbare Schritte zur Verbesserung darlegen. Die unten aufgeführten Tipps helfen Ihnen dabei, erfolgreich und unvoreingenommen in den Dialog mit Ihren Teammitgliedern zu treten, damit die vermittelten Informationen auf offene Ohren stoßen.

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Voraus: Wenn dies Ihr erster Ansatz für einen Plan zur Leistungsverbesserung für ein Teammitglied ist, sollten Sie die betreffende Person bereits im Vorfeld über Ihr Vorhaben informieren. Dadurch fällt es Ihnen leichter, konstruktive Vorschläge zu liefern und Sie ermöglichen so einen produktiveren Dialog, in dem es keinen Grund für Zurückhaltung und Einschüchterung gibt.

• Hören Sie aktiv zu: Sobald Sie sich im Gespräch mit Ihrem Teammitglied befinden, sollten Sie aktives Zuhören praktizieren. Statt Ihren Mitarbeitern Vorwürfe zu machen, sollten Sie ihnen die Möglichkeit geben, die Situation aus ihrer Sicht zu schildern und näher auf leistungsbezogene Probleme einzugehen. In einem Gespräch unter vier Augen erfährt man oft von Problemen, die vorher nicht offensichtlich waren. Gehen Sie bei der gemeinsamen Erstellung eines Plans zur Leistungsverbesserung gezielt auf diese Probleme ein.

• Bleiben Sie positiv: Eine positive Grundeinstellung und konstruktives Feedback tragen wesentlich dazu bei, dass die Maßnahme weniger einschüchternd wirkt und als Möglichkeit zur Verbesserung wahrgenommen wird.

• Suchen Sie nach der zugrundeliegenden Ursache des Problems: Ein persönliches Gespräch hilft dabei, die Ursache für die unzureichende Leistung zu erkennen und dieser auf den Grund zu gehen. Vielleicht lässt sich darauf schließen, dass bestimmte Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter einer bestimmten Situation oder schwierigen Lebenslage geschuldet sind. Mit diesen Informationen können Sie den Plan zur Leistungsverbesserung viel besser and die individuellen Bedürfnisse der Person anpassen.

• Geben Sie einen klaren Weg zum Erfolg vor: Kritik ist nicht zielführend, solange keine Wege zur Verbesserung aufgezeigt werden. Genau hier setzt ein PIP an.

• Informieren Sie Ihr Teammitglied darüber, dass Sie dessen Fortschritt überprüfen werden: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie deren Weg zum Erfolg nachverfolgen werden und jederzeit als Ansprechpartner verfügbar sind. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die gesetzten Ziele tatsächlich erreicht werden.

Was gehört alles in einen Plan zur Leistungsverbesserung?

Bevor Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung erstellen, sollten Sie zunächst wissen, wie er aufgebaut ist. Wenn Sie eine Vorlage für einen solchen Plan erstellen, sollten Sie sich an diesen Tipps orientieren:

• Die Erwartungen des Unternehmens: Dabei kann es sich um eine Arbeitsplatzbeschreibung handeln, in der die Leistungsanforderungen seitens des Unternehmens dargelegt werden.

• Leistungsübersicht: In diesem Abschnitt sollte die Leistung, die das Teammitglied derzeit erbringt, hervorgehoben und den Erwartungen an die Position gegenübergestellt werden.

• Aktionsplan: Listen Sie Aktionspunkte mit nachvollziehbaren Schritten auf, die das Teammitglied abarbeiten soll. Wenn möglich, sollten diese Ziele SMART, also spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein.

• Zeitplan zur Nachbesprechung: Das „T“ in SMART steht für „Time-bound“, also terminiert. Jede PIP-Vorlage sollte einen Zeitplan mit bestimmten Meilensteinen beinhalten.

• Auswirkungen: In diesem Abschnitt des PIP geben Sie an, was geschieht, wenn der Plan fehlschlägt. Dies könnten weiterführende Schritte oder im schlimmsten Fall eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses sein.

So erstellen Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung

Ein Plan zur Leistungsverbesserung erfordert einen intensiven Dialog mit Ihrem Teammitglied. Vor dem Gespräch sollten Sie sich alle Informationen zurechtlegen, die das Einzelgespräch rechtfertigen. Im Meeting selbst können Sie und Ihr Teammitglied alle Aspekte, die Grund zur Beanstandung geben, besprechen. Mit den untenstehenden Schritten können Sie bereits während des Meetings einen Entwurf für den Plan zur Leistungsverbesserung anfertigen.

1. Sprechen Sie über die Erwartungshaltung des Unternehmens sowie die Anforderungen an die Position des Mitarbeiters

Der erste Schritt beim Erstellen eines PIP ist es, eine klare Erwartungshaltung darzulegen. Jedes Teammitglied hat verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten, doch es sollte eine klare Grundlage dafür geschaffen werden, was ein Unterschreiten der Erwartungen darstellt.

Mit diesem Schritt haben Sie eine Grundlage für den Vergleich zwischen erwarteter und tatsächlicher Leistung geschaffen und können auf die individuellen Faktoren eingehen, die das Teammitglied in seiner Leistung einschränken. Die Erstellung des Plans zur Leistungsverbesserung sollte jedoch nicht die erste Situation sein, in der das Teammitglied diese Probleme aufgezeigt bekommt. Im besten Fall sollten Sie diese Erwartungen häufig und frühzeitig kommunizieren.

Tipp: Das Unternehmen sollte eine Arbeitsplatzbeschreibung zur Verfügung stellen, in der die Erwartungen an die Teammitglieder klar aufgeführt sind. Dieses Dokument sollte allen Mitarbeitern jederzeit zugänglich sein, auch wenn es keine Leistungsprobleme gibt. Dadurch sind alle Personen im Unternehmen darüber informiert, welche Erwartungen an sie gestellt werden.

2. Klären Sie, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt

Sobald Sie die Erwartungen besprochen haben, sollten Sie verbesserungswürdige Bereiche identifizieren. In diesem Schritt sollten Sie konkrete Situationen aufzeigen, in denen das Teammitglied nicht die gewünschte Leistung erbringt und gegebenenfalls Beispiele liefern.

Zwar sollten Sie im Rahmen eines Plans zur Leistungsverbesserung Probleme aufzeigen, doch gleichzeitig hilfreiche und umsetzbare Maßnahmen darlegen. Dabei gilt es folgende Tipps zu beachten:

• Bringen Sie Ihre Zuversicht über den bevorstehenden Erfolg Ihres Teammitglieds zum Ausdruck

• Bringen Sie nur objektive Probleme zur Sprache

• Untermauern Sie die angesprochenen Probleme mit Details und Fakten

• Konzentrieren Sie sich auf Probleme, für die es klare Lösungen gibt

• Sprechen Sie nicht über Probleme, die auf unterschiedliche Meinungen oder Faktoren zurückzuführen sind, die das Teammitglied nicht beeinflussen kann

• Finden Sie die zugrundeliegende Ursache der Probleme, um sie langfristig zu lösen

Tipp: Ein PIP sollte so objektiv wie möglich sein und auf Fakten basieren. Subjektive Ansichten darüber, was Sie persönlich als Erfolg definieren, haben in einem solchen Plan keinen Platz. Bemühen Sie sich, unbewusste Voreingenommenheiten, wie idiosynkratische Bewertungsfehler, zu vermeiden. Achten Sie darauf, klare Bewertungskriterien zu schaffen sowie die Leistungsbeurteilung durch mehrere Personen durchzuführen, um möglichst empirische Daten zu erhalten.

3. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan

Jeder PIP sollte einen detaillierten Maßnahmenplan mit konkreten Schritten darüber enthalten, wie das Teammitglied seine Leistung verbessern kann. Dieser Maßnahmenplan kann Ziele, Meilensteine oder zusätzliche Schulungen umfassen.

Die festgelegten Ziele sollten SMART sein. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Der SMART-Ansatz eignet sich ideal für einen Maßnahmenplan, da er messbare und nachvollziehbare Ziele vorgibt, wodurch der Prozess zur Nachverfolgung der Ziele strukturierter und konkreter wird.

Tipp: Am besten lässt sich Ihr Maßnahmenplan anhand einer zentralen Informationsquelle nachvollziehen. Das könnte etwa ein Projektmanagement-Tool wie Asana sein. Sowohl Sie als auch alle Teammitglieder sollten Zugriff auf das Tool haben, damit Sie Aktualisierungen nachvollzeihen und über Änderungen in Echtzeit informiert sind. Im Anschluss können Sie Gantt-Diagramme verwenden, um Meilensteine zu visualisieren und Ihre Fortschritte verfolgen zu können.

4. Vereinbaren Sie Termine zur Nachbereitung

Jeder gute PIP sollte einen klaren Nachbereitungsprozess umfassen, der auf den Maßnahmenplan abgestimmt ist. Dabei sollte es regelmäßige Rücksprachen und Einzelbesprechungen geben.

Ein solcher Zeitplan erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Teammitglieder ihre Ziele erreichen, und gibt ein klares Zieldatum vor, bis zu dem sich Verbesserungen eingestellt haben sollten. Weitere Vorteile sind erhöhte Transparenz und eine klare Struktur für die Nachbesprechung, damit Sie das Teammitglied während des gesamten Prozesses bestmöglich unterstützen können.

Tipp: Erstellen Sie einen Zeitplan und Aufgaben mit Erinnerungen für die nächste Nachbesprechung. Dies liefert Teammitgliedern einen Anreiz, ihre Produktivität und Leistung bis zur nächsten Besprechung zu verbessern.

5. Definieren Sie weitere Schritte

Dieser Abschnitt hat den Zweck, Auskunft darüber zu geben, was im Falle eines nicht erfolgreichen PIP geschehen soll. Wenn Teammitglieder nicht in der Lage sind, umfassende und nachvollziehbare Verbesserungen zu erreichen, ist ihre aktuelle Position womöglich nicht das Richtige für sie. Besprechen Sie weitere Schritte mit der Personalabteilung oder dem Abteilungsleiter.

Beispiel und kostenlose Vorlage für einen Plan zur Leistungsverbesserung

Unten finden Sie ein Beispiel für einen Plan zur Leistungsverbesserung

Beispielszenario: Sandra erfüllt derzeit nicht die Erwartungen des Unternehmens, da sie regelmäßig Fristen versäumt, bei Teambesprechungen nicht anwesend ist und bei Teamprojekten keinen wertvollen Beitrag leistet. Ihre Leistung muss sich verbessern, wenn sie ihre Position behalten möchte, doch ihre Vorgesetzte Katy ist sich sicher, dass eine Verbesserung möglich ist. Die Ursachen für Sandras unzureichende Leistung können leicht behoben werden: Besseres Aufgabenmanagement, eine stärkere Zusammenarbeit mit dem Team und Anleitung von Katy werden Sandra wieder zu einem wertvollen Bestandteil des Unternehmens machen.

Beispielhafter Maßnahmenplan mit SMART-Zielen: In den nächsten 3 Monaten soll Sandra all ihre Fristen erreichen, an allen geplanten Teammeetings teilnehmen und sich an mindestens einem Teamprojekt beteiligen.

Nutzen Sie unsere kostenlose PIP-Vorlage, um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen und die Leistung Ihres Teams zu verbessern.

Nachverfolgung von Zielen in einem Plan zur Leistungsverbesserung

Ein besonders wichtiger Bestandteil des Plans zur Leistungsverbesserung ist die Nachverfolgung der Leistung der Teammitglieder im zeitlichen Verlauf. Ohne diesen Schritt wissen Sie schließlich nicht, ob der PIP tatsächlich funktioniert.

Zu diesem Zweck sollten sich Ihre Ziele und der Maßnahmenplan an einem zentralen Ort befinden. Oft werden Ziele anhand von Tabellenprogrammen oder sogar in Präsentationen nachverfolgt, wo sie keinen Bezug zur tatsächlichen Arbeit haben. Ohne diese Verknüpfung von Zielen mit den dafür erforderlichen Aufgaben haben die Teammitglieder keine Vorstellung davon, ob sie Fortschritte machen und sich verbessern.

Deshalb haben wir bei Asana eine Software entwickelt, mit der Ziele direkt mit der Arbeit verknüpft werden. Dadurch erhalten Teams folgende Vorteile:

• Alle Teammitglieder haben eine genaue Vorstellung über ihre Verantwortlichkeiten und Fristen

• Der Fortschritt einzelner Teammitglieder kann in Echtzeit nachverfolgt werden

• Verbesserungsziele können vergangenen Leistungsbewertungen direkt gegenübergestellt werden

• Termine können direkt in der App vereinbart und festgehalten werden

• Teammitglieder können direkt in die Prozesse einbezogen werden, wodurch die Transparenz erhöht wird

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Plans zur Leistungsverbesserung mit Work-Management-Software

Pläne zur Leistungsverbesserung können Teammitglieder mit unterdurchschnittlichen Leistungen motivieren und dazu bewegen, in Zukunft bessere Arbeit zu leisten. Wenn Sie ein Tool wie Asana verwenden, um konkrete, individuelle Leistungsziele festzulegen, bringen Sie Ihre Mitarbeiter langfristig auf Erfolgskurs.