Business Process Analysis (BPA) erklärt

Viele von uns haben wiederholbare Routinen in unseren Arbeitstagen. Im Projektmanagement haben wir möglicherweise eine Reihe von Schritten für jede neue Projektanfrage. Oder eine Sequenz zum Delegieren und Zuweisen von Einträgen. Dies sind unsere Prozesse, Gruppen von Aufgaben in bestimmten Sequenzen, die wiederkehrende Workflows ausmachen. Wenn Ihr Business-Prozess gut durchdacht ist, sollte er als Leitfaden dienen und den Angestellten zeigen, wie sie arbeiten und Aufgaben erledigen können, sodass sowohl das Unternehmen als auch die eigene Arbeit davon profitieren.

Aber sie sind kein Tool, das man einmal einrichtet und dann vergisst. Im Laufe der Zeit können Prozesse ausfallen oder veraltet sein. Sie müssen sie regelmäßig überprüfen und analysieren, um festzustellen, ob sie noch effektiv sind. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, sie zu verbessern. Diese Überprüfungen oder Business-Prozessanalysen sind für Ihr Unternehmen von großem Nutzen. Erfolgreiche Business-Prozessanalysen können mehr Umsatz generieren, das Wachstum ankurbeln und den Geschäftsbetrieb optimieren. 

Was ist Business Process Analysis (BPA)?

Die Business Process Analysis (BPA) ist eine Methode, mit der Sie Ihre Prozesse überprüfen können. Prozesse sind wiederholbare Gruppen von Aufgaben oder Schritten in einem Workflow, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Sie könnten zum Beispiel einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter oder einen Prozess zur Überprüfung von Quartalszielen haben. Es gibt auch umfassendere Business-Prozesse, wie die Entscheidungsprozesse, die in Planungssitzungen verwendet werden. 

BPAs fallen unter das Business Process Management (BPM), das die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse, deren Wartung und Verbesserung umfasst. Bei der Geschäftsprozessanalyse überprüft ein Business Analyst Ihre bestehenden Prozesse und bestimmt, ob sie noch effektiv sind oder ob es an der Zeit für eine Aktualisierung ist.

Business Process Analysis vs. Business Analysis

Das Hauptunterscheidungsmerkmal zwischen einer BPA und einer Business-Analyse besteht darin, dass sich BPAs ausschließlich auf die Prozesse konzentrieren, während eine vollständige Business-Analyse Ihr Unternehmen als Ganzes betrachtet. 

Wenn Sie beispielsweise den Prozess zur Nachverfolgung von Finanzen aktualisieren möchten, benötigen Sie eine BPA. Ihr Business-Analyst würde die Schritte und Maßnahmen überprüfen, die Ihr Team ergreift, um Budgets, Einkäufe und Einnahmen zu verfolgen. Wenn Sie jedoch mehr daran interessiert sind, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu bestimmen, sollten Sie eine vollständige Business-Analyse verwenden, um Ihre Finanzen zu überprüfen.

Warum sollten Sie eine Business-Prozessanalyse durchführen?

Business-Prozessanalysen können einen enormen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben. Robuste Analysen gehen über Inputs und Outputs hinaus, um die Kernwerte Ihrer Prozesse zu bestimmen und Ihnen zu zeigen, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. 

Unter den vielen Vorteilen können Business-Prozessanalysen Ihnen helfen:

• Identifizieren von Lücken: BPAs zeigen Ihnen fehlende Verbindungen in Ihren wichtigsten Abläufen. Oft wirken sich diese direkt auf Ihr Endergebnis aus, insbesondere wenn Sie sich mit Prozessen für die Einstellung, Rechnungsstellung oder den Abschluss von Geschäften befassen.

• Alle verfügbaren Ressourcen aufzeigen: Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann Sie Nein zu einem neuen Projekt sagen sollten, kann eine Geschäftsprozessanalyse helfen. Sie zeigt alle verfügbaren Ressourcen für jeden Prozess, die Sie benötigen, ähnlich der Kapazitätsplanung. Auf diese Weise kennen Sie Ihre Kapazität und Verfügbarkeit für die zusätzliche Arbeit.

• Neue Prozesse erstellen, die mit der aktuellen Kultur und dem aktuellen Klima übereinstimmen: Manchmal wirken sich kulturelle oder ökologische Veränderungen erheblich auf Ihre Business-Prozesse aus. Nehmen Sie die COVID-19-Pandemie. Zuerst mussten Teams herausfinden, wie sie ein Remote-Team managen und dann sicher ins Büro zurückkehren können, mit vielen Hin und Her dazwischen. BPAs helfen Ihnen, einen völlig neuen Prozess zu erstellen, wenn das aktuelle Klima es erfordert.

• Reduzieren Sie Redundanzen, Ineffizienzen und Engpässe: Laut unserer Studie hat der durchschnittliche Wissensarbeiter im Jahr 2021 129 Stunden mit doppelter Arbeit verbracht. Das ist eine enorme Verschwendung von Zeit und Ressourcen! BPAs helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu verbessern, um doppelte Arbeit zu reduzieren oder zu eliminieren. Indem Sie Möglichkeiten aufzeigen, wiederverwendbare Vorlagen hinzuzufügen oder auf Automatisierung zu setzen, können Sie Arbeit rund um die Arbeit reduzieren können.

• Verbessern Sie die Akzeptanz bei Angestellten: Je besser Ihre Prozesse sind, desto mehr Menschen werden sie nutzen. Durch die routinemäßige Analyse Ihrer Prozesse erreichen Sie zwei Dinge: Sie zeigen Ihren Angestellten, dass Ihnen wichtig ist, wie sie arbeiten, und Sie machen Workflows effizienter.

• Einen besseren Prozessablauf schaffen: Letztendlich sollte sich Ihr Prozess mit Ihrer Arbeit ständig ändern. BPAs schaffen ein besseres Prozessmodell für Ihre Prozesse – was eine komplizierte Art ist zu sagen, dass sie es einfacher machen, routinemäßige Änderungen und Aktualisierungen in Echtzeit zu erstellen.

Die 5 Schritte der Business Process Analysis

Die Implementierung eines Business-Prozessanalyse-Zyklus in Ihrem Team erfordert einige Anpassungen. Denken Sie daran, dass die meisten BPAs nicht direkt von Ihnen verwaltet werden – es sei denn, Sie sind Business Analyst. Dies ist etwas, das Sie wahrscheinlich auslagern möchten oder, je nach Ihren Bedürfnissen, eine dedizierte interne Rolle schaffen, um dies zu überwachen. Unabhängig davon, wie Sie BPAs in Ihrem Unternehmen einführen, können Sie mit diesen fünf Schritten eine solide Grundlage schaffen, damit sie sich etablieren und wachsen können.

1. Überprüfen Sie, wie Ihre Prozesse in das Gesamtbild passen

Ihre Prozesse sollten alle zu größeren Initiativen und Business-Zielen führen. Prozesse sind das „Wie“ Ihres Unternehmens – so erreichen wir unsere Ziele. Aber sie sollten sich mit Ihrem „Warum“ verbinden. Wenn das Vision Statement Ihres Unternehmens beispielsweise darin besteht, jedem auf der Welt einen einfacheren Zugang zur Gesundheitsversorgung zu ermöglichen, sollte jeder Prozess, den Sie erstellen, dies unterstützen. 

Der erste Schritt in Ihrem BPA besteht darin, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu sehen, wie sie in Workflows, Abteilungen und letztendlich in die langfristigen Ziele passen, die Ihre Unternehmensmission unterstützen.

2. Sammeln Sie Informationen über aktuelle Vorgänge

Dies ist die Phase der Datenerfassung. Bevor Sie Ihre Prozesse analysieren können, müssen Sie genau wissen, wie sie funktionieren. Am besten sprechen Sie mit den Personen, die sie am häufigsten verwenden. Befragen Sie wichtige Stakeholder, erstellen Sie Umfragen und überprüfen Sie die zugehörigen KPIs und Metriken. Dieser Schritt wird etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere Schritte, aber es lohnt sich, ein umfassendes Verständnis des Prozesses zu erlangen, bevor Sie Änderungen vornehmen. 

Wenn Sie beispielsweise analysieren, wie Ihr Produktteam seine Produkt-Backlogs bewertet und triagiert, sollten Sie die dafür verantwortlichen Entwickler befragen. Sie sollten sich auch die wichtigsten Leistungsindikatoren der aktuellen Prozesse ansehen, z. B. wie viele Einträge nach Abschluss eines agilen Sprints noch im Backlog verbleiben. 

3. Die Daten analysieren und zuordnen

Jetzt ist es Zeit für die Analyse. Hier sollten Sie alle Ihre Daten zusammenstellen, einschließlich:

• Alle Prozessschritte

• Relevante Prozessdiagramme

• Zugehörige Teammitglieder

• Aktuelle Erfolgskennzahlen und KPIs

Mit Business Process Mapping können Sie ein visuelles Layout Ihrer Prozesse und Workflows erstellen, damit Sie diese einfacher überprüfen können. Die Prozessmodellierung hilft Ihnen, ein Flussdiagramm oder eine andere visuelle Darstellung der aktuellen Sequenzen und Schritte zu erstellen, damit Sie Prozesse besser visualisieren können. In diesem Layout ist es einfacher, Muster und Lücken in Ihrem Prozessfluss zu identifizieren. 

4. Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten

Während des Analyseschritts identifizieren Sie Redundanzen und Lücken. Diese Bereiche bieten das größte Verbesserungspotenzial. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihre Analyse zeigt, dass Entwickler 3 Tage damit verbringen, einen Sprint Backlog zu planen. Basierend auf Interviews mit Stakeholdern und der Analyse von Besprechungsplänen erkennen Sie, dass verschiedene Zeitzonen die Verzögerung verursachen. In diesem Fall würden neue Technologieoptionen, die die asynchrone Kommunikation fördern, es dem Team erleichtern, zu kommunizieren und die Zeit zu reduzieren, die es mit der Kommunikation verbringt.  

5. Änderungen vornehmen

Bei der Business Process Improvement (BPI) setzen Sie alles um, was Sie gelernt haben. Nach Ihrer BPA werden Sie BPIs verwenden, um Ihre Prozesse anzupassen und Änderungen vorzunehmen, wobei der Schwerpunkt auf der Steigerung der Rentabilität liegt. Eine BPA ist Ihr Leitfaden, der Ihnen die Besonderheiten Ihrer Geschäftsprozesse zeigt. Der letzte Schritt besteht darin, all diese Informationen zu nutzen, um Änderungen zu implementieren, die diese Prozesse verbessern oder Ihnen helfen, neue zu erstellen.  

Wie führt man eine Business-Prozessanalyse durch?

Der Business Analyst, den Sie für Ihre BPAs einstellen, wird wahrscheinlich seine eigenen Methoden und bevorzugten Tools zur Geschäftsprozessanalyse haben, aber hier sind einige gängige:

• Ursachenanalyse: Verwenden Sie diese Analyse, um die Grundlage Ihrer Prozesse zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie mit den größeren Zielen Ihres Unternehmens verbunden ist.

• SWOT-Analyse: SWOT ist ein Akronym und steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Dies kann eine hilfreiche Analytik sein, da sie Ihnen einen Einblick gibt, wie Ihre Prozesse ablaufen und wo sie sich verbessern können.

• Lückenanalyse: Lückenanalysen zeigen Ihnen, was in Ihren Prozessen im Vergleich zu Ihren größeren Unternehmenszielen fehlt.

Welche Tools sollten Sie für eine Business Process Analysis verwenden?

Um eine BPA durchzuführen, benötigen Sie ein effektives Tool zur Analyse von Geschäftsprozessen, das alle Ihre Daten in einer zentralen Informationsquelle speichern kann. Am besten funktioniert das in einem Projektmanagement-Tool, in dem Sie Aufgaben automatisieren, Berichte erstellen und Status-Updates sofort senden können. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten die BPA in Echtzeit sehen können und dass sie im Einklang mit allen Ihren Geschäftsprozessautomatisierungen funktioniert. 

Wann lohnt sich der Einsatz einer Business-Prozessanalyse?

Die meisten Business-Prozesse profitieren von kontinuierlicher Verbesserung, aber es gibt Situationen, in denen eine BPA hilfreicher ist als andere. 

Eine Business Process Analysis eignet sich am besten:

• Für ältere, möglicherweise veraltete Prozesse.

• Wenn Sie einen Rückgang der Produktivität oder eine hohe Fluktuation in bestimmten Bereichen bemerken.

• Bei der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Teamstruktur, um festzustellen, ob es langfristig rentabel ist.

Der unbesungene Held Ihres Business

Business-Prozessanalysen werfen einen Blick hinter die Kulissen Ihres Geschäftsbetriebs. Sie zeigen Ihnen, wie Sie, Ihr Team und Ihr Business arbeiten. Diese Informationen sind eine Goldmine an Möglichkeiten – nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer BPA, um die Produktivität zu steigern und Workflows zu verbessern. Oder wer weiß, vielleicht liegt Ihre nächste große Wachstumsstrategie einfach in Ihren bestehenden Prozessen.