Was ist ein Prozessfluss und wie lässt er sich visualisieren?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre Arbeitsprozesse zu verbessern? Eine Überarbeitung Ihres Prozessflusses könnte die Lösung sein. 

Ein Prozessfluss beschreibt eine Abfolge von Schritten, die Sie und Ihr Team zur Erreichung eines Ziels durchlaufen. Die Visualisierung Ihres Prozessflusses kann Ihnen helfen, Doppelarbeit, sich wiederholende Aufgaben und Engpässe aufzudecken.

Der Prozessfluss kann anhand von Zeitleisten oder Workflow-Diagrammen visualisiert werden. Erfahren Sie mehr über die Hintergründe von Prozessflüssen, was Prozessflussdiagramme sind und wie Sie damit die Effizienz Ihres Teams steigern können. 

Was ist ein Prozessfluss?

Anhand eines Prozessmodells können Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt Ihres Teams bis zur Fertigstellung eines Projekts visualisieren. Wenn diese Schritte in einem (Fluss)diagramm dargestellt werden, können alle Beteiligten problemlos nachvollziehen, in welcher Reihenfolge bestimmte Aufgaben zu erledigen sind.

Die Prozessoptimierung ist entscheidend für eine schnellere Bearbeitung wichtiger Aufgaben. Heutzutage versäumen Wissensarbeiter wöchentlich mehr als 25 % ihrer Fristen, wobei unklare Prozesse einer der Hauptgründe dafür sind. Wenn klar ist, wer was bis wann erledigt, erhält Ihr Team einen Überblick über die zu leistende Arbeit und kann seine Aufgaben effektiver bearbeiten.

Beispiel für einen Projektfluss

Ungeachtet Ihrer Stellenbeschreibung gibt es einen einfachen Prozessablauf, mit dem jeder vertraut sein dürfte: den Urlaubsantrag. Dieser Prozess ist geradlinig und eignet sich gut als ein Beispiel für die Visualisierung einer Folge von Abläufen.

• Schritt 1: Sie beantragen Ihren Urlaub.

• Schritt 2: Ihr Vorgesetzter prüft Ihren Antrag.

• Schritt 3: Ihr Vorgesetzter entscheidet, ob er Ihren Antrag genehmigt oder nicht.

• Schritt 4: Sie erhalten eine E-Mail über die Entscheidung Ihres Vorgesetzten.

• Schritt 5: Ihr Antrag wurde im Ergebnis entweder genehmigt oder abgelehnt.

Im Idealfall sollte ein Prozessfluss wie der obige für alle einsehbar sein. Dadurch weiß Ihr Team, wo es Prozessflüsse für alle Arten von Arbeitsabläufen finden kann, und kann auf diese Informationen zurückgreifen, wenn es an neuen oder ungewohnten Prozessen arbeitet.  

Wofür wird ein Prozessfluss verwendet?

Ein Prozessfluss ist mehr als nur ein praktisches Diagramm. Er ist ein ungemein hilfreiches Tool im Projektmanagement, mit dessen Hilfe Sie neue und alltägliche Prozesse gleichermaßen analysieren, optimieren und standardisieren können. 

Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie sich Prozessflüsse und deren Visualisierung positiv auf die Geschäftsabläufe in Ihrem Unternehmen auswirken können:

Prozesse planen und dokumentieren

Unklare Prozesse sind die Ursache für mangelnde Motivation von Teammitgliedern, eine niedrige Arbeitsmoral und führen dazu, dass manche Aufgaben übersehen werden. Die Visualisierung Ihrer Prozesse gibt Ihrem Team hingegen ein viel klareres Bild davon, wie Ihre Geschäftsprozesse ablaufen. Bei Fragen zum richtigen Ansprechpartner oder dem weiteren Vorgehen im Projekt können sich Ihre Teammitglieder auf eine zentrale Informationsquelle berufen.

• Ein Beispiel: Lassen Sie Ihr Team den Fortschritt nicht auf verschiedenen Plattformen verfolgen, sondern erfassen Sie ihn an einer zentralen Stelle. Nutzen Sie eine Work-Management-Software, um die Aufgaben und Fortschritte Ihres Teams zu optimieren.

Prozesse standardisieren

Prozessflussdiagramme sind ein hervorragendes Tool zur Standardisierung und Rationalisierung von Prozessen. Anstatt das Rad mit jedem Projekt neu zu erfinden oder Zeit mit der Ausarbeitung eines neuen Prozessflusses zu vergeuden, kann Ihr Team auf den standardisierten Prozessfluss zurückgreifen. So wird verhindert, dass Ihr Team Aufgaben übersieht oder unnötige Risiken eingeht.

• Ein Beispiel: Wie bei dem Fall des Urlaubsantrages können Sie ein Diagramm oder ein Flussdiagramm erstellen, das einen standardisierten Prozess visualisiert. Das erleichtert Ihrem Team den Überblick über die Vorgänge. Wenn sie sehen, wie ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt, erkennen Sie den Wert ihrer Arbeit und entwickeln ein besseres Verständnis für den Prozessablauf.

Prozesse zur Optimierung analysieren

Wenn Sie Ihren Prozessfluss ausarbeiten, stellen Sie vielleicht fest, dass manche Tätigkeiten sich erübrigen oder andere sich unnötigerweise wiederholen. Möglicherweise entdecken Sie potenzielle Risiken, die Sie mit Ihrem Team besprechen sollten. Dies wird sowohl die Effizienz als auch die Effektivität Ihrer Prozesse steigern.

• Ein Beispiel: Angenommen, ein Stakeholder stellt bei der Überprüfung eines neuen Prozessflusses fest, dass ein Schritt im Kommunikationsprozess überflüssig ist. Wenn Sie diesen Schritt auslassen, sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren somit Ihren Prozessablauf.

Die Zuverlässigkeit Ihres Teams erhöhen

Wenn jeder in Ihrem Team genau weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und wann sie fällig sind, kann Ihr Prozess ohne Störungen ablaufen. Ein gutes Prozessflussdiagramm gibt den Teammitgliedern auch einen klaren Überblick über wichtige Projektabhängigkeiten, knappe Ressourcen oder Fälligkeitstermine, die sie berücksichtigen müssen.

• Ein Beispiel: Wenn Sie einen Artikel für Ihren Blog erstellen und keinen Prozessfluss erstellt haben, könnte der Prozessablauf mit Schwierigkeiten verbunden sein. Möglicherweise wird die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt oder es kommt zu Missverständnissen. Wenn Sie den Prozess jedoch klar definieren und visualisieren, wissen alle Beteiligten, wer zu welchem Zeitpunkt für was zuständig ist und an wen sie sich wenden müssen, wenn bestimmte Elemente fehlen.

Prozessflussdiagramme werden in der Regel für die Darstellung einfacher Prozesse verwendet. 

Was ist ein Prozessflussdiagramm (PFD)?

Ein Prozessflussdiagramm stellt eine Möglichkeit dar, Ihren Prozessfluss zu visualisieren. Je nach Art des Prozessflusses, können Sie die Diagramme als Top-Down-Flussdiagramme, schematische Flussdiagramme oder Prozessflussdiagramme bezeichnen.

Woher stammt das Prozessflussdiagramm?

Das Prozessflussdiagramm (PFD) wurde erstmals von Frank Gilbreth Sr. vorgestellt, einem Ingenieur und Experten für Effizienz. Die American Society of Mechanical Engineers (ASME) übernahm das Konzept dann in den 1920er Jahren. 

Auch heute noch werden Prozessflüsse in der Chemie- und Verfahrenstechnik verwendet, aber auch in der Fertigung und in der Wirtschaft sind sie ein beliebtes Tool. Hier werden sie oft als Geschäftsprozessfluss (Business Process Flow) bezeichnet.

Um Ihren Prozessfluss zu visualisieren, können Sie auf eine Reihe von Symbolen und Darstellungen zurückgreifen, mit denen jede einzelne Aufgabe definiert und detailliert beschrieben wird. Die internationale Normierungsorganisation (ISO) hat die gängigsten PFD-Symbole entwickelt. Obwohl einige Unternehmen ihre eigenen Symbole verwenden, macht die Nutzung genormter Symbole es für alle viel einfacher, Ihr Prozessflussdiagramm ohne weitere Instruktionen zu verstehen.

Zwar können Sie diese auch von Hand zeichnen, aber mit einer Software-Integration wie Lucidchart lassen sich Ihre Diagramme auf einfache Weise mit Teammitgliedern oder Beteiligten teilen.

Wenn Sie sich für die verschiedenen Arten von Flussdiagrammen und Symbolen interessieren, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel über Flussdiagrammarten, Symbole und deren Bedeutung. 

Dokumentation des Geschäftsprozessflusses (Business Process Flow) in 5 Schritten

In diesen fünf einfachen Schritten lassen sich Geschäftsprozessdiagramme oder Workflow-Diagramme erstellen:

• Schritt 1: Entscheiden Sie sich für die Art des Diagramms. Je nach Komplexität Ihres Prozesses können Sie ein einfaches Prozessflussdiagramm erstellen oder eine komplexere Visualisierungsmöglichkeit wie ein Swimlane-Diagramm wählen.

• Schritt 2: Legen Sie Ihre Start- und Endpunkte fest. Geben Sie an, welche Aktionen den Beginn und das Ende Ihres Prozesses auslösen, damit Sie diese Phasen wirksam mit Teamkollegen oder Stakeholdern kommunizieren können.

• Schritt 3: Tragen Sie die erforderlichen Informationen zusammen. Setzen Sie sich mit Ihrem Team und den Stakeholdern in Verbindung, um Details und Genehmigungen einzuholen, die für die Erstellung Ihres Diagramms erforderlich sind. Ermitteln Sie, welche Art von Ergebnissen mit den einzelnen Schritten verknüpft sind. So können Sie den Zeitrahmen festlegen, den Ihr Team für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

• Schritt 4: Minimieren Sie Ineffizienzen. Analysieren Sie Ihr Diagramm, um eventuelle Doppelarbeit oder sich wiederholende Aufgaben aufzudecken, die Ihr Team verlangsamen oder Engpässe verursachen könnten. 

• Schritt 5: Gestalten Sie Ihr Diagramm. Jetzt können Sie Ihr Geschäftsprozess- oder Workflow-Diagramm entwerfen. Erstellen Sie ein Diagramm in der Form, für die Sie sich in Schritt 1 entschieden haben, und besprechen Sie es anschließend mit Ihrem Team und den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. 

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