План антикризисного управления

При планировании действий в чрезвычайных ситуациях важно действовать так, как если бы эти ситуации обязательно произошли, а не надеяться, что их не будет. Такой проактивный подход к планированию действий в чрезвычайных ситуациях поможет обеспечить безопасность вашей команды. Как лучше всего начать планирование действий в таких ситуациях? Создав шаблон плана антикризисного управления.

Что такое шаблон плана антикризисного управления?

Шаблон плана антикризисного управления — это повторяемый фреймворк, который ваша команда по антикризисному управлению использует для разработки полного плана реагирования на непредвиденные чрезвычайные ситуации, такие как стихийное бедствие или серьезные ситуации, которые могут повлиять на Business. Когда возникает кризис, эмоции обостряются, а уровень стресса повышается. Использование шаблона плана антикризисного управления гарантирует, что ваш план будет включать в себя ключевые детали. Когда вся информация будет в одном месте, каждый будет знать, что делать в случае кризиса. 

Одним из основных преимуществ использования шаблона для плана антикризисного управления является то, что вы можете адаптировать его к потребностям конкретной команды или ситуации, независимо от типа кризиса. Не все кризисы одинаковы, и важно адаптировать план к конкретной чрезвычайной ситуации. Существует два способа построения плана антикризисного управления: можно создать универсальный шаблон или использовать базовый шаблон для создания множества различных конкретных планов для уникальных ситуаций.

В чём разница между управлением инцидентами и антикризисным управлением?

Хотя и управление инцидентами, и антикризисное управление используются для снижения рисков, это несколько разные практики. Управление инцидентами предназначено для краткосрочных чрезвычайных ситуаций. Антикризисное управление предназначено для более масштабных кризисных сценариев, которые могут повлиять на компанию в долгосрочной перспективе.  Например, ваша команда будет использовать управление инцидентами для устранения последствий кибератаки. А стратегия действий в случае неожиданного землетрясения в рабочее время — это уже план антикризисного управления.

Как разработать план антикризисного управления

Лучший способ начать разработку плана антикризисного управления — создать его шаблон. Получив базовый фреймворк, можно использовать 4P для определения стратегии антикризисного управления. 

Четыре принципа антикризисного управления:

• Предотвращение: действия, которые вы можете предпринять, чтобы предотвратить возможный кризис. 

• Планирование (Plan): это подробный пошаговый план действий, который вы разработаете, чтобы все в вашей команде могли безопасно и эффективно справиться с кризисной ситуацией. 

• Practice (Практика): репетиция плана, который вы разрабатываете, в безопасной и защищённой среде. Практика дает вашей команде возможность устранить любые проблемы в безопасной среде, а не решать их во время кризиса. 

• Выполнение (Perform): это ситуация, в которой вы реализуете весь свой план. В лучшем случае вам никогда не придется выполнять этот план, потому что вы никогда не столкнетесь с неожиданным кризисом. Но, имея все эти инструменты, ваша команда будет обеспечена безопасной стратегией на случай чрезвычайной ситуации.

Что должно быть в шаблоне плана антикризисного управления

План антикризисного управления не предназначен для охвата каждой детали, но должен служить основой, которую можно обновлять по мере необходимости. Ниже перечислены элементы, которые должен содержать шаблон плана антикризисного управления, независимо от типа кризиса. 

• Протокол активации: это набор факторов, которые должны произойти, прежде чем команда решит инициировать план реагирования на кризис. Протоколы активации — это набор зависимостей, которые должны произойти до начала реализации плана реагирования. 

• Анализ рисков: это исследование, в котором описываются любые потенциальные риски, с которыми может столкнуться ваша компания. В зависимости от потенциального кризиса, к которому вы готовитесь, анализ рисков поможет определить вероятность его наступления. Хорошим примером такого исследования является план управления рисками или реестр рисков.

• Список контактов на случай чрезвычайных ситуаций: включает контактную информацию как членов команды по антикризисному управлению в вашей организации, так и местных служб экстренного реагирования, таких как пожарная служба, токсикологический центр или другие важные органы.

• Процедуры реагирования: это шаги, которые ваша команда предпринимает во время кризиса после выполнения протокола активации. 

• Стратегия обмена информацией: это план обмена информацией, который разрабатывает ваша команда, чтобы закрепить порядок общения во время чрезвычайной ситуации. Сюда входит как внутреннее общение, так и общение с внешними заинтересованными сторонами.

Интегрированные функции

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

• проверка качества. Функция проверки качества позволяет оставлять конкретные и действенные отзывы к изображениям. Делайте аннотации прямо на изображениях и в PDF-файлах, чтобы ваша команда точно знала, что нужно сделать для завершения работы. Затем отслеживайте эти отзывы в подзадачах, чтобы не упустить ни одной задачи. В конечном счёте, проверка качества делает процесс предоставления и получения творческой обратной связи более плавным и менее разочаровывающим. 

• Сообщения. Нужно поделиться информацией, которая не требует действий? Попробуйте сообщения в Asana. Сообщения позволяют общаться в Asana о работе, не требующей действий. Отправлять сообщения можно отдельным пользователям, командам и проектам в любых сочетаниях, чтобы все были в курсе происходящего. Ссылки на задачи, проекты и цели в Asana помогут получателям сообщений понять контекст и детали.

• Мобильное приложение. Asana доступна на iOS и Android, что позволяет легко проверять свои задачи в дороге. Просматривайте новые уведомления, отправляйте сообщения и получайте доступ к задачам, чтобы всегда быть в курсе всей информации о проекте. 

Рекомендуемые приложения

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Slack. Превращ��йте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

• Vimeo. С помощью текста вы можете донести основную мысль, но в написанных словах всегда не хватает тона, эмоций и выражения. С помощью видеосообщений в Asana на основе Vimeo вы можете предоставить команде весь необходимый контекст, не назначая для этого очередную встречу. Записывайте короткие видео с собой, вашим экраном или и с тем, и с другим, и добавляйте видео в задачи, проекты, сообщения или комментарии, чтобы сделать их предельно ясными. Asana автоматически создает расшифровку записи, так что её можно прочитать и искать в ней ключевые слова. Оставляйте обратную связь, задавайте вопросы и назначайте задачи — и всё это не покидая Asana.

Вопросы и ответы