План управления рисками

Прежде чем начинать проект, важно учесть все потенциальные проблемы и риски, которые могут помешать его беспрепятственному развитию. 

Использование шаблона плана управления рисками поможет вам снизить риски и создать план действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы вы могли успешно достигать своих целей без лишних усилий. Вот как это сделать. 

Что такое шаблон плана управления рисками?

Шаблон плана управления рисками — это инструмент, помогающий менеджерам проектов предотвращать и оценивать потенциальные риски. Хотя контент шаблона может меняться от проекта к проекту, его основная структура остаётся неизменной. Использование шаблона для управления процессом управления рисками поможет ускорить реализацию будущих проектов и согласовать действия участников команды, чтобы они знали, чего ожидать в случае возникновения риска.

Создание шаблона плана управления рисками также упрощает управление проектами с несколькими заинтересованными сторонами. Когда все знакомы с вашим шаблоном, каждый раз, когда вы начинаете новый проект, вам не нужно будет заново обучать сотрудников.

В чём заключается цель плана управления рисками?

План управления рисками — это стратегия, которую менеджеры проектов используют для предотвращения рисков на протяжении всего проекта. С помощью этого инструмента можно отслеживать и регистрировать риски, а также создавать план действий на случай их возникновения. 

Зачем создавать шаблон плана управления рисками?

Создание шаблона плана управления рисками — это лучшая практика для специалистов по управлению проектами, и на то есть веские причины. Узнайте, почему вам стоит создать шаблон плана управления рисками проекта, прежде чем начинать крупный проект.

Заранее предотвращайте риски

С помощью шаблона плана управления рисками вы можете заблаговременно подготовить решения для потенциальных проблем. Назначив конкретный риск участнику команды, вы определяете человека, который будет отвечать за активный мониторинг каждого потенциального риска. 

В некоторых командах разработка стратегий смягчения последствий для важных проектов необходима ещё до их утверждения. Это предотвращает влияние проектов с высоким уровнем риска на основные бизнес-операции. Если у вашей команды нет планов по снижению рисков, ваш проект может не пройти этап подтверждения. 

Обеспечение ясности

Шаблон плана управления рисками даёт вашей команде ясность, особенно когда речь идёт о планах действий в непредвиденных обстоятельствах. Заинтересованным сторонам часто не нравится слышать, что с графиком проекта что-то может пойти не так, но если у вас и вашей команды уже есть стратегии реагирования, гораздо проще подавить эту тревогу. Программное обеспечение для управления совместной работой, такое как Asana, предоставляет всем участникам команды доступ к важной документации по управлению рисками, такой как реестр рисков, матрица оценки рисков и другие документы по проекту. 

Поощряйте ответственность

Нелегко признать проблему, когда что-то идёт не так. Но когда есть назначенный ответственный за риск, он несёт ответственность за максимально возможное снижение этого риска, если он возникнет. Это позволяет команде оценить негативное влияние потенциального риска и разработать планы действий в непредвиденных обстоятельствах. У отдельных участников команды есть возможность найти правильное решение. И если у ключевых заинтересованных лиц возникнут вопросы по поводу конкретного риска, они будут точно знать, к кому из команды обратиться. 

Что должно быть в шаблоне плана управления рисками

Создать шаблон плана управления рисками несложно, но способы управления информацией в нём могут отличаться в зависимости от кома��ды. Как же следует организовать информацию в шаблоне плана управления рисками?

Один из самых простых способов — по важности, например, ранжируя риски в соответствии с их потенциальным влиянием на ваш проект. Кроме того, можно организовать шаблон плана управления рисками по вероятности возникновения каждого риска. 

Независимо от того, как вы организуете шаблон плана управления рисками, важно использовать инструмент, который является кастомизируемый и ориентированный на совместную работу. Это позволит команде организовать шаблон плана управления рисками наиболее удобным для неё образом. 

Четыре шага к использованию шаблона плана управления рисками

1. Подумайте, какие риски следует добавить. Используйте программное обеспечение для совместной работы, чтобы все участники команды могли выявлять и добавлять любые потенциальные риски, которые могут негативно повлиять на ваш проект. 

2. Оцените вероятность и влияние каждого риска. Вероятность и влияние каждого риска в совокупности представляют собой потенциальное влияние риска. Убедитесь, что в вашем шаблоне есть возможность отслеживать как вероятность, так и степень серьёзности риска.

3. Спрогнозируйте вероятность каждого риска. На основе исторических данных или предыдущих проектов команда может спрогнозировать вероятность возникновения каждого риска. 

4. Отслеживайте риски в течение жизненного цикла проекта. Самый простой способ сделать это — назначить участникам команды конкретный риск для мониторинга в течение всего жизненного цикла проекта.

Интегрированные функции

• Нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить согласованность в рамках всей организации.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости.

• Подзадачи. Иногда объём работы слишком велик, чтобы его можно было охватить одной задачей. Если в задаче несколько исполнителей, неопределённая дата сдачи или несколько заинтересованных лиц, которые должны рассмотреть и согласовать задачу перед её выполнением, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участникам команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

• Zendesk. С помощью интеграции Asana и Zendesk пользователи могут легко и быстро создавать задачи Asana прямо из Zendesk-заявок. Добавляйте нужную информацию, прикрепляйте файлы и привязывайте существующие задания, чтобы отслеживать работу, необходимую для закрытия тикета. Интеграция также обеспечивает непрерывную видимость в обеих системах, поэтому все остаются в курсе, независимо от того, какой инструмент они используют. 

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий Business и технических команд.

Вопросы и ответы