Шаблон матрицы рисков: как оценить риски для успеха проекта (с примерами)

Риски являются частью любого проекта, и нет надёжного способа узнать, какие из них произойдут и когда. Иногда вы будете выполнять весь проект без единой заминки. В других случаях вы будете чувствовать, что все шансы против вас. Без помощи хрустального шара единственный способ предотвратить риски проекта — активно к ним готовиться. 

Матрица рисков помогает анализировать риски, присваивая каждому событию высокий, средний или низкий уровень воздействия по шкале от одного до 25. Оценив степень серьёзности и вероятности каждого риска, вы расставите приоритеты и подготовитесь к ним соответствующим образом. В этой статье мы объясним, как создать шаблон матрицы рисков, и предложим полезные инструменты для воплощения результатов в жизнь.

Что такое матрица рисков в управлении проектами?

Матрица рисков — это инструмент анализа рисков, предназначенный для оценки вероятности и серьёзности рисков в процессе планирования проекта. Оценив вероятность и серьёзность каждого риска, можно нанести их на матрицу, чтобы рассчитать степень их воздействия. Эти оценки помогут вашей команде расставить приоритеты по рискам проекта и эффективно управлять ими. 

Типы рисков

В рамках этого процесса вам нужно будет провести мозговой штурм и составить список рисков, которые будут отображены в матрице. Риски, с которыми вы можете столкнуться, скорее всего, будут относиться к следующим категориям:

• Стратегический риск: стратегические риски связаны с ошибками в работе или принятии решений, например, с выбором неправильного поставщика или программного обеспечения для проекта.

• Операционный риск: операционные риски — это ошибки в процессах или процедурах, например плохое планирование или отсутствие коммуникации между командами.

• Финансовый риск: может включать различные события, которые приводят к потере прибыли компании, включая изменения на рынке, судебные иски или действия конкурентов.

• Технический риск: технический риск может включать в себя всё, что связано с технологиями компании, например нарушение безопасности, отключение электроэнергии, потерю доступа к Интернету или повреждение имущества.

• Внешние риски: внешние риски находятся вне вашего контроля, например наводнения, пожары, стихийные бедствия или пандемии. 

Существуют и другие категории рисков, которые следует учитывать в зависимости от отрасли, в которой вы работаете. Например, если у вас есть государственные клиенты, то вам также следует провести мозговой штурм по юридическим рискам. Если ваша компания продаёт физический продукт, вам, возможно, придётся подумать о производственных рисках.

Как создать шаблон матрицы рисков

При создании шаблона матрицы рисков сначала определите шкалу степени серьёзности, которую вы разместите в столбцах матрицы. ​​Шкала серьёзности измеряет, насколько серьёзными будут последствия для каждого риска. В матрице пять на пять шкала серьёзности имеет пять уровней. 

• Незначительный (1): риск будет иметь незначительные последствия, если он возникнет.

• Незначительный (2): последствия риска будет легко устранить.

• Умеренная (3): последствия риска потребуют времени для смягчения.

• Значительный (4): последствия этого риска будут значительными и могут привести к долгосрочному ущербу.

• Катастрофический (5): последствия этого риска будут пагубными и могут быть трудно устранимыми.

Затем определите шкалу вероятности, которую вы разместите в строках шаблона матрицы рисков. Шкала вероятности определяет вероятность возникновения каждого риска.  

• Очень вероятно (5): можно быть уверенным, что этот риск в какой-то момент времени реализуется.

• Вероятно (4): есть большая вероятность, что этот риск возникнет.

• Возможный (3): этот риск может произойти, но может и не произойти. Вероятность этого риска неопределённая.

• Маловероятно (2): есть большая вероятность, что этот риск не возникнет.

• Очень маловероятно (1): этот риск вряд ли возникнет.

Разместив риск в матрице с учётом его вероятности и серьёзности, вы определите степень его воздействия. Воздействие риска имеет цветовую кодировку от зелёного до красного и оценивается по шкале от 1 до 25. 

• Низкий (1–6): события с низким риском, скорее всего, не произойдут, а если и произойдут, то не приведут к значительным последствиям для вашего проекта или компании. В плане управления рисками их можно пометить как низкоприоритетные.

• Средний (7–12): события со средним уровнем риска могут вызвать сбои в проекте, но если вы предпримете меры во время планирования проекта, чтобы предотвратить и смягчить эти риски, вы настроитесь на успех проекта. Не следует игнорировать эти риски, но и не нужно ставить их на первое место.

• Высокий (13–25): события с высоким риском могут сорвать ваш проект, если вы не будете учитывать их при планировании. Поскольку эти риски, скорее всего, произойдут и будут иметь серьёзные последствия, они являются наиболее важными в вашем плане управления рисками.

 Вам не обязательно придерживаться приведённых выше меток для шаблона матрицы рисков, если они не подходят для вашей компании или проекта. Размер и терминологию матрицы можно настроить в соответствии с вашими потребностями.

Как использовать матрицу рисков

Создав матрицу рисков, можно использовать её в качестве комплексного инструмента анализа. Самое приятное в шаблоне матрицы рисков то, что его не нужно менять для каждого проекта. Создав его один раз, вы можете использовать его повторно и делиться им с другими. 

1. Определите риски проекта

Для использования матрицы рисков вам понадобится список потенциальных рисков. На этом этапе вы определите, какие риски могут повлиять на конкретный проект, над которым вы работаете. 

Чтобы определить риски, актуальные для вашего проекта, необходимо понимать область проекта и его цели. В частности, вам понадобятся следующие данные:

• Сроки

• Бюджет

• Ресурсы

• Ограничения

Используя область проекта в качестве ориентира, подумайте о рискованных ситуациях, которые могут повлиять на ваш проект. Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте использовать такие методы мозгового штурма, как составление ассоциативных карт или звездная диаграмма, чтобы перечислить как можно больше рисков для каждого типа. 

2. Определение степени серьёзности рисков

При создании матрицы рисков вы определили критерии серьёзности и вероятности рисков. Теперь, когда у вас есть список рисков проекта, классифицируйте их с помощью критериев матрицы. Начните с шкалы серьёзности и проанализируйте каждый из перечисленных рисков. Рассмотрите следующие вопросы:

• Каков самый негативный результат, который может возникнуть в результате этого риска?

• Каковы самые серьёзные последствия, которые могут возникнуть в результате этого риска?

• Насколько сложно будет восстановиться после этого риска?

• Какой из пяти уровней серьёзности наиболее точно соответствует этому риску?

У вас не всегда может быть полная картина, чтобы оценить степень тяжести последствий риска. В таком случае, чтобы определить потенциальное влияние риска, обратитесь к другим заинтересованным сторонам проекта.

3. Определите вероятность рисков

Определив степень серьёзности каждого риска, вы выполнили половину уравнения анализа рисков. Далее определите вероятность каждого риска. Для этого следует ответить на следующие вопросы:

• Возникал ли этот риск раньше, и если да, то как часто?

• Возникали ли подобные риски?

• Может ли этот риск возникнуть, и если да, то насколько это вероятно?

На этом этапе также важна командная работа, поскольку вы можете не знать о похожих рисках, возникавших в прошлых проектах. Обязательно изучите прошлые проекты и проанализируйте вероятность каждого риска вместе с командой, чтобы создать более точный план смягчения последствий.

4. Расчёт воздействия риска

Последняя часть уравнения анализа рисков — это расчёт воздействия риска. Для этого используется следующее уравнение:

Вероятность x серьёзность = влияние риска 

Разместите каждый риск в матрице в зависимости от его вероятности и серьёзности, а затем умножьте числа в строке и столбце, чтобы определить степень воздействия риска. Например, если вы считаете, что риск утечки данных имеет высокую степень серьёзности (4) и высокую вероятность (4), то, умножив четыре на четыре, вы получите значение воздействия риска 16. Это считается высоким уровнем воздействия риска. 

5. Расставьте приоритеты и примите меры

Теперь у вас должен быть уровень воздействия риска по шкале от 1 до 25 для каждого выявленного риска. С помощью этих числовых значений проще определить, какие риски имеют наивысший приоритет. Если у вас есть риски с одинаковой оценкой воздействия, вы и ваша команда должны определить, какой из них является приоритетным. Риски с одинаковым уровнем воздействия могут потребовать одинакового внимания при создании плана действий. 

Ваш план реагирования на риски должен включать меры по предотвращению рисков и способы их снижения в случае неблагоприятных событий. Поскольку планирование проекта требует много усилий, лучшей стратегией при работе с рисками может быть разделение и покорение.

Шаблон матрицы оценки рисков

Размер шаблона матрицы рисков определяет, насколько тщательно вы можете анализировать риски проекта. Более крупный шаблон матрицы рисков предлагает больше места для спектра воздействия риска, в то время как меньший шаблон матрицы рисков делает оценку воздействия риска более простой и менее субъективной. 

Каждый квадрат в матрице представляет собой уровень вероятности и серьёзности риска, поэтому не стоит делать матрицу рисков меньше трёх квадратов в длину и ширину.

Матрица рисков пять на пять идеально подходит для дальнейшего анализа каждого риска. После того как вы нанесёте риски на готовый шаблон матрицы, она создаст более широкий цветовой спектр, позволяющий оценить влияние каждого риска как высокое, среднее или низкое. 

В приведённом ниже примере показан шаблон матрицы рисков размером пять на пять.

Вы можете скачать бесплатный шаблон матрицы рисков по ссылке ниже. Используйте этот шаблон, чтобы отобразить риски проекта и определить их общий уровень воздействия.

Свяжите шаблон матрицы рисков с инструментом для управления работой

Вы можете использовать один и тот же шаблон матрицы рисков для оценки рисков в нескольких проектах. Однако важно помнить, что риски, с которыми вы сталкиваетесь, будут меняться. Окружающая среда меняется, технологии становятся умнее, а рабочее место расширяется. Каждый проект сталкивается с уникальными рисками, и вы должны переоценивать их из года в год.

Связав шаблон матрицы рисков с программным обеспечением для управления работой, вы сможете использовать прошлые данные для текущих процессов. Asana помогает делиться результатами матрицы рисков с заинтересованными сторонами, чтобы вы могли совместно работать над планом управления рисками. Когда у вас будет чёткий план, вы сможете отслеживать действия своей команды в режиме реального времени.