17 методов управления для вовлечённых и продуктивных команд

Управление — это не только раздача указаний. Вам нужно управлять людьми, проектами и временем. К каждому из них нужен свой подход, но вместе они определяют, насколько успешной будет ваша работа.

Наше исследование показывает, что 44% работников чувствовали бы себя более мотивированными, если бы их работа была увлекательной и приносила удовольствие. Но как создать для своей команды атмосферу, в которой она будет чувствовать себя именно так?

Мы собрали 17 методик управления, которые помогут вам наладить контакт с командой, создать продуктивное и приятное рабочее место и достичь целей в бизнесе.

Что такое методики управления?

Методы управления — это практические способы, с помощью которых руководители направляют свои команды, организуют работу и достигают бизнес-целей. Использование этих методов помогает создать среду, в которой ваша команда сможет работать максимально эффективно.

Эффективные методы управления делятся на три категории:

• Управление персоналом: как вы руководите, мотивируете и развиваете членов своей команды

• Управление проектами: как вы планируете, организуете и выполняете работу

• Управление временем: как вы и ваша команда определяете приоритетность задач и разумно используете время

Отличные руководители используют сочетание всех трёх типов методов, чтобы поддерживать вовлечённость своих команд и достигать бизнес-целей.

1. Эффективные коммуникации

Общение — это клей, который всё скрепляет. Вам необходимо эффективно обмениваться информацией, чтобы выполнять проекты в срок, поддерживать мотивацию сотрудников и обеспечивать удовлетворённость заинтересованных сторон.

Создайте план обмена информацией для своей команды, в котором определены следующие аспекты:

• Правила использования каналов: какие инструменты использовать для разных типов общения (например, Slack для оперативных проверок, электронная почта для связи с внешними партнёрами)

• Режимы общения: когда следует общаться с задержкой по времени, а когда — лично

• Роли и обязанности: кто какую роль выполняет в проекте

• Периодичность: как часто будут передаваться важные сведения

2. Создайте инклюзивную среду

Когда вы объединяете людей с разным жизненным опытом, важно, чтобы каждый чувствовал себя в безопасности и был желанным. Разнообразие может помочь вашей команде расти, но без инклюзивности могут возникать недопонимания.

Проверьте себя на наличие неосознанных предубеждений, чтобы проанализировать идеи, убеждения или взгляды, которые вы могли усвоить. Осознание своих предубеждений — это первый шаг на пути к борьбе с ними и созданию более инклюзивного и разнообразного рабочего места.

Понимание того, как культурные, гендерные и другие формы разнообразия влияют на вашу команду, делает вас более сильным лидером. Развивайте эмоциональный и культурный интеллект, чтобы создать крепкую организационную культуру для своей команды.

3. Соберите лучшую команду

Это само собой разумеется, но чем лучше ваша команда, тем приятнее ею руководить. Принимайте на работу участников команды с взаимодополняющими навыками и различным опытом, чтобы стимулировать творчество и инновации, которые, в свою очередь, будут способствовать прогрессу.

Разносторонний подход к найму помогает привлекать больше талантливых людей. Попробуйте использовать разные каналы найма и попросите работников всех уровней и отделов порекомендовать кандидатов.

4. Выберите правильный стиль руководства

Ваши личные качества и опыт работы неизбежно будут влиять на ваш стиль руководства, но то же самое будет делать и ваша команда! Стиль ситуационного руководства позволяет адаптировать способ управления командой к индивидуальным потребностям, характеристикам и ситуациям. В зависимости от того, сколько поддержки и указаний требуется вашей команде, вы можете применять любой из четырёх типов ситуационного руководства: делегирование, поддержка, коучинг или директивное руководство.

Если ситуационное руководство вам не подходит, существует множество других стилей, которые вы можете использовать в соответствии со своим характером.

В Asana мы подаём пример. Этот последовательный и доступный стиль руководства может повысить вовлечённость команды и уровень доверия. В то же время руководство на личном примере вдохновляет окружающих и формирует культуру ответственности.

Как лидер я знаю, что моя задача — задать тон для нашей корпоративной культуры.”

В конечном счёте, самое главное — выбрать стиль руководства, который подходит вам и помогает вашей команде достигать целей организации.

Руководство для лидеров по менеджменту изменений

Узнайте, как стать лидером, который нужен вашей команде в период перемен. Получите советы о том, когда ставить новые бизнес-цели, как общаться прозрачно и как поддерживать вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

5. Эффективное делегирование

Вы не можете сделать всё в одиночку — в этом и заключается преимущество управления командой талантливых, трудолюбивых и целеустремлённых людей. Одна из наиболее эффективных методик управления — делегирование работы.

Эффективное делегирование помогает максимально повысить продуктивность команды и предотвратить выгорание. Чтобы эффективно делегировать задачи, учитывайте следующие факторы:

• Навыки участников команды: подбирайте задачи в соответствии с сильными сторонами каждого сотрудника

• Возможности для роста: назначайте проекты, которые помогают сотрудникам развиваться

• Баланс загрузки: следите за тем, чтобы никто не был перегружен, в то время как у других есть свободные ресурсы

Особенно сложно с этим методом может быть менеджерам-новичкам, поскольку им трудно дистанцироваться от самой работы, сохраняя при этом ощущение вклада в проект. Чтобы мотивировать себя делегировать задачи, подумайте о том, как новые проекты положительно скажутся на участниках вашей команды.

Если делегирование кажется вам неестественным, в этом нет ничего страшного. Помните, что ваша основная задача — помогать команде добиваться успеха, предоставляя ей необходимые ресурсы и создавая подходящую среду, а не выполнять всю работу самостоятельно.

6. Отмечайте усердный труд, талант и вовлеченность

Признание и вознаграждение усилий вашей команды поддерживают её вовлечённость. Оценки эффективности полезны, но старайтесь выражать признательность и другими способами, чтобы расти как руководитель.

Благодарность заставляет вашу команду чувствовать, что её ценят. Кроме того, было доказано, что получение положительных отзывов, когда сотрудники хорошо выполняют свою работу, снижает негативное влияние стресса на их результативность.

Всякий раз, когда вы цените свою команду или конкретный вклад её участника, говорите об этом. Хана Аюб, бизнес-тренер из Нью-Йорка, рассказала нам, что участники команды, которые усваивают информацию о своих сильных сторонах, отмеченных руководителями, могут использовать эти природные таланты в будущем.

Это взаимовыгодная ситуация для всех. Регулярная обратная связь (положительная или отрицательная) позволяет участникам команды адаптироваться и повышать эффективность своей работы быстрее, чем если бы им приходилось ждать следующей ежегодной аттестации.

7. Ставьте свою команду на первое место

Метод управления, который легко упустить из виду, — это искренняя забота о своей команде вне рамок её вклада в работу. Команда, которая чувствует, что для вас она больше, чем просто цифры, как правило, более вовлечена в работу и склонна к сотрудничеству.

Покажите своей команде, что вы заботитесь о её членах как о людях, активно слушая их, когда они с вами разговаривают:

• Прислушивайтесь к их словам и отбросьте собственные предубеждения.

• Избегайте поспешных выводов или чрезмерного анализа

• Задавайте вопросы открытого типа, чтобы показать, что вы внимательно слушаете.

Такой навык слушания может быть невероятно полезен при урегулировании конфликтов, проведении совещаний или решении проблем. Кроме того, если вы дадите участникам команды возможность высказаться о том, что их беспокоит, это может привести к появлению новых, легко реализуемых решений.

Когда участник команды говорит о проблеме, которую ему нужно решить, перескажите его слова своими словами («Насколько я понимаю, вы говорите о…»). Иногда достаточно просто услышать пересказ проблемы, чтобы понять, что ответ уже известен.”

Развивайте свой эмоциональный интеллект, чтобы лучше распознавать, контролировать и понимать собственные эмоции и эмоции участников команды. Это поможет вам более эффективно общаться, разрешать конфликты и добиваться синергии в команде.

8. Предоставляйте возможности для профессионального развития

Помимо регулярной обратной связи, еще один метод управления, который поможет вашей команде расти под вашим руководством, — это предоставление возможностей для профессионального развития.

Узнайте, что мотивирует участников вашей команды, и внимательно слушайте, когда они рассказывают вам о своих долгосрочных целях, чтобы вы могли поддержать их на пути к их достижению.

Если участники вашей команды зашли в тупик или чувствуют себя перегруженными, помогите им определить свои профессиональные цели. Иногда всё, что им нужно, — это мнение со стороны и небольшой толчок, чтобы поставить цели, которые помогут им вернуться в нужное русло.

9. Будьте открыты для новых идей

Если вы наняли в свою команду лучших специалистов, вы должны быть уверены, что у них есть отличные идеи. Как их руководитель, вы должны быть открыты для новых идей — будь то идеи о том, как продвигать ваш проект, улучшать совместную работу команды или устранять недостатки в вашем бизнес-плане.

Ни одна великая идея не будет реализована в условиях изолированной работы.”

Помимо того, что вы должны быть открыты для их идей, вы также должны предоставлять участникам команды возможности делиться ими. Вы можете проводить регулярные мозговые штурмы, создать общую задачу для сбора идей в системе управления работой и поощрять честную обратную связь во время встреч за чашкой кофе. Все это — отличные возможности для стимулирования творчества и создания постоянного цикла обратной связи, который делает вашу команду счастливее.

10. Будьте чёткими и последовательными

Мы уже говорили о том, насколько важна последовательность, когда вы подаёте пример, но это настолько ключевой элемент успешного руководства, что его стоит рассмотреть подробнее.

Вашей команде нужно чёткое и последовательное руководство, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на текущих задачах, а не тратить время на выяснение того, правилен ли их подход. Когда вы достигаете такого уровня последовательности, на который может положиться ваша команда, вы обеспечиваете ей ясность целей, плана и схемы распределения ответственности.

Применяйте ясность и последовательность в следующих аспектах:

• То, как вы планируете проекты и совещания

• Ваш подход к проведению совещаний

• Как вы выражаете похвалу и предоставляете конструктивную обратную связь

• Как вы формируете ожидания

• Как делегируются задачи

Если вы возглавляете группу в составе более крупной организации, самое важное, что вы можете сделать, — это помочь всем участникам коллектива понять, как эта организация влияет на мир, насколько именно ваша группа важна для успеха организации и насколько их работа важна для успеха коллектива.”

Последовательность не препятствует инновациям — при правильном подходе она их поощряет. Когда ваши процессы понятны, команда тратит меньше времени на рутинную работу и больше — на обмен творческими идеями.

11. Разумно управляйте временем

Безупречное управление временем — это навык, который выделит вас среди других менеджеров. Умение правильно распоряжаться своим временем и временем участников команды поможет вам держать проекты под контролем, не перегружая себя. Существует множество способов управлять временем, и шаблоны тайм-менеджмента помогут вам применить эти методы на практике:

Метод помидора

Метод помидора — это способ разбивать рабочий день на продуктивные интервалы и перерывы. Идея заключается в том, чтобы работать 25 минут, затем делать 5-минутный перерыв и повторять этот цикл 4 раза. После четвёртого интервала можно сделать перерыв подольше, обычно от 15 до 30 минут. Хотя может показаться, что эта техника управления временем прерывает ваш поток, на самом деле она снижает умственную усталость и помогает ограничить отвлекающие факторы во время периодов сосредоточенной работы.

Пример. Вот как можно было бы разделить первые четыре сеанса «помидора» в течение дня:

• 25 минут на ответы на электронные письма, пять минут на перерыв на кофе

• 25 минут на проверку отчёта, пять минут на социальные сети

• 25 минут на завершение проверки отчёта, пять минут на выполнение нескольких упражнений на растяжку

• 25 минут на планирование задач

• 30 минут на прогулку с собакой

Метод GTD

GTD — это аббревиатура от Getting Things Done (букв. — «приведение дел в порядок»), метода, основанного на утверждении о том, что чем больше информации вам приходится контролировать, тем ниже ваша продуктивность и способность сосредотачиваться на задачах. Этот метод может быть чрезвычайно полезен, если вы боретесь с прокрастинацией.

Метод GDT состоит из пяти этапов:

1. Зафиксируйте работу, которую вам нужно выполнить

2. Проясните детали

3. Организуйте свои задачи

4. Проанализируйте свои приоритеты

5. Выполните основную часть работы

Правило 1-3-5

Метод 1-3-5 позволяет отдавать приоритет самой важной работе, как и матрица приоритетов, а также выполнять менее значимые задачи. Составляя свой ежедневный список задач, запишите девять задач, которые вы хотели бы выполнять каждый день, но разделите их на пять мелких задач, три задачи средней сложности и одну большую задачу. Сначала выполняйте крупные задачи, а затем переходите к менее значительным.

Пример. Вот несколько примеров малых, средних и больших задач.

• Небольшие задачи: отправка коротких электронных писем, планирование совещаний, заказ канцелярских принадлежностей и т. д.

• Задачи средней сложности: обновление документации, проверка качества статьи для блога, отправка заявки на закупку и т. д.

• Крупные задачи: запуск веб-сайта, проведение звонка с клиентом, мозговой штурм и т. д.

Метод «Сделай это сейчас»

Этот метод прост: если на выполнение задачи требуется всего несколько минут, выполните её сразу. Не позволяйте этому методу отвлекать вас от срочной работы. Если на выполнение задачи уйдёт столько же времени, сколько на то, чтобы записать её или установить напоминание, лучше просто сделать её сейчас.

Пример: вы пишете отчёт и должны проверить почту, чтобы взять оттуда некоторые данные, когда видите, что ваш руководитель отправил вам запрос на предоставление доступа к документу. Вместо того чтобы записывать это задание и загружать свой мозг ещё одной небольшой задачей, которую нужно будет выполнить позже, просто нажмите несколько кнопок, а затем вернитесь к своему отчёту.

Съешьте лягушку

Метод управления временем «Съешь лягушку» основан на идее сначала выполнять самую неприятную часть работы (например, съесть лягушку). Планируя свой день в соответствии с этой стратегией, вы сможете решать самые сложные или самые важные задачи с утра и сделаете остаток дня более приятным.

Пример. Ваш график на день выглядит довольно весело: у вас запланирован обед с командой, вы работаете над публикацией в блоге на предложенную вами тему и можете принять участие в асинхронном мозговом штурме. Но вам также нужно обновить трекер клиентов, что является вашей наименее любимой задачей в этом месяце. Это и есть ваша лягушка. Проглотите её в начале дня, чтобы насладиться его оставшейся частью!

Таймбоксинг

Таймбоксинг — это ориентированная на достижение целей методика управления временем, при которой для каждой задачи устанавливается ограничение по времени, то есть период, за который она должна быть выполнена.

Пример: если у вас есть крупная задача, например написание отчёта о результативности, вы можете запланировать в календаре два одночасовых временных интервала, чтобы выполнить её.

Блокирование времени

Блокирование времени очень похоже на таймбоксинг, но вместо выделения таймбоксов для отдельных задач вы блокируете в своём календаре определённые периоды для групп похожих задач. Это может помочь увеличить время концентрации и обеспечить «погружение в работу».

Пример: зарезервируйте полчаса в своём календаре каждый понедельник, среду и пятницу с 9:30 до 10:00, чтобы полностью очистить папку «Входящие» в почтовом ящике.

Принцип Парето

Закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Если вы хотите применить этот принцип к управлению временем, воспользуйтесь правилом 80/20. Составьте список задач на день и определите, какие из них окажут наибольшее влияние на вашу команду, проект или бизнес в этот день.

Сосредоточьтесь на главных 20% задач, которые принесут вам 80% результатов, и только потом переходите к другой работе.

Пример. В ваш список дел на сегодня входят два ежегодных отчёта, срок выполнения которых наступает на следующей неделе, несколько писем по продажам, которые вы откладывали, и четыре отчёта по продажам и доходам, которые вам нужно проверить. Хотя написание годовых отчётов или отправка коммерческих предложений — важные задачи, проверка отчётов в первую очередь принесёт наибольшую пользу вашей команде, поскольку позволит ей продолжить работу.

12. Цените время своей команды

Управление временем помогает вам максимально эффективно выполнять свою работу, но также важно уважать и ценить время вашей команды.

Покажите своей команде, что цените её время, делая общение максимально эффективным:

• Будьте краткими: пишите письма и сообщения и звоните по делу.

• Будьте конкретны: чётко формулируйте, что вам нужно, когда это нужно и как это должно быть сделано.

Чёткое общение позволяет вашей команде сосредоточиться на работе, а не гадать, чего от неё ожидают.

Ещё один способ показать команде, что вы цените её время, — ввести еженедельный день без совещаний. Мы в Asana обнаружили, что «среды без совещаний» позволяют участникам нашей команды работать по-настоящему продуктивно, поскольку их никто не отвлекает.

13. Используйте технологии и инструменты для управления работой

Независимо от того, работает ли ваша команда вместе очно или её участники разбросаны по всему миру, крайне важно иметь единое место для всей информации.

Программное обеспечение для управления работой поможет вам взаимодействовать с участниками команды, ставить цели, планировать задачи и отслеживать ход выполнения. Помимо экономии времени, которое все тратят на рутинную работу, объединение всех проектов и общения в одном инструменте облегчит каждому контроль над своей работой.

Инструмент для управления работой — это лучший способ централизовать информацию вашей команды. Вы сможете чётко видеть, кто, что и к какому сроку делает, почему это важно и какие цели поддерживает эта работа. Такие инструменты, как Asana, предоставляют вашей команде следующие возможности:

• Визуализировать работу команды на канбан-доске, диаграмме Ганта или в календаре команды.

• Отслеживать прогресс в достижении личных, командных и корпоративных целей с помощью SMART-целей, OKR и функций отслеживания целей.

• Внедрять методологии управления проектами, такие как Agile или Scrum.

• Делиться информацией о прогрессе в асинхронном режиме с помощью обновлений текущего статуса проекта, напрямую связанных с уже выполненной работой.

• Интегрировать свои любимые бизнес-инструменты, чтобы сократить количество переключений между приложениями и объём ручного труда.

Руководство для лидеров по менеджменту изменений

Узнайте, как стать лидером, который нужен вашей команде в период перемен. Получите советы о том, когда ставить новые бизнес-цели, как общаться прозрачно и как поддерживать вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

14. Заблаговременное планирование и прогнозирование рисков

Перечисленные выше инструменты и методологии управления проектами помогают устранять проблемы. Однако, чтобы проекты выполнялись без сбоев, на этапе их инициации также необходимо планировать наперёд.

Применяйте двухэтапный подход:

1. До начала проекта: используйте распределение ресурсов, чтобы распознавать и назначать доступные ресурсы, максимально повышая эффективность вашей команды.

2. В ходе проекта: применяйте процессы управления рисками, чтобы отслеживать и предвидеть осложнения до их возникновения.

15. Поддерживайте позитивный настрой и баланс между работой и личной жизнью

Работа и отдых несовместимы? Мы не согласны с этим утверждением. Команда, которая хорошо проводит время вместе, также будет лучше взаимодействовать и, как следствие, выполнять свою работу наиболее эффективно. Уделяйте время мероприятиям по сплочению коллектива, чтобы дать вашей команде возможность наладить контакт на личном уровне.

Не ограничивайте веселье только мероприятиями по сплочению коллектива. Добавляйте небольшие моменты веселья, например начинайте совещания с упражнения для снятия психологического напряжения, регулярно проводите «счастливые часы» или отмечайте важные этапы совместным ужином.

Общение с командой на более личном уровне укрепит связи, сделав работу более приятной и приносящей удовлетворение для всех участников. Кроме того, в командах, которым весело на работе, люди, как правило, чувствуют, что у них более здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Обычно мы не знаем, что человек выгорел, пока это не станет очевидным. Однако внимательный и заинтересованный руководитель должен быть способен заметить ранние признаки. Поощряйте всех руководителей регулярно проводить совещания один на один со своими подчинёнными и не ограничиваться обсуждением рабочих вопросов. Используйте это время, чтобы понять, как у человека дела в личном плане.”

16. Будьте открыты

Чтобы быть открытым руководителем, нужно обладать определенными навыками. Делитесь с командой важной информацией, но будьте осторожны, чтобы не рассказать слишком много и не вызвать стресс или отвлечение внимания.

Если вы не уверены, стоит ли делиться с командой определённой информацией, спросите своего руководителя. Он подскажет вам, какой информацией следует делиться, и поможет найти оптимальный способ донести её до команды, не вызывая стресса.

Важная составляющая открытости и честности по отношению к команде — это понимание сотрудниками того, как их индивидуальная работа способствует достижению целей и успеху компании. Убедитесь, что у вашей команды есть чёткий способ связать свою ежедневную работу и инициативы на уровне проектов с целями компании, чтобы сотрудники могли начинать работу с учётом конечного результата и видеть, как их повседневная деятельность вписывается в общую картину.

17. Принимайте уверенные решения

Умение принимать правильные решения — залог эффективного руководства. Ваша команда полагается на то, что вы будете своевременно принимать обоснованные решения, которые позволят выполнять проекты в срок и достигать целей вашей организации.

Чтобы улучшить процесс принятия решений:

• Собирайте информацию: получайте актуальные сведения от сотрудников и заинтересованных сторон.

• Оценивайте последствия: учитывайте как краткосрочные потребности, так и долгосрочный эффект.

• Чёткая коммуникация: приняв решение, сообщите о нём и объясните его обоснование.

• Берите на себя ответственность за результат: принимайте на себя ответственность независимо от того, будет ли он успешным или потребует корректировки.

Помните, что нерешительность может обойтись дороже, чем неидеальный выбор. Когда вы принимаете решения уверенно и учитесь на результатах, вы укрепляете доверие и создаёте динамику.

Объедините свою команду с помощью одного инструмента

17 описанных выше методов управления могут помочь вам стать отличным руководителем, но не заставляйте себя постоянно применять каждый из них. Это нормально, если у вас от природы есть талант к некоторым методам управления, а другие вы всё ещё осваиваете — вы всего лишь человек! Чтобы снизить уровень стресса, который вы можете испытывать, оптимизируйте свои проекты и общение с помощью надёжного и гибкого инструмента для управления работой.

Программное обеспечение Asana для управления работой позволяет свести к минимуму переключения между приложениями и даёт вам и вашей команде возможность сосредоточиться на планировании. Кроме того, координация проектов может способствовать развитию вашего бизнеса. Начните уже сегодня и посмотрите, как эти методы управления воплощаются в жизнь, когда у вашей команды есть подходящие инструменты для эффективной совместной работы.

Руководство для лидеров по менеджменту изменений

Узнайте, как стать лидером, который нужен вашей команде в период перемен. Получите советы о том, когда ставить новые бизнес-цели, как общаться прозрачно и как поддерживать вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

Часто задаваемые вопросы о методах управления