Modelo de relatório de projeto

“Qual é o status deste projeto?”

Se você é um gestor de projetos, é bem provável que já tenha ouvido essa pergunta. E, para respondê-la, talvez você tenha vasculhado painéis de relatórios, verificado a caixa de entrada do seu e-mail e consultado a sua equipe. Mas imagine se houvesse um jeito mais simples: um núcleo central de referência em que pudesse ver rapidamente o que foi concluído, o que vem a seguir e quanto falta para alcançar as metas do projeto. 

É aqui que entra o modelo de relatório de projeto. 

O que é um modelo de relatório de projeto?

Trata-se de um guia reutilizável que permite criar rapidamente um relatório de projeto, como um relatório semanal de status ou um relatório mensal de progresso. É uma estrutura que você pode usar no início de cada projeto e, com isso, sempre saberá o tipo de informação que deve ser monitorada. Tudo o que precisa fazer é copiar o modelo, preencher as informações necessárias e iniciar o trabalho. 

O relatório de projeto não é importante apenas para informar as partes interessadas, mas é também uma forma de manter o trabalho em dia, resolver os obstáculos e fazer com que o trabalho seja concluído dentro do prazo. O modelo de relatório de projeto traz uma visualização rápida do que precisa ser feito a seguir e como está o progresso rumo às metas do projeto. 

Os benefícios de um modelo digital de relatório de projeto

Nenhum projeto é imutável. As prioridades e o cronograma geralmente evoluem com o tempo e, à medida que a equipe produz os entregáveis, chegamos mais próximos de alcançarmos as metas do projeto. Um modelo digital de relatório de projeto pode capturar as mudanças no decorrer do tempo de um jeito que está além da capacidade dos modelos estáticos. Por ser atualizado em tempo real, ficamos sempre a par do que foi concluído e do que vem a seguir. E, caso as prioridades mudem, é fácil atualizar o modelo para manter todos os envolvidos informados.

Com um modelo digital de relatório de projeto, é possível: 

• Acompanhar a conclusão das tarefas em tempo real.

• Disponibilizar às partes interessadas um núcleo central de referência para o status do projeto. 

• Visualizar rapidamente o progresso rumo às metas do projeto. 

• Atualizar facilmente o modelo, caso haja alterações no cronograma ou prioridades. 

• Monitorar em um só lugar as metas, os indicadores-chave de desempenho (KPIs), os entregáveis e o status do projeto. 

• Visualizar o modelo de relatório com painéis personalizáveis, sem nenhum esforço a mais. 

• Atribuir tarefas e definir prazos para deixar claro quem está fazendo o quê e até quando. 

• Anexar arquivos relevantes, como Documentos ou Planilhas Google, imagens, entre outros. 

Como estruturar o modelo digital de relatório de projeto 

Na sua forma mais simples, o modelo de relatório de projeto deve incluir as seguintes informações: 

• O progresso atual de cada meta do projeto.

• Tarefas priorizadas no momento. 

• Problemas ou obstáculos que podem afetar o progresso. 

• Tarefas ou marcos do projeto concluídos. 

Para organizar o seu modelo, crie uma seção para cada um destes grupos: 

Progresso rumo às metas

Nesta seção, você precisa de espaço para registrar os objetivos, os indicadores-chave de desempenho usados para mensurá-los e o progresso atual rumo às metas. 

Para rastrear essas informações, crie as seguintes colunas: 

• Meta: um objetivo mais abrangente que deseja alcançar. Por exemplo: “aumentar o tráfego do site”.

• Indicador-chave de desempenho (KPI): uma métrica para monitorar o progresso em relação à meta. Por exemplo, você pode medir o tráfego do site através do número de visitantes. 

• Desempenho atual: a medida atual do KPI escolhido. Por exemplo: “1,2 milhão de visitantes do site”.

• Desempenho desejado: a medida desejada do KPI escolhido, necessária para alcançar a meta do projeto. Por exemplo: “2 milhões de visitantes do site”.

• Data de conclusão: o cronograma previsto para cada meta. 

• Responsável: a pessoa responsável por monitorar e cumprir cada objetivo. 

Tarefas priorizadas no momento 

Ver as tarefas que devem ser realizadas neste momento pode nos ajudar a remover os obstáculos que podem afetar os próximos trabalhos. Além disso, ao ter uma visão geral das tarefas priorizadas, podemos ter uma ideia melhor de como o projeto está progredindo ao longo do tempo. Esta seção pode ser diferente dependendo das necessidades específicas do projeto. Por exemplo, se você estiver criando um modelo de relatório semanal de status, esta seção pode incluir as tarefas que estão na lista de pendências da sua equipe para esta semana. 

Tarefas ou marcos concluídos

Esta seção serve para ver o que já foi realizado. Ela mostra o progresso efetivo de cada entregável e ainda ajuda a organizar e priorizar as próximas tarefas. Também podemos ajustar esta seção conforme as necessidades do projeto, por exemplo, tarefas que foram concluídas na semana passada, ou uma lista com todos os marcos concluídos em todo o projeto. 

Problemas ou obstáculos

Por último, crie uma seção para documentar todos os obstáculos ou gargalos que podem afetar os próximos trabalhos. Com isso, você pode resolver de forma proativa os problemas menores antes que se tornem maiores, e as partes interessadas poderão entender melhor por que alguns resultados estão demorando mais do que o esperado.  

Recursos e aplicativos a experimentar

Experimente estes recursos e integrações de aplicativos para aproveitar ao máximo o seu modelo de relatório de projeto:

Recursos integrados

• Relatórios. Os relatórios da Asana traduzem os dados de um projeto em gráficos visuais e facilmente compreensíveis. Ao gerar relatórios de trabalho no próprio local onde ele é realizado, você reduz a redundância de tarefas e a alternância desnecessária entre aplicativos. Como todo o trabalho da equipe está na Asana, é possível acessar dados de qualquer projeto ou equipe para obter um panorama preciso do que está acontecendo, em um único lugar.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmo campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a atribuição de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance com tranquilidade entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

Perguntas frequentes