RAID-logboeksjabloon

Denk aan de laatste keer dat je deelnam aan een project. Ging alles zoals gepland? Meer dan waarschijnlijk is het antwoord een heel duidelijke "nee". Van middelen die uitgeput raken en gemiste deadlines tot scope creep, alle projecten lopen aan tegen risico's en obstakels - zelfs met de perfecte planning.

Dit klinkt misschien erg stresserend, maar dat hoeft het niet te zijn. Door risicobeheerstrategieën te implementeren, kun je verzekeren dat je team klaar is voor alle projectrisico's die zouden kunnen ontstaan.

Hierbij kunnen RAID-logboeksjablonen nuttig zijn.

Wat is een RAID-logboek?

Een RAID-logboek is een tool die gebruikt wordt om projectrisico's te organiseren en beperken door aan het begin van het project potentiële risico's die zouden kunnen ontstaan vast te leggen, en eens het project van start gaat, de problemen die ontstaan bij te houden.

RAID is een acroniem dat staat voor risks (risico's), assumptions (aannames), issues (problemen) en dependencies (afhankelijkheden). Afhankelijk van hoe jouw team het RAID-logboek opstelt, kan het ook refereren naar risks (risico's), actions (acties), issues (problemen) en decisions (beslissingen).

Voor meer informatie over wat een RAID-logboek bijhoudt - en waarom ze nuttig zijn - kun je ons artikel Alles wat je moet weten over het maken van een RAID-logboek lezen.

Maak je geen zorgen als dit allemaal wat overweldigend klinkt. Een RAID-logboeksjabloon kan je RAID-analyse en de aanmaak van je logboek stroomlijnen, zodat jij kunt focussen op het bijhouden - en beperken - van projectrisico's.

Wat is een RAID-logboeksjabloon?

Een RAID-logboeksjabloon is een herbruikbare en dupliceerbare versie van een RAID-logboek waarmee je snel alle risico's en problemen kunt bijhouden waar je project tegenaan loopt.

Een RAID-logboeksjabloon gebruiken is makkelijk. Bij de start van elk nieuw project, kopieer je eenvoudig het sjabloon en gebruik je het als basis om RAID-elementen van het project vast te leggen. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat je belangrijke informatie vergeet. Bovendien standaardiseren RAID-logboeksjablonen de RAID-analyses en registratieprocessen, zodat je erop kunt vertrouwen dat iedereen in je team de projectrisico's op dezelfde manier bijhoudt.

Voordelen van een digitaal RAID-logboeksjabloon

Er komen veel bewegende onderdelen kijken bij het organiseren, monitoren en beperken van projectrisico's. Projectrisicobeheer kan een lijvige taak zijn; van het identificeren van potentiële bedreigingen bij de start van het project, tot het nauwgezet monitoren van de projectvoortgang om te kijken waar problemen ontstaan - en ze aanpakken. Daarom heb je een tool nodig waarmee je risico's kan bijhouden en acties kan coördineren in realtime, in één en dezelfde plaats.

Door een RAID-logboeksjabloon te maken in een projectbeheertool, kun je makkelijk met je team coördineren over projectrisico's en acties om deze te beperken. Bovendien leeft je digitale RAID-logboeksjabloon op dezelfde plaats als waar het werk gebeurt, dus het is eenvoudig dagelijks te controleren en bij te werken. Zo ben je steeds op de hoogte van de status van je project.

Met een digitaal RAID-logboeksjabloon, kun je:

• Potentiële risico's identificeren aan het begin van een project om te verzekeren dat je alle nodige middelen ennoodplannen beschikbaar hebt.

• Alle problemen die zich voordoen terwijl je project vordert snel vastleggen en acties om de risico's te beperken bijhouden op één centrale locatie.

• Teamleden waarschuwen over kritieke problemen en deze oplossen in realtime.

• Actiepunten toewijzen aan eigenaars, zodat je team duidelijkheid heeft over de verwachtingen en verantwoordelijkheden.

• De eventuele negatieve impact van een risico, aanname, probleem of afhankelijkheid snel kunnen zien en overeenkomstige beslissingen kunnen nemen.

• Belangrijke projectinformatie makkelijk kunnen communiceren naar projectbelanghebbenden.

Wat moet je opnemen in een RAID-logboeksjabloon?

Je RAID-logboeksjabloon is je single source of truth voor alle risico's, aannames (of acties), problemen en afhankelijkheden (of beslissingen) waar je project mee te maken krijgt.

Om je RAID-logboeksjabloon te beginnen opstellen, deel je het sjabloon op in twee secties: één voor de risico's, aannames en afhankelijkheden die tijdens de projectplanningsfase werden geïdentificeerd, en één voor de problemen, acties, afhankelijkheden en beslissingen die werden geïdentificeerd en uitgevoerd nadat het project van start is gegaan. Daarna bouw je je sjabloon uit met alle details die je nodig hebt om de projectrisico's op een succesvolle manier te kunnen bijhouden en monitoren, waaronder:

• De RAID-categorie (risico, aanname/actie, probleem of afhankelijkheid/beslissing)

• Een beschrijving van het RAID-element (zoals een beschrijving van het projectrisico)

• De potentiele impact van het RAID-element op het project

• De status van het RAID-element

• Alle volgende stappen of acties voor risicobeperking

• De taakeigenaar en deadline, indien toepasselijk

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps 

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

• Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces-, en serviceteams in staat te stellen rechtstreeks met hun ondersteuningsteams te communiceren in Asana. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor pre-sales-behoeften. Verbind met Service Cloud je implementatie- en serviceteams met ondersteunende teams in Asana en lever zo geweldige klantervaringen.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Een RAID-logboeksjabloon gebruiken

Eens je je RAID-logboeksjabloon gemaakt hebt, is het gebruik ervan gemakkelijk. Volg gewoon deze vijf eenvoudige stappen:

1. Maak een kopie van je RAID-logboeksjabloon bij het begin van elk nieuw project.

2. Bespreek initiële risico's, aannames en afhankelijkheden tijdens de projectplanningsfase en registreer ze.

3. Werk je RAID-logboek bij met nieuwe problemen die zich voordoen terwijl het project vordert. Houd alle beperkingsacties bij die je team moet uitvoeren.

4. Werk samen met teamleden in je digitale RAID-logboeksjabloon en wijs vervaldatums en taakeigenaars toe wanneer nodig.

5. Gebruik je RAID-logboeksjabloon als een startpunt voor je projectpostmortem eens je je project voltooid hebt.

Veelgestelde vragen