Everything you need to know about creating a RAID log

Projectbeheer is eenvoudig wanneer alles soepel verloopt. Maar dat is niet altijd het geval. Wanneer het moeilijk wordt, is het belangrijk om de veranderingen die in het project plaatsvinden te documenteren. Dit kan je team helpen wijzigingen bij te houden, van deze uitdagingen te leren en die informatie toe te passen op het volgende project.

In dit artikel leggen we uit wat een RAID-logboek is en waarom deze logboeken geweldige tools zijn om te gebruiken voor projectbeheer.

Wat is een RAID-logboek?

Een RAID-logboek is een projectbeheertool die wordt gebruikt om problemen of problemen te documenteren die zich voordoen tijdens een lopend project. Deze tool wordt gemaakt tijdens de projectplanningsfase en consequent gebruikt gedurende het hele project om risico's, acties, aannames, problemen, beslissingen en afhankelijkheden te documenteren naarmate het project vordert. Naast het bijhouden van wijzigingen en het vergroten van de zichtbaarheid, kun je dit logboek gebruiken tijdens een postmortemvergadering om erachter te komen hoe je soortgelijke problemen en uitdagingen in toekomstige projecten kunt voorkomen.

Het RAID-acroniem staat voor:

Risico's

Risico's zijn alle potentiële problemen die een negatief effect kunnen hebben op het project. Het is van cruciaal belang om projectrisico's proactief te identificeren voordat een project begint. Op die manier kun je oplossingen voor die risico's identificeren voordat ze zich voordoen, en je team de tools geven die ze nodig hebben om te begrijpen wat ze moeten doen als ze onderweg projectrisico's tegenkomen. Het proactief implementeren van projectrisicobeheer kan voorkomen dat zich later in het project grote problemen ontwikkelen. 

Deze sectie van een RAID-logboek is vergelijkbaar met een risicoregister, dat tot doel heeft risico's vooraf te identificeren, te analyseren en op te lossen. Als je team een risicoregister gebruikt, kun je de geïdentificeerde risico's uit het risicoregister overnemen in de 'risico'-sectie van je RAID-logboeksjabloon. Naast proactief risicobeheer kun je ook de risicosectie in je RAID-logboek gebruiken om onverwachte risico's te documenteren wanneer ze zich voordoen. Wanneer het team een risico identificeert, moeten ze een duidelijke eigenaar toewijzen om dat probleem te beheren als het later in het project naar voren komt.

Acties of aannames

Afhankelijk van hoe je team je RAID-logboek opstelt, kan de A in RAID staan voor acties of aannames. Je kunt beide opties in je RAID-logboek gebruiken, of je kunt er één afzonderlijk kiezen. Als je je afvraagt welk type het beste werkt voor je team, kies dan:

• Acties als je project veel bewegende onderdelen heeft.

• Aannames als het een langetermijnproject is dat veel vooruitziende blik vereist.

Acties - of actiepunten - zijn alle dingen die moeten worden gedaan tijdens de duur van het project. Actiepunten moeten altijd een duidelijke eigenaar hebben, zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor elk specifiek item. Als er meerdere eigenaren van een actiepunt zijn, identificeer dan duidelijk welke persoon verantwoordelijk is voor welk af te leveren product. Projectmanagers moeten regelmatig open projecttaken of actiepunten controleren om ervoor te zorgen dat het project blijft doorgaan. 

Aannames zijn dingen waarvan je team verwacht dat ze tijdens het planningsproces op een bepaalde manier zullen verlopen. In projectbeheer zijn aannames factoren waar het team al zeker van is. Dit kan komen door ervaring of expertise. Een goed voorbeeld van een aanname in projectbeheer is de aanname dat een cruciaal onderdeel van een machine veilig en op tijd aankomt.

Omdat je niet voor alles kunt plannen, moeten je teamleden onderweg aannames doen. Het is van cruciaal belang om de aannames die je maakt op een centrale locatie te documenteren. Op die manier kun je, als er zich een onverwachte wegversperring of onvoorzien projectrisico voordoet, snel je lijst met veronderstellingen raadplegen. Als je een veronderstelling hebt gemaakt die tot het risico of de wegversperring heeft geleid, kan je team snel de hoofdoorzaak van het probleem identificeren door proactief te ontdekken of die veronderstelling waar is.

Problemen

Problemen zijn problemen die zich tijdens het project hebben voorgedaan en die je niet had verwacht. Problemen verschillen van risico's omdat je niet verwacht dat ze zich voordoen. Risico's zijn een potentieel probleem waarop je anticipeert, terwijl problemen onverwacht opduiken. Het is belangrijk om problemen bij te houden wanneer ze zich voordoen, zodat je team kan terugkijken naar hoe de problemen zijn opgelost. Als er in de toekomst problemen ontstaan vanwege dit eerste probleem, kan documentatie je team helpen de hoofdoorzaak te identificeren. 

Beslissingen of afhankelijkheden

Net als de 'A' in RAID, kan 'D' staan voor beslissingen of afhankelijkheden. Als je project meer vrijblijvend is, wil je team misschien de beslissingen benadrukken die zijn genomen om tot je oplossing te komen. Als je project veel ingewikkelde taken heeft die van elkaar afhankelijk zijn, zijn afhankelijkheden een relevantere keuze.

Beslissingen zijn alle concrete keuzes die onderweg worden gemaakt. Dit zijn alle laatste gedachten en ideeën die een project tot bloei brengen. Het is belangrijk om te documenteren welke beslissing werd genomen, wie deze nam en waarom die beslissing werd gekozen. Als je team een iteratief proces zoals kaizen gebruikt, kan deze documentatie nuttig zijn om verbeteringen aan te brengen voor toekomstige projecten. 

Een afhankelijkheid in projectbeheer is een taak die afhankelijk is van de voltooiing van een andere taak. Als er grote afhankelijkheden in een project zijn die de voortgang van het project kunnen belemmeren, documenteer deze dan in de RAID-grafiek. Het visualiseren van afhankelijkheden kan je teamleden helpen begrijpen welke taken eerst moeten worden voltooid, voordat ze verder gaan met de volgende stap. Je kunt vaak afhankelijkheden georganiseerd vinden in een Gantt-grafiek.

Wanneer gebruik je een RAID-logboek?

RAID-logboeken zijn goede tools om te gebruiken wanneer je begint met het plannen van je project. Ze worden ook het best consistent gebruikt naarmate je project vordert, zodat je belangrijke actiepunten die moeten worden gecontroleerd, alle beslissingen die worden genomen of grote problemen die zich voordoen, kunt documenteren. 

Het RAID-logboek is handig voor snelle lijnitems, maar deze tool zou niet je enige vorm van projectbeheer moeten zijn. Zie een RAID-logboek als een incidentenlogboek voor projectbeheer - als er een belangrijke gebeurtenis in het project plaatsvindt, documenteer deze dan in het RAID-logboek. Zorg ervoor dat je een RAID-logboek combineert met een robuuster projectbeheersysteem dat al het werk, de taken en de projecten van je team op schema houdt. 

Voordelen van het gebruik van een RAID-logboek

RAID-logboeken zijn een handig hulpmiddel om in je projectbeheertoolbox te hebben. Hier zijn een paar redenen waarom.

Snel catalogiseren

Een van de grote voordelen van het gebruik van een RAID-logboek is de mogelijkheid om belangrijke informatie snel op één centrale plaats te catalogiseren. Zodra er zich een probleem voordoet of er een beslissing wordt genomen, kan een projectmanager die actie snel noteren in de bijbehorende sectie van het RAID-logboek. 

Documentatie voor toekomstige wijzigingen

Je team moet de processen en beslissingen die worden genomen documenteren naarmate je project vordert. Huidig wijzigingen die je tijdens je project aanbrengt, kunnen zo helpen bij het nemen van beslissingen over toekomstige projecten. Op die manier kunnen RAID-logboeken je helpen te leren en je ervaring te gebruiken voor toekomstige uitdagingen.

Maak een sjabloon van je RAID-logboeken

Het is eenvoudig om een RAID-logboeksjabloon te maken dat past bij de behoeften van je team. In het geval dat er een nieuwe projectmanager komt of dat je iemand traint in de belangrijke processen van je team, is het algemene concept van een RAID-logboek eenvoudig. RAID-logboeken zijn ontworpen om herhaaldelijk te worden gebruikt. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door een sjabloon te maken dat het beste past bij de behoeften van je team en datzelfde sjabloon voor elk project te gebruiken.

Documenteer alle beslissingen op één plaats

RAID-logboeken geven je team een centrale plaats om informatie over een project te vinden. Als een teamlid een probleem met de juiste belanghebbende moet bespreken, kan het RAID-logboek hen naar de juiste persoon verwijzen. 

Het documenteert niet alleen wie wat bezit, maar het dient ook als een overzicht op hoog niveau van het proces van het project. Teams kunnen gemakkelijk alle acties bekijken die momenteel in behandeling zijn of beslissingen die onlangs zijn genomen. Omdat elke sectie duidelijk is gelabeld, kunnen teams de informatie vinden die voor hen het meest relevant is.

Nadelen van het gebruik van een RAID-logboek

Hoewel RAID-logboeken een handige tool zijn om te gebruiken, zijn er enkele nadelen aan het gebruik ervan.

RAID-logboeken zijn aanvullend

Je RAID-logboek mag niet de enige bron van waarheid zijn als het gaat om projectbeheer. Het is een handige tool om belangrijke beslissingen, belangrijke afhankelijkheden en eventuele problemen die zich onderweg voordoen, te noteren. Als je echter op zoek bent naar meer gedetailleerde informatie over projectdetails, kan het gebruik van zoiets als een projectplan beter aan je behoeften voldoen. 

Zorg ervoor dat je team naast een RAID-logboek ook een gecentraliseerde tool heeft waar al je werkinformatie zich bevindt. Op die manier heeft elk teamlid - ongeacht afdeling of functie - toegang tot de projectinformatie die ze nodig hebben. De beste manier om dat te doen is met een werkbeheertool. 

RAID-logboeken moeten regelmatig worden bijgewerkt

Een RAID-logboek is alleen up-to-date wanneer een projectmanager het bijwerkt. Als een projectmanager niet consequent nieuwe informatie in realtime toevoegt, wordt het RAID-log verouderd. Dit kan een uitdaging zijn als een projectmanager het logboek niet consistent kan bijwerken. Verouderde informatie kan verwarring veroorzaken voor andere belanghebbenden, dus het is belangrijk om consistente berichten te hebben in alle formulieren van communicatie.

RAID-logboeken kunnen rommelig worden 

Als je elke beslissing die je neemt tot in de kleinste details in een RAID-logboek vastlegt, kan het logboek snel rommelig worden en kan het lastig zijn om informatie te vinden. Het eens worden over het detailniveau is een belangrijk onderscheid voor je team om hun RAID-logboek bij te houden. Voordat je begint met het maken van een RAID-logboek, moet je ervoor zorgen dat je team een duidelijk begrip heeft van welke beslissingen en problemen wel of niet moeten worden opgenomen.

Om rommel te voorkomen, moet je team specifiek beslissen welke informatie het belangrijkst is om in een RAID-logboek vast te leggen. Dit laat alleen de belangrijkste informatie in het log over, waardoor het voor projectbelanghebbenden gemakkelijker wordt om de informatie te vinden die ze nodig hebben. 

Een RAID-logboek gebruiken

RAID-logboeken kunnen zo eenvoudig zijn als een stuk papier met vier kwadranten voor elk deel van het acroniem, maar ze zijn het meest effectief wanneer iedereen in het team toegang heeft tot informatie op één plek. 

Volg deze vier stappen om een RAID-logboek te maken:

1. Bepaal de beste manier om je RAID-log te presenteren. Zoals hierboven vermeld, kan een RAID-logboek zo eenvoudig zijn als een stuk papier dat in vier secties is verdeeld. Dit is echter misschien niet de meest efficiënte manier voor je team om toegang te krijgen tot deze informatie. Bepaal samen met je team of je dit logboek wilt implementeren in een document, spreadsheet of een ander type software.

2. Bespreek initiële risico's, aannames en afhankelijkheden. Door proactief te zijn, kun je ervoor zorgen dat iedereen in je team op de hoogte is van mogelijke problemen en hoe je ze kunt voorkomen.

3. Werk het logboek regelmatig bij. Het RAID-logboek is alleen nauwkeurig als het regelmatig wordt bijgewerkt. Gebruik het logboek naarmate het project vordert en werk de bijbehorende secties op de juiste manier bij.

4. Reflecteer nadat het project is afgelopen. Wanneer je team een postmortem van het project houdt, gebruik dan het RAID-logboek om je te helpen in je gesprek over hoe je kunt verbeteren voor je volgende project.

Software gebruiken voor een RAID-logboek

Het maken van een RAID-logboek met werkbeheersoftware zoals Asana kan je helpen al je logboekitems consistent te organiseren. Door deadlines, belanghebbenden en actiepunten duidelijk te definiëren, kan je team weer aan de slag met het werk waar ze het beste in zijn.