Alles wat je moet weten over het maken van een RAID-logboek

Projectbeheer is eenvoudig als alles soepel verloopt. Maar dat is niet altijd het geval. Wanneer het moeilijk wordt, is het belangrijk om de veranderingen die in het project plaatsvinden te documenteren. Dit kan je team helpen wijzigingen bij te houden, van deze uitdagingen te leren en die informatie toe te passen op het volgende project.

In dit artikel leggen we uit wat een RAID-logboek is en waarom deze logboeken geweldige tools zijn om te gebruiken voor projectbeheer.

Wat is een RAID-logboek?

Een RAID-logboek is een pojectbeheertool die gebruikt wordt om problemen of problemen vast te leggen die zich voordoen tijdens een lopend project. Deze tool wordt gemaakt tijdens de projectplanningsfase en consequent gebruikt tijdens het project om risico's, acties, aannames, problemen, beslissingen en afhankelijkheden te documenteren naarmate het project vordert. Naast het bijhouden van wijzigingen en het vergroten van de zichtbaarheid, kun je dit logboek gebruiken tijdens een post-mortem vergadering om erachter te komen hoe je soortgelijke problemen en uitdagingen in toekomstige projecten kunt voorkomen.

Het acroniem RAID staat voor:

Risico's

Risico's zijn alle potentiële problemen die een negatief effect kunnen hebben op het project. Het is van cruciaal belang om projectrisico's proactief te identificeren voordat een project begint. Op die manier kun je oplossingen voor die risico's identificeren voordat ze zich voordoen, en je team de tools geven die ze nodig hebben om te begrijpen wat ze moeten doen als ze onderweg projectrisico's tegenkomen. Het proactief implementeren van projectrisicobeheer kan voorkomen dat er zich later in het project grote problemen ontwikkelen. 

Deze sectie van een RAID-logboek is vergelijkbaar met een risicoregister, dat tot doel heeft risico's preventief te identificeren, te analyseren en op te lossen. Als je team actief een risicoregister gebruikt, kun je dit implementeren in de R-sectie van het RAID-logboek. Naast proactief risicobeheer kun je ook de sectie risico's in je RAID-logboek gebruiken om onverwachte risico's te documenteren wanneer ze zich voordoen. Wanneer het team een risico identificeert, moeten ze een duidelijke eigenaar toewijzen om dat probleem te beheren als het later in het project naar voren komt.

Acties of aannames

Afhankelijk van hoe je team je RAID-logboek opstelt, kan de A in RAID staan voor actions (acties) of assumptions (aannames). Je kunt beide opties in je RAID-logboek gebruiken, of je kunt er één afzonderlijk kiezen. Als je je afvraagt welk type het beste werkt voor je team, kies dan:

• Acties als je project veel bewegende delen heeft.

• Aannames als het een langetermijnproject is dat veel vooruitziendheid vereist.

Acties - of actiepunten - zijn alle dingen die moeten worden gedaan tijdens de duur van het project. Actiepunten moeten altijd een duidelijke eigenaar hebben, zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor elk specifiek item. Als er meerdere eigenaren van een actiepunt zijn, identificeer dan duidelijk welke persoon verantwoordelijk is voor welke deliverable. Projectmanagers moeten regelmatig openstaande projecttaken of actiepunten controleren om ervoor te zorgen dat het project blijft bewegen. 

Aannames zijn dingen waarvan je team verwacht dat ze tijdens het planningsproces op een bepaalde manier zullen verlopen. Met betrekking tot projectbeheer zijn veronderstellingen factoren waar het team al zeker van is. Dit kan komen door ervaring of expertise. Een goed voorbeeld van een aanname in projectbeheer is de aanname dat een cruciaal onderdeel van een machine veilig en op tijd aankomt.

Omdat je niet alles kunt plannen, moeten je teamleden onderweg aannames doen. Het is van cruciaal belang om de veronderstellingen die je maakt op een centrale locatie te documenteren. Op die manier kun je snel je lijst met veronderstellingen raadplegen als er een onverwachte wegversperring of onverwacht projectrisico optreedt. Als je een veronderstelling hebt gemaakt die tot het risico of de wegversperring heeft geleid, kan je team snel de hoofdoorzaak van het probleem identificeren door proactief te ontdekken of die veronderstelling waar is.

Problemen

Problemen zijn problemen die zich tijdens het project hebben voorgedaan die je niet had verwacht. Problemen verschillen van risico's omdat je niet verwacht dat ze zich voordoen. Risico's zijn een potentieel probleem waarop je anticipeert, terwijl problemen onverwacht opduiken. Het is belangrijk om problemen bij te houden wanneer ze zich voordoen, zodat je team kan teruggrijpen op hoe de problemen zijn opgelost. Als er in de toekomst problemen ontstaan vanwege dit eerste probleem, kan documentatie je team helpen de hoofdoorzaak te achterhalen. 

Beslissingen of Afhankelijkheden

Net als de 'A' in RAID, kan 'D' staan voor beslissingen of Afhankelijkheden. Als je project meer vrije vorm heeft, wil je team misschien de beslissingen benadrukken die zijn genomen om tot je oplossing te komen. Als je project veel ingewikkelde taken heeft die van elkaar afhankelijk zijn, zijn afhankelijkheden een relevantere keuze.

Beslissingen zijn alle concrete keuzes die onderweg worden gemaakt. Dit zijn allemaal de laatste gedachten en ideeën die een project tot uitvoering brengen. Het is belangrijk om te documenteren welke beslissing er is genomen, wie deze heeft genomen en waarom die beslissing is gekozen. Als je team een iteratief proces zoals kaizen gebruikt, kan deze documentatie nuttig zijn voor het aanbrengen van verbeteringen voor toekomstige projecten. 

Een afhankelijkheid in projectbeheer is een taak die afhankelijk is van de voltooiing van een andere taak. Als er grote afhankelijkheden in een project zijn die kunnen voorkomen dat het project vooruitgaat, documenteer deze dan in de RAID-grafiek. Het visualiseren van afhankelijkheden kan je teamleden helpen begrijpen welke taken eerst moeten worden voltooid, voordat ze verder gaan met de volgende stap. Je kunt vaak afhankelijkheden vinden die zijn georganiseerd in een Gantt-grafiek.

Wanneer gebruik je een RAID-logboek?

RAID-logboeken zijn goede tools om te gebruiken wanneer je begint met het plannen van je project. Ze kunnen ook het beste consequent worden gebruikt naarmate je project vordert, zodat je belangrijke actiepunten kunt documenteren die moeten worden gecontroleerd, alle beslissingen die worden genomen of grote problemen die zich voordoen. 

Het RAID-logboek is handig voor snelle regelitems, maar deze tool mag niet je enige vorm van projectbeheer zijn. Zie een RAID-logboek als een incidentenlogboek voor projectbeheer - als er een belangrijke gebeurtenis in het project plaatsvindt, leg deze dan vast in het RAID-logboek. Zorg ervoor dat je een RAID-logboek combineert met een robuuster projectbeheersysteem dat al het werk, de taken en de plannen van je team op schema houdt. 

Voordelen van het gebruik van een RAID-logboek

RAID-logboeken zijn een waardevol hulpmiddel voor je projectbeheertoolbox. Hier zijn een paar redenen waarom.

Snel catalogiseren

Een van de grote voordelen van het gebruik van een RAID-logboek is de mogelijkheid om snel belangrijke informatie te catalogiseren op één centrale plaats. Zodra er een probleem optreedt of een beslissing wordt genomen, kan een projectmanager die actie snel noteren in de bijbehorende sectie van het RAID-logboek. 

Documentatie voor toekomstige wijzigingen

Je team moet de processen en beslissingen documenteren terwijl je project vordert. Huidig project kunnen op die manier helpen bij het nemen van beslissingen over toekomstige projecten. Op deze manier kunnen RAID-logboeken je helpen om te leren en je ervaring toe te passen op toekomstige uitdagingen.

Sjabloneer je RAID-logboeken

Het is eenvoudig om een RAID-logboeksjabloon te maken dat past bij de behoeften van je team. In het geval dat er een nieuwe projectmanager komt of je iemand traint in de belangrijke processen van je team, is het algemene concept van een RAID-logboek eenvoudig. RAID-logboeken zijn ontworpen om herhaaldelijk te worden gebruikt. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door een sjabloon te maken dat het beste past bij de behoeften van je team en het voor elk project te gebruiken.

Documenteer alle beslissingen op één plaats

RAID-logboeken bieden je team een centrale plek om informatie over een project te vinden. Als een teamlid een probleem met de juiste belanghebbende moet bespreken, kan het RAID-logboek hem of haar naar de juiste persoon leiden. 

Het documenteert niet alleen wie wat bezit, maar het dient ook als een overzicht op hoog niveau van het proces van het project. Teamleden kunnen gemakkelijk alle acties bekijken die momenteel in behandeling zijn of beslissingen die onlangs zijn genomen. Omdat elke sectie duidelijk is gelabeld, kunnen teamleden de informatie vinden die voor hen het meest relevant is.

Nadelen van het gebruik van een RAID-logboek

Hoewel RAID-logboeken een nuttig hulpmiddel zijn, zijn er nadelen aan het gebruik ervan.

RAID-logboeken zijn aanvullend

Je RAID-logboek mag niet de enige bron van waarheid zijn voor projectbeheer. Het is een handig hulpmiddel om belangrijke beslissingen, belangrijke afhankelijkheden en eventuele problemen die zich onderweg voordoen, te noteren. Als je echter op zoek bent naar meer gedetailleerde informatie over projectspecificaties, kan een projectplan of een wijzigingslogboeksjabloon beter bij je behoeften passen. 

Zorg er naast een RAID-logboek voor dat je team ook een gecentraliseerde tool heeft waar al je werkinformatie zich bevindt. Op die manier heeft elk teamlid - ongeacht de afdeling of functie - toegang tot de projectinformatie die ze nodig hebben. De beste manier om dit te doen is met een werkbeheertool. 

RAID-logboeken moeten regelmatig worden bijgewerkt

Een RAID-logboek is alleen up-to-date wanneer een projectmanager het bijwerkt. Als een projectmanager niet consequent nieuwe informatie in realtime toevoegt, wordt het RAID-logboek verouderd. Dit kan een uitdaging zijn als een projectmanager niet in staat is om het logboek consequent bij te werken. Verouderde informatie kan verwarring veroorzaken bij andere belanghebbenden, dus het is belangrijk om consistente berichten te verzenden in alle vormen van communicatie.

RAID-logboeken kunnen rommelig worden 

Als je elke beslissing die in een RAID-logboek wordt genomen tot in de kleinste individuele keuze documenteert, kan het logboek snel rommelig worden en kan het vinden van informatie een uitdaging zijn. Het eens zijn over het detailniveau is een essentieel onderscheid voor je team om zijn RAID-logboek bij te houden. Voordat je begint met het maken van een RAID-logboek, moet je ervoor zorgen dat je team begrijpt welke beslissingen en problemen moeten worden opgenomen en welke niet.

Om rommel te voorkomen, moet je team beslissen welke informatie het belangrijkst is om te documenteren in een RAID-logboek. Hierdoor blijft alleen de belangrijkste informatie in het logboek staan, waardoor het voor projectbelanghebbenden gemakkelijker wordt om de informatie te vinden die ze nodig hebben. 

Een RAID-logboek gebruiken

RAID-logboeken kunnen zo eenvoudig zijn als een stuk papier met vier kwadranten gewijd aan elk deel van het acroniem, maar ze zijn het meest effectief wanneer iedereen in het team op één plaats toegang heeft tot informatie. 

Om een RAID-logboek te maken, volg je deze vier stappen:

1. Bepaal de beste manier om je RAID-log te presenteren. Zoals hierboven vermeld, kan een RAID-logboek zo eenvoudig zijn als een stuk papier verdeeld in vier secties. Dit is echter misschien niet de meest efficiënte manier voor je team om toegang te krijgen tot deze informatie. Bepaal met je team of je dit logboek wilt implementeren in een document, spreadsheet of een ander type software.

2. Bespreek initiële risico's, aannames en afhankelijkheden. Door proactief te zijn, kun je ervoor zorgen dat iedereen in je team op de hoogte is van mogelijke problemen en hoe je ze kunt voorkomen.

3. Werk het logboek regelmatig bij. Het RAID-logboek is alleen nauwkeurig als het regelmatig wordt bijgewerkt. Gebruik het logboek naarmate het project vordert en werk de bijbehorende secties dienovereenkomstig bij.

4. Reflecteer nadat het project afgelopen is. Wanneer je team een project post-mortem organiseert, gebruik dan het RAID-logboek om je te helpen in je gesprek over hoe je je kunt verbeteren voor je volgende project.

Software gebruiken voor een RAID-logboek

Het maken van een RAID-logboek met werkbeheersoftware zoals Asana kan je helpen om al je logboekitems consistent te organiseren. Door deadlines, belanghebbenden en actiepunten duidelijk te definiëren, kan je team teruggaan naar het werk dat ze het beste doen.