Projectschemasjabloon

Grote, complexe projecten hebben structuur nodig om op schema te blijven. Nadat je een project hebt onderverdeeld in kleinere stappen, wil je het wie, wat en wanneer voor elke taak definiëren. Hierbij kunnen projectschema's nuttig zijn. Projectschema's zorgen dat het werk gericht blijft door alle taken op één plaats bij te houden.

Wat is een projectschema?

Projectschema's tonen je de mijlpalen, taken en deliverables van een project, netjes weergegeven op een tijdlijn. Ze helpen je het volledige project te stroomlijnen in één plaats, van begin tot einde.

Projectschema's zijn een belangrijk onderdeel van projectbeheer. Schema's organiseren het werk in een uitvoerbare reeks, gebaseerd op de routekaart en levenscyclus van je project.

Waarom een projectschemasjabloon gebruiken?

In de planningsfase voelt het alsof alles mogelijk is. Het werk is blinkend nieuw en je bent enthousiast om eraan te beginnen. Maar als je in het project duikt zonder duidelijk schema, kun je snel het zicht op het grotere plaatje verliezen, zoals waarom je ermee gestart bent en wat je hoopt te bereiken. Als je vooraf tijd spendeert aan het maken van een projectschemasjabloon, heb je een referentiepunt dat je bij elke stap zal begeleiden.

Er zijn verschillende manieren om je projectschemasjabloon te beheren, maar een projectbeheertool gebruiken, zal je helpen het beste eruit te halen. Je kunt dan je favoriete schema als sjabloon opslaan en hergebruiken voor elk nieuw project. Met een tool kun je ook:

• Je schema ontwerpen als een visuele tijdlijn waarop je meteen de verbindingen ziet tussen taken, teamleden en deadlines.

• Afhankelijkheden toevoegen zodat werk voltooid wordt in de juiste volgorde.

• Succes vieren en erkennen met projectmijlpalen.

• Alle projectinformatie verbinden, van taaklijsten tot rapportage, in één centrale plaats.

• Je projectschema delen overheen teams voor teamoverschrijdende samenwerking en ondersteuning.

• Workflowsautomatiseren binnen je schema zodat je deze kunt instellen en vergeten.

• Vervaldatums aanpassen wanneer de prioriteiten veranderen.

• Een overzicht bieden aan alle belanghebbenden waarmee ze in één oogopslag de projectstatus kunnen zien.

Soorten projectschema's

Werkdocumenten, oud papier, geïntegreerde software - technisch gezien kun je overal een projectschema maken. Vóór er projectbeheersoftware bestond, gebruikten bedrijven papieren kalenders en dikke mappen om projecten bij te houden. Nu hebben we het voordeel van digitale tools die automatisch alles bijhouden en zich met ons mee aanpassen, volgens hoe het project verandert. Dit vermindert het werk over werk en stimuleert de productiviteit.

Hier volgen 3 veelgebruikte manieren om projectschema's te organiseren, en de voor-en nadelen ervan:

1. Digitale documenten

Het wordt minder en minder gebruikelijk om documenten te gebruiken voor digitale projectschemasjablonen, maar ze zijn wel nog steeds het meest toegankelijk.

Voordelen: Gewoonlijk gratis te gebruiken, makkelijk te maken en toegankelijk voor iedereen.

Nadelen:Projecten kunnen soms opeens veranderen, maar documenten zullen niet met het project mee veranderen. Het is bijna onmogelijk om deze om te zetten in levende schema's. Hierdoor zijn ze tijdrovend om te onderhouden en vereisen ze vele handmatige updates. Dit verhoogt het risico op menselijke fouten wanneer taken over het hoofd worden gezien en deadlines worden vergeten. Bovendien moeten mensen onthouden om ernaar te refereren, er zijn immers geen herinneringen of tools die belanghebbenden waarschuwen over veranderingen.

2. Spreadsheets 

Spreadsheets zijn eenvoudig om te zetten in projectschema's, maar dat is meteen ook waar de voordelen stoppen.

Voordelen: Het roosterontwerp van een spreadsheet is uiteraard geschikt om er schema's in te maken. Je kunt ook regels en formules invoeren om een deel van het werk te automatiseren. Bovendien zijn ze toegankelijk voor de meeste organisaties en meestal gratis te gebruiken.

Nadelen: Spreadsheets zijn ontworpen om te functioneren met regels en formules - maar die moet je dan ook wel kennen om ze efficiënt te kunnen gebruiken. Iedereen kan dan wel een spreadsheet maken, enkel een selecte groep mensen zijn vaardig genoeg om ze goed te kunnen gebruiken. Anders zijn ze niet méér dan een roosterlay-out van een document, met weinig mogelijkheden om te automatiseren, aan te passen en te communiceren met het team.

3. Digitale tijdlijnen

Deze visuele projectschema's, ook bekend als Gantt-grafieken geven taken weer, vastgezet op een tijdlijn.

Voordelen: Sjablonen voor Gantt-grafieken zijn een ideale manier om een aangepast projectschema te maken. Ze hebben een visueel ontwerp en bevatten alle nodige details, zodat je alles in één oogopslag ziet. Dit is vooral handig om het kritieke pad te visualiseren - de takenreeks die minstens voltooid moet worden opdat het project succesvol zou zijn. Ze bieden een overzicht waarmee alle belanghebbenden in één oogopslag de projectstatus kunnen zien. En ze zijn ook makkelijk te wijzigen. Met een paar eenvoudige klikken kun je taken, leden of deadlines aanpassen. Als je afhankelijkheden en automatiseringsregels toevoegt, kun je de volledige projectworkflow automatiseren, van begin tot einde.

Nadelen:Vaak heb je specifieke projectbeheersoftware nodig om eenvoudig te bewerken digitale tijdlijnen te maken.

Je eigen aangepaste schema maken

Alle projecttijdlijnen zullen dezelfde basiskenmerken bevatten - deadlines en taken. Verder is het aan jou om ze aan te passen. Dit zal afhankelijk zijn van hoe je je projectschema-sjabloon gebruikt. Als je bijvoorbeeld werk coördineert dat een teamoverschrijdende samenwerking vergt, wil je waarschijnlijk projectafhankelijkheden toevoegen die de workflow beheren.

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave volgens de Gantt-stijl, die al je taken in een horizontale staafdiagram weergeeft. Zo zie je niet alleen de start- en einddatum van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk alle puzzelstukjes van je plan bijhouden en zien hoe ze in elkaar passen. Als je al je werk op één plaats ziet, is het bovendien makkelijk om problemen met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken vóór ze beginnen. Zo kun je al je doelen op tijd halen.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende workflows kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de verantwoordelijke persoon een bericht dat hij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten, zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je 'one-stop-shop' voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een weergave in vogelperspectief van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de juiste toon te zetten voor hoe jullie zullen samenwerken in Asana. Deel daarna alle belangrijke hulpmiddelen en context, zoals details van vergaderingen, communicatiekanalen en projectbriefings - alles op één plaats.

Aanbevolen apps

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

• Outlook. Als er via e-mail actipunten binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je bureau of een aanvraag voor ontwerpmateriaal van een partner, kun je er nu taken voor maken in Asana, rechtstreeks vanuit Outlook. Je kunt de nieuwe taak dan aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een einddatum instellen, en hem aan een project toevoegen zodat hij verbonden is met ander relevant werk..

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

Volg de volgende beste praktijken om je eigen projecttijdlijn te maken:

• Gebruik een systeem waarmee je deadlines eenvoudig kunt aanpassen. Met een projectbeheertool kun je meerdere deadlines in één keer veranderen en de belangrijkste belanghebbenden in realtime op de hoogte brengen.

• Gebruik projectafhankelijkheden om het risico dat werk wordt vergeten, te verminderen. Dit is vooral handig in scenario's waarin je een item moet afwerken om een volgende taak te kunnen uitvoeren. Zoals wanneer je bijvoorbeeld juridische goedkeuring nodig hebt vóór een website live kan gaan.

• Wijs taken toe en delegeer werk zodat alle belanghebbenden eigenaarschap hebben in een project.

• Voeg projectmijlpalen toe om elke verwezenlijking bij te houden en te vieren.

• Bepaal de reikwijdte van het werk met heldere deliverables en de verwachte start- en einddatum van elke taak.

Veelgestelde vragen