implementatieplansjabloon

Stel dat je je badkamer wilt renoveren. Hoe zou je dat aanpakken? Je zou er waarschijnlijk niet meteen in springen zonder een plan op te stellen - dat is een zekere weg naar ondergelopen vloeren en een dure reparatie. In plaats daarvan zou je waarschijnlijk alle maatregelen die je moet nemen om van je oude badkamer een moderne te maken, goed overdenken voor je aan de slag gaat.

Bedrijfsdoelen lijken daar veel op. Om ze te bereiken heb je een gedetailleerd inzicht nodig in de stappen die je van begin tot eind zullen brengen. Afhankelijk van je doel kan het uittekenen van alle stappen aanvoelen als een hele klus. Dat is waar implementatieplansjablonen van pas komen.

Wat is een implementatieplan?

Een implementatieplan is een stap-voor-stap handleiding die alle stappen of acties schetst die jij en je team moeten ondernemen om een bedrijfsdoel te bereiken - een idee met een haalbaar resultaat of uitkomst. Deze plannen helpen je om het wat en hoe van je doel te bepalen, zodat je het kunt opdelen in uitvoerbare, haalbare stappen. Bovendien maken implementatieplannen duidelijk wie voor elke taak verantwoordelijk is en wanneer, zodat je erop kunt vertrouwen dat iedereen in je team op één lijn zit en verantwoordelijk is. 

Je moet je projectimplementatieplan maken tijdens de planningsfase, voordat je je initiatief (oftewel het project of actieplan dat ontworpen is om je specifieke doel te bereiken) aftrapt. Om meer te leren over hoe je een implementatieplan uitbouwt, lees je ons artikel over het maken van een implementatieplan.

Wat is een implementatieplansjabloon?

Een implementatieplansjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel dat je kunt gebruiken als uitgangspunt om te bepalen welke stappen je moet zetten om je doelen te bereiken. Digitale implementatieplansjablonen helpen je elke stap die je moet zetten om je doel te bereiken te bekijken en bij te houden - en omdat ze herbruikbaar zijn, kun je ze gebruiken om een proces uit te stippelen voor het bereiken van soortgelijke doelen in de toekomst. En dat betekent minder werk over werk - wat ons betreft altijd een pluspunt.

Een implementatieplansjabloon gebruiken

Als je eenmaal je basis implementatieplansjabloon gemaakt hebt, is het gebruik ervan eenvoudig. Je kunt het sjabloon eenvoudig dupliceren aan het begin van elk initiatief en dan de informatie invullen die nodig is om dat specifieke doel te bereiken.

Om je op weg te helpen, bekijken we eens wat je in je basis implementatieplansjabloon moet opnemen.

Wat op te nemen in een implementatieplansjabloon?

Je basis implementatieplansjabloon zal dienen als een routekaart voor al je gelijkaardige doelstellingen in de toekomst. Die herbruikbaarheid is essentieel - denk dus na over hoe je je basissjabloon zo kunt opbouwen dat hij gemakkelijk over initiatieven heen kan worden gedupliceerd. Typisch betekent dit dat je in je basissjabloon herhaalbare stappen of fasen opneemt die je over initiatieven heen kunt schalen. 

De gemakkelijkste manier om dit te doen is door het sjabloon in fasen te verdelen (zoals onderzoek, planning, en uitvoering). Als je de projectfasen hebt vastgesteld, kun je er meer details aan toevoegen die je zult gebruiken om de voortgang bij je specifieke doelen bij te houden. 

Hier is wat basisinformatie die je in je implementatieplansjabloon op kunt nemen

• De eigenaar van elke taak of actiepunt

• Startdatum en uiterste deadline van de actie

• De duur van de actie

• Actiestatus

• Actieprioriteit

• Actievoortgang

Als je dan eenmaal een specifiek initiatief gestart hebt, kun je het sjabloon dupliceren en er doelspecifieke informatie aan toevoegen. Bovendien kun je afhankelijkheden toevoegen aan taken die voor hun voltooiing van elkaar afhangen, en mijlpalen instellen om specifieke punten op de tijdlijn van het doel te markeren (zoals wanneer je een doelfase voltooit). Met een implementatieplansjabloon bereik je je doelen in een mum van tijd. 

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafdiagram. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren op weg naar het grotere projectdoel. 

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Miro. Verbind Miro met Asana om workflows te stroomlijnen en het volledige beeld van elk project te zien, allemaal op één plek. Integreer Miro-borden in Asana-projectbriefings, zodat teamleden direct vanuit Asana kunnen reageren, bekijken, commentaar geven of bewerken. Of koppel een bestaand of nieuw Miro-bord aan een Asana-taak, zodat taakmedewerkers automatisch uitgenodigd worden om het bord te bekijken, te becommentariëren of te bewerken.

Voordelen van een een digitaal implementatieplansjabloon 

Statische implementatieplansjablonen, zoals die in Excel, zijn een handige manier om je tijdlijn en taken op een hoog niveau te bekijken, maar ze missen de functionaliteit die nodig is om je doelen echt te bereiken. Daarentegen kun je met digitale implementatieplansjablonen, gemaakt in een projectbeheertool , alles - van communicatie tot voortgang van je doel en mogelijke blokkades - op één plaats bijhouden en beheren. 

Hier zijn nog een paar andere voordelen van het gebruik van een digitaal implementatieplansjabloon: 

• Vergroot het succes van je doel op hoog niveau door het bij het begin van het initiatief op te splitsen in uitvoerbare, haalbare stappen. 

• Hou de voortgang van doelen bij in verschillende weergaven, waaronder Kanbanborden en Gantt-grafieken.

• Bewaak en beheer gemakkelijk elke fase van je project.

• Zie welke teamleden verantwoordelijk zijn voor wat en wanneer ze kopen. 

• Bekijk snel alle aankomende mijlpalen of mijlpalen die te laat zijn, zodat je tijdlijnen en werk daaraan kunt aanpassen. 

• Bewaak de voortgang en status van elk actiepunt of deliverable.

• Gemakkelijk samenwerken en communiceren met je projectteam en interne en externe belanghebbenden. 

Veelgestelde vragen