プレモーテムテンプレート

プロジェクトが始まる前から、うまくいかない可能性について考えるのは、縁起でもないかもしれません。しかしこれは、潜在的なリスクを突き止め、将来的な結果を予測する賢明な戦略なのです。問題が起きても計画を立ててあれば、不意打ちに合うことはありません。それがプロジェクト開始前のプレモーテムブレーンストーミングの基本的な考え方です。こうしたプレモーテムブレーンストーミングを負担なく手軽に行うには、テンプレートを使うことをおすすめします。

プロジェクトのプレモーテムとは？

プロジェクトのプレモーテムは、プロジェクト開始前にチームが実施するブレーンストーミングの一種で、プロジェクトが失敗するさまざまな可能性を予測するものです。今後起こり得る結果から逆算するという発想で、未来の事象をすでに起こったものと仮定し、振り返りを行います。潜在的な失敗要因を探して、それを基にプロジェクトのリスクを突き止め、対応の計画に活かすことがその目的です。

プロジェクトのプレモーテムテンプレートとは？

プレモーテムテンプレートは、プロジェクトのプレモーテムを行う際に毎回使用するツールで、重要なアイデアやプレモーテム会議で出たアクションアイテムを整理するために使用します。プレモーテムテンプレートは、コラボレーション用のワークマネジメントツールと組み合わせて使用すると、特に効果的です。こうした場合、プロジェクトチームのメンバーはテンプレートをバーチャルなホワイトボードとして活用し、リアルタイムでブレーンストーミングに参加できるためです。

プレモーテムテンプレートに記載する内容とは？

優れたプレモーテムテンプレートには、プレモーテム会議を成功させるために必要な重要項目がすべて揃っています。これには次のようなものが含まれます。

• 準備 (予習): プレモーテム会議の背景情報を提供します。プロジェクトチームのメンバーがそれぞれ自分でプレモーテム分析を行い、ブレーンストーミングの場に自分の意見を持ち寄れるようにすることが大切です。

• 会議の議題: 前もって会議の議題を共有しておけば、参加者はあらかじめ個人的なブレーンストーミングを行い、実際の会議で話し合う予定のトピックを分析できます。

• ブレーンストーミング内容のカテゴリー: ポストモーテムでチームが出す意見は、将来の潜在的リスクと、それらのリスクに対する解決策の 2 つに分類されます。

• リスクの発生確率: リスクについて、それが起きる可能性を識別するラベルです。これを基にして、リスクが最小限になるようにプロジェクトの優先度を決め、計画を立てます。

• 優先度: プロジェクトにとって重要度の高い順にリスクをランク付けします。リスクの重さはそれぞれ異なるため、優先度をつけることで、チームは最も重要な問題に集中できるようになります。

プレモーテムテンプレートを使うメリット

プロジェクトのプレモーテムテンプレートは、チームに大きなメリットをもたらします。プレモーテムテンプレートを活用した場合の主な利点を見ていきましょう。

• 一貫性が生まれる: テンプレートを使えば、全員が同じ方法でプレモーテム会議を行えます。一貫してテンプレートを使用することで、全員がこの作業に慣れ、プレモーテム会議が計画プロセスに自然に組み込まれるようになります。

• プロジェクトのリスクが軽減される: 将来起きるかもしれない問題から逆算する場合、失敗の可能性を常に探していることになります。その結果、チームは問題に備えられるため、将来的な危機回避につながります。

• プロジェクト開始前からチーム全体でのコラボレーションを促進できる: プロジェクトチームの全員が一緒にプレモーテムを行えば、全員が同じ認識を共有できます。Asana のような仕事管理に使えるソフトウェアなら、チームがリアルタイムでつながれるため、リモートチームもブレーンストーミングに参加できます。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

• プロジェクトの要旨: プロジェクトの要旨は、プロジェクトチーム全体に重要な詳細情報や日程を伝える手段です。プロジェクトの要旨は、Asana のような信頼できる唯一の情報源で管理し、チームが容易にアクセスできるようにしてください。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門をインタラクティブにつなぐワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。しかも Asana を離れる必要はありません。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

• Figma: Figma ではユーザーフロー、ワイヤーフレーム、UI モックアップ、プロトタイプなどを作成できますが、Figma for Asana を使えば、こうしたデザインを Asana に埋め込み、関連のプロジェクト文書の文脈と合わせて最新のデザインワークを参照できます。さらに、スクリーンショットとは異なり、ライブの埋め込みオブジェクトであるため、デザインファイルで行われた変更がリアルタイムで反映され、該当のファイルを探して画像を更新する余分な手間を省けます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

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