メールと Asana を連携して使うための 4 つのヒント

コミュニケーションツールはたくさんありますが、仕事に関して言えば、メールは通常避けられません。 でもご心配なく。メールのワークフローと Asana のワークフローを連携させれば、よりスマートに働けるようになります。 簡単に実現できる 4 つの方法をご紹介します。

Asana の更新を自分好みに

仕事の最新情報を把握するために、Asana にログインする必要はありません。 メール通知を使えば、最も重要な仕事を常に把握できます。 Asana から受け取るメール通知の種類と頻度は、以下のとおりです。 

• アクティビティの更新:すべての @メンション、自分に割り当てられた新しいタスク、コラボレーターとして参加しているタスクの完了通知をメールで受け取れます。 Asana で進行中の仕事に関する最新情報を頻繁に受け取りたい場合は、この設定をおすすめします。 

• メンションのみ:タスクやコメントスレッドで @メンションされたときにメールを受信します。 また、ダイレクトメッセージを受信したときや、タスクが割り当てられたときにも通知が届きます。

• 日次サマリー:新しく割り当てられたタスクや、期日が近づいているタスクの概要を毎日受け取れます。 これらの更新情報はすべて 1 通のメールにまとめられているため、複数のメールを確認する必要はありません。

• 週次レポート:週に 1 回、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータスレポートがまとめられたメールを受け取れます。

こうした更新情報を受け取ることで、外出先でも、特に Asana で作業する時間があまりない日には、簡単に情報を得ることができます。 メールで送信される情報はすべて、Asana の受信トレイでも確認できます。 Asana の受信トレイで、最も重要な更新情報を確認する方法をご覧ください。

メールでタスクをマイタスクに直接送る

ファイルやリマインダー、プロジェクトの最新情報など、重要なメールは見落としがちです。 メールに戻って確認するよう簡単にリマインダーを送る機能がなければ、重要なアクションアイテムを見落としてしまう可能性があります。

タスクは、こうしたアクションアイテムを収集するのに最適な方法です。いつまでに何をするべきか、誰がそれを行うべきかを常に把握できます。 Asana では、メールから直接タスクを簡単に作成できます。手順は次のとおりです。 

• メールを x@mail.asana.com に転送します。 すると、メールアドレスに関連付けられている Asana ワークスペースにタスクが作成され、あなたに割り当てられます。

• 新しいメールを作成して、タスクに変換することもできます。 メールの件名がタスク名になり、本文がタスクの説明になります。 メールを x@mail.asana.com に送信すると、まるで魔法のようにマイタスクにタスクが表示されます。

次回マネージャーからメールでリクエストが届いたら、Asana で簡単にリマインダータスクに変換できることを思い出してください。

メールの受信トレイから仕事を進める

アプリを絶えず切り替えると、時間と生産性が低下します。 メールをチェックしているときに、そのまま Asana で仕事をこなせるようになります。 誰かがタスクを割り当てたときなど、メールの受信トレイに Asana の更新情報が届いたら、メール内で直接アクションを実行できます。

• タスクにコメントする:メールに返信すると、そのメッセージがタスクのコメントになります。

• チームメイトにタスクを割り当てる: チームメイトのメールアドレスを To: フィールドに追加してメールに返信します。 タスクは指定されたチームメイトに再割り当てされます。

• チームメイトをタスクのコラボレーターに追加する: チームメイトのメールアドレスを CC: フィールドに追加してメールに返信する。 チームメイトがタスクのコラボレーターとして追加されます。

たとえば、部門横断のパートナーが多数いる、変化の激しい年次計画を進めているとします。 チームメイトを CC に入れてコラボレーターとして可視化することで、メールでの作業を効率化し、仕事を順調に進められます。 

Asana とメールプラットフォームの連携

連携機能を使って、すでに使用しているツールと Asana を連携させることで、アプリを切り替える必要が減り、仕事を順調に進められます。 Gmail や Outlook との連携を使えば、仕事に関するメールをアクションに変換できるため、受信トレイが Asana ワークスペースの延長線上に置かれます。

Gmail や Outlook との連携を使うことで、メールをx@mail.asana.comに転送するのではなく、受信トレイで Asana を実際に使用できるようになります。 メールスレッドをタスクに変換して、自分やチームメイトに割り当て、期日を設定することもできます。

ルールとGmail の連携を組み合わせると、チームはアカウントから自動的にメールを送信できるようになります。 チームはトリガーを選ぶだけで、これまで手動で行っていたメール送信作業を、指定した相手にメールを自動的に送信するシステムに変更できるのです。 メールでの更新が多いプロジェクト��は、こうした連携を活用することで、プラットフォーム間を行き来することなく、Asana で仕事を確実に収集し、共有できます。 Asana アカデミーでは、Asana と Gmail の連携、およびAsana と Outlook の連携に関するベストプラクティスを学ぶためのコースをそれぞれ提供しています。

Asana とメールを使ってスマートに働く

これらの機能は、メールの整理整頓に役立つだけでなく、受信トレイを次のレベルに引き上げ、すべてのアクションアイテムを確実に取り込み、見落としを防ぎます。 Asana とメールを連携させることで、ワークフローがスムーズになり、明確さと効率性が向上し、よりスマートに働けるようになります。