Templat rencana implementasi

Misal, Anda ingin merenovasi kamar mandi. Bagaimana cara melakukannya? Anda mungkin tidak begitu saja terjun tanpa memiliki rencana—dijamin lantai kebanjiran dan biaya perbaikan tinggi. Sebaliknya, sebelum memulai, Anda mungkin memikirkan masak-masak semua tindakan yang perlu dilakukan untuk mengubah kamar mandi lama menjadi kamar mandi baru.

Gol bisnis sangat mirip dengan hal itu. Untuk mencapainya, Anda perlu memahami secara terperinci semua langkah yang akan membawa Anda dari mulai hingga selesai. Bergantung pada gol Anda, merencanakan semua langkah dapat terasa seperti tugas besar. Di sanalah templat rencana implementasi berperan.

Apa itu rencana implementasi?

Rencana implementasi adalah panduan langkah demi langkah yang menguraikan semua langkah atau tindakan yang dibutuhkan Anda dan tim untuk meraih gol bisnis—gagasan dengan hasil atau keluaran yang dapat dicapai. Rencana ini membantu untuk menentukan apa dan bagaimana dari gol tersebut, jadi Anda dapat memecahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti dan dicapai. Rencana implementasi juga menyoroti siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas—dan sampai kapan—jadi Anda dapat merasa yakin semua orang dalam tim telah selaras dan akuntabel. 

Anda harus membuat rencana implementasi proyek selama fase perencanaan, sebelum memulai inisiatif Anda (alias proyek atau rencana tindakan yang dirancang untuk mencapai gol spesifik). Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membangun rencana implementasi, baca artikel kami tentang membuat rencana implementasi.

Apa itu templat rencana implementasi?

Templat rencana implementasi adalah sumber daya yang dapat digunakan kembali sebagai titik awal untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang perlu diambil untuk meraih gol. Templat rencana implementasi digital membantu Anda melihat dan melacak setiap langkah yang diperlukan untuk mencapai gol—dan karena templat ini dapat digunakan kembali, Anda dapat menggunakannya untuk memetakan proses untuk meraih gol serupa pada masa mendatang. Ini berarti, lebih sedikit kerja remeh yang menyita waktu—yang selalu menjadi kemenangan dalam buku kami.

Cara menggunakan templat rencana implementasi

Menggunakan templat itu mudah setelah Anda membuat templat rencana implementasi dasar. Anda cukup membuat duplikat templat pada awal setiap inisiatif, lalu mengisi informasi yang diperlukan untuk mencapai gol spesifik itu.

Untuk memulai, mari kita lihat hal yang dimasukkan ke templat rencana implementasi dasar Anda.

Hal yang dimasukkan ke templat rencana implementasi

Templat rencana implementasi dasar akan berfungsi sebagai peta jalan untuk semua gol serupa selanjutnya. Kegunaan berulang adalah kunci, jadi pikirkan cara membangun templat dasar Anda sedemikian rupa agar mudah diduplikat di seluruh inisiatif. Biasanya, ini berarti langkah atau fase yang dapat diulang dalam templat dasar yang dapat disesuaikan di seluruh inisiatif. 

Cara termudah melakukannya yaitu dengan memisahkan templat ke dalam beberapa fase (seperti riset, perencanaan, dan eksekusi). Setelah mengidentifikasi fase proyek, Anda dapat menambahkan lebih banyak detail yang akan digunakan untuk melacak progres di seluruh gol spesifik. 

Inilah beberapa informasi dasar yang dapat Anda masukkan ke templat rencana implementasi:

• Pemilik setiap tugas atau item tindakan

• Tanggal mulai dan batas waktu tindakan

• Durasi tindakan

• Status tindakan

• Prioritas tindakan

• Progres tindakan 

Kemudian, setelah memulai inisiatif spesifik, Anda dapat membuat duplikat templat dan menambahkan informasi khusus gol. Anda juga dapat menambahkan dependensi ke tugas yang saling bergantung untuk penyelesaiannya dan menetapkan milestone untuk menandai titik khusus sepanjang linimasa gol (seperti saat menyelesaikan satu fase gol). Dengan templat rencana implementasi, Anda akan mencapai gol dengan cepat. 

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Selain dapat melihat tanggal mulai dan selesai setiap tugas, Anda juga bisa melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dari rencana Anda. Selain itu, saat dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum hal tersebut terjadi sehingga Anda bisa menepati semua gol sesuai jadwal. 

• Milestone. Milestone merepresentasikan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di sepanjang proyek, anggota tim dan pemangku kepentingan proyek dapat mengetahui langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil selama proses mencapai gol besar proyek. 

• Dependensi. Tandai tugas menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat pekerjaan yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan harus memulai bagian pekerjaan mereka. Saat tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi Anda dijadwalkan ulang, Asana akan memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen juga. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang di panel tugas Asana.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan pertemuan yang lebih terarah dan fokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan persiapan rapat, mengadakan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan selesai. Rapat dimulai di Asana, di mana agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks tentang apa yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat membuat tugas dengan cepat di dalam Zoom, sehingga detail dan item tindakan tidak hilang. Dan setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana membuat transkrip dan rekaman rapat di Asana, sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Miro. Hubungkan Miro dan Asana untuk menyederhanakan alur kerja dan melihat gambaran lengkap setiap proyek, semuanya di satu tempat. Sematkan papan Miro ke dalam brief proyek Asana agar anggota tim berinteraksi, melihat, mengomentari, atau mengedit langsung dari dalam Asana. Atau, lampirkan papan Miro yang ada atau baru ke tugas Asana, mengundang otomatis kolaborator tugas untuk melihat, mengomentari, atau mengedit papan. 

Manfaat templat rencana implementasi digital 

Templat rencana implementasi statis—seperti yang dibuat di Excel—adalah cara yang bermanfaat untuk melihat linimasa dan tugas secara umum, tapi templat ini tidak memiliki fungsi memadai yang diperlukan untuk benar-benar meraih gol Anda. Sebaliknya, templat rencana implementasi digital di alat manajemen proyek memungkinkan Anda melacak dan mengelola segalanya—mulai komunikasi hingga progres gol dan hal yang berpotensi menjadi penghalang—semua di satu tempat. 

Berikut beberapa manfaat lain menggunakan templat rencana implementasi: 

• Meningkatkan keberhasilan gol dengan memecah gol umum menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti dan dicapai pada awal inisiatif. 

• Melacak progres gol dalam tampilan berbeda, termasuk papan Kanban dan diagram Gantt.

• Memantau dan mengelola setiap fase proyek secara mudah.

• Melihat anggota tim mana yang bertanggung jawab atas apa dan sampai kapan. 

• Melihat milestone mendatang dan yang terlambat secara cepat sehingga linimasa dan pekerjaan dapat saling disesuaikan.

• Memantau progres dan status setiap item tindakan atau hasil akhir.

• Berkolaborasi dan berkomunikasi secara mudah dengan tim proyek Anda serta pemangku kepentingan internal dan eksternal. 

Pertanyaan Umum