Modèle SIPOC

Si vous exercez votre activité depuis longtemps, vos processus tiennent probablement du réflexe : vous les exécutez sans même y penser. Toutefois, même si vous les connaissez sur le bout des doigts, ce n’est peut-être pas le cas de toutes les parties prenantes. En décrivant vos actions, vous montrez aux personnes concernées votre mode de fonctionnement précis et réduisez ainsi les risques de confusion. 

C’est là toute l’utilité d’un modèle SIPOC, outil vous permettant de visualiser et d’optimiser vos processus opérationnels clés.

Qu’est-ce qu’un diagramme SIPOC ?

Document orienté client, un diagramme SIPOC (également appelé FIPEC) sert à schématiser un processus métier en consignant ses fournisseurs, ses intrants, ses processus, ses extrants et ses clients. Le but est de donner aux parties prenantes une idée générale de votre mode de fonctionnement, sans entrer dans les détails. Les diagrammes SIPOC sont souvent utilisés au cours de la phase « définir » de la méthode Six Sigma ou d’autres méthodes de gestion de projet Lean (méthodologie de gestion de projet visant à rationaliser les processus afin de réduire les erreurs ou les incohérences dans le produit final).

L’acronyme SIPOC signifie…

• Suppliers (fournisseurs) : la source des intrants dans le processus.

• Input (intrants) : les ressources nécessaires au fonctionnement du processus.

• Process (processus) : les étapes générales du processus.

• Outputs (extrants) : les fruits et résultats du processus.

• Customers (clients) : les personnes qui reçoivent les extrants/résultats ou les bénéfices.

Les diagrammes SIPOC sont des outils visuels. Ils fonctionnent comme un organigramme ou une carte de processus, permettant de passer d’une phase de votre processus à une autre en ne conservant que les éléments pertinents et les étapes importantes de chacune.

Les avantages d’un modèle SIPOC

Si vous utilisez régulièrement des diagrammes SIPOC, mieux vaut créer un modèle plutôt que d’avoir à repartir de zéro à chaque fois. En plus d’économiser du temps et de l’énergie (et croyez-nous, ce sera le cas), vous vous alignerez ainsi sur la méthodologie Six Sigma. L’idée de cette méthode est de minimiser les erreurs dans les résultats de processus, et l’utilisation d’un modèle pour vos diagrammes SIPOC permet justement de considérablement réduire le risque d’erreur humaine. Grâce à votre modèle, n’importe qui peut créer un diagramme SIPOC : dans tous les cas, la structure sera cohérente.

Comment utiliser votre modèle SIPOC ?

Votre modèle SIPOC facilite la gestion des processus métier via l’analyse et l’amélioration de ceux-ci. Dans le cadre de la gestion de vos processus métier, utilisez votre modèle SIPOC pour vous assurer que les processus décrits dans vos diagrammes SIPOC sont cohérents et conformes à vos attentes. Une fois votre modèle SIPOC peaufiné et enregistré en tant que modèle, les membres de votre équipe peuvent en tirer parti pour créer un nouveau diagramme et documenter chaque processus SIPOC.

L’intégration de votre modèle SIPOC dans votre processus métier simplifie et rationalise la création de diagrammes SIPOC. Créez votre modèle dans un logiciel de gestion du travail : vous aurez alors la possibilité de le dupliquer d’un simple clic, de le partager avec les parties prenantes et de coordonner vos processus entre les équipes. Vous pouvez même attribuer des étapes spécifiques aux membres de l’équipe, afin que tout le monde connaisse la personne à contacter pour chaque élément de votre processus SIPOC.

Exemple d’utilisation d’un modèle SIPOC : constructeur automobile

Une fois que vous avez créé un modèle SIPOC, vous pouvez le dupliquer chaque fois que vous créez un nouveau processus métier qui, selon vous, doit être documenté. Prenons l’exemple d’un constructeur automobile. Vous pouvez utiliser votre modèle pour créer un diagramme SIPOC présentant un aperçu général des étapes clés de l’achat d’une voiture, de la commande client aux extrants (résultats) de ce processus.

• Fournisseurs : dans cet exemple, les fournisseurs seraient probablement des clients, des fabricants et d’autres entreprises auxquelles vous faites appel pour vos matériaux.

• Intrants : dressez ici la liste de tous les éléments qui entrent dans la fabrication d’une voiture. Ne vous limitez pas aux matériaux physiques : tenez notamment compte des exigences des clients, des prix, etc.

• Processus : quelles sont les étapes que vous suivez pour transformer vos matières premières en voiture ?

• Extrants : pour simplifier, les extrants de votre processus de fabrication automobile seraient les résultats finaux du processus de production. Dans notre exemple, le client acquiert sa voiture et le constructeur reçoit le paiement.

• Clients : qui bénéficie des avantages de ce processus ? Dans cet exemple, le client qui achète une voiture, les concessionnaires automobiles et votre entreprise.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Rapports : sur Asana, le reporting se traduit par la création de graphiques et diagrammes faciles à visualiser et à utiliser, qui regroupent toutes vos données de projet. En rendant compte de vos activités là où vous travaillez, vous évitez les tâches redondantes et les va-et-vient superflus entre applications. De plus, tout le travail de vos équipes étant réuni sur Asana, vous pouvez simplement extraire les données du projet ou de l’équipe qui vous intéresse pour suivre précisément ses évolutions, le tout au même endroit.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

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