Trois équipes de renommée mondiale optimisent leur production créative à grande échelle

Des panneaux d’affichage aux publications sur les réseaux sociaux, des ressources créatives de haute qualité sont essentielles pour permettre à votre marque de se démarquer. Mais plus votre entreprise est grande, plus il est difficile de coordonner toutes les composantes de la production créative. 

Cela ne veut pas dire pour autant que ce n’est pas possible. Ces trois entreprises – Discovery Inc., Benefit Cosmetics et Dr. Martens – ont toutes atteint un niveau sans précédent en matière de production créative à grande échelle. Nous vous montrons comment elles tirent parti d’Asana pour faire évoluer leurs processus créatifs. 

1. Discovery Digital Studios réalise chaque mois des milliers de vidéos

Discovery Inc. fait figure de géant des médias. Le groupe est propriétaire de grandes chaînes de divertissement telles que TLC, Animal Planet et Food Network. L’équipe de Digital Studios crée chaque mois des milliers de vidéos destinées aux réseaux sociaux et aux applications grand public – ce qui n’est pas une mince affaire, compte tenu de l’ampleur de la coordination nécessaire pour chaque vidéo. Pour tout faire, l’équipe organise la production créative de bout en bout sur Asana. 

Standardisation de la production de contenu 

Dans la plupart des cas, l’équipe Digital Studios réalise jusqu’à six versions de chaque vidéo. Le format de chacune des vidéos est adapté au support sur lequel elle est ensuite diffusée : site web de la chaîne, Facebook, Instagram ou YouTube, entre autres plateformes. Avec autant de livrables à gérer, il est essentiel de disposer d’un processus créatif clairement défini. Voici comment l’équipe s’y prend : 

• Un hub central pour chaque flux de travail : à chaque format vidéo son projet Asana. Cela permet à l’équipe d’organiser tous les livrables de production de contenu et toutes les parties prenantes au même endroit. 

• Des processus de production basés sur des modèles : grâce à des modèles de projet standardisés (par exemple un modèle de planning de tournage pour les équipes chargées des films ou des vidéos), les équipes peuvent se mettre au travail instantanément en s’appuyant sur une liste prédéfinie de livrables, afin qu’aucune tâche ne passe à la trappe. 

• Transferts automatiques : les automatisations permettent de transférer instantanément les tâches entre les différentes équipes et les différents services, afin que chaque partie prenante sache quand elle peut se mettre au travail. 

Visibilité sur le statut du travail

Lors de la création de contenu à une telle échelle, il peut être difficile d’avoir une vue d’ensemble des tâches à réaliser, en cours et terminées. Avec Asana, Discovery peut visualiser tout cela dans une vue d’ensemble, mais aussi générer des rapports et rechercher des vidéos spécifiques. Voici à quoi cela ressemble : 

• Une vue d’ensemble : L’équipe de contenu utilise les Portefeuilles pour assurer le suivi de projets vidéo connexes, par exemple un ensemble de vidéos de cours de cuisine destinés à l’application Food Network Kitchen. Cela lui permet de suivre le statut du travail, les dates de mise en ligne et plus encore au sein d’une vue d’ensemble unique.

• Un système d’archive unique : en organisant la production vidéo au même endroit, l’équipe dispose d’un historique de tout ce qu’elle a produit. Par exemple, il suffit à l’équipe de contenu de rechercher sur Asana toutes les vidéos marquées avec un mot-clé spécifique, tel que « été », et de trouver des exemples pertinents pour guider ses travaux futurs. 

• Communication centralisée : il n’y a rien de pire que de devoir suivre des discussions éparpillées dans différentes applications. L’équipe de Discovery évite ce problème en intégrant Asana à des outils tels qu’Outlook et Slack, qui transforment directement les actions à entreprendre liées aux e-mails et les discussions Slack en tâches Asana. 

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2. Comment Benefit Cosmetics gère 75 projets créatifs à la fois 

Composée de graphistes, de rédacteurs, ainsi que d’experts de la photo et de la vidéo, l’équipe créative américaine de Benefit Cosmetics peut travailler sur pas moins de 75 projets en même temps. La coordination est complexe : elle concerne notamment les lancements de produits, les e-mails, le paid media et le marketing d’influence. L’équipe utilise Asana pour gérer efficacement son processus de réception des demandes, ses ressources et les calendriers de ses campagnes au sein d’un même outil. 

Rationalisation des demandes de création

L’équipe créative de Benefit Cosmetics gère 50 à 60 demandes de travail par mois. À cette échelle, l’équipe devait transformer son processus de demande de création en une machine bien huilée, avec un processus clair et prédéfini pour chaque tâche. Voici à quoi cela ressemble : 

• Formulaires de demande standardisés : chaque demande est soumise au moyen d’un Formulaire Asana standardisé. L’équipe créative dispose ainsi de toutes les informations dont elle a besoin dès le départ, ce qui élimine les chaînes de communication interminables et permet à l’équipe d’économiser près de six semaines de travail par an. 

• Prochaines étapes concrètes : Une tâche Asana permet d’enregistrer chaque nouvelle demande de création, le tout organisé au sein d’un seul projet « Demandes de création entrantes ». Lorsque les demandes sont approuvées, l’équipe peut instantanément attribuer les livrables et répartir le travail entre les bonnes personnes, le tout à partir de la même tâche d’origine, afin qu’aucun contexte ne soit perdu. 

Gérer les ressources et les échéanciers

Avec un tel nombre de demandes, Benefit Cosmetics doit tirer le meilleur parti du temps limité de son équipe. Cela signifie que la gestion des ressources et une planification minutieuse du calendrier sont essentielles pour atteindre les objectifs de la campagne et mener les projets à bien. Voici comment l’équipe reste sur la bonne voie :

• Visibilité sur les charges de travail de l’équipe : l’équipe utilise la fonctionnalité Gestion des ressources d’Asana pour calculer automatiquement les disponibilités de l’équipe et les visualiser sur une chronologie hebdomadaire. L’équipe peut ainsi déterminer facilement à quel moment elle doit recruter de nouvelles ressources, telles que des concepteurs ou des rédacteurs indépendants. 

• Planification des échéances pour l’ensemble des campagnes : L’équipe visualise les échéances de plusieurs campagnes dans une seule vue Calendrier. Ainsi, elle est en mesure de repérer les périodes creuses et d’anticiper tout chevauchement éventuel. Si nécessaire, elle peut également filtrer la vue pour consulter la chronologie d’une seule campagne à la fois. 

3. Comment Dr. Martens relie ses équipes de conception du monde entier

Aucun espace publicitaire n’échappe à la créativité de l’équipe des services créatifs de Dr Martens : des vitrines aux publicités extérieures, en passant par les réseaux sociaux et le marketing numérique, et ce pour l’ensemble de l’entreprise de vente au détail présente dans le monde entier. L’équipe utilise Asana pour maintenir chaque équipe régionale connectée et sur la bonne voie, en organisant les initiatives et les demandes de conception au sein d’une plateforme centralisée où rien ne peut passer entre les mailles du filet. 

Garantir la cohérence des designs

L’équipe des services créatifs a une mission essentielle : donner le ton et insufler la dynamique créative de la saison ; elle apporte des ressources, des illustrations et guide les autres équipes créatives afin que ces dernières réussissent à donner vie à leurs créations dans les pays où elles mènent leurs activités. Asana simplifie ce processus grâce aux éléments suivants : 

• Une source unique d’informations pour toutes les régions : les designers en poste au Royaume-Uni et à travers l’Europe utilisent Asana pour gérer leurs activités et communiquer au sujet des ressources créatives. Ainsi, un collaborateur basé en Europe peut demander l’avis de l’équipe internationale et vérifier rapidement la cohérence d’une ressource créative destinée au marché français, par exemple. En outre, chacun a accès à un répertoire qui rassemble l’historique des briefs créatifs. 

• Responsabilisation et visibilité sur les projets : l’équipe utilise des projets pour organiser des initiatives clés ou des moments phares de l’histoire de la marque. Les parties prenantes peuvent ainsi obtenir une vue d’ensemble de chaque projet et de sa progression. Tout employé peut visualiser clairement les activités de chacun, et il n’est plus nécessaire de partir à la chasse aux informations auprès des collègues pour connaître l’état d’avancement des différents projets. 

Simplifier la planification et la hiérarchisation des priorités

L’équipe des services de création répond aux demandes de création en provenance d’autres services de l’entreprise et travaille en collaboration avec des agences externes. Avec une charge de travail aussi importante, elle doit être en mesure d’anticiper les périodes de forte activité et de s’assurer que les designers donnent toujours la priorité au travail à haute valeur ajoutée. Voici comment Asana les aide à y parvenir : 

• Rapports et identification des tendances : toutes les demandes de création sont regroupées sur Asana tout au long de l’année : ainsi, l’équipe Creative Services peut utiliser des tableaux de bord de rapports pour identifier les mois les plus chargés de l’année et anticiper en amont ses besoins en matière de ressources. 

• Définition des priorités plus rapide : sur Asana, chaque utilisateur, partie prenante ou manager, visualise facilement les ressources créatives sur lesquelles travaillent les designers et peut ajuster les priorités selon l’importance des projets, en plaçant les initiatives clés en tête de liste. Quant aux designers, ils se servent de la rubrique Mes tâches pour hiérarchiser et planifier leur propre travail au quotidien sur Asana. 

Accélérer les processus créatifs

Ne partez pas de zéro : Découvrez des processus éprouvés qui peuvent aider votre équipe créative à simplifier et à automatiser ses processus de A à Z. Avec les bons outils, vous pouvez ravir vos clients du monde entier en leur proposant des créations de haute qualité, et ce, quelle que soit la complexité de vos processus. 

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