Trois équipes de renommée mondiale optimisent leur production créative à grande échelle

Des panneaux d’affichage aux publications sur les réseaux sociaux, des ressources créatives de haute qualité sont essentielles pour que votre marque se démarque. Mais plus votre entreprise est grande, plus il est difficile de coordonner tous les éléments de la production créative. 

Mais cela ne veut pas dire que c’est impossible. Ces trois entreprises (Discovery Inc., Benefit Cosmetics et Dr. Martens) ont toutes atteint un niveau sans précédent en matière de production créative à grande échelle. Nous vous montrons comment elles tirent parti d’Asana pour faire évoluer leurs processus créatifs. 

1. Discovery Digital Studios réalise chaque mois des milliers de vidéos

Discovery Inc. fait figure de géant des médias. Le groupe est propriétaire de grandes chaînes de divertissement telles que TLC, Animal Planet et Food Network. Les équipes de contenu de Digital Studios créent chaque mois des milliers de vidéos destinées aux réseaux sociaux et applications grand public. Une tâche de grande ampleur, compte tenu de la coordination nécessaire pour chaque vidéo. Pour y parvenir, l’équipe organise la production créative de bout en bout sur Asana. 

Standardiser la production de contenu 

Dans la plupart des cas, l’équipe Digital Studios réalise jusqu’à six versions de chaque vidéo. Le format de chacune des vidéos est adapté au site sur lequel elle est ensuite diffusée : site Web de la chaîne, Facebook, Instagram ou YouTube, entre autres plateformes. Avec autant de livrables à gérer, il est essentiel de disposer d’un processus créatif clairement défini. Voici comment l’équipe s’y prend : 

• Une plateforme centrale pour chaque flux de travail : l’équipe crée un projet Asana pour chaque format vidéo, ce qui lui permet de regrouper tous les livrables de production de contenu et les parties prenantes au même endroit. 

• Modélisation des processus de production : grâce à des modèles de projet standardisés (par exemple, un modèle de calendrier de tournage pour les équipes chargées des vidéos), les équipes peuvent commencer à travailler instantanément sur une liste prédéfinie de livrables, afin qu’aucune tâche ne soit oubliée. 

• Transfert automatique : les automatisations transfèrent instantanément les tâches entre les différentes équipes et services, afin que chaque partie prenante sache quand elle peut commencer à travailler. 

Visibilité sur le statut du travail

Lors de la création de contenu à une telle échelle, il peut être difficile d’avoir une vue d’ensemble des tâches à réaliser, en cours et terminées. Avec Asana, Discovery peut visualiser tout cela en une seule vue d’ensemble, mais aussi générer des rapports et rechercher des vidéos spécifiques. Voici à quoi cela ressemble : 

• Une vue d’ensemble : l’équipe de contenu utilise des portefeuilles pour suivre les projets vidéo associés, comme un groupe de vidéos de cours de cuisine pour l’application Food Network Kitchen. Cela lui permet de suivre le statut du travail, les dates de mise en ligne et plus encore, le tout dans une vue d’ensemble unique.

• Un système d’archive unique : organiser la production vidéo en un seul endroit permet à l’équipe de conserver une trace de tout ce qu’elle a produit. Par exemple, elle peut facilement rechercher sur Asana toutes les vidéos marquées avec un mot-clé spécifique, tel que « été », et trouver des exemples pertinents et s’en inspirer pour les projets à venir. 

• Communication centralisée : il n’y a rien de pire que de suivre des discussions éparpillées sur différentes applications. L’équipe de Discovery évite cela en intégrant Asana à des outils tels qu’Outlook et Slack, qui transforment les actions à entreprendre par e-mail et les discussions Slack en tâches Asana. 

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2. Comment Benefit Cosmetics gère 75 projets créatifs à la fois 

Composée de graphistes, de rédacteurs, ainsi que d’experts de la photo et de la vidéo, l’équipe créative américaine de Benefit Cosmetics travaille sur pas moins de 75 projets en même temps. Il y a beaucoup d’éléments à coordonner, notamment les lancements de produits, les e-mails, les contenus payants et le marketing d’influence. L’équipe utilise Asana pour gérer efficacement son processus de réception des demandes, ses charges de travail et ses calendriers de campagne au sein d’un seul et même outil. 

Rationalisation des demandes de création

L’équipe créative de Benefit Cosmetics gère 50 à 60 demandes de travail chaque mois. À cette échelle, elle devait transformer son processus de demande de création en une machine bien huilée, avec un processus clair et prédéfini pour chaque tâche. Voici à quoi cela ressemble : 

• Formulaires de demande standardisés : chaque demande passe par un formulaire Asana standardisé. L’équipe créative dispose ainsi de toutes les informations nécessaires dès le départ, ce qui élimine les allers-retours et lui fait gagner près de six semaines de travail par an. 

• Prochaines étapes concrètes : chaque nouvelle demande est consignée dans une tâche Asana, le tout organisé en un seul projet « Demandes de création entrantes ». Lorsque les demandes sont approuvées, l’équipe peut instantanément attribuer les livrables et le travail de triage aux bonnes personnes, le tout à partir de la même tâche d’origine, afin que rien ne soit perdu. 

Gestion des ressources et des échéances

Avec autant de demandes, Benefit Cosmetics doit tirer le meilleur parti du temps limité de son équipe. La gestion des ressources et une planification minutieuse des échéances sont donc essentielles pour atteindre les objectifs de campagne et maintenir le travail sur la bonne voie. Voici comment l’équipe reste sur la bonne voie :

• Visibilité sur les charges de travail de l’équipe : l’équipe utilise la fonctionnalité de gestion des ressources d’Asana pour calculer automatiquement les disponibilités de l’équipe et les jours de la semaine. Elle peut ainsi facilement déterminer quand recruter de nouvelles ressources, comme des designers ou des rédacteurs indépendants. 

• Planification des campagnes : l’équipe visualise les chronologies de plusieurs campagnes dans une seule vue Calendrier. Elle est ainsi en mesure de repérer les périodes creuses et d’anticiper tout chevauchement éventuel. Si nécessaire, elle peut également filtrer la vue pour consulter la chronologie d’une seule campagne à la fois. 

3. Dr. Martens coordonne ses équipes de conception internationales

L’équipe des services créatifs de Dr. Martens s’occupe de tout, des vitrines aux publicités extérieures, en passant par les publications sur les réseaux sociaux et le marketing numérique, pour l’ensemble de l’entreprise de vente au détail à l’échelle mondiale. Elle utilise Asana pour coordonner les équipes régionales et les maintenir sur la bonne voie, en organisant les initiatives et les demandes de conception au même endroit, afin que rien ne passe entre les mailles du filet. 

Assurer la cohérence des conceptions

L’équipe des services créatifs a un rôle essentiel à jouer : communiquer le ton et la direction créative de la saison et fournir des ressources, des illustrations et des directives pour aider les équipes créatives des autres pays à donner vie aux histoires. Asana simplifie ce processus grâce à : 

• Une source unique de référence dans toutes les régions : les designers en poste au Royaume-Uni et à travers l’Europe utilisent Asana pour gérer leurs activités et communiquer au sujet des ressources créatives. Les designers dédiés à l’Europe peuvent demander l’avis de l’équipe internationale et vérifier rapidement la qualité d’une ressource créative destinée au marché français, par exemple. En outre, chacun a accès à un répertoire qui rassemble l’historique des briefs créatifs. 

• Responsabilisation et visibilité sur les projets : l’équipe utilise des projets pour organiser des initiatives clés et des histoires de marque. Les parties prenantes bénéficient ainsi d’une vue d’ensemble de chaque projet et de sa progression. Tout employé peut visualiser clairement les activités de chacun, et il n’est plus nécessaire de partir à la chasse aux informations auprès des collègues pour connaître l’état d’avancement des différents projets. 

Simplifier la planification et la hiérarchisation

L’équipe des services créatifs répond aux demandes de création en provenance d’autres services de l’entreprise et travaille en collaboration avec des agences externes. Avec une telle charge de travail, elle doit être en mesure de prévoir les périodes de forte activité et de s’assurer que les designers donnent toujours la priorité aux tâches à fort impact. Voici comment Asana les aide à y parvenir : 

• Rapports et repérage des tendances : toutes les demandes de création étant regroupées sur Asana tout au long de l’année, l’équipe Creative Services peut utiliser des tableaux de bord de rapports pour identifier les mois les plus chargés et anticiper en amont les besoins en matière de ressources. 

• Hiérarchisation plus rapide : sur Asana, les parties prenantes ou les responsables peuvent facilement voir sur quelles ressources créatives les concepteurs travaillent et placer les projets à fort impact en tête de liste. Quant aux designers, ils se servent de la rubrique Mes tâches pour hiérarchiser et planifier leur travail au quotidien sur Asana. 

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